【必読!】オフィス移転の時には必ずおさえておきたいチェックリスト

更新日:2017年03月06日 | 公開日:2014年11月27日

オフィス移転は事前の準備が命!

オフィス移転の作業は、実際の引越し作業だけでなく、各種届出・契約などさまざまな手続きも必要です。ですが、あまりにやることが多いとついついやることを忘れてしまったりすることもおおいのではないでしょうか?
そこで今回は、オフィス移転の際に注意すべき項目をチェックリストの形式でご紹介します!

現オフィスの立退きをスムーズに行う

まずは現在のオフィスの契約内容を確認して以下の項目をチェックしましょう。

・解約予告をいつまでの行えばよいのか
・保証金の返還時期はいつか
・原状回復をどの程度まで行えばいいのか

最低でも以上の内容はきちんとチェックしておく必要があります。

移転計画を立てる

オフィス移転のためには計画をきちんと立てる必要があります。移転先の候補となる新しいオフィスを探し始めるためには、まず以下の項目を確認しておきましょう。

・移転時期はいつごろか
・オフィスの立地場所のイメージ
・最低限ほしいビル設備
・賃貸料の予算
・オフィスの面積

以上の項目を事前に確認することで、オフィス移転先を選ぶ際にもスムーズにチェックを行なうことができます。

新オフィスの契約時に確認すること

気に入ったオフィスが決まったら、契約前に確認しておきたいチェック項目がいくつかあります。はんこを押す前に、最後のチェックを行いましょう。

・用意する書類
・ビルに掲示する看板や看板についての決まり
・駐車場などビル設備のサービス項目に関する契約内容

移転準備

契約も無事終了したら、あとはオフィス移転に向けての最終準備です。

・新オフィスのレイアウトを作成
 -机の配置
 -OA機器・電話・FAXの配置

・オフィス移転用各業者の手配
 -内装工事業者
 -機器移転業者
 -引越し業者の手配

・印刷物・備品の手配
 -移転挨拶状の作成と発送
 -名刺
 -封筒
 -新オフィス住所のゴム印
 -会社案内
 -帳票類等の社内印刷物

・移転の届け出
(税務署や社会保険事務所などの官公庁や郵便局、電話会社などへの移転の届け出も必要です。)

この他にもさまざまな準備が必要ですので、前々からのチェックが必要です。

移転当日のスケジュール調整を忘れずに!

このほかに、荷物の梱包と新オフィスへの搬入、荷物の開封と整理があります。移転の日がきまったら、あらかじめ得意先へ通告しておきます。移転日の前後のスケジュール調整をして、クライアントに極力迷惑のかからないようにすることも必要です。

【まとめ】オフィス移転をスムーズに行うために

いかがでしたか。オフィス移転は手続きも含め、やらなければならないことが多いですよね。移転作業でバタバタしないためにもこのチェックリストを参考にしてみてください。スムーズにオフィス移転を行うためにも、移転業者はあなたの会社に合った業者を選びましょう。

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