OA機器を発注するコツと注意点｜失敗しない選び方・確認ポイント

コピー機・複合機、ビジネスフォン、シュレッダーなどのOA機器を発注したいと考えていても、「どの機器を選べばよいのか」「自社に合うスペックはどれか」「想定外のコストがかからないか」と不安に感じる企業は少なくありません。

OA機器は、必要な機能や利用台数を整理しないまま発注すると、使いにくい機器を選んでしまうだけでなく、オーバースペックによるコスト増加や、保守・サポート面での不便につながることがあります。初期費用だけでなく、月額料金、保守費用、消耗品費、設置・設定費用、契約条件まで含めて確認しておくことが大切です。

本記事では、OA機器の発注で失敗しやすい理由から、発注前に整理すべきコツ、見積もり・契約・保守対応で注意したいポイント、複数社を比較する際の確認事項、発注後の進め方までを解説します。

OA機器の発注では、機器の価格や月額料金だけに目が向きがちですが、必要な機能の整理不足や保守・消耗品費・契約条件の確認不足が原因で失敗するケースも少なくありません。まずは、OA機器の発注で起こりやすい失敗理由を確認しておきましょう。

OA機器の発注でよくある失敗理由の一つが、必要な機能や利用条件を整理しないまま依頼してしまうことです。

例えば、コピー機・複合機を導入する場合でも、カラー印刷が必要なのか、両面印刷やスキャン機能を使うのか、FAX機能が必要なのかによって選ぶべき機種は変わります。ビジネスフォンであれば、同時通話数や拠点数、スマートフォン連携の有無なども確認が必要です。

利用目的が曖昧なまま発注すると、必要な機能が不足して業務に支障が出るだけでなく、使わない機能まで備えた高額な機器を選んでしまう可能性があります。発注前には、利用する部署、利用人数、月間の使用量、必要な機能、設置場所、既存機器の課題を整理しておきましょう。

OA機器を選ぶ際に、初期費用や月額料金の安さだけで判断するのも注意が必要です。

導入費用が安くても、印刷速度が遅い、耐久性が低い、操作性が悪い、故障時の対応が遅いといった問題があると、結果的に業務効率が下がってしまいます。また、保守契約の内容が不十分な場合、修理費や部品交換費が別途発生し、想定以上のコストになることもあります。

OA機器は導入後の運用期間が長くなりやすいため、初期費用だけでなく、機器の性能、保守内容、サポート体制、消耗品費、契約期間中の総額まで含めて総合的に判断しましょう。

OA機器は、自社の業務内容や利用人数に合ったものを選ぶ必要があります。利用人数や使用頻度に対してスペックが不足していると、業務効率が低下するだけでなく、機器への負荷が高まり、故障につながる可能性があります。

例えば、印刷枚数が多いオフィスで小型の複合機を選ぶと、印刷速度や給紙容量が足りず、業務が滞ることがあります。一方で、利用頻度が低いにもかかわらず高機能な機種を導入すると、オーバースペックとなり、月額料金や保守費用が無駄になりやすくなります。

発注前には以下を整理し、自社に合うスペックを選びましょう。

OA機器は使用中に故障やトラブルが発生する可能性があるため、導入後のサポート体制も重要です。

例えば、複合機が故障して印刷やスキャンができなくなると、請求書や契約書の作成、社内資料の出力などに影響が出る場合があります。ビジネスフォンに不具合が起きれば、顧客対応や社内連絡に支障が出ることもあります。

故障時にどのくらいの時間で対応してもらえるのか、電話や訪問サポートがあるのか、代替機の手配が可能かなどを事前に確認しておきましょう。

必要な機能や利用条件を具体的に整理しておくことで、自社に合った機器や契約内容を提案してもらいやすくなります。ここでは、OA機器を発注する前に押さえておきたいコツを紹介します。

OA機器は種類によって確認すべき機能やスペックが異なります。まずは、自社の業務で必要な機能を整理しておきましょう。

目的が明確であれば、業者も自社に合った機器を提案しやすくなります。反対に、「とりあえず複合機がほしい」といった曖昧な依頼では、必要以上に高機能な機器や、業務に合わない機器を提案される可能性があります。

OA機器を選ぶ際は、利用人数や使用頻度、設置場所を整理しておきましょう。

例えば、複合機の場合、利用人数が多く印刷枚数も多いオフィスでは、印刷速度や給紙容量、耐久性の高い機種が向いています。反対に、少人数のオフィスで使用頻度が低い場合は、コンパクトで必要最低限の機能を備えた機種でも十分な場合があります。

また、設置場所の広さや電源の位置、ネットワーク環境、搬入経路も確認が必要です。大型機器の場合、エレベーターや通路の幅によって搬入できないケースもあるため、事前に確認しておきましょう。

