オフィス移転のスケジュールとは？流れとポイントを解説【2024年最新版】

「オフィス移転を行うつもりだが、スケジュールの組み方がわからない」「オフィス移転の準備に必要な事項を知りたい」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
本記事では、オフィス移転で必要となる作業やオフィス移転の基本的な流れ、さらにおさえておきたいポイントまで解説していきます。オフィス移転の流れについて把握しておきたい方はぜひ参考になさってください。

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オフィス移転では、まずスケジュールを計画しておくことが非常に重要です。なぜなら、オフィスの解約には、希望日から3ヵ月もしくは6ヵ月以上前には解約（予告）通知をしておかなければならない場合が多いため。「再来月くらいにオフィスを移転させたい」と急に移転できるものではないということを覚えておきましょう。
また、オフィス移転が決まれば、新たなオフィスを探す必要もあります。移転の目的を軸に、あらかじめ定めておいた必要条件に当てはまった部屋を選びましょう。
移転先が決定したあとは、引っ越し後業者や工事業者への見積もり・契約、新たなオフィスとの賃貸契約、さらには異動届出書や適用事業所所在地変更届などの各種届け出の提出も必要です。これらの手続きを経たのちに、オフィス移転は完了となります。

それでは、オフィス移転を行う際の基本ステップについて改めて確認しておきましょう。基本的には、以下の流れでオフィス移転は進んでいきます。

①新たなオフィスの選定や現場調査などといった基本計画
②条件設定やスケジュール設定、コストの算出などといった基本設計
③各業者との契約や設計図の作成などといった実施設計
④施工管理や各種届け出の提出、引っ越し準備などの実施
⑤引っ越しと現場回復工事を終えたらオフィス移転完了

この流れに沿って、基本的にオフィス移転は進められますが、同時に現在使用しているオフィスの解約予告や原状回復工事などが行われていくことも忘れないでください。

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ここでは、オフィス移転のスケジュールについて確認していきましょう。
繰り返しにはなりますが、オフィスを移転する際には3ヵ月以上、あるいは6ヵ月以上前から解約予告を行っておく必要があることから、移転日より8ヵ月以上前には動き出さなければなりません。

例）8ヵ月後にオフィスを移転する場合
①1〜2ヵ月目にに新たなオフィスと契約
②2〜3ヵ月目に現在のオフィスへの解約予告
③4〜5ヵ月目に工事会社などへ発注（新たなオフィスのレイアウトも定めておく）
④各種契約が済んだら、オフィスの原状回復工事を済ませておく（同時に各種届け出の提出）
⑤移転完了

書類には提出期限があるものも多いため、チェックリストを準備した方が良いでしょう。

オフィス移転には、大きく分けて「引っ越し費用」「新たなオフィスにかかる費用」「原状回復工事費用」の3つが発生します。引っ越し費用は社員ひとりにつき3万円ほどかかるのが相場とされているため、社員数30名の企業が移転する場合は、引っ越し費用だけで90万円ほどがかかると予想されるでしょう。
加えて、新たなオフィスでの内装工事費は、1坪あたり10万円ほどが相場。LANや電話などのインフラ工事は、社員1人につき5万円ほどかかります。そのほかにも敷金や仲介手数料などが発生するため、注意しなければなりません。
また、原状回復工事は坪単価3万円ほどが相場とされていますが、立地条件や状態などによって費用は大きく変動します。

続いて、オフィス移転に伴って発生する業務についても改めて確認しておきましょう。オフィス移転が決まった際には、移転における目標・ゴール設定や現場調査、新たな移転先オフィスの選定を行う必要があります。
会議室は何部屋必要で、PCや複合機などの設備は何台置くのか、レイアウトはどうするのかなども整理し、新たなオフィスを構築していく計画を立てておきましょう。
スケジューリングのほかに、概算コストの算出・調整、工事業者との契約も必要。これらを済ませたら、施工管理や引っ越し準備、社員への説明会を実施します。最後に、法務局や税務署などへの届け出を提出し、入居前の最終的な施主検査を行い、オフィスの移転完了です。

オフィス移転の際には、旧オフィスの解約手続き、インターネットや電話回線などの変更手続き、会社の銀行口座・クレジットカード会社に登録している内容の変更手続きが必要。ほかにも、取引先への住所変更の連絡などもあります。
さらに、年金事務所への住所変更の届け出、労働基準監督署への「労働保険名称・所在地等変更届」の提出、法務局への「本店移転登記申請書」あるいは「支店移転登記申請書」の提出、税務署への「異動届出書」「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書」の提出など、各機関へ多数の届け出を提出しなければならないため、忘れずに行いましょう。
都道府県税事務所には「事業開始等申告書」を、ハローワークには「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出する必要があります。

最後に、オフィス移転を行う際のポイントを確認しておきましょう。オフィス移転を行う際には、なぜオフィスを移転しなければならないのか、どのようなオフィスにしたいのかなど、目的や要望をきちんと整理しておくことが重要。なぜなら、目的や要望によって、移転先の選び方が大きく変わるからです。
また、オフィス移転を業者に依頼する際には、実績や見積もり対応のスムーズさ・正確さ、アフターフォローの充実度などに注意して慎重に選びましょう。とくに見積もりは重要なポイントで、見積もりが曖昧な会社には注意しなければなりません。あとから追加費用が続々と発生し、結果的には料金が膨れ上がる可能性があります。トラブルを防ぐためにも、複数社に見積もりをとった上で、きちんと比較してから依頼しましょう。

今回は、オフィス移転を行う際のスケジュールや費用相場、気をつけておきたいポイントについてご紹介しました。オフィス移転にはさまざまな業務が発生するため、自社だけで対応するとなると非常に手間がかかってしまいます。各業者への手配ややりとりなどの負担が大きいとお悩みの場合には、オフィス移転業者などにまとめて任せるのもひとつの手段でしょう。

自社にノウハウがなくとも、オフィス移転を得意とする会社であれば、安心して依頼できるでしょう。アイミツではご要望を伺った上で、条件に合うオフィスデザイン会社を無料で複数社ご紹介可能です。会社選びでお困りの方は、お気軽にご相談ください。

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