オフィスにおけるOA機器の導入手順と進め方【2024年最新版】

オフィスワークに欠かせないOA機器。コピー機や複合機の導入を検討してはいるものの、「まず何から着手すればいいのかわからない」、「どんな点に気をつければいいのか不安‥」という方もいらっしゃるかもしれません。

今回はそうした方に向けて、OA機器の概要を整理したうえで、基本的な導入手順と進め方をわかりやすく解説していきます。ぜひご一読ください。

OA（Office Automation）機器とは名前のとおり、オフィス業務を自動化するツールのこと。光学技術や電子技術によって、それまで手作業で行っていた業務を大幅に効率化します。

主な製品としては、コピー機、複合機、ファクシミリ（FAX）、シュレッダーなど。多くのオフィスに導入されているビジネスフォンやPC端末もOA機器の1つです。

これらを導入することによって、伝票、議事録といったドキュメントをコピーしたり、離れた拠点にデータとして送信したり、不要になった書類を安全かつ速やかに廃棄したりといったことが可能に。

うまく活用すれば業務効率化はもちろんのこと、人件費や郵送費の削減、オフィスのセキュリティ体制向上にも大きな効果を発揮します。

次にOA機器の歴史について簡単に振り返ってみましょう。

OA機器の代名詞的存在と言えるコピー機が誕生したのは、今から70年ほど前。1951年にドイツのコピア社が販売をスタートしたジアゾ式複写機が、業務用コピー機の起源と言われています。
これは原稿と感光紙を密着させたうえで、紫外線による窒素化合物の化学反応を利用して、画像を複写するというもの。
当時としては画期的な技術ではあったものの、薬品の塗られた感光紙を長期間保管するのが難しく、現像後に退色しやすいということもあって、一般のオフィスにはそれほど広く普及しませんでした。
一方アメリカでは、1955年にゼロックス社がPPC複写機（普通紙複写機）を開発。ジアゾ式と比べると用紙な保管が手軽なうえ、両面刷りができるというメリットもあり、こちらが現在のコピー機の原型となります。
その後、1974年にはリコーが世界初の業務用高速ファクシミリ「リファクス600S」をリリース。1980年に入るとコピー機能やファクシミリ機能を兼ね備えた複合機が登場し、OAという概念も広く定着しました。
さらに1990年代の後半になるとネットワーク環境が進化にともない、PC端末からコピー機や複合機を操作することが可能に。業種・規模を問わず多くの企業がOA機器を導入するようになりました。

「業界動向サーチ」（運営：株式会社デジタル＆ワークス）によれば、2020年-2021年におけるOA機器の業界規模（主要メーカー9社の合計売り上げ高）は約5兆3,000億円。

ペーパーレス化やリモートワーク化を背景に、2017年以降は緩やかな縮小傾向が続いています。業界全体として厳しい状況にあるのは間違いないでしょう。

ただそうした一方で、在宅勤務の難しい医療、製造、建築といった分野では、今もなおOA機器は必要不可欠な業務用ツール。カルテや処方箋の印刷、図面の共有といった現場での作業はコピー機・複合機なしには行えません。

また、機器自体も進化を続けており、たとえば複合機の場合、ここ数年は本体にWi-FI機能を搭載したモデルが主流に。スマートフォンで撮影した社員を直接印刷したり、スキャンしたデータをクラウドで保存したりできる製品が増えてきました。

OA機器の概要や変遷を整理したところで、続いては具体的な導入方法についてご紹介します。自社で導入する場合、メーカーの販売代理店を経由して導入する場合の2つに分けて見ていきましょう。

複合機、コピー機、シュレッダーといったOA機器の多くは、新品・中古問わずネット通販で購入できます。自社で導入する場合、まずは家電量販店のネットショップやAmazon、楽天といったECモールで製品をピックアップしましょう。

次に大切なのは利用シーン・利用頻度に目を向けて新品と中古どちらを購入するか検討すること。前述のとおりOA機器は多機能化・高機能化が進んではいるものの、少なくともコピー、印刷、スキャン、裁断といった基本性能についてはどの製品も大きな違いはありません。
たとえば業務上メールやチャットを使う機会が多く、書類をコピー・プリントアウトする頻度がそれほど高くないのなら、印刷速度が限られている型落ちモデルや中古品を選ぶのも1つの方法でしょう。
ただ、中古品のなかにはメーカーの部品保有期間（複合機の場合、製造終了後7年間）を過ぎていて故障時にメーカーでの修理が行えないものもあるので、その点への配慮は忘れずに。

導入する製品が決まったら、現金もしくはクレジットカードで支払いを済ませ、配送手続きを行います。
OA機器を取り扱っているショップのほとんどは製品の配送・搬入まで請け負っており、店舗によっては搬入後の初期設定まで依頼することも可能です。
一方、配送エリアの対象外など、何らかの理由で販売元の配送・搬入サービスを利用できない場合、あるいは機器の導入にあわせて社内ネットワークを構築する場合などは、自社で業者を手配する必要があります。

OA機器はデリケートな精密機器であり、取り扱いには相応のノウハウが求められるので、信頼きる運送会社、電気工事会社を選びましょう。搬入・設置後、ネットワークなどのテストを経て、問題がなければ利用スタートとなります。
なお、購入価格が10万円を超える複合機やコピー機は税法上の固定資産に該当します。購入後は経理上の資産計上と減価償却も欠かせません。

一方、メーカーの販売代理店を通じてOA機器を導入する場合は、製品選びから任せることが可能です。メールや電話で先方の担当者とコンタクトをとり、導入目的や予算、利用シーン、利用人数などをもれなく伝えたうえで、自社に合う製品をピックアップしてもらいましょう。

なお、ここで言う販売代理店とは、キヤノン、リコーといった特定メーカーの製品を専門に取り扱う販売店のこと。メーカーに特にこだわりがない場合、ブランドやシリーズの枠組みにとらわれず幅広く製品を検討したいといった場合は、大塚商会をはじめとする独立系のシステムベンダーに依頼するのもおすすめです。

提案を受けて導入する製品が決まったら、次は契約。代理店やベンダーを経由する場合は、リース、レンタルを含めた3種類の契約方法から自社に合ったものを選ぶことができます。
それぞれのメリット・デメリットについては以下の記事に詳しくまとめているので、あわせて参考にしてみてください。

契約後のOA機器の導入については自社で導入する場合と同様、機器の運送・搬入→初期設定という流れになりますが、販売代理店やベンダーを経由する場合、回線工事などを含めた施工会社の手配までまとめて任せることが可能です。リース、レンタルの場合は資産計上、減価償却の手間もかかりません。

OA機器を外注するときのメリット・デメリットを知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

OA機器における外注先の選び方・ポイントを知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

OA機器の相場・費用を知りたい方はこちらの記事をぜひチェックしてみてください。

今回は、OA機器を発注する際の具体的な流れや手順を解説すると同時に、自社対応・外注のそれぞれのメリット・デメリット、OA機器の発注先を探す際に注意しておきたいポイントなどを紹介してきました。

全体の流れを理解したうえで「OA機器の購入を自社で行うには意外にやることが多くて大変そうだ」「自社ではそこまで細かくできない」という場合は、OA機器会社に外注をするのも一手です。お悩みの場合には、ぜひOA機器会社への依頼を検討してみましょう。