オンラインイベントを企画するコツとは？事例やおすすめの会社も紹介【2024年最新版】

近年、商品の販売促進やセミナー、社内レクリエーションなど、オンラインイベントはさまざまな目的で活用されています。
オンラインにはオフラインとは異なった知識が求められるため、事前にオンラインイベント企画・運営のコツを知ることが大切です。

IT技術が急速な発展を続けている昨今、SNS利用者の増加などに伴い、企業が顧客に対して行うアプローチの手段にも多様性が求められるようになりました。それに合わせ、インターネットを利用したオンラインイベントの需要も高まっています。

オンラインイベントには、これまでと異なった切り口で顧客にアプローチができるというメリットがあります。また、より多くのニーズに対応するため、オンラインとオフラインを利用し同時にイベントを実施する「ハイブリット型」も広まりをみせるなど、参加しやすいイベントの開催が可能です。

自社の商品やサービスの認知度を高めるためには、こうした時代の流れを把握し、顧客にとって有益な体験を提供し続ける必要があるでしょう。

イベント企画会社が展開するオンラインイベントには、多くの成功事例が存在します。成功事例を知ることで、オンラインイベントのイメージを抱きやすくなるでしょう。

博報堂アイ・スタジオが手掛けるイベントで、アサヒビールが複数回開催している消費者向けのオンライン飲み会です。参加者は1,000人と大規模なイベントにもかかわらず、企画からおよそ2週間という短期間のうちに開催されました。
独自に開発した画像認識ツールを利用し、顔の動きに合わせてスーパードライのサウンドロゴを響かせるなど、オンラインだからこそできるエフェクトを実現。
さらに、コミュニケーションツールとしてビデオ通話を活用し、タレントを含めた参加者がビールを通して一体となれる体験をサポートしています。

企業のマーケティング支援などを手掛けるNEXWAYが開催した、初のオンライン展示会です。新たな顧客ターゲットの開拓を目的に、BtoB向けのイベントとして実施されました。
大手を含めた10社以上の企業が出展し、参加者は予定を上回る115名。出展企業の紹介動画を連続して再生するなどの工夫により、1日の商談数50以上という成果も出しています。
オンライン展示会は新規顧客獲得につながる効果があるため、BtoBのみならずBtoC向けにサービスを展開する企業にもおすすめです。

こちらでは、オンラインイベント企画を安心して依頼できる、おすすめのイベント企画会社をご紹介します。

オンラインイベントを行う上で、企画書の構成は重要な要素の1つです。ここからは、8つの項目に分類しオンラインイベント企画のコツを解説します。

まずはイベントの目的と着地点を明確にしましょう。着地点を決めることで目標が定まり、企画書の構成も行いやすくなります。
目的を決める際は、KPI（Key Performance Indicators）の設定がおすすめ。KPIとは 、目標の達成状況を確認するための数値のことを言います。
オンラインイベントは参加者の情報を数値化しやすく、KPIと相性が良いです。そのため、KPIの設定により目標までの進捗状況が可視化され、方向性の統一が行いやすくなります。

対象者（ターゲット）は、性別や年齢のほか、業種や職業・役職などを細かく想定する必要があります。なぜなら、オンラインイベントの参加者は自社の商品やサービスの見込み客であり、目的に沿ったターゲットを集めなければイベントの効果が得られないためです。
BtoC向けのオンラインイベントの場合、ターゲットの想定は性別・年齢・居住地・所得額・家族構成などを基に行いましょう。また、BtoB向けの場合は業種・職種・部署・役職などを考慮する必要があります。さらに、対象者に決裁権があるかも大切なポイントです。
このように、細かくターゲットを想定する行程は有効な見込み客の集客につながるため、イベントの費用対効果を高める重要な要素と言えるでしょう。

続いてはイベント内容の決定です。社外向けのオンラインイベントの場合、BtoBかBtoCかによってもコンテンツが変わります。目的や対象者を踏まえた上で、参加者の興味を引くイベント企画を心がけましょう。
また、内容決めと同時に必要なのが人員の確保です。オンライン講演会であれば、外部講師を招くケースもあるでしょう。さらに司会者や照明担当など、イベントの規模によってさまざまな人材が必要なため、忘れずに依頼することが大切です。

イベントの開催日時は、ターゲット層を踏まえた上で決めることをおすすめします。現役世代を対象としている場合、多くの人が仕事をしている平日の日中に開催しても参加者は集まりにくいことが予想されます。そのため、平日であれば仕事が終わった夜19時以降や、休日に設定する必要があります。
またターゲットが主婦層の場合、家事がひと段落する休日の午前10時から昼過ぎにかけて開催するなど、日時の設定は参加者が集まりやすい時間帯を配慮して行いましょう。

オンラインイベントの実施場所は規模により異なります。社内から発信するケースも多いですが、貸し会議室やホールを利用することもあるでしょう。
どちらの場合も、イベントが中断しないよう安定した通信環境が必要です。そのため、実施場所を選ぶ際はインターネット回線の精度も視野に入れることをおすすめします。
近年では、高速回線や専用回線を有する会場の手配が可能なイベント企画会社や、臨時のインターネット回線を提供する会社も存在します。大規模なイベントを予定している方は、こうした会社への依頼も手段の1つです。

オンラインイベントの配信ツールには、参加者がイベントを視聴するタイプの「セミナー型」と、主催者および参加者のコミュニケーションが可能な「参加型」があります。
それぞれ無料ツールと有料ツールが提供されており、無料ツールは規模の小さいイベントや予算を抑えたい方におすすめです。有料ツールの魅力は利用できるサービスが豊富な点。メリットとして、大人数の参加が可能・通信環境が安定している・当日のトラブル発生の心配が少ない・参加者の情報が取得できる・アーカイブが保存できるなどが挙げられます。
このように、配信ツールにはそれぞれ特性があるため、コメントの有無やアーカイブの必要性などを事前に決めた上で選択することをおすすめします。

