イベント企画とは｜企画書のポイントやアイデアの考え方を紹介【2024年最新版】

イベント企画は高い集客効果が見込めるものの、どこから手をつけて良いかわからないという人は少なくありません。適切な企画プロセスや成功事例を事前に知っておくことで、プロジェクトを最大限有効活用できます。今回はイベント企画を実施したいがやり方がわからないという方に向けて、具体的な成功事例をご紹介し、新たな企画立案につながるきっかけをご提供します。

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イベント企画を考える際、まずは以下のコツをイメージしたアイデアのブラッシュアップを心がけましょう。

まずは、イベントの目的を具体的に定めることです。そのイベントのコンセプトは何なのか、どんなテーマに基づいてイベントが進行するのか、参加者にどのような体験を提供するのかをしっかりと固めることが大切です。イベントの目的がはっきり固まっていないと、ただやりたいことを散発的に繰り返すだけのまとまりのないものとなり、参加者の記憶に残る有意義なイベントとして満足してもらうことはできません。イベント企画段階の初めから、綿密にイベントのプランを決める必要はありません。イベントをまとまりのあるものとするため、イベントの方向性を固め、簡潔に紹介でき、理解を得やすいプランを考えておきましょう。

イベントの企画立案において重要なのは、ターゲットやペルソナに合わせた企画の考案です。あらかじめターゲットが決まっているイベントを企画する場合は、彼らのニーズに合わせて、満足度の高いイベントを考えることが大切です。ターゲットやペルソナを丁寧に固め、彼らの求めるコンテンツや、必要としているイベントはどんなものか、ということを考え抜くことが大切です。

イベントに訪れる人は、皆何らかのベネフィット、つまり自分にとっての利益を求めて参加を決定します。イベントを企画する際は、その企画が来場者にもたらすベネフィットは何なのか？ということが明確であることが大切です。「このイベントには足を運びたい」と感じる人気企画の多くは、参加者に与えるベネフィットが明らかです。著名人の登壇イベントや、専門家との相談会など、具体的な収穫が想起できるコンテンツを用意しています。イベント開催によって開催者が利益を得るだけでなく、参加者にも利益をもたらすことが大切です。

イベントに足を運んでもらう上ではイベントタイトルにもこだわる必要があります。ここまでの過程で創出した、イベントのコンセプトやターゲットとする参加者層、そして参加者に与えられるベネフィットが端的に伝わる、わかりやすいタイトルづけが必要です。イベントタイトルがはっきりわからないと、それを見たターゲットが「結局何のイベントなのか？」という疑問が解消できないため、来場につなげることが難しくなります。タイトルを見た瞬間に理解でき、イベントの詳細を読み込もうという気持ちになるタイトル設定が大切です。

イベント企画における定番ですが、その時々の季節や時流に沿ったイベントの開催がベターです。消費者向けのイベントであれば、クリスマスや正月、ハロウィンといったシーズンイベントは典型的でわかりやすいテーマです。1〜４月ごろは就職活動シーズンであるため、就活生向けのイベントはもちろん、これから就活を控えている1〜3年生の大学生向けイベントの開催も盛んに行われます。また、ただシーズンらしさをタイトルに盛り込むだけでなく、具体的なイベント内容にも季節性を絡ませることも大切です。「これは今しか体験できないな」と感じてもらうことによって、強力な訴求力をもたらします。

無事にイベント企画をやり遂げた後は、開催したイベントについてのフィードバックや振り返りの時間をしっかり設けることも大切です。特にイベント企画に慣れていない会社が、今後も定期的にイベントを企画する場合には、これまでの経験を活かしてより良いものを作っていくことができるよう、改善点を話し合うことが大切です。イベントを実際に開催することで、参加者からアンケートやフィードバックを受けることができたり、現場で見えてきた改善点に気付けたりします。開催当初は思いもしなかったトラブルに、今後どのように対処していくかを話し合い、次回のイベント企画に活かしましょう。イベントは頻繁に行えるものではありませんが、ペースは遅くともPDCAのサイクルを意識することが大切です。

イベントの企画書作成においては、6W2Hを念頭に置くことが大切です。6W2Hは、「Why（なぜイベントを開催するのか）」「Who（誰がイベントを開催するのか、責任者は？）」「Whom（誰に参加してもらうのか）」「What（何をしてイベントに来てもらうのか）」「When（いつイベントを開催するのか）」「Where（どこで開催するのか、どこが最適な場所なのか）」「How（どうやってイベントを進行するか）」「How much（予算はどれくらいか）」をまとめたものです。自身の企画書を見直し、それぞれの要件がきっちりと紹介できているか、明確な数字も提示できるようになっているかを確認し、イベントを成功に導きましょう。

