フリーアドレスのメリットとデメリットとは？【2024年最新版】

オフィスをフリーアドレス制にしようか、それともほかのレイアウトパターンにしようかお悩みの会社は多いのではないでしょうか。本記事では、昨今多くのオフィスで取り入れられているフリーアドレスについて解説していくので、フリーアドレスの特徴やメリット・デメリットなどを改めて確認しておきたいという方はぜひ参考になさってください。

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「営業職のスタッフとクリエイティブ職のスタッフのデスクが近いため、行動パターンが異なり集中力の妨げにつながっている」、「外出頻度の高いスタッフやテレワーク中のスタッフも多いため、オフィスレイアウトに無駄が生じている」など、オフィスレイアウトやオフィスデザインに関する悩みはさまざま。そのようなお悩みをまとめて解決できるのが、フリーアドレスです。

オフィスレイアウトにフリーアドレス制度を導入すると、社員のパフォーマンス向上につながる多くのメリットがあります。以下で1つずつ確認していきましょう。

フリーアドレスの導入によって、従業員同士のコミュニケーションを活発化させることができます。オフィスレイアウトにはさまざまなスタイルがありますが、どのスタイルにおいても座席は固定されているもの。そのため、基本的には隣や周辺にいる従業員としかコミュニケーションをとることができません。

しかしフリーアドレスであれば座席は固定されていないため、普段はなかなか関わることのない他部署の従業員ともコミュニケーションが可能に。よりスムーズに連携しながらビジネスを進められるでしょう。

フリーアドレスを導入する場合、プロジェクトごとのチーム編成も柔軟に行えます。これまでのオフィスレイアウトの場合、チーム編成を行うとなるとメンバー同士が近くの座席であることが一般的。しかしその場合、チーム編成が固定されがちであるほか、作業の幅も狭くなりがちという課題が残されていました。

しかし、フリーアドレスであれば座席に関わらず柔軟にチーム編成が可能で、プロジェクトごとに最善のチーム編成を組むことができるでしょう。

フリーアドレスは、テレワークを導入している企業との相性がよいのもメリットの1つです。テレワークを導入している企業のなかには、週に2回の出勤などさまざまな理由によってデスクに空きが生じている会社も少なくないでしょう。デスクが埋まらないのに固定費だけかかってしまうのは会社としては避けたいところです。

しかしフリーアドレスを導入すれば、その日に出勤している従業員数によって座席数や配置も変更可能。デッドスペースを活用している場合や、コストダウンのための事務所縮小を検討している場合にうれしいポイントでしょう。

ここまでフリーアドレスのメリットを解説してきましたが、もちろんフリーアドレス制度を導入することはメリットだけではありません。従来のオフィスレイアウトとは大きく異なる故のデメリットも存在するため、実際にフリーアドレスを導入する前にきちんと確認しておきましょう。

デメリットもふまえた上でフリーアドレスを導入することによって、「こんなはずでは……」と失敗するリスクを抑えられるはずです。

フリーアドレスを導入すると、作業に集中しづらいと感じる従業員もいるかもしれません。フリーアドレスは毎回自分のデスクが変わり、周辺にいるスタッフも変わってしまいます。そのため、いつものような居心地良さがなく、どこか違和感があって作業に集中しづらいという事態に陥る可能性も。

普段は話すことのない従業員ともコミュニケーションが取りやすくなるのはうれしいポイントですが、作業に集中しやすいかどうかは環境や人に左右されるでしょう。

これまでとおりのオフィスレイアウトを採用していれば、業務上必要な書類や資料などをデスクで保管できるだけでなく、業務内容が近く質問や相談などをしあえる従業員が隣にいるなど、デスクが固定されているが故のメリットがありました。しかしフリーアドレスを取り入れるとなると、もちろんこのようなメリットはなくなってしまいます。

そのようなメリットがなくなってしまうことを避けるために、従業員によっては結局固定の場所を使用するようになってしまうことも。フリーアドレスを導入したにも関わらず、一部は常に座席が変わらない……というトラブルに発展するかもしれません。

フリーアドレスを導入すると、毎日従業員は自由な場所で働いているため、社内マネジメントに支障をきたす可能性もゼロではありません。例えば「部下がバラバラの座席に座っているためコミュニケーションが取りづらくなってしまった」、「用事があって話そうと思っても、どこにいるのかがわかりづらい」、「勤怠管理で不便」などと悩むこともあるでしょう。

フリーアドレスだけでなくテレワークも導入するとなると、コミュニケーションや勤怠管理などにおいてより一層デメリットを感じてしまう可能性も。フリーアドレスやテレワークをうまく活用するためのポイントをおさえておくことが重要です。

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ここまでフリーアドレスを導入することによるデメリットを紹介してきましたが、そのようなデメリットを最小限に抑えるためにはどのようなポイントに注意するべきなのでしょうか。

フリーアドレスを導入する前に、そもそもフリーアドレス制度が自社にマッチしているのかどうかを再確認しましょう。

外出する従業員やテレワーク中の従業員が多くオフィスの縮小化を図りたい、部署の垣根を超えてコミュニケーションを活性化させたいなどという場合にはフリーアドレスがおすすめです。一方で、基本的にデスクから離れない従業員がほとんどで、すでにコミュニケーションは十分に取れている場合などには導入しても効果がありません。

フリーアドレスを多くの企業が導入しているから、なんとなく今流行りのオフィスのあり方だと認識しているから、などといった曖昧な理由でフリーアドレスを導入してしまうと、きちんとした目的が定められていないため、ただ座席が自由になっただけでビジネス面での効果が得られません。導入する目的を明確にできなければ、フリーアドレスは導入するべきでないでしょう。

フリーアドレスだからどこに座っても自由というのは間違いではありませんが、だからと言って従業員一人ひとりが好き勝手に行動してしまえばマネジメントやパフォーマンスに支障をきたします。デメリットでも触れたとおり、結局同じデスクにばかり座る従業員も出てくるでしょう。そのような状態を防ぐためにも、あらかじめルールを明文化して浸透させることが重要です。

今回は、フリーアドレスを導入するメリット・デメリットについて解説してきました。オフィスデザインやオフィスレイアウトで失敗したくないという方は、ぜひアイミツにお問い合わせください。要望をヒアリングした上で、おすすめのオフィスデザイン会社を紹介いたします。フリーアドレスを導入しながらより良いオフィスを目指したい方は、お気軽にご相談ください。

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