人材派遣における外注するときの成功のコツ・失敗例【2024年最新版】

人材派遣は、自社に合った人材を短期間で効率よく採用し、求人や教育にかかるコストを削減する方法として確立しています。近年では、多くの会社が人材派遣業に参画し利用の選択肢が広がっているため、人材派遣を利用して期待通りの効果を得る会社が増加していることも特徴です。

この記事では、人材派遣会社への外注を成功させるコツを紹介します。注意すべきポイントや失敗例もピックアップしますので、参考にしてみてください。

ここからは早速、人材派遣依頼を成功させるためのポイントを解説していきます。下記で紹介するポイントを理解した上で、より効果的に自社へコミットしてもらえるよう、対策を練っておきましょう。

まずは、人材派遣そのもののメリット・デメリットを正しく理解して、メリットを最大限活かせる場所に人材を配置していきましょう。人材派遣の代表的なメリットは、短い期間で必要な人材を採用できることです。
しかし、短期間だとしても人材の強みを活かしてノウハウを自社に残す意識も大切なポイントでしょう。短期的な埋め合わせとして人材派遣を利用してしまうと自社にノウハウが蓄積しづらく、コストだけが発生してしまいます。

あらかじめ予算を確認し、人材派遣依頼にどれだけコストをかけられるかを確認しながら依頼を進めていきましょう。
コンサルタントとのヒアリングや定期的な打ち合わせによって、新たな課題や施策を検討する場合、依頼前に決めていた予算を上回ってしまう可能性があります。短期的な予算だけではなく、年間単位で試算しておけば予算の全体像を把握しやすく、今後長期的に参画してもらう場合にも必要以上のコストがかからないような対策が可能です。

派遣社員も正社員と同様に扱い、待遇の差が出ないよう配慮しましょう。「派遣社員だから正社員とはポジションが違う」「契約期間が満了するまでの埋め合わせだから」と対応を分けてしまうと、派遣社員にとって居心地のいい職場にはなりません。
ランチやイベントに誘われない、雑用や清掃を押し付けられるなどの少しの差が会社のイメージ低下につながるため注意しましょう。結果として、満期前に辞められてしまったり、契約更新の希望を受理してもらえなかったりすることもあります。

ここからは、人材派遣会社を利用する際の、業種別注意ポイントを紹介していきます。業種ごとに仕事内容や注意事項は大きく異なるため、自社に合った対策を実施して、スムーズに業務内容で貢献してもらえるよう対策していきましょう。

コールセンター業務の場合、自社商品に関する研修が必須です。商品やサービスの特性が何か、どんな問い合わせが多いか、客層に偏りはあるかなど、幅広く知識を授けておく必要があるでしょう。
またCRMツールなどを導入している場合、操作方法も随時指示していく必要があります。最初のうちはメンターとなる先輩社員が張り付いて指導するなど、孤立させない取り組みも欠かせません。教育コストがかかる業種であるため、ある程度長期的に参画してもらう前提で人材選定するのがおすすめです。

医療事務として派遣社員を採用する場合、自社にノウハウやナレッジが蓄積されないリスクを承知しておく必要があります。契約満了を迎え、医療事務担当が変わる度に研修し直す必要があり、場合によっては「あの人がいないと業務が回らない」という状態になってしまいかねません。業務の属人化を防ぐためにも、定期的にフィードバッグの機会を設け、マニュアル化してしまうのがおすすめです。必要に応じてマニュアル作成自体も依頼業務に組み込むなどすれば、より自社負担を軽減しやすくなるでしょう。

営業事務の場合、高いコミュニケーションスキルを持つ人材を採用することが重視されます。営業社員とチームを組んで動ける貢献心や、少ない情報から必要な要素を的確に読み取り提示する情報処理能力も求められます。
定性的な採用基準であるため、基本的に書類だけで判断は難しいと捉えましょう。採用前の面接・打ち合わせ・カジュアル面談の時間を多めに割き、人事部社員のみならず現場社員とも事前に会話させておくことがおすすめです。相性重視で選定できれば、ミスマッチを大きく減らしやすくなるでしょう。

工場の場合、何よりも安全に関するルールや規則の周知・徹底をすることがポイントです。なぜこのルールがあるのか、最悪の場合どんなトラブルが起きるのかなど、理由の部分も添えて研修し、意義や目的まで深く理解してもらうことが理想です。
そのため、早い段階での業務参加や高いパフォーマンスの発揮を期待しすぎず、スモールステップで仕事を任せるよう意識しておきましょう。また、休日や就業時間が変則的な業界でもあるため、就業条件はミス・抜け・漏れなく伝達し、お互い同意のうえで就業開始しなければならないでしょう。

