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人材派遣会社への外注にかかる期間・スケジュール【2022年最新版】

人材派遣会社への外注を検討している方にとって、気になるのは外注にかかる期間や必要なスケジュールです。人材を確保できるまで、いつまでにどのようなステップを踏んで準備が必要なのかを理解しておけば、必要なタイミングで人材を確保しやすくなります。

この記事では、人材派遣の外注にかかる期間やスケジュールを紹介していきます。人材派遣会社への外注を検討中の方は、ぜひ参考にしてみてください。

目次

人材派遣依頼するのに必要な期間とは

まずは、人材派遣を依頼するときに必要な期間がどの程度なのかを解説していきます。一般的に、人材派遣依頼をするのにかかる期間は、平均1~1ヵ月半程度です。問い合わせをしてから実際に現場で勤務開始をするまでには、上記の期間がかかることを理解しておきましょう。
特に、初めて利用する人材派遣会社の場合、必要な人材やスキルを確認するヒアリングや面接に時間がかかる場合も。複数名の候補が挙がったときや、職場見学・カジュアル面談を経て選考に進むときは、さらにプラスの期間がかかるでしょう。
選考に時間をかけることで、丁寧に選考してもらえている場合もあるため、一概にデメリットとは言えません。しかし、短期間での採用やすぐに稼働できる人材を確保できないというリスクは視野に入れておく必要があるでしょう。
人材派遣会社の中には、「最短1日で就業可能」などをメリットとする会社もあります。ただし、専門的なスキルや優秀な人材を求めている場合は、短期間で必要な人材を確保することは困難だと考えた方がいいでしょう。人材確保に急いでいる場合でも、ある程度の期間を設けて余裕のあるスケジュールを組むことをおすすめします。

人材派遣依頼のスケジュール

ここからは、人材派遣を依頼する際の一般的なスケジュールを解説していきます。まずは、どのようなステップを踏んで採用が完了するのか、段階ごとに細分化しながらチェックしてみましょう。事前に流れをイメージできれば、準備すべき内容や用意が必要な情報も可視化できます。事前に想定したスケジュールに合わせて、打ち合わせをしながら細部を決めていきましょう。

①人材派遣会社の選定・連絡

気になる人材派遣会社を複数ピックアップして連絡していくことが最初のステップです。多くの人材派遣会社では、ホームページや広告から新規問い合わせを受け付けています。
コスト・得意分野・対応エリア・口コミや評判などを幅広くチェックし、自社の理想に近いと思われる会社を選定しましょう。自社の基本情報や求めている人材の特徴などを入力し、担当者からの返事を待ちます。その後、ヒアリング日程を調整するための連絡が入るため、関連する担当者のスケジュールと照らし合わせて可能な日にちでの予約が必要です。

②ヒアリング

予約した日が来たら、営業担当とのヒアリングに進んでいきます。採用面で自社が抱えている問題点や理想とする人材のイメージを正確に伝え、理想とするスキルや人材を固めていきましょう。
特に、業務上必須である知識・スキル・経験・資格があれば、早い段階で伝えておくことが重要です。採用条件をあまりに厳しくしてしまうと、募集が少なくなる可能性があるため、急いでいる方は少なめに抑えておくとよいでしょう。
応募者が安心できるよう、必須ではなく歓迎条件にするなど、状況によっては自社からの歩み寄りも必要です。

③派遣会社との契約締結

人材派遣会社側との合意が取れ次第、労働者派遣契約を締結します。人材派遣では多くの場合、「基本契約」と「個別契約」に分かれているため、どちらの説明も欠かさず確認しておくことが重要です。
基本契約は、料金システムや秘密保持など、名前の通り基本的な項目への同意を求めるために締結します。個別契約は、基本契約の明細事項や記載が必要な法定記載項目を盛り込んだものです。人材派遣会社によっては、それぞれを分けて契約する方法とまとめて契約する方法に分かれるため、事前に流れを確認しておきましょう。

④人材選考・職場見学

続いてのスケジュールは、人材選考と職場見学です。個別の打ち合わせやカジュアル面談などを経て、実際に派遣する人材選考をしたあとのステップとして、職場見学も行う場合があります。
職場見学は、選考した人材だけではなく派遣会社の担当者も含めて訪問する場合が多く、職場の環境や簡単な業務内容の紹介などを具体的に説明してお互いの不安を解消することが可能です。通常の書類選考や面談だけではなく、職場見学として現場で打ち合わせをできるため、採用後のミスマッチを減らしてスムーズに仕事を進められるでしょう。