集客方法はターゲット層により変わります。若者向けのオンラインイベントであれば、SNSを利用した宣伝が効果的でしょう。SNSは拡散も期待できるため、イベント内容を周知しやすい点が特徴です。また、ターゲットの年齢層が高い場合、チラシやDMなどの紙媒体の利用がおすすめと言えます。
集客を開始する時期は、一般的にイベント開催の1ヵ月～1ヵ月半前が適切とされています。参加者の予定が立てやすいよう、事前に集客の準備を進めておきましょう。

オンラインイベント企画を行う際は、細かな収支表の作成を行いましょう。無駄なコストの有無が把握できるため、次回のイベント開催に役立てることが可能です。
内訳として、有料ツールや会場費、機材費、人件費などが挙げられます。有料ツールは月額2,000円から8万円を超えるものまで多岐にわたり、100人程度の規模であれば月額5,000円前後で利用できるケースが多いです。

会場費は、撮影スタジオや貸し会議室の場合、1時間あたり4,000円程度で提供している施設が目立ちますが、大規模なイベントを開催する場合は終日料金が30万円から100万円を超える会場もあります。また、ビデオカメラやマイク、ミキサーといった撮影機材はそれぞれ1万円程度。司会者は1時間あたり1万円前後が一般的です。

続いては、オンラインイベントを行うメリットにについてご紹介します。リアルイベントとの違いについても確認しておきましょう。

主催者側には、会場費や人件費などのコストおよび、準備にかかる手間が削減できるメリットがあります。
また、会場の収容人数を気にする必要がないため、数千人規模のイベントが実施できる点も特徴です。さらに、参加者のアクセスデータを解析することにより、効果の検証を行い次回開催につなげることも可能。
インターネット回線に不安を抱える方も、オンラインイベント企画会社へ依頼すればスムーズなトラブル対応が期待できるため、不安要素を取り除き費用対効果の高いイベントが開催できます。

オンラインイベントは、自宅から気軽に参加できる点がメリットです。交通費や移動にかかる時間が不要であるため、地方や海外など、今まで体験できなかった地域のイベントにも参加することができます。

さらに、チャットなど参加者同士のコミュニケーションが可能な配信ツールの場合、会話を通じ一体感のあるイベントに発展しやすく、飽きることなく楽しい時間を過ごせるでしょう。
また、対面でのイベントは敷居が高いと考えている参加者が、自宅でリラックスして視聴できる点もメリットです。

オンラインイベントは、主催者側・参加者側ともに、安定したインターネット回線が必須です。同時に、通信機能とコンピュータに関する最低限の知識がなければいけません。
主催者側がインターネット回線に不安を持っている場合は、イベント企画会社などに外注することで解決が可能です。しかし、ITに関する知識のない高齢者には参加が難しいなど、一定のデメリットが存在するでしょう。

またオンラインイベントでは、実際に参加者が離脱しやすいといった失敗事例も見られます。特に、動画を流すだけのセミナー型イベントは一方通行な配信になってしまう傾向が強く、離脱の要因の1つです。そのため、主催者側は参加者を飽きさせないためのプログラムを企画する必要があると言えます。

オンラインイベント当日に行う対応は多岐にわたります。一例は下記のとおりです。

・配信プラットフォームのURLを参加者へ複数回メールする
・参加者からの質問に答える
・アンケートを実施する

また、重要な要素としてトラブルの事前対策が挙げられます。当日はパソコンやカメラなどの機材、インターネット回線を複数用意する必要がある点を念頭に置きましょう。オンラインイベント企画会社であれば、トラブル時の代替案など、万が一の対策までしてもらえます。開催に際して不安な方は依頼を検討するのも方法の1つと言えるでしょう。

オンラインイベントでは、参加者の情報やアクセスデータが取得できます。イベント終了後に取得したデータを分析し、目的の達成状況や反省点などを洗い出しましょう。参加者の年齢層や性別、職業などを分析することで、見込み客へ効果的なアプローチも可能です。
また、イベント中に実施したアンケートの結果をもとに、参加者側から見たイベントの評価を確認することもできるでしょう。オンラインイベントの振り返りを実施し改善点を見極めることで、次回のイベント開催をさらなる成功へと導きます。

オンラインイベント企画会社は、提供しているサービス内容や実績、得意分野をチェックして選びましょう。会場やプロ司会者の手配を一任できるケースも多いため、準備のための人員が不足していても安心です。
また、集客に不安を抱える人には、効果的な宣伝方法の提案や高い企画力を持つ会社がおすすめと言えます。
なかには、企画から当日のトラブル対応、データ分析までをトータルでサポートするプランを提供している会社も。目的に沿ったオンラインイベント企画会社を選択することで、スムーズなイベント運営が行えるでしょう。

この記事では、オンラインイベント企画のコツやメリットなどを、事例を含めてご紹介しました。オンラインイベントには、集客方法や配信ツール、当日の運営など、専門性の高い知識が求められます。そのため、もし自社内でオンラインイベントを企画する場合、費用は抑えられますが、満足度の高いものにするには労力や時間も必要となるでしょう。

そこでアイミツでは、コンシェルジュが丁寧にヒアリングを行った上で、ニーズに適したオンラインイベント企画会社をご紹介いたします。今回ご紹介した企業のほかにも多数の企業をご案内できるため、オンラインイベントの実施を検討している方は、お気軽にお問い合わせください。