問題解決能力を養う基本ステップと必要な力｜問題解決能力を高めて個人・起業の自走力を高める【2024年最新版】

問題解決能力は、ビジネスパーソンに必須のスキルです。問題解決能力を高めれば問題解決までのスピードが向上し、思考力も高められます。「社員に問題解決能力を身につけてもらいたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。この記事では、社員研修で問題解決について説明しようと考えている方のために、問題解決の基本ステップや問題解決能力の向上に必要なスキルを徹底解説！問題解決能力を高めるメリットも解説していきます。

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問題解決能力とは問題の原因を特定し、課題を洗い出して解決する能力です。問題解決能力は、大きく3つのスキルに分解できます。1つ目は、問題の原因を特定するための論理的な分析スキルです。問題が発生した状況を分析して、正確に原因を把握できなければ、効果的な施策を実行することはできないでしょう。2つ目のスキルは、解決策を導き出すスキルです。原因を特定したら課題を洗い出して、解決策を考えなければなりません。3つ目は、計画を実行するスキルです。効果的な解決策が見つかったとしても、計画的に実行できなければ問題が解決されることはないでしょう。

問題とは、現状と理想的な状態とのギャップを指します。企業としての目標がすでにある場合、目標を明確化しやすいでしょう。一方で、個人レベルの目標は変化しやすいため、時間の経過によって問題がなくなることも。問題は、過去・現在・未来のいずれの時点で発生したのかによって、大きく3種類に分類できます。
・発生型
・設定型
・潜在型
発生型は過去に発生したものの、いまだに解決できていない問題です。設定型は、目標を設定することで発生する問題。目標を立てた時点で、ギャップが問題として顕在化します。潜在型は、将来的に顕在化する可能性がある問題のことです。

問題解決の流れは、6つのステップに分けられます。
1.問題の発見・明確化
2.問題の原因を特定
3.解決策の立案
4.解決策を行動に移す
5.効果の確認・フィードバック
6.企業全体で標準化
問題を正しく認識できていなければ、効果的な解決策にたどり着くことはできません。解決策を検討する前に、問題を明確化しておきましょう。問題を解決できたとしても、社内で解決策を共有しなければ、同じ問題が再び発生する可能性も。効果的な解決策が見つかった後は、ルールやマニュアルを整備して業務を標準化しましょう。問題を解決するための基本ステップを解説します。

問題を解決するには、問題が何なのかを正しく認識しなければなりません。社員ごとに問題に対する認識にズレがあると、話が噛み合わなくなってしまいます。問題解決のための最初のステップは、問題を定義づけることです。まずは、問題点を洗い出して文字でまとめましょう。大きな問題は、小さな問題が絡み合って発生している場合もあります。大きな問題を扱う際は、小さな問題点に分解して状況を整理しましょう。

問題を明確化したら原因を特定します。1つの問題に対して、複数の原因が関連しているケースも珍しくありません。さらに直接的な原因の背景には、間接的な原因が隠れていることも。例えば、納期が間に合わなかったケースを考えてみましょう。作業スピードが遅いことが直接的な原因だったとしても、根本的な原因は担当スタッフの人員不足という可能性もあります。原因を分析する際は、原因を生み出した背景を探ることが重要です。

なぜなぜ分析とは、「なぜ」という問いかけを繰り返しながら原因を掘り下げていく分析方法です。最初の「なぜ」で、問題として顕在化した事象が発生した直接的な原因を探ります。さらに「なぜ」という問いかけで直接的な原因が生み出された背景を分析。問題をどんどん掘り下げて、根本的な原因にたどり着くまで問いかけを繰り返します。なぜなぜ分析で根本的な原因を探る際は、フローチャートやツリー図などの図を作成するのがおすすめです。図にまとめれば問題や原因同士の因果関係を視覚的に理解できます。なぜなぜ分析で原因を探る場合、隣り合った原因同士の関係を矛盾なく説明できなければ、原因の特定につながらない可能性も。なぜなぜ分析では、論理的に原因を掘り下げていくことが重要です。

問題の原因を特定できたら解決策を検討します。最初に検討すべき解決策は、原因そのものを取り除く方法です。人員不足によるサービスの品質低下が問題であれば、スタッフを増員すれば原因を除去できます。しかし、競合他社の台頭による主力製品の売り上げの減少が問題の場合、原因を取り除くことは不可能です。新商品の開発やビジネスモデルの再構築などを検討しなければなりません。解決策を立てた後は、いつまでに改善に取り組むのかも決めておきましょう。

解決策は実行して初めて効果を発揮します。改善に取り組み始めると、計画の段階では気づかなかった課題が見つかることも少なくありません。解決策を行動に移す際は、状況を客観的に判断できるようにひとりではなく、複数人で解決に取り組んだほうがよいでしょう。改善の取り組みが計画どおりに進まないこともあります。ひとりで問題に取り組む場合は、問題を解決する過程で新しい課題が出てくる可能性も考慮して、スケジュールや実行する解決策の優先順位を決めましょう。

解決策がうまく機能しているか確認しましょう。解決策が適切なものかどうかを判断するには、現状と目標とのギャップがどの程度埋まったのか評価する必要があります。改善の効果を評価する際は、売り上げや生産数など、客観的な数値をもとに判断しましょう。PACDサイクルを回してフィードバックを得ながら、解決策を最適化していくことが大切です。問題解決の経験を別の問題にも活かせるよう、改善の過程を記録に残しておきましょう。

