通訳の外注にかかる期間・スケジュール【2024年最新版】

通訳を外注する際には、さまざまなフローを経る必要があります。しかし、はじめて通訳会社に依頼するという場合には、どのくらいの期間がかかるのか、どのようなスケジュールで進むのかなど、わからない点も多いでしょう。
そこでこの記事では、通訳会社に依頼した場合に必要な期間やスケジュールについて紹介していきます。通訳の外注を成功させるためのコツや、通訳会社を選ぶときに気をつけておきたいポイントも解説していくので、通訳の外注を検討しているという場合にはぜひ参考にしてください。

はじめに、通訳を依頼する際に必要な期間について確認していきましょう。

通訳を外注する場合には、どの通訳会社に依頼するのか決めるところから始めなければなりません。通訳会社と一口に言っても特徴はさまざまで、対応している言語や得意としている分野・ジャンル、在籍している通訳者のレベルや利用料金などはバラバラです。会議やイベント、展示会などどのようなシーンで通訳者を必要としているのかを整理し、依頼内容にマッチした通訳会社を選ぶようにしましょう。
また、選ぶ際にはいきなり1社に絞るのではなく、複数社をピックアップして各社に見積もりを依頼し、費用面で損がないよう注意してください。会社選定には1ヵ月以上かかってしまうこともありますが、複数社をまとめて比較できるサービスを利用すれば、1週間もかからずに選定できることもあるでしょう。

通訳会社を選び、見積もりや提案内容に問題がなく契約となったら、正式な通訳者のアサインや打ち合わせなどを行います。通訳を依頼した日時から1週間ほど〜最低でも3日ほど前までには、通訳当日に関する各種資料を共有しなければなりません。例えばプレゼンテーションの資料や配布書類、仕事の背景や目的を把握するための書類、出席者の指名や役職、当日のスケジュールをまとめた資料などがあげられるでしょう。
はじめて通訳会社に依頼するという場合には、万が一打ち合わせや情報共有などに時間がかかっても問題がないように、当日から2週間ほど前には契約しておくと安心です。ギリギリになってしまう場合も、遅くても5〜3日前には契約しておくことをおすすめします。

打ち合わせや情報共有などが完了し当日を迎えたら、通訳を実施してもらい料金を支払って完了です。依頼内容によっては1時間〜数時間ほどの場合もあれば、アテンド通訳の場合は数日間にわたることもあるでしょう。

ここからは、通訳会社に依頼する際の具体的なスケジュールを確認していきましょう。

はじめに、どのような要件で通訳会社に依頼するのかをきちんと整理しなければなりません。
最低限整理しておくべき項目は、以下の通りです。

・通訳を依頼したい日時、場所
・通訳を依頼したい言語
・通訳形態は同時通訳・逐次通訳・ウィスパリングのどれか
・通訳を依頼したいシーン（ミーティング、イベント、アテンドなど）
・通訳の予算

先にも述べている通り、はじめて通訳を依頼する場合には、通訳当日の2週間前ほどには契約しておけると安心です。そのため、2週間よりも前に内容を整理し、会社選定に移っておきましょう。

依頼したい内容を整理することができたら、その内容に沿って通訳会社の選定に移りましょう。早く会社を決めたいからと言ってすぐに1社に絞るのではなく、まずは複数社に絞ってから依頼先を決めていくと、外注先選びで失敗せずに済みます。以下で説明する「通訳者の仮押さえ・見積もり」までには、複数社で並行してお問い合わせや見積もりを依頼し、対応面や費用面でもっとも納得できた会社を選ぶと安心です。

通訳会社をピックアップしたら、お問い合わせをして依頼内容を伝えましょう。「依頼内容を整理する」で説明した項目を中心に伝えれば問題ありません。しかし、中でも「通訳を依頼したいシーン」については、きちんと説明できるように準備しておく必要があります。なぜなら、通訳を行うシーンによって求められる通訳者のレベルも異なってくるためです。
通訳会社によっては、在籍している通訳者をクラス別に分け、それぞれの依頼内容にマッチしたクラスの通訳者をアサインしています。ミーティングならクラスB、対外的なイベントならクラスAなど、独自のクラス分けによって通訳社をスピーディに手配しているのです。そのため、通訳を依頼したいシーンをきちんと説明できなければ、レベルの適切でない通訳者がアサインされてしまう可能性もあるので注意しましょう。

