内容証明とは｜書き方・効力・注意点を徹底解説！【2024年最新版】

事業を行う中では、取引先や顧客などに対して未払金督促や損害賠償請求、契約解除通知といった法的要件を伝えなければならない場面に直面することも少なくありません。そうした際に明確かつスムーズに要件を伝える手段として用いられているのが「内容証明（内容証明郵便）」です。
この記事では内容証明の概要や効力、活用シーンにくわえて、書き方や送付の手順、おすすめの依頼先について一挙に解説していきます。内容証明の活用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

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内容証明とは、相手へ送付する文書と同内容の書面（謄本）を差出人と郵便局が保管することで「いつ・誰が・誰に・どんな文書を送ったのか」を公的に証明する制度のことです。法人・個人いずれも利用することができます。
内容証明はあくまでも文書の内容を証明するものであり、法的な正当性を主張する効力・拘束力はともなわないものの、「法的措置へ進む前段階」とされていることからその意思を伝える方法として活用されています。中には裁判における証拠として用いられるケースもあるようです。

内容証明には、主に以下の効力があります。
・証拠の証明
「いつ・誰に・どんな文書を送ったのか」「相手が受け取ったのか」を証明できるため、証拠としての活用が可能です。裁判に発展した際に用いられることもあります。
・心理的プレッシャーを与えられる
法的措置の前段階である意思を示す文書を内容証明として送付して相手へ心理的なプレッシャーを与え、要求に応じる可能性の向上を図ることができます。
・時効中断事由の催告
時効を迎えた債権は消滅し権利行使ができなくなるため、相手方へ催告し時効までの期間を延長する必要があります。内容証明で催告することによって、その事実の証明が可能です。
・確定日付の獲得
債権譲渡やそれに関する承諾などの際には、第三者に対して権利を主張するための確定日付が必要です。内容証明には郵便局によって日付が押印されるため、確定日付を獲得することができます。

内容証明の実際の活用場面としてあげられるのは、
・未払金の督促状を送るとき
・商品の引渡請求時
・契約の解除通知を送るとき
・損害賠償や慰謝料の請求を送るとき
などです。ここからは、それぞれの活用場面について詳しく解説していきます。

事業を行う中では未払金（売掛金）が発生することも多くあります。未払金は場合によっては自社のキャッシュフロー悪化の要因となり、放置すると対処が困難になっていくため早い段階で毅然とした姿勢を示すことが重要です。
内容証明は未払金の事実を証拠として証明するだけでなく、法的措置の意思を示す効果があるため取引先や顧客に対する未払金の督促に適した方法だと言えます。未払金は蓄積されるほど大きなトラブルに発展する危険性があるので、小額の段階で対処しておくことをおすすめします。

「代金を支払ったにも関わらず、購入した商品が一向に引き渡されない」という場合にも、内容証明は有効な手段です。内容証明は証拠の証明としてだけでなく、相手へ心理的なプレッシャーを与えられるという効果も期待できるため、売買契約に関する債務不履行の事実と商品引き渡しの要求、また引き渡されなかった場合の契約解除の意思を伝えるのに適しています。
なお、商品引き渡し請求に内容証明を活用する際には、迅速な対応を促すためにも「引き渡し期限」を記載しておくのがポイントです。

強引なセールスによって契約してしまった商品・サービスに対するクーリングオフ制度を利用する際には、契約解除の意思を書面で通知する必要があります。内容証明は「契約解除の意思を伝えたこと」「正しい節付きで契約解除を行った事実を証拠として残せる」ため、契約解除の通知にも適した方法です。
普通郵便などによる通知では反故にされる可能性が高いものの、内容証明を用いれば「日時」と「事実」「証拠」を証明できるため契約解除・返金の確度向上につなげることができるでしょう。

法的な証拠になると同時に相手へプレッシャーを与えるという効果を持つ内容証明は、損害賠償や慰謝料の請求にも用いられています。この場合は対応を促すために「支払いに応じなければ法的措置も辞さない」旨を記すのが一般的。内容証明には法的な強制力はないものの、記載内容や心理的なプレッシャーによって支払いの可能性を高めることができます。
内容証明の効力をさらに強くしたいという場合には、弁護士や行政書士へ依頼し「専門家の氏名・職印入りの内容証明」とするのがおすすめです。

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内容証明の作成にあたっては用紙の指定はなく、ルールに沿って記載されていれば市販の内容証明書や原稿用紙、プリント用紙などどんな用紙であっても問題はありません。ただし、内容証明は「相手への送付用」と「郵便局での保管用」「自身の保管用」の3部を用意する必要があるため、最小限の手間で作成したいのであれば複写用紙を使用するのがおすすめです。

内容証明を作成する際には、どのようなルールがあるのでしょうか。内容証明は字数や行数といった書式に沿って記載していく必要があるため、ルールを理解した上で作成を進めましょう。
＜書式のルール＞
・縦書きの場合
1行20文字・1枚26行以内
・横書きの場合
パターン1：1行13文字・1枚40行以内
パターン2：1行20文字・1枚26行以内
パターン3：1行26文字・1枚20行以内
※e内容証明（電子内容証明）の場合は1枚につき1,584文字が目安
＜一般的な記載事項＞
・表題
・通知内容
・日付
・相手の住所、法人名、代表者氏名
・自社の住所、法人名、代表者氏名

内容証明の送付方法は、当然ながら普通郵便などとは異なります。やや複雑な手順となっているため、内容証明の活用を検討している場合は一連の流れを把握しておくことが大切です。
①送付方法の選択と内容証明３部を準備
②郵便3部の社名横に法人印を捺印
③封筒に相手の住所と氏名（社名）と自社の住所と氏名（社名）を記載
④郵便局で発送
ここからは、内容証明の送付手順を詳しく解説していきます。

