PRの外注にかかる期間・スケジュール【2024年最新版】

PRを効果的に行うにはスケジュール設定が重要なポイント。自社で内製化する場合は自社都合でスケジュールを組めますが、外注する場合はPR会社との調整が必要です。実際にPRを外注する場合、どれくらいの期間が必要になるのでしょうか？今回はPR業務の外注をお考えの方に向けて、PRに必要な期間・スケジュールについて解説。また、PRのスケジュールを組む際のポイントについてもお伝えします。

PRは外注したらすぐにPR活動を実施できる訳ではなく、競合調査やプランニング、プレスリリース配信、資料作成などPR会社としてやるべきことが沢山あります。また、依頼するにも自社ニーズに合うPR会社を探す時間が必要です。自社に合う会社を探すには事前に自社の課題の洗い出し、PRの目的の明確化、PR会社の調査、見積もり、比較検討も行わなくてはいけません。PRの外注を成功させるには、PR活動の効果を出したいタイミングから先に挙げた工程を逆算してスケジュールを決めましょう。特に注意を要するのは外注先選定に要する時間と、プレスリリースのタイミング。プレスリリースはメディアの締め切りに合わせなければなりません。発行頻度の少ないメディアへアピールする場合には、タイミングを逃すとPRを行いたい時期に間に合わない恐れがあります。また、不適切な時期にプレスリリースを行うと情報価値が下がる恐れもあるので要注意です。PRの依頼の期間についてはプロジェクトの規模によりますが、企画・立案から効果測定まで終えるのに半年程度見ておくことが必要でしょう。

PR活動にはさまざまな段階があり、実際にPRを外注する際は工程を全て逆算しなければなりません。継続的な活動を目指す場合は年間計画、単発イベントなどのPRであれば実際にPRするタイミングから逆算して社内の体制を整えます。以降、PR依頼のスケジュールについてご紹介しましょう。

PR会社を決める際は、最初に自社でPRの企画立ち上げをします。企画立ち上げに際してはPRの目的をはっきりさせることが大切です。PR活動により「ブランディング強化を目指したい」「売上向上を図りたい」など企業によって目的はさまざま。自社の目的がはっきりしないとPR会社と目的の共有ができず、PRが的外れなものになる恐れがあります。具体的にどのような施策を立ててもらうかはっきりさせるためにも、目的の明確化は重要です。また、ターゲットについても明確化が必要。適切なターゲット選定をすることで掲載メディアも最適化されるでしょう。PR会社にベストの戦略を立ててもらうためにも、PRの方向性については自社内でよく協議してください。

PRの目的とターゲットが決まったら外注先を選定します。PR会社には主に「アドバイス・コンサル型」「現場作業重視型」「完全代行型」の3つのタイプが存在。外注する際はどのような業務を依頼したいのか明確にした上で、最適の会社を選ぶことが大切です。また、PR会社はそれぞれ料金体系も異なるため、自社の予算を決めた上で外注先を選ぶようにしてください。全国にPR会社は沢山あるため、会社選定にはある程度の時間を要します。会社選定の時間がない場合には、外注先を探してくれる会社に相談するのもひとつの手でしょう。

PR会社を決定したら担当者との打ち合わせが始まります。ここからのスケジュールはPR会社とコミュニケーションをとりながら決定されるでしょう。活動計画の策定では「誰に」「何を」「どのように」伝えるべきかを明確にした上で戦略を練ります。ターゲット選定は自社でも行いますが、改めてプロの視点でターゲットのプロファイル設計を行い、コミュニケーション戦略立案をすることでPRの最大化を狙ってくれるでしょう。

活動計画と同様に競合調査も重要なため、並行して行われることもあります。競合のプレスリリース数、露出分析を行い、競合がどのような媒体でどのようなPRを行っているかチェック。また記事内容なども分析して勝ち抜くための戦略を検討することも重要です。競合調査・分析を行った結果、活動計画を微調整することが必要になることもあるでしょう。

活動計画の策定や競合調査が終わったらKPI設定です。KPIはKey Performance Indicatorの略語で目標達成に向けた重要指標のこと。PR業務におけるKPIは広告換算値、メディア露出件数、プレスリリース数、取材件数、メディアアプローチ件数、ターゲット媒体への露出件数、HPアクセス数などがあります。近年では露出件数の量より質が重視されることも多く、最終的なゴール設定に必要なことは何か絞り込み、やるべきことを決定しましょう。

