年末調整に使用する印鑑について徹底解説【2024年最新版】

従業員の所得税の過不足を精算するため、毎年行われるのが年末調整です。さまざまな書類を作成し税務署長などに提出しなければならず、書類の準備に多くの手間と時間がかかることもめずらしくありません。また、押印が必要とされている書類もあるため、書類提出時には注意が必要です。

そこで今回は、年末調整に使用する印鑑について徹底解説。年末調整の各書類のなかで押印が必要なものはどれか、印鑑の種類については制限があるのかなどを細かく紹介していくので、年末調整書類の作成について知りたい方はぜひ参考になさってください。

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これまで年末調整で提出する書類の多くに押印が必要とされていましたが、2021年度の税制改正によって押印する必要のない書類が大幅に増えることとなりました。2021年4月1日以降に行われている年末調整に関しては、以下の書類における押印が必要ありません。

・給与所得者の扶養控除等申告書
・従たる給与についての扶養控除等申告書
・給与所得者の基礎控除申告書
・給与所得者の配偶者控除等申告書
・給与所得者の保険料控除申告書
・給与所得者の住宅借入金等を有する場合の所得税額の特別控除申告書
・退職所得の受給に関する申告書
・所得金額調整控除申告書
・公的年金等の受給者の扶養親族等申告書

先に述べているとおり、給与所得者の扶養控除等申告書や所得金額調整控除申告書などといった税務署長等に提出する書類の多くが押印不要となりました。「代理人に提出を依頼している場合はどうなる？」と心配な方もいるかもしれませんが、委任状なども押印は要りません。

しかし、押印が必要とされている書類もいくつかあるため、その点についておさえておかなければ書類の不備とされ提出できなくなってしまいます。以下の2つの書類に関しては注意しておきましょう。

年末調整では、担保提供に関連する書類、ならびに物納手続関係書類を提出する際には、実印による押印や印鑑証明書の添付が要求される場合があるため注意が必要です。具体的には、以下の場合において押印や印鑑証明書などの提出が必要とされています。

・納税の猶予申請などを行う際、土地などを担保として提供する、あるいは第三者によって納税保証が行われる場合
・徴収の猶予申請を行う際、土地など担保として提供する、あるいは第三者によって納税保証が行われる場合
・換価の猶予申請などを行う際、土地など担保として提供する、あるいは第三者によって納税保証が行われる場合
・相続税や贈与税の延期申請を行う際、土地など担保として提供する、あるいは第三者によって納税保証が行われる場合
・相続税の物納申請を行う際、土地などを物納として充てる場合

簡単にまとめると、担保を提供する本人の真意を確認しなければならない場合や、財産の所有権移転登記手続きを行うにあたって嘱託しなければならない場合などに押印や印鑑証明が必要となると言えるでしょう。

年末調整においては財産の分割協議に関連する書類についても押印が必要とされているため注意が必要です。
相続税、あるいは贈与税に関する特例が適用されるために必要な書類の場合、税制改正後も変わらず押印が必須とされています。具体的には以下の書類で押印が必要とされているので、おさえておきましょう。

・配偶者に対する相続税額の軽減
・個人の事業用資産についての相続税の納税猶予及び免除
・非上場株式等についての相続税の納税猶予及び免除
・非上場株式等についての相続税の納税猶予及び免除の特例
・医療法人の持分に係る経済的利益についての贈与税の納税猶予及び免除
・医療法人の持分についての相続税の納税猶予及び免除
・医療法人の持分についての相続税の税額控除
・小規模宅地等についての相続税の課税価格の計算の特例
・特定計画山林についての相続税の課税価格の計算の特例
・特定の美術品についての相続税の納税猶予及び免除
・農地等についての相続税の納税猶予及び免除等
・山林についての相続税の納税猶予及び免除

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ここまで、年末調整の各書類についてはその多くが押印不要になったものの、なかには引き続き押印が必要とされている書類もあるということを解説してきました。そこで疑問なのが、「年末調整に使用する印鑑は、シャチハタなどでも問題ないのか？」というポイントです。

年末調整に関連した書類を提出する際には、朱肉を用いた印鑑を使用しなければならない場合と、所謂シャチハタなどの簡易的な判子を用いることのできる場合との2つがあるため注意しましょう。

シャチハタとは、正式名称が「インク浸透印」と呼ばれる印鑑のこと。正式名称ではなく、メーカー名である「シャチハタ」と呼ばれることの方が多いでしょう。シャチハタは、その正式名称からも分かるとおりゴム面にインクが浸透しており、わざわざ朱肉を用意せずともシャチハタ1本あるだけで使用できるのが大きな特徴。そのため、宅配便を受け取る際などにシャチハタを用いているパターンが多いのではないでしょうか。

気軽に使用できるシャチハタですが、印面がゴムでできていることから押し方によっては形が変わってしまう、同じ印面が数多く制作されているという点から、実印証明書の必要な契約や保険への加入、役所への各種届け出などといった法的拘束力を持つシーンにおいてはシャチハタを使用することはできません。

先に「法的拘束力を持つシーンにおいてはシャチハタを使用することはできない」と説明しましたが、つまりは税務署や役所などに届け出る各種申告書類や議事録、不動産契約書などといった重要書類、あるいは本人確認を必ず行わなければならない書類などの場合には、シャチハタを使用することができません。木製あるいは動物の角製、金属製などの、朱肉を用いなければ使用することのできない個人印鑑が必要とされます。

しかし、税務署や役所に提出しない書類への押印は税制改正によって不要とされているため、実際のところ年末調整においてシャチハタの出番はないと言っていいでしょう。

繰り返しになりますが、税務署や役所に提出する申告書類や不動産契約書などといった法的拘束力を持つ書類や重要書類に関しては、基本的にシャチハタのようなインク浸透印を使用することができません。公的書類や重要書類において押印しなければならない場合には、認印、あるいは実印による押印が必要とされています。

木や動物の角、金属などによって作られている認印や実印は、ゴムで作られているインク浸透印とは異なり、力加減に変化があったとしても印影に変更が生じることはありません。また、インクを染み込ませているのではなく朱肉を用いなければ押印できないため、長期間書類が保存された場合でも鮮やかに印影を残すことが可能です。

できるだけ材質の優れた印鑑を用いることによって長期保存が可能となるため、認印や実印として使用する印鑑に関しては、その素材からこだわってみるのがおすすめでしょう。

今回は、年末調整において押印が必要な書類は何か、押印の際にはシャチハタか、あるいは実印が必要なのかといったポイントについて解説してきました。

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