接客業も、コールセンター業務と同様に、自社の商品・サービスに対する高い理解を得てもらってから研修する必要があります。「OJTだから」という名の元で早速現場に投入してしまうと、知識不足による案内ミスが相次ぎ、本人のやる気を大きく失わせてしまうでしょう。顧客にもマイナスの影響を与えるため、店舗の収益面でもデメリットとなります。また、万が一のときのトラブルシューティングなども想定し、自社の顔として働いてもらえるようなマインドを培っていくことがポイントです。

福祉・介護の場合、個人の経験やスキルに偏りが出やすい仕事ということを理解しておくことが大切なポイントです。特に業界経験が長い人や資格を取得している人にこの傾向が強く、自分なりのやり方でどんどん進められてしまう場合もあるでしょう。
そのため、会社として掲げている方針を早い段階で伝え、マニュアルやルールがあれば周知・徹底し、足並みをそろえることが重要です。また、顧客にデメリットが生じないようにすることを第一に考え、迎え入れや満期のタイミングにも配慮する必要があります。

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ここからは、人材派遣を依頼する際の、よくある失敗を紹介していきます。派遣する人材の選定時や打ち合わせ時は気付きにくい項目が多く、実際に現場へ入ってはじめて発覚することばかりです。事前に目を通しておくと失敗を防げるでしょう。

就業条件が正確に伝わっていないことで、派遣スタッフとのトラブルが発生する場合があります。たとえば、就業時間・就業曜日・業務内容などが誤って伝わっていた場合、予定していた通りの就業ができなくなる可能性があるでしょう。
また、昼休憩のタイミングや残業の有無など、求人要項には現れづらい細かなポイントにミスマッチを感じるスタッフは多いものです。「聞いていた話と違う」と感じられてしまうことはお互いにとってメリットがないため、事前に徹底した情報提供をすることをおすすめします。

希望していた人材イメージとの乖離が大きく、スキル・経験不足だったという失敗例もあります。
たとえば、「事務経験5年」と履歴書上で謳っていても、紙伝票やファイル整理が主業務であり、WordやExcelなどのソフトの扱いが得意ではない場合も考えられます。
また、簿記の資格を保有していても、試験に合格したのが数年前で、実務経験がない場合もあるでしょう。そのため、書類上だけでスキルを判断せず、面談・面接の場で細かく経験を確認しておくことをおすすめします。

派遣社員が自社環境に馴染めず、孤立してしまうケースです。思っていた職場環境と違っていた場合や業務内容が正確に伝わっていない場合に起きやすい失敗だと言えるでしょう。
「どうせ派遣社員だから」とぞんざいな扱いを受けたり、正社員と派遣社員とで明かな待遇差があったりする場合、業務モチベーションに影響することもあるため注意しましょう。
なるべく立場の差なく接するよう、意識しておく必要があります。また、派遣社員がくることを事前に現場に告知しておき、歓迎ムードで迎え入れてもらうようサポートも必要です。

自社にマッチする有能な人材を派遣してもらえても、スタッフ側が更新を希望するとは限りません。就業条件や給料がスタッフのスキルに見合っているか都度見直し、少しずつ待遇をよくしていくとよいでしょう。
また目に見えない不満がないか、細かくヒアリングしてサポートする姿勢も重要です。プロジェクトに意見してもらう機会を増やすなど、主体的なパフォーマンスを期待する方法もあります。時には派遣会社のサポート担当にも協力してもらい、定着に向けて対策しておくのが理想です。

ここでは、人材派遣を外注する際に気をつけるべき項目を紹介していきます。前述した失敗例に直結する項目もあるため、紹介する内容を参考にしつつ準備を重ねていきましょう。

まずは、人材派遣に求めている必要条件を明確にして提示することが大切です。
何のために人材派遣を使うのか、採用する人材に対してどのような仕事を期待しているのか、自社の目的やゴールを明確にしておきましょう。また、求める人材像を明確にして、ミスマッチのない紹介をしてもらうことも大切です。自社側のニーズが明確になっていないとヒアリングが失敗しやすいため、まずは社内でよく検討を重ねてみることをおすすめします。

人材派遣会社を活用する場合、契約内容にない仕事や残業を与えないよう気をつけましょう。派遣社員に対しては、複数の業務を依頼する場合にも契約書への記載が必要になっています。
また、契約書に残業なしと記載してしまった場合は、どのような状況でも派遣社員が残業しないという判断が可能です。すでに依頼している場合は、契約書の内容と実際の勤務内容に相違がないかを定期的に確認することを意識しましょう。

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この記事では、人材派遣会社への外注を成功させるコツについて解説してきました。人材派遣を効果的に活用するためには、あらかじめ成功のコツを理解しておくことが大切です。
また、業種や仕事内容ごとにどのようなポイントに配慮すべきかを知り、準備をしておくとよいでしょう。

利用の際には、複数の派遣会社から見積もりをとり、自社に合っているか比較・検討することがおすすめです。アイミツでは人材派遣会社を同時に比較できます。人材不足でお悩みの方は、ぜひお役立てください。