人材紹介の見積書を取るポイントとは？サービスの流れやメリットも紹介【2024年最新版】

人材紹介を利用した場合、費用が発生するのは採用が成立したとき。初期費用をかけずに採用活動を行えるうえ、事務負担も大きく軽減できる点がメリットです。採用活動を効率よく進めるために導入を検討している方も多いのではないでしょうか。

そこで、注意してほしい点が「見積書」です。あらゆるサービスを利用する際には見積もりを取ることが必須で、人材紹介も例外ではありません。

本記事では、人材紹介の見積書を取る際のポイントについて詳しく解説していきます。また、人材紹介を利用する流れやメリットもご紹介。人材紹介を導入したい方は、ぜひ参考にしてください。

人材紹介とはどのようなサービスなのか？まずはその特徴や種類についてお伝えします。

人材紹介には大きな特徴が2つあります。1つは、成功報酬型のサービスであること。そしてもう1つは、専任担当者が採用にまつわる事務作業を代行してくれることです。

人材紹介で費用が発生するのは、紹介された人材が入社した際のみ。それ以外の初期費用や月額費用などのランニングコストは必要ありません。そのため、初期費用をかけずに、納得いく人材が見つかるまで採用活動を継続できます。維持費用がかからないため、通年での採用活動も可能です。

また、人材紹介を利用すると、専任の担当者が候補者との日程調整や合否連絡、給与などの条件面の調整といった連絡や事務作業をすべて代行してくれます。そのため、採用担当者は選考だけに専念することが可能で、事務面での負担を大幅に軽減することが可能です。

人材紹介の種類は大きく分けて「登録型」「サーチ型」「再就職支援型」の3種類です。

このうち、もっとも一般的なのが登録型。企業が人材紹介会社に採用したい人材のスキルや条件を提示し、人材紹介会社が保有する人材データベースのなかからニーズにマッチした人材を紹介します。

サーチ型は、人材紹介会社が保有するデータベース以外からも幅広く候補者を探し出して企業に紹介するタイプのサービスです。人材データベースに登録していない、転職市場に出てこないようなハイスペックな人材を採用する際にはサーチ型が向いています。

再就職支援型（アウトプレースメント）は、主にリストラや事業縮小などで人員整理を考えている企業が利用するサービスです。人材紹介会社は企業の要請を受けて、人員整理の対象となっている社員に再就職先を斡旋します。

人材紹介と人材派遣の一番の違いは、提供するサービス内容です。

・人材紹介：企業の条件を満たした人材を紹介する。
・人材派遣：派遣先企業で行う業務に対して適した人材を派遣する。

また、人材紹介会社では人材の紹介と採用活動の支援のみをサービスとして提供しており、実際に人材と雇用契約を結ぶのは受け入れ先の企業です。一方で、人材派遣の場合、人材と雇用契約を結ぶのは人材派遣会社。派遣先企業との間に労使関係はありません。

さらに、人材紹介と人材派遣では料金体系も異なります。人材紹介では、紹介された人材を採用した時点で、報酬として理論年収の30～35％を人材紹介会社に支払うのが一般的です。一方で人材派遣の場合は、派遣社員の給与に20～30％の手数料を加えた金額を人材派遣会社に支払います。

次に、人材紹介会社の利用料金をお伝えします。実際に見積書を取る際の参考にしてください。

先述したように、人材紹介会社では基本的に初期費用や月額費用などのランニングコストは発生しません。

人材紹介会社に支払うのは、実際に紹介された人材が入社した時点で必要となる手数料です。毎月の基本給に各種手当と賞与を加えた理論年収ベースに手数料が決められています。

基本的に理論年収の30～50％の間で決められることが多く、相場は30～35％です。たとえば、理論年収が600万円の人材を採用した場合、手数料率が30％であれば、180万円の手数料を人材紹介会社に支払う必要があります。なお、人材のスキルやスペックが高いほど、手数料率も高くなる傾向です。

また、人材紹介会社に支払う料金は、基本的には紹介された人材が入社した時点での手数料のみですが、会社によってはさまざまな名目で料金を徴収するところもあります。見積書に不可解な項目がないか、しっかりと確認しましょう。

ここでは、人材紹介会社から見積書を取る際の重要なポイントについてお伝えします。

人材紹介会社に見積書を依頼する際は、希望する人材の条件や提供してほしいサービスなど、依頼内容を明確にする必要があります。なぜなら、人材の条件やサービス範囲によって料金が変動するからです。

人材の条件が上がれば手数料率も高くなります。そして事務手続きを人材紹介会社に依頼するよりは、自社である程度負担した方が料金が安くなる可能性があるでしょう。

そのため、ポストや採用したい人数、想定給与、各種待遇についてはもちろん、必要なサポートに関しても事前に明確にしておくことが大事。こうした内容をあらかじめ洗い出すのは、正確な見積書のためにも重要ですが、採用活動をより効率的に進めていくためにも大切なことです。

人材紹介会社によって手数料率が異なるため、必ず複数社から見積書を取得しましょう。

一般的に手数料率は理論年収の30～35％の間が相場で、高くても50％未満です。50％以上では、人材紹介会社が営業する際に必要な職業紹介事業の許可申請で労働局から却下されてしまいます。そのため、高くても手数料は50％未満と考えていいでしょう。

ここで、手数料率が30％のA社と35％のB社で、同じ理論年収の人材を採用した場合、どれだけ費用に差が出てくるのかを見てみましょう。理論年収は600万円です。

〇A社＝600万円×30％＝180万円
〇B社＝600万円×35％＝210万円

上記のように、同じ理論年収でも手数料率によって30万円もの差が生じます。複数社から見積もりを取ることによってはじめて、こうした手数料率の違いに気づけるのです。

次に、人材紹介を依頼する際のポイントについてお伝えします。

人材紹介会社を利用する際には「人材紹介サービスに関する契約」を締結しますが、契約内容をきちんと確認することが重要です。

契約書には、費用や求人条件、契約期間など、さまざまな項目が記載されています。見積もりの段階にはなかった費用や、当初とは異なる求人条件などが記載されている可能性もあるため、見逃さないようご注意ください。