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ここでは、具体的なイベント企画の成功事例について、イベントのジャンルごとに確認していきましょう。

地域イベントは、地域活性化を促進するためのまちおこしイベント全般を指す言葉です。近年は地方創生の熱も高まっており、各地で独自にイベントが開催されたり、地域同士でコンペを開くような案も採用されています。一般財団法人地域活性化センターが開催した「ふるさとイベント大賞」（※）は、日本各地で開かれているユニークなイベント同士を評価し、優れたイベントを開いた地域を表彰するという企画を展開しています。一地域のイベントやまちおこしにとどまらない、日本全国がお互いに連携し合い、競争できるようなイベントを展開することで、さらに優れた企画の登場を促進する取り組みです。このような地域イベントにおいては、外部の企画会社に協力を依頼する自治体も少なくありません。
以下では、地域イベントに強いイベント企画会社をご紹介しています。
地域活性・まちおこしイベントに強いイベント企画会社一覧

※参考：一般財団法人 地域活性化センター「ふるさとイベント大賞」https://www.jcrd.jp/publications/furusatoevent/

ホテルイベントは、宿泊施設を主体とした集客促進のためのイベントの総称です。インバウンド需要が低下していることで、客足が遠のいている観光業界ですが、積極的にイベントを開催し、国内需要を喚起することで、需要増加を見込もうというのが狙いです。低迷する集客を特別料金プランでの提供によって取り戻す動きが全国各地で活性化しています。
ホテル業界に強い案を持っているイベント企画会社については、以下のページでまとめています。
ホテル・宴会場・カフェ・飲食店向けイベント企画会社一覧

ファンイベントは、その会社や製品のファン向けに開催されるイベントで、さらなるファンとの関係強化や、需要の換気を促すことができるイベント企画です。ファンベースで顧客を獲得できれば、根強く自社製品を愛用してもらうことができるため強力な味方となります。食品メーカーのカゴメはファンベースの顧客を獲得している代表的な企業で、同社の主力商品であるケチャップをテーマにしたイベントをいくつも開催してきました。2021年に開催された「ナポリタンスタジアム2021　日本一のナポリタン決定戦」（※）では、全国からレストランが参加し、カゴメのケチャップを使ったナポリタンレシピのベストを決め、需要を促進しました。
ファンイベント案に優れるイベント企画会社は、以下でご紹介しています。
交流会に強いイベント企画会社一覧

※参考：カゴメ株式会社「ナポリタンスタジアム2021」https://www.kagome.co.jp/campaign/neapolitan2021/naposta/

トークイベントは、著名人や経営者をゲストとして招聘し、彼らに登壇してもらうことで集客を促す手法です。ゲストスピーカーのファンが参加してくれるケースが多く、ターゲットに沿ったゲストを招くことで、自社のプロダクトにも興味を持ってもらうことができます。神戸市では新進気鋭の経営者をゲストに招き、企業とクリエイターの協業について語ってもらい、ビジネスを活性化する案を展開しています。（※）
トークイベントに強いイベント企画会社は、以下のページから確認できます。
トークイベント企画に強いイベント企画会社一覧

※参考：神戸市　経済観光局経済政策課　「企業とクリエイターの協業を促進するトークイベントをMakuakeと共催―クリエイターとの協業で最大化を図る！クラウドファンディングの成功事例―」https://www.city.kobe.lg.jp/a31812/press/841294804828.html

オンラインイベントは、トークイベントやファンイベントをオンライン上で開催し、Web上から集客を促進する企画です。参加者は場所にとらわれることなくイベントに参加ができるため、遠方の人向けにアプローチがしたい場合には有効な企画です。株式会社Ｊストリームの導入事例ページによると（※1）の合成紙を扱うユポ・コーポレーション（※2）では、顧客向けの製品紹介オンラインイベントを開催し、国内外を問わず多数の参加者を集客する案を実現しました。オンラインイベントならば、従来では得られなかった販路の拡大も実現できます。
オンラインイベントに強いイベント企画会社は、以下のページから確認できます。
オンラインイベントにおすすめのイベント企画会社5選！費用や選び方も解説

※1 参考：株式会社Ｊストリーム　導入事例　https://www.stream.co.jp/casestudy/case-14340/
※2 参考：株式会社ユポ・コーポレーション　https://japan.yupo.com/

イベント企画は、未経験者が一から全てを考案し、セッティングすることは難しいため、基本のプロセスを把握し、成功事例も踏まえた上で、丁寧に企画を固めていくことが大切です。アイミツでは、あなたの会社の業界やニーズに最適なイベント企画会社を独自にピックアップしてご紹介し、イベント企画の成功を実現するサポートを提供しています。イベント企画にお悩みの際にはお気軽にご相談ください。

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