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更新日:2021年12月15日

DM発送代行の流れ・手順を詳しく解説【2022年最新版】

企業の広告宣伝活動に欠かせない媒体であるDM。効率性や効果性の観点から外注を検討している方も多いでしょう。当記事では、DM発送代行を利用する流れ・手順を詳しく解説していきます。合わせて、外注のメリット・デメリット、外注先の選び方・ポイント・費用相場に関する記事もご紹介しますので、DM発送代行の外注を検討中の方はぜひ参考にしてください!

DM(ダイレクトメール)発送代行の基礎知識

DM発送代行の流れ・手順を詳しく解説していく前に、まずばDM発送代行の基礎知識を簡単に解説していきます。

DM発送代行とは?

DM(ダイレクトメール)発送代行とは、DM発送の準備作業から配送業者への持ち込みまで、煩雑なDM発送業務を企業に代わって代行するサービスのことです。DM発送代行を専門的に請け負う会社によって提供されているサービスであるため、設備機器や手慣れたスタッフが揃っており、DM発送に関する各種業務を正確且つスピーディーに行うことができます。そのため、依頼したDM発送を確実に代行してくれるだけでなく、発送までの期間も短縮することが可能です。DM発送代行会社は企業からのあらゆるニーズに対応すべく、DM発送代行をワンストップで受けたり必要な業務のみ代行したりといった、さまざまな代行サービスを提供しています。

企業がDM発送代行を利用する理由とは?

DMを発送するには、送付するDMの広告制作・媒体の準備・印刷・封入・封かん・発送といった多くの手順を踏む必要があり、多大な労力・時間・コストを要します。企業がDM発送代行サービスを利用する主な理由は、発送部数が少なければ自社内で完結することも不可能ではありませんが、発送部数や発送頻度が増えるとコストやリソースも膨れ上がり対応できなくなるためです。反響に繋がるDMの制作や専門会社でなければできない印刷加工処理があることも、DM発送代行サービスが利用される理由です。

DM発送代行の大まかな流れ・手順

DM発送代行を利用する場合も自社でDMを発送する場合も、大まかなDM発送の流れ・手順を事前に把握しておくと、準備から発送までをスムーズに行うことができます。外注の利用可否や依頼する業務の範囲を決めるのにも役立つでしょう。どちらの方法を選択する場合においても、DMを発送する際には以下3点を準備しておく必要があります。

DM送付リスト(宛名リスト)を用意しておく
送付枚数を決定しておく
デザインデータを用意しておく


上記2点は必須ですが、DMにプリントするデザインデータについてはDM発送代行会社に依頼することも可能です。続いて、DM発送代行会社へ依頼する流れ・手順について見て行きましょう。

DM発送を外注する際の流れ

実際にDM発送代行会社に外注した場合のDM発送の流れ・手順をご紹介します。デザインデータの有無で工数が大きく変わる点に留意して読み進めて下さい。

1.DM発送代行会社の選定
DM発送代行会社は、提供するサービス・品質・コスト等さまざまな点において違いがあります。そのため、複数社を比較検討して、自社が依頼したい要件を満たしてくれる会社を選びましょう。

2.問い合わせを行う
Webサイトのお問い合わせフォームや電話でDM発送代行会社へ依頼内容を実施できるかどうかの問い合わせを行います。見積もりをまとめて取得できるサイトを利用するのも便利です。また、あらかじめ要件をまとめておくとスムーズに話を進めることができます。

3.見積を依頼する
依頼する内容が予算の範囲内に収まるか確認するために、見積を依頼します。同じ条件の会社が複数ある場合は相見積を取ってコストダウンを図ることも検討します。

4.デザインデータを準備する
自社で用意したデザインデータがあれば、DM発送代行会社に送付します。デザインを依頼する場合は画像データや記載する情報といった素材を送付します。

5.宛名リストを送付する
DMを発送するための宛名リストを指定された方法でDM発送代行会社に送付します。

6.発送作業
DMの宛名ラベル貼り・封入・封かんをDM発送代行会社が行います。

7.発送処理
依頼時に指定した方法で、DM発送代行会社が完成したDMを発送業者・運送業者に引き渡します。

8.アフターフォロー
DM発送代行会社によっては、発送したDMの不着・不在のリストアップや不着DMの返却を行っています。

DM発送を自社対応する際の流れ

つづいて、DM発送をすべて自社で行う場合の流れを解説します。流れ・手順自体はDM発送代行会社が行うのと同じですが、作業環境が大きく異なる点に留意しておく必要があります。

1.DMクリエイティブの企画・制作
DMにプリントするデザインを企画・制作します。グラフィックソフトが必須となるため、無い場合は用意する必要があります。

2.印刷
ハガキ・封筒等の媒体にデザインを印刷します。自社で行う場合は、インクジェットプリンター・カラーレーザープリンター・コピー機のいずれかを活用して印刷を行います。コストパフォーマンスが低い点・時間がかかる点は考慮しておく必要があります。

3.封入・封かん作業
封筒タイプのDMを発送する場合は自社で封入作業を行います。重要なDMである場合は封かんも必要。人的リソースの確保が難しい点に注意が必要です。

4.宛名ラベルの作成
DMの送付先を記載した宛名ラベルを作成します。専用ソフトが無い場合はWord・Excelでも簡単に作成することができます。

5.ラベル印刷・ラベル張り

印刷はDM面と同じくプリンターやコピー機を使用して印刷します。できあがったラベルを手作業でDMに貼り付けていきます。

6.発送
できあがったDMを発送業者・運送業者に依頼すれば完了です。

DM発送を自社対応する場合と外注する場合のメリット・デメリット

DM発送を自社対応する場合と外注する場合、それぞれのメリット・デメリットを知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください!

DM発送代行の外注先の選び方・ポイント

DM発送代行の外注先の選び方・ポイントを知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください!

DM発送代行の相場・費用

DM発送代行の相場・費用を知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください!

まとめ

今回は、DM発送代行を依頼した際の具体的な流れや手順を紹介すると同時に、自社対応・外注のそれぞれのメリット・デメリット、DM発送代行の依頼先を探す際に注意しておきたいポイントなどを解説してきました。

全体の流れを理解したうえで「DM発送を自社で行うには意外にやることが多くて大変そうだ」「自社ではそこまで細かくできない」という場合は、DM発送代行会社に発注をするのも一つの手です。お悩みの場合には、ぜひDM発送代行会社への依頼を検討してみましょう。

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