現場部門が「コア業務」に集中できる、発注支援を実現するために。

現場部門が「コア業務」に集中できる、発注支援を実現するために。

内田様　私たち株式会社LIFULL（ライフル）は、「あらゆるLIFEを、FULLに。」をコーポレートメッセージに掲げ、事業を通して社会課題の解決に取り組んでいます。住まい領域では国内最大級の不動産・住宅情報サービス「LIFULL HOME'S（ライフル ホームズ）」を運営しています。また、グループ・関連会社も30社以上あり、介護や引越し、トランクルームなど人々の生活に欠かせないものを扱ったポータルサイトの運営などにも取り組んでいます。

内田様の所属部門のミッションや業務に関してお聞かせください。

内田様　私が所属している事業統括部は、横断的に複数の現場部門を支援していくことを主なミッションとしています。具体的には各部門の予算・コストの取りまとめや、現場部門で必要な発注先を探す支援をしています。

発注業務ではどのような課題がありましたか。

内田様　これまでも外注費用の適正化や精査を推進していましたが、まだ効率化できる余地があると感じていました。しかし、個別に価格の妥当性などをチェックすると見積もり業務の負担が増えてしまうため、少ない手間で外注費の適正化を推進できる方法を考えていました。

費用の適正化は、現場部門の方が事業推進のために取り組む「コア業務」と、総務部門などが支援する「ノンコア業務」のはざまにある難易度の高い領域でもあり、現場部門の方で作業リソースも確保する必要があります。事業統括部としては、現場部門の方がより「コア業務」に集中できるよう、発注や見積もり業務を手厚く支援していきたいと考えていました。

これまで2週間以上かかっていた見積もり業務が、5分の1に短縮。

PRONIアイミツを導入しようと思ったきっかけは何でしたか？

内田様　弊社では不動産のポータルサイトを運営しており、「自分で探したいものを選べる体験」を大事にしています。そのような背景もあり、PRONIアイミツではサービスカテゴリー別に情報を自分で調べ、やりとりする企業を選べるので「これは良いな！」と感じたのが最初のきっかけです。

私を含め統括部門のメンバーは、必ずしも現場部門の方々ほど発注要件について知識があるわけではないので、通常のWeb検索では条件に合う企業になかなかたどり着けないこともあります。でも、PRONIアイミツであればサービスカテゴリー別に情報が整理されていて、企業を探しやすかったです。

※サービスの提供内容に、インタビュー当時から一部変更されている箇所があります

社内で導入していくにあたって困った点はありましたか？

内田様　PRONIアイミツを社内に共有した際には「そんなに早く見積もりが出るの！」という好意的な反応が多かったです。

一方で、現場部門の方々がコア業務に集中している中で、発注先を探す時間を取るのはハードルが高いと感じていたので、現場部門の負担が少ない形での導入を進めました。具体的には、事業統括部が作成するヒアリングシートを現場部門で記入してもらう方法や、直接ヒアリングをして、それをもとに事業統括部がPRONIアイミツで企業探しをするという方法で運用しています。

今では新規事業部や、現場部門が直接企業探しや見積もりの取得をすることもあります。

PRONIアイミツを導入後、御社の発注業務にはどのような変化がありましたか？

内田様　弊社では適正な発注を実現するため、企業様から見積もりを取得する際には、事前に取引審査のチームとの連携が必要でした。また、それらの業務は見積もり依頼する企業様ごとに必要なので、多くても3社の見積もり依頼が限界でした。

しかし、導入してからは、こうした見積もり取得以外の業務時間を5分の1程度に減らすことができ、さらに最大10社まで一度に、企業への見積もりが依頼できるようになりました。

もちろん、依頼後のやりとりの中で良い企業と出会えることや、発注に至らなくとも、市場調査や情報収集ができることも助かっています。

事業統括部が支援した現場部門の方々からの反応はいかがでしたか？

内田様　現場部門の発注や見積もり業務を支援した際は、行った支援に対しての満足度や評価をフィードバックしてもらっているのですが、9割以上の方々から「事業統括部の今回の支援に満足している」という回答をもらえています。特に、見積もりを含めた情報収集の早さに満足しているという声は8割以上と多かったです。

PRONIアイミツで出会う企業には、どんな印象を持っていますか？

内田様　やりとりの中で我々から細かな質問をすることも多いのですが、それに対して的確に回答してくださったり、弊社の事情で残念ながらお断りとなるケースが発生してしまっても、丁寧なお返事をいただき、今後も関係を続けていきたいと思える企業が多いと感じています。

通常のWeb検索で企業を探す際には、資料をダウンロードするだけで電話やメールでの営業が来てしまう経験があり、問い合わせを躊躇してしまうこともありますが、PRONIアイミツではそのような心配は無く、安心して企業とやりとりができます。

現場部門への更なる支援を目指して。

PRONIアイミツの利用にあたって、内田様が魅力に感じているポイントはありますか？

内田様　実際に見積もり依頼をしなくても、サービスカテゴリーごとに企業の実績や参考価格を調べられるのは便利だなと感じています。

現場部門からの相談内容は多岐にわたり、中には私も知見がない分野もあるのですが、様々なサービスカテゴリーの情報を収集できて心強いです。

また、見積もり依頼を出す際に、PRONIアイミツのサポートチームの方からも「より良い提案を企業からもらうために、依頼内容の書き方をこうしてみたらどうか」とアドバイスをもらえるのも魅力だと感じています。

今後のPRONIアイミツに期待することと、事業統括部の展望をお聞かせください。

内田様　現場部門をより早く、より手厚く支援していくために、対応するサービスカテゴリーや企業が増えていくことを期待しています。

また、今後事業統括部ではコストの適正化だけではなく、現場部門で進めていた購買契約の締結や交渉の支援もしていきたいと考えています。そういった業務にもPRONIアイミツからのご支援をいただけたらありがたいですね。