⑤人材の派遣・契約

人材派遣会社から受け入れる人材が決まり次第、労働者派遣契約法による個別契約を締結していきます。派遣する人数・業務内容・派遣期間・就業場所・曜日・時間など細かな就業条件を指定するためのものであり、雇用契約書のようなものだと捉えるのがよいでしょう。
そのため、途中で派遣される人材が変更になる場合は、都度この契約書を締結し直す必要があります。自社にとって不利な条件になっていないか確認すると共に、スタッフが安心して働けるよう、質問や相談には誠心誠意対応するのが理想です。

⑥勤務開始

無事に契約の手続きが済み次第、定めた勤務日から実際の勤務が開始されます。初日は指定したオフィスに出勤してもらい、基本的なルールや社内備品の説明などを徹底しましょう。
人材派遣会社から紹介された人材であっても、個別のやり取りは大きく変わりません。あらかじめ指定してある業務内容を大幅に超えないようにすることには注意を払いつつ、自社の一員として早めに馴染んでもらえるよう努めましょう。ほかのスタッフにも紹介し、円滑なコミュニケーションを築ければ、高いパフォーマンスを期待できます。

⑦派遣先管理台帳の作成

派遣社員それぞれ個別に「派遣先管理台帳」を作成し、日ごとの就業時間・業務内容・責任の程度や様子などを書き込み、記録しておきましょう。
派遣先管理台帳は、派遣元である派遣会社に提出する書類です。個別契約書とセットになっている場合もあり、勤怠管理は正社員や契約社員と異なるため注意しましょう。また、派遣終了から3年間は保管しておく義務があるため、誤って破棄しないよう注意が必要です。フォーマットは派遣会社が用意してくれている場合も多く、事前に準備しておけば書類作成に手間はかかりません。

⑧契約更新

契約満期が近づいたら、派遣中の社員との契約を更新するかどうかを判断します。直属の上司・同僚からの評判・日常的に見える働きぶり・自社で発揮したパフォーマンスなどを総合的に加味して判断し、本人の意思確認も併せて行いましょう。
あいまいな更新はトラブルにつながるため、慣れないうちは人材派遣会社に相談しながら、面談を設けていくことがおすすめです。遅くても満期を迎える1ヵ月前までの面談をおすすめします。また、契約終了の場合は30日前までの通告が必要な点にも注意しましょう。

人材派遣のスケジュールを組むときのポイント

ここからは、人材派遣のスケジュールを組むときのポイントを紹介していきます。人材派遣によってなるべくスピーディーに、かつミスマッチやトラブルを避けるためにも、どのようなポイントが大切なのかを理解しておきましょう。

依頼背景や必要期間を明確にする

人材派遣会社に依頼する前に、利用を検討している背景や、人材が必要な期間を正確に伝えておきましょう。
必要な人材のイメージも言語化することで、人材のイメージにずれが発生しないための対策が可能です。
また、一見言いづらいことでも、遠慮せずに相談しておくことが成功の秘訣です。「退職者が相次いで困っている」「以前に別の派遣会社を利用して失敗した経験がある」など、ネガティブな情報も共有しておけば、適した対策と提案をしてくれるかもしれません。

就業条件を過不足なく伝える

人材派遣会社に対して、就業条件を過不足なく伝えることがスケジュールにも影響を与えています。なぜなら、求めている人材のスキルや必要期間によって、人材を用意できる期間が大きく異なるからです。
その中でも、就業時間・就業曜日・休日数・勤務する部署・業務内容などは、特に正確に伝えることを意識しましょう。また、トラブルを防ぐためにも残業時間や制服、オフィス用品の貸与など、細かな点も提示しておきましょう。


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まとめ

この記事では、人材派遣会社に依頼してから必要な人材が派遣されるまでの期間やスケジュールを解説してきました。人材派遣会社の利用を検討している場合、採用したいタイミングの1~1ヵ月半以上は余裕を持ってスケジュールを決めましょう。

また、初めて人材派遣会社を利用する場合や、条件が多い場合は、より早めに問い合わせることをおすすめします。複数の人材派遣会社にまとめて見積もりを頼みたいという方は、ぜひ「アイミツ」へご相談ください。

アイミツ

著者

imitsu編集部

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