フリーアドレスとは｜オフィスでの成功例を紹介【2024年最新版】

オフィスのあり方が見直され、面積を削減できるフリーアドレスに大きな注目が集まっています。しかし、フリーアドレスの導入でうまくいっている企業もあれば、業務効率が低下し、導入を後悔している企業もあるようです。本記事では、フリーアドレスについて説明すると共に、企業の成功例や失敗例について紹介します。

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フリーアドレスとは、「自由」を意味するフリーと「所在」を意味するアドレスが組み合わされた用語で、個人の固定席を設けずに空いているデスクを自由に使えるオフィススタイルを指します。
通常のオフィスであれば、出勤したら自分のデスクに行き、仕事を開始します。一方フリーアドレスでは、出勤したら空いているデスクを探して業務を開始します。固定のデスクを設けないため、オフィススペースを有効活用できる、多様な同僚とコミュニケーションが図れるなどのメリットがあり、導入する企業が増えています。

フリーアドレスを導入して成功を収めた事例についてみていきます。

フリーアドレスによってオフィスの省スペース化に成功した企業が多くあります。従業員各人のデスクを準備するにはそれだけで大きなスペースが必要です。一方で、フリーアドレスであればスペースを共有できるため、オフィスの省スペース化につながります。
例えば、30人の従業員が勤務するオフィスでは、30人分のデスクが必要です。しかし、営業による外回りが多い、テレワークを併用しているなどの企業では、日々のデスク利用人数は10人ほどという場合もよくあります。フリースペース導入により15人ほどが働けるスペースを準備することで、15人分のスペース削減につながります。

企業では、デスクが近い従業員とのみコミュニケーションを図ることも少なくありません。デスクが離れている場合は交流の機会も失われがちです。フリーアドレスでは毎回異なる従業員と隣り合わせで働くため、コミュニケーションの機会が必然的に生まれます。これにより、違う部署やチームの従業員との交流が生まれ、企業内の人間関係が促進されます。

フリーアドレスでは自分のデスクを持たないため、1日の作業が終わった後に、利用したデスク周りを整理整頓する必要があります。もちろん、私物を置いておくことはできません。これにより、オフィスに必要の無い書類や私物がたまりにくくなり、オフィスがすっきりします。共用のパソコンを利用する場合は、パソコン内の情報も社内サーバーなどに保管します。これにより、書類データが整理された状態で保管できるとともに、情報共有や情報漏洩防止も期待できます。

フリーアドレスにはデメリットもあります。フリーアドレスの失敗例について紹介します。

フリーアドレスでは、利用した書類をデスクに保管できません。そのため、多くの書類を取り扱う部署や担当者にとっては、書類を移動させたり、書類作成に必要な道具を毎回準備したりするなどの無駄な時間が生じます。また、管理がしにくくなることで、書類の紛失や書類間違えなどのリスクもあります。フリーアドレスは業務によって向き不向きがあります。すぐに全員に適用させるのではなく、デスクをあまり必要としない業務の従業員に絞って実施するなどの工夫が必要です。

フリーアドレスでは利用するデスクが毎回変わるため、特定の人物を見つけるのに時間がかかる場合があります。例えば、以前であれば上司が横にいるためすぐに相談できたのに対し、フリーアドレス導入後は、上司を探し、そこに移動するという手間が発生します。これにより、作業効率やコミュニケーションが低下する場合があります。特に問題になりやすいのは、社外から電話があった場合です。すぐに担当者に取り次ぎたいのに、どこにいるかがわからず、時間がかかってしまう事例が多く報告されています。誰がどこで仕事をしているのかを示せるフリーアドレス向けのツールなどもリリースされているため、これらのツールを効果的に活用することで問題を防げる場合もあります。

毎回別のデスクに座ることを前提としたフリーアドレスですが、実際には利用する席が固定化し、仲の良いメンバーで固まるため、新たな交流が生まれないという事例も報告されています。新しい交流を生み出したい場合には、連続して同じデスクを利用しない、くじでデスクを決める日を設けるなど工夫するとよいでしょう。

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メリットもデメリットもあるフリーアドレスですが、職場が以下の条件に当てはまる場合、フリーアドレスによって大きな恩恵を受けられる可能性があります。

営業等の外回り職が多い職場や、積極的にテレワークを導入しオフィス利用者が少ない職場は、フリーアドレスを導入することによって大きな省スペース化が実現できる可能性があります。まずは普段の在席率を確認するとよいでしょう。在席率が50％以下であれば、オフィスの面積を半分ほどに減らせる可能性があります。オフィスの固定費が減らせれば、その分の費用を事業投資に回せます。

通常のオフィスからフリーアドレスに変更する場合には、オフィスの配置だけでなく、働き方自体を見直す必要があります。例えば、ペーパーレス化や各種ビジネスツールの導入などです。すでにICT化を進め、ペーパーレス化や質の高い社内サーバー構築などが完了している企業は、働き方に関する改革が少なくて済むため、フリーアドレスによって大きな恩恵が受けられるでしょう。

現在では、オフィスは必ず必要なものから、必要に応じて設置するものへと変わりつつあります。これにより、省スペース化が図れるフリーアドレスを導入する企業も増えました。しかし、フリーアドレスを導入するには、以下の点についても注意する必要があります。

・感染症対策
利用後には次の人のことを考えて清掃・除菌する

・従業員の所在把握
すぐに連絡がとれるように、座席やスケジュールなどをツールで管理する

・出社率の制限
デスクが足りなくなる事態を避けるために出社の有無をルールとして示す

本記事では、フリーアドレスの特徴や成功・失敗事例などをまとめました。ICT化により働き方が大きく変わっており、オフィスのあり方も見直されています。今後、オフィススペースは縮小していくと考えられ、それに合わせてフリーアドレスを導入する企業も増えることでしょう。

しかし、フリーアドレスはメリットもあればデメリットもあります。オフィスを単に変更しただけでは従業員の理解をえられず、失敗に終わる場合もあります。専門家と連携を図りつつ、質の高いフリーアドレス化を進めていく必要があります。もし、オフィスのフリーアドレス化に強いオフィスデザイン会社をお探しでしたら、アイミツまでお気軽にお問い合わせください。あなたの悩みを丁寧にヒアリングしつつ、おすすめのオフィスデザイン会社を選定させていただきます。

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