部下との面談の進め方とは？目的から質問例、実施のポイントまで【2024年最新版】

部下のモチベーションアップや早期退職防止のためには、上司による面談が不可欠です。そこでこの記事では、さまざまな分野の発注先を比較検討できる「アイミツ」が、部下への面談内容や手順、気をつける点などを詳しく解説していきます。

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部下との面談を多数抱える管理職も多いことでしょう。企業の恒例行事ともなっている部下との面談ですが、どのような目的で実施されるのでしょうか。

面談は、面と向かい合って話し合うことを指します。つまり両者による情報交換です。1対1で実施するときもあれば、複数人で実施することもあります。
面談とよく似た言葉に面接があります。面接は、一方が他方にいくつかの質問を実施し、それにどのように応じられるかを確認するものです。そのため、面接には評価や合否が発生します。
面接では問われたことにだけ回答する一方で、面談ではお互いが聞きたいこと、相談したいこと、話したいことを自由に表現できます。

管理職が部下との面談を実施する目的として、以下のような内容が挙げられます。

・部下の困りごとや悩みを解決する
・コミュニケーションを促進する
・仕事に対するモチベーションを確認する
・チームとしての一体感を高める

特に昨今では、オンライン業務が増えることでモチベーションが保てない、コミュニケーション不足が深刻、不安による早期リタイアを検討などのケースが見られます。必要なタイミングに部下との面談を実施することで、部下のやる気を引き出したり、不安を払拭したりできます。

部下との面談を定期的に行うことで、部下の考えや気持ちを確認できます。同じ職場で働いていたとしても、仕事へのモチベーションや困りごとなどのセンシティブな内容には簡単には触れられません。面談の機会を設けることで、部下の本当の考えを聞き出せます。
部下がもやもやとした気持ちを抱えていた場合には、モチベーションダウンや早期退職にもつながることから、部下との面談は定期的、もしくは適切なタイミングで実施する必要があります。

部下との面談を行う際には、どのような質問をすればよいのでしょうか。

上司が部下に面談を行う場合、重要なのは部下が自分の気持ちを十分に話せるようにすることです。そのため、面談での質問の内容は、あまり具体的な内容にしすぎず、まずは大雑把な内容から始めるのがよいでしょう。例えば、以下のような内容が考えられます。

・最近の調子はどうですか？
・困っていることはありますか？
・仕事にはやりがいを感じますか？

また、面談によってはより深い内容に踏み込まなければならない場合もあります。例えば「社内で関係性がうまくいっていないと聞いたけど大丈夫？」などです。しかし、面談の最初からその話をしてしまうと、部下に壁を作られてしまうため、面談後半のトピックにするなどの配慮も必要です。

面談で話す内容が決められない場合は、面談でおすすめのテーマの中から選ぶのもよいでしょう。例えば以下のようなテーマがあります。

・心身の健康チェック
・モチベーション
・業務や組織の改善案
・目標設定と評価
・能力開発とキャリア育成
・将来の展望
・プライベートに関すること

どのテーマに重きを置くのかは、面談を実施する理由とも関連してきます。何らかの理由で面談を実施する必要がある場合には、そのテーマを聞き漏らすことがないように、事前に質問項目を作っておくとよいでしょう。

上記で紹介した内容、もしくはテーマの中から選んで質問するとよいでしょう。気をつけるポイントとして、「はい」「いいえ」だけで答えられてしまうクローズド・クエスチョンを多用すると部下が自分の気持ちを十分に表現できません。そのため、オープン・クエスチョンを積極的に用いるようにしましょう。

クローズド・クエスチョンの具体例
・業務はうまくいっていますか？
・自分を評価すると、1～10点のうちで何点くらいですか？

オープン・クエスチョンの具体例
・最近の業務で何か困ったことがあれば教えてください。
・自分の仕事に関して、うまくいっていることと改善したいと思っていることをそれぞれ教えてください。

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部下と面談を行う際には、部下が積極的に面談に参加するように仕向ける必要があります。例えば、なぜ面談を行うのかを事前に共有することで、部下も納得した上で参加してくれます。また、特に話し合いたい内容を事前に伝えておくことで、その場の思いつきではなく、しっかりと考えた上での意見を共有してくれるでしょう。
事前に面談用のアンケートを実施しておくのも効果的です。ただ、記載項目が増えすぎると面倒に感じる部下もいるため、本当に必要な項目に絞って事前アンケートを実施するとよいでしょう。

部下との面談では、まずは部下が本音を話せるように、良好な関係を築いておく必要があります。普段から気軽に話しかけるなど、コミュニケーションをしっかりと図るようにしてください。また、相手がなかなか本音を話さないと感じたときには、上司が失敗談を共有するなどして、部下が安心して話せる雰囲気を作るのも大切です。
面談時にはできる限り聞き手に回るように配慮してください。管理職の中には自分の意見ばかりを主張する人もいますが、その場合、部下が自分の気持ちを表出しにくくなります。
また、必要に応じて、適切なフィードバックをするのもよいでしょう。特に、解決策がみつからずに悩んでいる部下に対しては、管理職が自らの経験を踏まえたうえで意見を述べることで、問題解決につながることもあります。ただし、フィードバックをしすぎることで不快に感じる部下もいます。面談は相手の特徴に合わせて実施することも大切です。

本記事では、上司が部下と面談をする際の質問項目や手順、気をつけるポイントなどについて紹介しました。部下が気持ちよく働き、十分な力を発揮するためには、適切なタイミングでの面談が非常に重要です。しかし、部下との面談の時間がとれない上司も多くいると思います。その場合には、面談の代わりに社員研修を依頼するのもよいでしょう。
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