“医療業界特化”というニッチな条件での業者探し。時間をかけられないノンコア業務の発注先探しこそPRONIアイミツ

類似サービスの終了に伴い新規顧客が急増。業務逼迫に伴いノンコア業務のアウトソーシングを検討することに。

三上　まず、アガサ株式会社様の業務内容と部署のミッションについて教えてください。

甲平　アガサ株式会社は、治験に特化したクラウド型文書管理システム「Agatha」を、製薬企業や医療機関に向けて提供する会社です。

治験についての法規制への対応など、治験を進めていくうえで必要な機能を盛り込んだ、“治験版Googleドライブ”のようなものをイメージしてもらえると、わかりやすいかもしれません。

私自身は、契約締結後のお客様をサポートするカスタマーサクセス部で、お客様がAgathaを使い業務の効率化が出来るよう支援していくことをミッションとしています。

三上　PRONIアイミツにご依頼いただいたのは、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の企業探しでしたよね。どのような背景でBPOが必要になったのでしょうか。

甲平　医療業界全体でスタンダードに使われていた、競合の無料サービスが、2023年2月に終了することになったんです。

治験業務の文書は、1件の治験につき2tトラックがいっぱいになるくらいの、膨大な紙が発生します。せっかく電子化できていた業務を、サービス終了の影響でまた紙でのオペレーションに戻すのは、お客様にとって大変なことです。

それならばそのお客様たちに、ぜひ自社のサービスを使ってもらおうとサービスを案内する業務が発生しました。

そのアプローチの甲斐あってユーザー数が急増したのですが、それに耐え切れる体制を構築できていなかったんですね。そうしてイレギュラーな業務が跳ねて通常業務も逼迫するなかで、ノンコア業務だけでも切り出せないかと思いアウトソーシングできる先を探していました。

三上　どのようなきっかけでPRONIアイミツを知りましたか？

甲平　知人からの紹介で知りました。BPOの発注は初めてで、社内でほかに発注の経験者がいなかったこともあり、PRONIアイミツにお願いすることにしました。

条件を設定してしまえば、あとはPRONIアイミツにお任せ。通常業務と並行して企業探しが勝手に進む。

三上　発注先を選ぶうえで、重視していたのはどのような部分でしたか？

甲平　お客様とのやり取りが発生する可能性を考えると、業界のことを理解していてほしいというのは、一番重視していたポイントです。

たとえば病院では、まだITツールに不慣れなところも多いのが現状です。そこに対して丁寧にサポートいただける企業かどうかという部分は見ていましたね。

三上　PRONIアイミツを使わなかったとしたら、どのように発注先を探していましたか？

甲平　セールスや社長など社内の関係者の人脈を辿って探してもらいつつ、インターネット検索を同時並行で行っていたと思います。しかし、医療や製薬の経験がある企業がいいとなると、より企業探しの難易度が上がってしまいます。

PRONIアイミツであれば、依頼内容を入力さえしてしまえばあとは勝手に企業探しが進むので（笑）、そこがよかったですね。

三上　PRONIアイミツを利用することによって、発注業務のなかで一番楽になったと思う部分はどこでしょうか。

甲平　一番は、企業を探す手間です。1依頼で4〜5時間程度は削減できていると思います。

まず、医療業界について知識のある企業を探そうと思ったときに、どのようなワードで探せばいいかというのは迷う部分です。さらに探した結果、見つからなかったり企業の情報が少なかったりすると、探した時間が無駄になりますよね。

もしPRONIアイミツで探していただいたうえで該当する企業数が少なかったとしても、その結果から「自分の探しているものがニッチで条件的に厳しい」ということがわかります。

そうであれば自分で探しても難しいものという判断ができるので、もしヒットする企業数が少なくてもそれはそれでありがたいんですよね。

また、メッセージを開設して見積もりを出してもらう前から、企業の参考事例を閲覧できたので、それを通じておよその費用感がイメージできたのは助かりました。

三上　PRONIアイミツをご利用いただくなかで、不安な部分はありましたか？

甲平　企業からのレスポンスが遅いと、メッセージに気づいていないのかな？と不安になることはありました。

その企業にとってそこまで熱量の高くない案件だったのであればほかの企業にお願いしたほうがいいですし、このやり取りをどこまで追えばいいのかというのは少し迷いましたね。

逆に素早く返信してくれる企業に対しては、信頼感が高まりました。そのような企業からは見積もりもすぐにいただけて、ストレスなくやり取りができた印象です。

つい手が止まってしまう、ノンコア業務。コンシェルジュのきめ細やかなフォローによりプロジェクトを推進できた。

三上　PRONIアイミツが企業を紹介するまでのスピードについては、いかがでしたか。

甲平　企業の紹介については、3〜5営業日以内にいただければいいと考えていたところ、1〜2営業日でご紹介いただけたので十分なスピード感でした。

三上　コンシェルジュがいて助かったエピソードがあれば教えてください。

甲平　候補となる企業をお出しいただいて、私のところで確認や条件の練り直しに時間がかかって止まっていると「再依頼をご希望ではないですか？」「もし企業数が足りなければ追加調査しますよ」など、フォローしてくださるのがありがたいですね。

自分ひとりのタスクにしてしまうと止まってしまうのですが、コンシェルジュさんのお声がけがあることによって「そうそう、それがしたかったんですよね」と、また進めることができるんです。

三上　コンシェルジュとのコミュニケーションについてはいかがでしょうか。

甲平　頻繁に状況確認をしてくるわけではないものの、必要なところではフォローしてくださるコミュニケーションが「ちょうどいい」ですね。

こちらもその時々の業務の優先度があるので、営業電話のように頻繁な催促があると困ってしまいます。コンシェルジュさんは、こちらの状況やペースに配慮してご連絡してくださるので、気持ちよく進められますね。

マルチタスクのなか発注業務はPRONIアイミツに依頼することで、別の業務に集中できて気持ちも楽になる。

三上　今後、PRONIアイミツに期待することを教えてください。

甲平　連絡を取っている企業の状況が見えないときがあるので、コミュニケーションが円滑に進むような工夫があると、より気持ちよく利用できるかと思います。

たとえば、受注企業へ送ったメッセージが未読の場合に、いつまで返事を待つか迷うこともあるので、未読メッセージに対するリマインド機能などもあるといいかもしれません。

あとは、その企業を過去に利用した方のレビューや、レスポンスまでの平均時間が見られたりする機能があればいいなと思います。実際に依頼するときには、相手のレスポンスの速度が重要になってくるので。

三上　PRONIアイミツは、どのような方におすすめできそうでしょうか。

甲平　自分が発注業務に付きっきりでなくても、PRONIアイミツがさまざまなことを進めてくださいます。

「ここは一旦PRONIアイミツにお任せしたから、次のフェーズに移るまで自分はほかの業務に集中しよう」ということができるので、手を空けられるだけでなく精神的にも楽になるんですよね。複数の業務を幅広く担当しているマルチタスクな方にはとくにおすすめできると思います。