国内38社・539拠点を抱える巨大企業・パーソルホールディングス。「全社集中購買」の入口を開いたのはPRONIアイミツの圧倒的な効率発注術。

業務効率化のため、グループ各社が独自に行ってきた購買活動を「全社集中」へ。ロゴ入りノベルティの発注を初めて担当することに。

吉岡　まずは総務室の業務内容と、遠藤様の役割について教えてください。

遠藤　私たちは総務室のなかでも、購買に特化した購買チームとして、従業員が使うPCなどの備品や印刷物の手配を主に担当しています。

私の担当は印刷物で、封筒や会社案内のパンフレットなど、各社の担当者から依頼を受けて発注します。

吉岡　今回のご依頼は印刷物ではなく、ノベルティの発注でしたよね。業務が発生した背景を教えてください。

遠藤　新サービスお披露目の社内イベントのため、ロゴの入ったTシャツとボールペンのノベルティを制作したいという依頼を受けました。

これまで展示会などで大量にノベルティを作りたい場合には、各社でサービスごとに発注することが多かったので、私たちの部署に依頼がくることはほぼなかったんです。

しかし去年、各社で同じ作業をしているのであれば統一させて効率化しようという流れになり、全社に向けて集中購買に切り替えていくという周知がされました。

そこから初めて、ノベルティの発注依頼がきたのが今回の案件です。

吉岡　ノベルティの発注が未経験であるなかで、どのように業務を進めましたか？

遠藤　相見積もりを取り、3社以上は比較するという会社の方針のもと、初めは過去に発注実績のある企業のなかでノベルティ制作ができるところがないか探しました。

同時進行でインターネットで調べた企業にも問い合わせたものの、実績のある企業を探すのが難しく、サービス名の入った大切なノベルティを発注するには不安が残りました。

そうして業務を進めるなかで、自分で調べるよりもPRONIアイミツの登録企業にお願いするほうが安心だと思い、企業探しをお手伝いいただきました。

「候補になる企業がない」悩みから一転、選定に迷うくらい多くの企業が手を挙げてくれた。

吉岡　ご自身で発注業務を進めるなかで難しかったのは、どのような点ですか？

遠藤　要件整理には苦戦し、2日ほどかかりましたね。印刷物の発注は慣れているのですが、ノベルティの場合はどのような要件が必要かわからず、企業からのヒアリングでロゴの場所を指定できることを初めて知る、というようなこともありました。

手探りで業務を進めていましたが、自力ではうまく企業を見つけられませんでしたね。

吉岡　PRONIアイミツに依頼後、企業選びはスムーズに進みましたか？

遠藤　すぐに何社かの企業が手を挙げてくださり、お願いしていた期日までに見積もりのご対応をいただけました。

それまでは候補となる企業探しに苦労していましたが、PRONIアイミツにはノベルティ制作に対応できる企業が多く、次はそのなかからどう絞り込んだらよいのかに迷いました。

そのようなときに、コンシェルジュさんからお電話をいただいて「こちらで選定しましょうか？」とご提案いただき、大変助かりました。

吉岡　紹介企業のよかったところがあれば教えてください。

遠藤　取引する企業を選ぶうえで「自社のスピード感に合わせていただけるか？」という部分も重視しているのですが、とくに好印象だった企業は、やり取りが速くて丁寧でした。

他業務との兼ね合いでなかなか返信ができないこともあるので、質問や確認などやり取りの回数が多くなると見積書をいただくまでに時間がかかってしまいます。

メッセージのやり取りを減らせるよう、こちらのやりたいことを汲み取って提案してくださった企業は、ありがたかったですね。

煩雑なチェック業務が伴う新規取引。入口の「企業探し」をPRONIアイミツに委託することで、出口の「選定」に集中できた。

吉岡　候補のなかから、どのような観点で企業を選定しましたか？

遠藤　ボールペンについては、インクを消せるもので制作可能かどうか。あとは、会社の方針として環境配慮型の製品を採用したいという考えもありました。この要件を満たしたうえで、納期や金額面を比較し、ボールペンとTシャツそれぞれ4〜5社に絞り込んで、依頼部署に連携しました。

吉岡　PRONIアイミツに依頼して、業務負担が軽減できたと感じるのはどのような部分でしょうか？

遠藤　今回の私のミッションは、比較できる企業を5社程度揃えて依頼部署に連携することだったので、比較できる企業探しの部分が一番楽になりました。

今回、過去に取引のある企業に連絡をしたり、社内で知っていそうな人に聞くところまでは、自力でなんとか進めていました。しかしそのままPRONIアイミツに依頼せずに進めた場合、企業探しにさらに時間を費やしたでしょうし、要件に合う企業も見つかったかわかりません。

また、新規の取引にあたっては、反社チェックや与信チェックが厳しくなっています。ほかにも、たとえば支払いが代引きの企業もあるので、社内規定に準じて支払い処理ができるかなど、発注に関わる社内ルールをクリアしている企業でないとそもそも発注ができません。

そのような確認作業なども必須となるため、企業探しの時間を短縮できたのは非常によかったと感じています。

手探り状態の企業探し。コンシェルジュに相談しながら進められて安心できた。

吉岡　今後、PRONIアイミツに期待する部分があれば教えてください。

遠藤　エクセルで何社か比較できるものが、さらに見やすくなれば嬉しいですね。

当社の場合は、多くのグループ企業や拠点を抱えています。どの会社が、これまでどこに依頼して、結果として満足したのか。こうした情報は、全社横断でまだまだ共有できていないのが実態です。

各プロセスにおけるリマインドや、ログなどの仕組みも含めて、グループ内でさらにシェアされるサービスになるとありがたいなと思っています。

吉岡　最後に、コンシェルジュについてのご感想をお聞かせください。

遠藤　電話で細やかにフォローいただき、大変印象がよかったです。フォローの際には「こちらの企業はどうですか？」など提案をしてくださったうえで「ではこの内容で進めますね」と舵取りをしてくださいました。

ただ「何社か見積もりを取りますね」で終わりではなく、しっかりとコミュニケーションを取ってくださるので、安心してお任せできます。

また今回のノベルティ発注においては、自分で調べた内容が合っているか自信が持てなかったり、何をするべきかわからないまま業務を進めていた部分もありました。

社内の人に聞いても解決しない場合は、相談できる先がほかにない状態でしたので、コンシェルジュさんに相談できる環境があって安心できました。

とくに社内で相談できる人が少ない方にとっては、コンシェルジュはよきパートナーになってくれると思います。