問題を解決できたら、社内で解決策を共有しましょう。どの社員が同じ業務を担当しても同レベルの品質を保てるように、業務を標準化しなければなりません。研修を実施したり、規定や業務手順を定めたマニュアルを作成して業務の標準化を進めます。標準化した業務がしっかり定着しているか定期的にチェックすることも重要です。どの程度業務手順が定着しているか定期的に評価して、必要であればルールを調整しましょう。

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問題解決能力を高めるために必要な力として、以下の3つが挙げられます。
・要約力
・関係者を巻き込む影響力
・業務マネジメント力
複数のメンバーで問題解決に取り組むには、情報をしっかり共有しなければなりません。問題解決能力を高めるには、複雑な事項を分かりやすく伝える要約力を身につける必要があります。問題に関係するメンバーを巻き込む影響力も必要です。加えて、解決策を実行できる業務マネジメント力も不可欠。問題解決力を高めるために必要なそれぞれの能力について解説しましょう。

先に解説したとおり、問題解決には複数のステップがあり、工程ごとにさまざまな分析や考察を実施しなければなりません。個人では解決できない問題を扱う場合、ほかの社員と認識を共有することが重要です。社内のメンバーに現状や原因、解決策などを分かりやすく伝えなければ、効率よく問題解決を進めることはできません。そのため、問題解決能力を高めるには、複雑な内容を簡潔に伝えられる要約力を高める必要があります。加えて、大規模な問題の解決やコストのかかる解決策を実行したい場合は、経営層に改善の必要性を理解してもらわなければなりません。扱う問題によっては、プレゼンのスキルが必要になるケースもあります。

企業の業務の中には、複数の部署が連携して進めなければならないものも少なくありません。ほかの部署にも原因の特定に協力してもらわなければならないことも。問題の規模が大きく、個人や部署内だけでは解決できないケースも多いのです。部署内だけでは解決できない問題を所属部署だけで議論したところで、解決策を導き出すことはできないでしょう。問題を確実に解決するには、自分や所属している部署の限界を理解しておかなければなりません。問題の規模が大きいほど、多くの関係者を巻き込むことが求められます。問題解決能力を高めるには、関係者を巻き込む影響力も高める必要があるのです。

問題解決には、業務マネジメント力も求められます。問題の解決に有効な解決策を立案できたとしても、計画を立てて確実に実行できなければ、状況が改善することはないでしょう。加えて、最初に考えた解決策がうまく機能するとは限りません。PDCAサイクルやマネジメントサイクルを確実に回して、改善を進める必要があります。問題解決能力を高めるには、計画から実行、評価、改善のサイクルを繰り返し経験することも大切です。多くの経験を積めば徐々に問題への理解も深まり、解決能力を高められます。業務マネジメント力を身につければ、問題解決までの期間を短縮できるでしょう。

緊急性の高い問題に直面した場合、迅速に対応できなければ業務への影響が大きくなってしまう可能性もあります。対応に手間取れば、納期の遅れや品質の低下によって、顧客満足度が低下する恐れも。問題解決能力を高めておけば、問題解決のスピードも高められます。問題を解決するには、筋道立てて原因を見つけ出すための論理的な思考力や解決策を考えるための発想力も必要です。問題解決能力を身につける過程で、思考力や発想力も鍛えられます。問題解決能力の向上によって得られるメリットをご紹介しましょう。

問題解決能力の向上には、解決までのスピードと質を向上させるメリットがあります。適切な問題解決の方法を学び、解決スキルを高めておけば、問題が発生しても冷静に対処できるでしょう。冷静に状況を分析して問題に対処できれば、緊急性の高い発生型の問題にも迅速に対応できるので、損失や影響を小さく抑えられます。問題解決能力が向上すれば、サービス品質の向上も期待でき、自社に対する顧客の評価を高められる可能性も。また、経営上の潜在型問題に対する解決策をあらかじめ用意しておけば、事業の成長スピードを高められるので、自社の競争力の強化にもつながります。問題解決能力の向上には、企業におけるさまざまなレベルの業務を迅速に進められるようになるメリットがあるのです。

問題解決能力を鍛えれば、思考力や発想力も鍛えられます。企業における問題の解決方法に決まった答えはありません。問題として顕在化した事象が同じであっても、原因によって取るべき対策は変化します。表面上は類似する事象に見えても、問題の本質が異なるケースもあるのです。適切な解決策を導き出すには、原因を論理的に考えて特定する思考力が求められます。そのため、問題解決能力を高める過程で、論理的な思考力も身につけられるでしょう。解決策を検討する際には、さまざまな可能性を考慮しなければなりません。適切な解決策が見つかっていない段階では、複数の案を用意しておく必要があります。問題解決能力を鍛えれば、解決策を導き出すための発想力も身につくでしょう。

問題解決能力を養う基本ステップと必要な力について解説しました。問題解決能力を高めておけば、トラブルにも迅速に対応できます。問題解決能力を高めるには、問題に対する基本的なアプローチ方法を学んでおくことが大切です。自社にノウハウがなくとも、問題解決研修に強い社員研修会社であれば、安心して依頼できるでしょう。アイミツではご要望を伺った上で、条件に合う社員研修会社を無料で複数社ご紹介可能です。会社選びでお困りの方は、お気軽にご相談ください。

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