予備知識のないサービスの発注は、サクッとPRONIコンシェルジュに相談！丸2日分の工数を削減できた秘訣とは？

発注の要件が整理できていなくても利用OK！PRONIアイミツを使えば、発注で重視しているポイントに気づける

山内　まずは、江崎様の業務内容について教えてください。

江崎　当社は代表含めて5名の会社（2023年5月現在）で、私はマーケティングと総務、制作業務の一部、あとは出版社「パノラボ」の流通管理を担当しています。一人あたりの守備範囲が広いので、PRONIアイミツで総務的な仕事を丸投げできるのは、非常にありがたいですね。

山内　最初はどのような背景でPRONIアイミツをご存知になったのでしょうか。

江崎　最初にPRONIアイミツを知ったきっかけは、インターネット検索だったと思います。当時は代表と二人で会社をやっていて、ちょうど採用した社員に入ってもらう直前のタイミングで、パソコンを発注する必要があったんです。PRONIアイミツから紹介いただいた企業さんには、OA機器で困ったときなど今もお世話になっています。

山内　PRONIアイミツをご利用するにあたって、不安だった点はありますか？

江崎　初めはどのようなサービスか、若干の不安はあったかもしれませんね。しかし、サイトを使う上での最低限の機能やUI/UXなど使い勝手は満たしていたので、とくにネガティブな印象もなく使い始めることができました。発注先を探している企業側は無料で使えますし、利用するにあたってリスクもないですからね。

山内　発注先を選ぶにあたって、重視していたことは何ですか？

江崎　PRONIアイミツにはこれまでさまざまな案件でお世話になっていますが、たとえば電話・インターネットの導入の際は、オフィスの引越しに伴い導入が必要だったため、スケジュールに遅れが出ないようにすることが大切でした。なので、企業担当者が頼れそうな方か、スムーズにコミュニケーションを取れそうか、という部分は重視していましたね。

山内　発注先を比較検討するなかで、難しかった部分はありますか？

江崎　比較検討のポイントすらわからない状態だったことですね。PRONIアイミツを使うと、まだ自分たちで要件を整理できていない段階でも企業情報を見られるので、実は自分たちが重視していた意外なポイントにも気づけるんです。

さらに、発注に対してまだふわっとした段階でも、情報整理して候補となる企業を出してくれるのはありがたいなと思っています。最近は、企業探しの要件整理のためにまずはコンシェルジュさんに相談することも多いですね。

発注業務が2営業日削減！コンシェルジュのヒアリングに答えれば、整理された情報が勝手に出てくる

山内　PRONIアイミツを利用することによって、発注業務を効率化できたポイントはどこでしょうか。

江崎　自分でゼロから企業を探す必要性がなくなったことは、一番大きなポイントですね。PRONIアイミツを利用した場合、コンシェルジュさんに聞かれた情報だけ出してしまえば候補となる企業を調べてもらえますし、そこから企業を選定できます。

私は総務的な仕事の経験がほぼないなかで、コア業務をゆるめることなく発注業務も進めなければなりません。もしPRONIアイミツがなかったとしたら、コア業務の傍ら企業をすべて自分で探さなければならないですし、比較検討するには各社に問い合わせて見積もりを取る必要があります。

しかし、そこでようやく揃った見積もりも企業によってフォーマットが異なるので、どのような観点で比較すべきか迷ってしまいます。PRONIアイミツであれば、それがサイト上でまとまっているので大変ありがたいですね。

山内　PRONIアイミツを使った場合、どれくらいの時間を削減できていると思いますか？

江崎　印刷会社を5〜6社出していただいたときの例でいうと、比較検討の段階で3〜4時間は削減できていると思います。

相見積もりを取るためのステップとしては、まず情報収集して企業情報を整理しますよね。そして比較検討するにあたって、どの企業に連絡するかを社内で検討する時間も必要です。その部分は、まるっと削減できていますね。

またPRONIアイミツでは、各社の強みや取引先企業などといった企業情報を、表にまとめていただけます。企業との面談の際に、整理された企業情報がすでに手元にあることによって、何を聞こうかあらかじめ質問を考えられます。

面談で何もかもを聞くのではなく、押さえたいポイントだけ聞けばいいという状態にできていたのも、時短につながっていたと思いますね。

その一連の業務をPRONIアイミツを使わずに行うとすると、通常業務が終わったあとの残業時間でコツコツ情報収集を一週間くらいやって、その翌週から動き出すような流れになっていたと思います。

そう考えると、PRONIアイミツにお願いすることで、丸2営業日くらいの時間は削減できているのではないでしょうか。

要望や困りごとがまとまっていなくても、コンシェルジュが提案してくれる

山内　フォーウェイ様は、これまで4名のコンシェルジュが担当させていただきました。コンシェルジュについての感想はいかがでしょうか。

江崎　4名のコンシェルジュさんに担当いただいた経験でいうと、皆さんきちんとされているなという印象です。対応も丁寧ですし「困っていることあれば聞いてくださいね」と、こちらの困りごとや疑問点を引き出す姿勢でフォローしてくださいます。

担当者変更があったとしても細かく対応できているのは、会社の理念が浸透しているからだろうなと感じていますね。

山内　コンシェルジュという「人」が介在する価値についてはどのように感じますか？

江崎　困ったときに人から提案をしてもらえることは、とくに価値を感じている部分です。まずは何からすればいいかわからないような場合にも、とりあえずその時点で考えている部分をざっとコンシェルジュさんに共有すれば、何かしらの提案をしてもらえるのはいいですよね。

「困ったことがあったらなんでも相談してください」というのはどのサービスでもある決まり文句かと思いますが、コンシェルジュさんは困りごとの解決に向けてしっかり実行してくれるところが頼もしいですよね。「とりあえず聞いてみよう」という気持ちになります。

スタートアップやベンチャー企業など「予算が潤沢でない中小企業」にこそPRONIアイミツを使ってほしい

山内　PRONIアイミツは、どのような方におすすめできそうでしょうか。

江崎　発注慣れした大手企業はもちろん、よりおすすめしたいのは私たちのようなスタートアップやベンチャーなど、予算が潤沢にあるわけではない中小企業ですね。

新たにサービスを導入したり発注したりするときには、当然お金が発生します。予算面を含めて発注に関するあれこれを相談できる先として、PRONIアイミツという間口をとりあえず作っておくのはいいと思いますよ。

山内　今後、PRONIアイミツをこのようなタイミングで使っていきたいという場面があれば教えてください。

江崎　何かのサービスを新たに比較検討するとなったときには「まずはPRONIアイミツに相談」と、第一想起するサービスになっています。

まだ先の話にはなりますが、さらに社員を増員する際には、人数が増えたからこそ考えなければならないことも出てくるかと思います。たとえば最近だと勤怠管理システムを導入したのですが、そのようなケースで他社はどのようにしているのか？どのようなサービスを導入しているか？などを、今後相談できるとありがたいなと思います。