依頼内容を伝えると、通訳会社のコーディネーターがその内容をもとに通訳者を仮押さえし、見積もりを算出します。見積もり内容を確認し、問題がなければ契約へと進みますが、もしも見積もりの内容が曖昧であった場合には注意が必要です。何にいくらかかるのかが分かりやすく抜け漏れなく書かれていなければ、後から追加費用が重なっていき、予想していたよりも料金が高くなってしまうことも。「他社に依頼した方が得だったかもしれない……」と後悔しないためにも、見積もりで不明な点や曖昧な点があればきちんと質問しましょう。

見積もり内容に問題がなければ、正式な契約へと進みます。ここでやっと通訳者のスケジュールが仮押さえではなくなるため、なるべく見積もりの確認は早めに行っておいた方が安心でしょう。
また、通訳を依頼する中で共有される情報・データなどを外部に発信することを禁止したい場合には、秘密保持契約（NDA）の締結もこのタイミングで行っておくことをおすすめします。社内ミーティングや会議では、外部に漏えいさせてはならない情報に触れることもあるため、リスクを抑えたいのであれば秘密保持契約を結べる会社を選びましょう。

契約手続きが完了したら、通訳者への情報共有を行わなければなりません。当日のスケジュールはもちろんのこと、その場に出席する人の氏名や配属、役職のほか、事前に共有することのできる資料などはすべて共有し、当日の通訳がスムーズに進むよう十分に予習してもらいましょう。打ち合わせは通訳実施日の3日ほど前までには行い、1回につき1〜2時間程度が目安です。

通訳当日は、マイクやヘッドフォン、通訳者操作器、簡易通訳機材などの機材が必要になるほか、同時通訳を依頼する際には同時通訳ブースを設置しなければならないことも。もしも自社で機材やブースを用意するのは難しいという場合には、機材やブースのレンタルも行える通訳会社を選びましょう。

案件が無事完了したら、通訳会社へとフィードバックを行います。フィードバックの内容は通訳者に伝えられるだけでなく、今後再び通訳を依頼した際のコーディネートにも活用されるため、優れていた点・改善してほしい点などがあればきちんと共有しましょう。

ここからは、通訳を依頼する際にスケジュールを組むときのポイントについて紹介していきます。

もしもはじめて通訳会社に外注するという場合には、依頼スケジュールに余裕を持って行動しておくと安心です。通訳サービスを利用する場合、お問い合わせから通訳者のアサイン・見積もり、契約、詳細の打ち合わせ、そして通訳実施まで、最短で3日ほどと非常にスピーディなサービスが提供されていることも少なくありません。
しかしこれはあくまでも最短であり、はじめて通訳サービスを依頼する場合にはより時間がかかってしまう可能性も。きちんと準備期間を取らずに当日を迎えてしまうと、予期せぬトラブルにつながってしまいます。とくにイベント司会やセミナー通訳など、リハーサルが必要となる場合には注意しましょう。

通訳会社選びで失敗したくないからと言って、会社選定にあまりにも時間をかけすぎてしまわぬよう注意しましょう。会社選びでつまづいてしまうと、通訳を依頼したい日に間に合わなくなってしまい、結局焦って選んだ結果あまり質のいい通訳ではなかった……という失敗も起こるかもしれません。通訳会社選びは、時間をかければかけるほどいい会社に出会えるというわけではなく、自社の依頼内容をきちんと整理し、そのニーズにマッチした会社に絞って効率的に選ぶのがベストでしょう。

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今回は、通訳会社に依頼した場合に必要な期間やスケジュールについて解説してきました。どのような流れで通訳会社に依頼するのか、遅くても何日前までには依頼するべきかなどを知っておくことで、通訳の外注が失敗してしまうリスクを抑えられるでしょう。

また、もしも通訳会社選びに時間がかかってしまいそうであればアイミツにお問い合わせください。アイミツであれば、どのような会社をお探しなのかヒアリングしたのち、おすすめの会社をピックアップすることが可能です。一括見積もりも受け付けているので、お急ぎの場合はぜひご活用ください。