OA機器は、多機能であるほど便利に見えますが、すべての機能が自社に必要とは限りません。発注前に、必要なスペックと不要な機能を切り分けておきましょう。

例えば、カラー印刷をほとんど使わない場合は、モノクロ中心の機種で十分なことがあります。FAXを使わない企業であれば、FAX機能なしの機種を選ぶことで費用を抑えられる場合もあります。

一方で、セキュリティ機能やクラウド連携、遠隔保守など、業務効率や情報管理に関わる機能は必要に応じて検討しておきたいポイントです。コストを抑えるだけでなく、業務に必要な機能を精査しましょう。

OA機器を発注する際は、予算と希望納期をあらかじめ伝えておきましょう。

OA機器の費用は、機器本体の価格だけでなく、リース料、保守費、消耗品費、設置費、初期設定費などによって変わります。予算の目安を共有しておくことで、業者側も現実的な提案をしやすくなります。

また、オフィス移転や新拠点の開設、既存機器の入れ替え、現在利用しているリース契約の満了など、導入時期が決まっている場合は早めに相談しましょう。機器の在庫状況や搬入・設置スケジュールによっては、希望日に間に合わないこともあります。

OA機器を発注する際は、複数社から見積もりを取り、提案内容や対応範囲を比較しましょう。1社だけでは、価格や契約条件が適正か判断しにくいためです。

比較する際は、金額だけでなく、見積もりに何が含まれているかまで確認しましょう。

同じ機器でも、保守契約やカウンター料金、サポート体制によって総額が変わる場合があります。複数社を比較することで、自社の利用条件に合う業者を見極めやすくなります。

OA機器会社を選ぶ際は、導入実績や業種ごとの対応経験も確認しましょう。オフィスの規模や業種によって、必要な機器や設定内容は異なります。

例えば、医療機関や士業、教育機関などでは、個人情報を扱う機会が多いため、セキュリティ機能やアクセス制限が重要になる場合があります。コールセンターや営業拠点では、ビジネスフォンの通話機能や録音機能が重視されることもあります。

自社と近い業種・規模での導入実績がある会社であれば、業務に合った機器や運用方法を提案してもらいやすくなります。発注先を選ぶ際は、取り扱いメーカーの多さだけでなく、同業種への導入実績や導入後のサポート体制も確認しましょう。

OA機器の発注では、契約内容や保守条件を確認しないまま進めると、後からトラブルになることがあります。ここでは、発注時に特に確認しておきたい注意点を解説します。

OA機器の見積もりでは、どの費用が含まれているのかを必ず確認しましょう。

主な費用には、機器本体の費用、リース料、レンタル料、設置費、搬入費、初期設定費、ネットワーク設定費、保守費、消耗品費などがあります。見積もりに含まれていない項目があると、導入時や運用開始後に追加費用が発生する可能性があります。

例えば、搬入経路が複雑な場合や、既存機器の撤去が必要な場合、ネットワーク設定や配線工事が必要な場合は、別途費用がかかることがあります。見積もり金額だけで判断せず、費用の内訳と追加費用の条件を確認しておきましょう。

OA機器の導入方法は、購入・リース・レンタルのいずれを選ぶかによって、初期費用や月額料金、契約期間、保守内容が変わります。特に、リースとレンタルは混同しやすいため、主な違いを確認しておきましょう。

リースは、初期費用を抑えて最新機器を導入しやすい一方で、原則として途中解約が難しい場合があります。長期利用を前提とするオフィスでは選択肢になりやすいものの、契約期間中の総額や更新条件を確認しておく必要があります。

レンタルは、短期間だけOA機器を使いたい場合や、イベント・仮設事務所・一時的な増員時に向いています。ただし、選べる機種が限られることや、長期利用では割高になることもあるため注意しましょう。

購入は、初期費用が高くなりやすい一方で、自社資産として長期的に利用できます。機器を長く使いたい場合や、契約期間に縛られたくない場合に向いています。ただし、修理費や買い替え費用、保守契約の有無は別途確認が必要です。

リースを検討している方は、「リースにおすすめのOA機器会社」をまとめた記事も参考にしてください。

OA機器は業務で日常的に使用するため、故障時の対応体制が重要です。保守契約の内容を確認し、どこまで対応してもらえるのかを把握しておきましょう。

例えば、修理費や部品代が保守契約に含まれるのか、訪問対応があるのか、電話・リモートサポートに対応しているのかを確認します。あわせて、消耗品交換や利用者側の過失による故障、移設時の対応など、保守対象外になる条件も確認しておきましょう。

複合機やビジネスフォンが使えなくなると、業務への影響が大きくなります。故障時の連絡先、対応までの目安時間、代替機の有無なども事前に確認しておきましょう。

OA機器は、導入時の費用だけでなく、運用中のランニングコストも重要です。

複合機であれば、印刷枚数に応じたカウンター料金、トナー代、用紙代、部品交換費などが発生します。カウンター料金とは、コピー機・複合機で印刷やコピーをした枚数に応じて発生する料金です。モノクロとカラーで単価が異なることが多いため、月間の印刷枚数をもとに費用を試算しておきましょう。