活動計画や競合分析、KPI設定が行えたら、PRの要となるメディアアプローチの準備を行います。メディアリストやプレスリリースの作成、取材準備、社内情報整理や専門家のアサインなど。PRが始動したらすぐにメディアの対応ができるように準備し、露出の機会を逃さないようにしておくことが非常に重要です。PR会社と密に連携をとり、社内調整や各種準備物の確認、メディア露出に繋がるニュース素材の開発は常に行っておくと良いでしょう。

PR活動で山場となるのがプレスリリースです。プレスリリースを実施すべきタイミングは、PRの内容によって異なります。また、メディアは企画や編成などが存在するため、それぞれの特性を理解してアプローチしましょう。

【PR内容別のリリースタイミング】
・イベントや新規開店：2週間前から小出しに情報をアップデートし、参加や来店を狙う
・グルメ系：金曜の夕方から夜
・新製品情報発表：新製品投入の直前1週間前から前日
・キャンペーン情報：開始2週間前から前日
・業績報告：即日公開、メディア誘致が目的の場合は1ヵ月以上前

【媒体別のアプローチタイミング】
・TV：放映当日から約2ヵ月前
・雑誌：発売約2ヵ月前
・新聞：日刊紙の場合、発行前日から1週間前
・記者クラブ：2週間から1ヵ月前
・Webメディア：最短で当日対応が可能

媒体別のアプローチについては、メディアの特性を配慮してプレスリリースの前に最低限の情報を伝えることで、露出に繋げることもできます。PR会社のノウハウを活かして、情報公開やプレスリリースのタイミング、メディアとの連携を上手にコントロールすることがPRの鍵です。

プレスリリースが終わり、実際のPRイベントやキャンペーンなどが終了したら効果測定を行います。PR活動はやりっぱなしで終えるのではなく、実際にどのような効果を得たかまで分析することが大切です。どの程度露出したのかだけでなく、記者はどう感じたか、PRを見たステークホルダーはどのよう反応したかが分からなければ、最終的に形成された評判も分かりません。最終的に企業価値の低下を招く恐れもあるかもしれません。PR活動を行った際は効果測定までセットで行うことが大切で、外注に依頼する場合も一緒にお願いすると良いでしょう。

ここからは、PRのスケジュールを組む際の注意点についてご紹介。PRは年間計画で継続的に行う場合もあれば、単発で行うこともありますが、やるべきことや段取りは共通しています。自社で内製化する場合も外注する場合も、PRのスケジュールを組む場合は次の2つのポイントに気を付けて下さい。

PRのスケジュールで最も気を付けるべきはプレスリリースのタイミングです。その他のタスクは自社とPR会社の事情で急ぐことも後回しにすることも可能ですが、プレスリリースはメディアの都合に合わせなければなりません。タイミングを間違えると情報価値が下がるだけでなく、PRの機会を得られない恐れもあります。露出希望のメディアが決まっている場合には、事前に問い合わせをしてプレスリリースに間に合うスケジュールを組みましょう。PR業務を外注する場合も同様です。

PRのスケジュールを決めるときは、時間的な余裕を持たせることも大切です。特に外注する場合は相手の会社の都合があり関係者も増えます。予定通り進めても不測の事態が起こることもあるでしょう。その際、時間的にギリギリだと対応できなくなってしまうため、リスク管理の意味でもスケジュールに余裕を持たせるようにしてください。

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PRの外注にかかる期間・スケジュールに関する特集は以上です。PRを外注する場合、自社での企画・予算決めから外注先選定の時間が必要です。また、プレスリリースはメディア側の都合が関係するため、外注するにしても一方的にスケジュールを決めることはできません。PR活動に関わるタスクに要する期間を把握した上で、逆算してスケジュールを組むことが大切です。外注にかかる期間やスケジュールに関してもう少し情報が欲しい場合や、外注先選定でお困りの場合はお気軽にアイミツまでお問い合わせください。お客様のご要望をお伺いした上で最適の会社をご紹介させて頂きます。