内容証明には「文書の内容を郵便局が証明する」という性質から、送付にあたっては「相手に送付する書面」と「郵便局が保管する書面」「差し出し人が控えとして保管する書面」の3部が必要となります。
作成方法は手書きで用紙に記入するほか、パソコンやスマートフォンなどで作成した文書を印刷する方法、e内容証明（電子内容証明郵便）を利用する方法の3種類から自由に選択が可能。e内容証明はWordで作成した文書データをアップロードすると郵便局が印刷・照合・封入を行うサービスです。時間や手間を抑えたいという場合は、e内容証明もしくはパソコン・スマートフォンでの作成をおすすめします。

作成方法が決まったら、内容証明の書式に沿って文書を作成します。同じ内容の文書が3部必要となるため、複写用紙を使用していない場合はコピー、パソコン・スマートフォンで作成した場合は3部印刷してください。内容が1枚におさまらない場合はホチキスでまとめ、ページの境目に割印を押します。
なお、法的に必須ではありませんが、内容証明を送付する際には書面に記載した自社名（差出人名）の横に法人印（実印・認印）を押印して意思表示するのが一般的です。

内容証明の送付にあたっては封筒のサイズ・種類に指定はないため、通常の郵便物を発送する際と同様のもので問題ありません。封筒の表面には「相手方の住所・法人名・代表者氏名」、裏面には「差し出し人の住所・法人名・代表者氏名」を記載します。
この際には表面・裏面ともに内容証明文中の「通知人欄・非通知人欄」と同様に記載する必要があります。「内容証明在中」「親展」など脇付の記載も自由ですが、相手にわかりやすくするためには「内容証明在中」と記載することをおすすめします。

内容証明の文書を作成したら、郵便局から発送します。内容証明はすべての郵便局が取り扱っているものではないため、対応している郵便局を事前に調査しておきましょう。郵便局を訪れる際には訂正に備えて印鑑を持参の上、窓口で「内容証明を発送したい」と伝えれば手続きを進められます。「配達証明」の利用有無を問われるので、特段理由がない場合は利用しましょう。
内容証明の送付にあたっては、一般書留の加算料金435円にくわえて内容証明の加算料金として1枚あたり440円、配達証明の加算料金320円が必要となります。発送時には3部作成したうちの1部が差し出し人控えとして受け渡されるため、大切に保管してください。

内容証明を送付しても、何かしらの理由で返送されてくることがあります。返送の主な理由としては「受取拒否」と「保管期間経過」「宛所に尋ね当たらず・転居先不明」の3つがあげられます。返送された場合には適切な対処が求められるため、それぞれの理由について把握しておくとともに「どのケースに該当するのか」を確認することが大切です。ここからは、内容証明が返送理由について詳しく解説していきます。

内容証明は郵便局の配達員から受取人に手渡しされるものですが、相手が受け取りを拒否した場合は差し出し人へ返送されます。受け取りを拒否されても「相手方へ意思を表示した」旨は認められる傾向にあるため、意思表示を目的としている場合は大きな問題ではありません。
ただし、法的措置に発展した際に差し出し人の意思表示が「相手に到達したか否か」を判断するのはあくまでも裁判所です。記載内容を必ず相手に確認させる必要がある場合や、極めて重要な内容である場合は内容証明の再送付や訴訟提起といった対策が必要となります。

内容証明は「一般書留」扱いで送付されるため、配達は原則手渡しとなっています。配達員が相手先を訪問した際に不在だった場合は不在票がポストへ投函され、7日間郵便局で保管されることとなります。この期間中に相手が受け取っていなかったときは再配達されますが、その際も不在ならば保管期間経過として差し出し人へ返送されます。
相手に確実に内容証明を届けたいという場合は、再発送などの対策も視野に入れた上で作業を進めることが重要です。

内容証明に記載の住所に相手が居住していない場合には、封筒に「宛所に尋ね当たらず」と記載されて差し出し人へ返送されてきます。また、以前は相手が宛先住所に居住していたものの、転居届を提出せずに引っ越してしまった場合には「転居先不明」と記載されたものが返送されます。
相手方の住所が不明であることを理由に内容証明が返送されてきた場合は、戸籍謄本や住民票などから正確な現住所を調査して内容証明を再送するというのが基本的な対応です。

内容証明はあくまでも郵便物の一種であるため、書式と規則、手順を守れば自身で作成・送付しても問題ありません。しかし法律の知識を持たない人が「相手に心理的なプレッシャーを与えられる」内容証明を作成するのは容易ではなく、相手に軽視・無視される可能性があります。より確実に目的を果たすためには、行政書士や弁護士といった専門家に氏名・職印入りの文書を作成してもらうのが一般的です。
内容証明の作成を依頼する際の費用の相場は行政書士が約2万円、弁護士に依頼する場合は約5万円と大きな開きがあります。行政書士の対応範囲は文書作成のみの一方で、弁護士には代理人としての示談交渉・訴訟手続きも依頼できますが、交渉や裁判を前提としない内容証明の作成なら行政書士への依頼がおすすめと言えるでしょう。

この記事では、内容証明の概要や活用場面、送付手順などを解説してきました。内容証明は自力で作成することも決して風可能ではありませんが、相手に軽視・無視される可能性があるのも事実です。相手に心理的なプレッシャーを与えて対応を促したいのなら、法的文書作成の専門家である行政書士へ作成を依頼するとよいでしょう。
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