シュレッダーであれば、メンテナンス費や交換部品の費用がかかる場合があります。ビジネスフォンでは、回線費用や保守費用、オプション機能の月額料金が必要になることもあります。

初期費用が安くても、月額料金や消耗品費が高いと、長期的には割高になる可能性があります。発注前に、月々の費用と契約期間中の総額を確認しておきましょう。

OA機器をスムーズに導入するには、納期や搬入・設置・初期設定の範囲を確認しておく必要があります。

例えば、複合機を導入する場合、設置だけでなく、パソコンとの接続設定、ネットワーク設定、スキャンフォルダの設定、FAX設定などが必要になることがあります。ビジネスフォンでは、電話回線や内線設定、転送設定などが必要です。

どこまで業者が対応し、どこから自社で対応する必要があるのかを明確にしておきましょう。既存機器の撤去や返却、データ消去、廃棄手続きが必要な場合は、その対応範囲も確認が必要です。また、搬入経路や設置スペース、電源、ネットワーク環境を事前に確認しておくことで、当日のトラブルを防ぎやすくなります。

リースやレンタルでOA機器を導入する場合は、契約期間や中途解約、更新条件を必ず確認しましょう。

リース契約では、契約期間中の中途解約が原則できない、または解約時に残債の支払いが必要になる場合があります。レンタル契約でも、最低利用期間や解約手数料が設定されていることがあります。

また、契約満了後に自動更新されるのか、返却・入れ替え・再契約が必要なのかも契約前に確認が必要です。自動更新の停止期限が定められている場合もあるため、契約書の更新条項まで確認しておきましょう。

OA機器は、導入前後の準備や社内運用の整備が不十分だと、十分に活用されないまま運用が定着しない可能性があります。ここでは、発注後にスムーズに進めるためのポイントを紹介します。

発注後は、設置日や搬入経路、初期設定の内容を早めに確認しましょう。

大型の複合機やシュレッダーを導入する場合、エレベーターや通路、入口の幅によって搬入方法が変わることがあります。階段での搬入や特殊作業が必要な場合は、追加費用や時間がかかる可能性もあります。

また、ネットワーク設定やパソコンとの接続設定、ユーザー登録、セキュリティ設定など、導入時に必要な作業も事前に整理しておくことが大切です。業者と作業範囲をすり合わせておけば、導入当日の混乱を防ぎやすくなります。

OA機器を導入した後は、社内での利用ルールや管理担当者を決めておきましょう。

例えば、複合機であれば、カラー印刷の利用ルール、印刷枚数の管理、機密書類の出力ルール、消耗品の補充方法などを決めておくと運用しやすくなります。ビジネスフォンであれば、転送設定や留守番電話の管理、通話録音データの扱いなども確認が必要です。

管理担当者を決めておくことで、故障時の問い合わせや消耗品の発注、利用状況の確認がスムーズになります。

OA機器の導入後に不具合や操作上の疑問があれば、早めに業者へ共有しましょう。

導入直後は、設定ミスや操作方法の理解不足により、うまく使えないケースがあります。例えば、スキャンデータが指定フォルダに保存されない、印刷設定が反映されない、電話転送がうまく動作しないといったトラブルが起こることがあります。

不具合などの問題を放置すると、社内で使われなくなったり、業務効率が下がったりする可能性があります。導入後のサポート期間や問い合わせ窓口を活用し、問題を早めに解消することが大切です。

OA機器の発注では、事前の整理状況によって導入後の使いやすさやコストが大きく変わります。発注後に機能不足や想定外の費用、保守対応の不満で後悔しないために、以下の項目を確認しましょう。

これらのポイントを事前に整理しておくことで、OA機器会社との認識のズレや契約後のトラブルを防ぎやすくなります。自社の利用目的や業務内容、社内体制を整えることが、適切な機器選びとスムーズな導入につながります。導入前の確認リストとして活用してください。

OA機器の発注を成功させるには、自社の利用目的や業務内容に合った機器と、信頼できる業者を選ぶことが重要です。しかし、OA機器会社は数多くあり、取り扱う機器や保守内容、契約条件、費用体系も会社によって異なります。自社だけで比較検討するには、時間と手間がかかることも少なくありません。

PRONIアイミツでは、豊富なOA機器会社の情報をもとに、企業のニーズに合った発注先選びをサポートしています。導入したい機器の種類、利用人数、予算、希望納期、保守体制などの条件を整理したうえで複数社を比較できるため、自社に合う会社を効率的に探すことが可能です。

OA機器会社選びで迷っている方は、ぜひPRONIアイミツにご相談ください。