また、契約書に少しでもあいまいな内容が残されていると、のちのち想定していないようなトラブルに発展してしまうかもしれません。「こんなはずではなかった」とならないためにも、見積もり結果だけを確認して満足せずに、必ず契約書の内容を確認したうえで契約を締結してください。

人材紹介会社の多くには手数料返還規定が用意されています。

手数料返還規定とは、紹介を受けて入社した人材が短期間で退職してしまった場合に手数料を返金する規定です。多くの人材紹介会社ではこのような規定を設けて返金に対応していますが、すべての人材紹介会社がそうとは限りません。

また、返金率にも要注意です。人材紹介会社によって、返金可能な期間と金額は異なります。「1ヵ月以内の退職について、年収の〇％を返還」「3ヵ月以内の退職について、手数料の〇％を返還」など、返金規定に記載されている期間と返金率をしっかりと確認しましょう。

人材紹介会社に依頼する際は、手数料が発生するタイミングを確認しておくことも重要です。

人材紹介会社は基本的に成功報酬型のため、紹介された人材が入社した時点で手数料が発生します。手数料の請求日は原則として入社日です。この点について、契約を締結する前の段階であらかじめ認識しておきましょう。

人材紹介会社から請求書が発行されるのは、紹介した人材がきちんと入社したかどうかを人材紹介会社が確認したあとです。請求書が届いたら、契約書に記載されている期日内に、指定の方法で人材紹介会社に料金を支払ってください。

なお、支払いサイクルなどの関係で内定時など、入社前に入金したいというケースもあるでしょう。しかし、入社日前の入金は基本的に不可としている人材紹介会社が大半であるため、ご注意ください。

次に、人材紹介サービスを利用する際の一般的な流れを確認しましょう。

まず、人材紹介会社によるヒアリングが行われます。

事前に採用したいポストや人材のスキル、条件、採用背景、給与面や福利厚生といった基本的な事柄をまとめておきましょう。人材紹介会社はヒアリングの内容をもとに、人材データベースから紹介する人材を選びます。

多くの求職者からの応募を得るには、担当者に自社の魅力をアピールしてもらうことが必須。担当者が入社するメリットをうまくアピールできれば、応募者数も増え、質の良い人材を採用できる可能性が高まります。

そのためには会社に関する詳細情報が欠かせません。会社概要や企業風土、自社ならではのアピールポイントなど、できるだけ多くの情報を担当者と共有しましょう。

ヒアリング内容をもとにニーズにマッチする人材がピックアップされ、履歴書や職務経歴書などが提出されます。これらの書類をを元に書類選考を行いますが、ここでも重要なのが自社との相性です。書類選考では、自社で必要とされるスキルや経験を中心にチェックしていきましょう。

とはいえ、書類だけで応募者の能力を推し量るのは困難です。高いスキルや経験を持っている人材でも、性格的に自社にはなじまないというケースもあるでしょう。そのため、やはり実際に会ってみないとわからない部分も少なくありません。スキル面に問題がなければ面接に進み、対話でコミュニケーションを取って判断しましょう。

次に面接です。人材紹介会社を利用せずに自社だけで採用活動を行った場合は、書類選考通過者への連絡や、面接日の日程調整などもすべて自分で行わなければなりません。

しかし、人材紹介会社を利用すると、そういった事務作業はすべて人材紹介会社の担当者が代行してくれます。採用だけに注力できるため、負担を大きく軽減できるでしょう。

また、面接の結果採用にいたらなかった場合は、人材紹介会社から新たな人材が紹介されます。「なぜ採用に至らなかったのか」「どういった点が不足していたのか」を人材紹介会社の担当者にフィードバックしましょう。フィードバックを行うことで、マッチング精度の向上に期待できます。

採用が決定したら、次に採用条件の確定と内定通知を出します。これも、自社で採用活動を行った場合、内定の通知も当然ながら自社の役割です。

しかし、人材紹介会社を利用した場合、候補者に内定を通知するのは人材紹介会社。この段階で必要な作業は、採用通知書の作成と送付だけです。

また、給与や休日、福利厚生などの条件交渉も、自社と人材紹介会社との間で行います。採用する本人とは直接やり取りしません。入社日の調整や問い合わせ対応も人材紹介会社が行いますが、雇用契約書や労働条件通知書などの書類は自社で用意します。

ここからは、人材紹介サービスを利用するメリットをご紹介します。

人材紹介サービスを利用する最大のメリットは、初期費用がかからない点でしょう。

人材紹介サービスは成功報酬型のため、費用が発生するのは紹介を受けた人材が入社した時点です。初期費用はもちろん、システム利用料、月額利用料といったランニングコストはかかりません。

自社で採用活動を行う場合は、初期費用のほか、求人情報誌への掲載費用などのランニングコストも必要。さらに、費用をかけたからと言っても、必ず納得できる人材が採用できるとは限りません。

その点、人材紹介会社を利用すれば、費用を気にすることなく納得いくまで採用活動を継続できます。

自社の採用担当者の負担を軽減できる点もメリットです。

求人広告を掲載する媒体選定から求人情報の作成、応募者との日程調整など、採用にまつわる担当者の負担は決して小さいものではありません。なかには、メインの業務を持ちながら採用担当を兼務している方もいるのではないでしょうか。そういった方の場合ではとくに、採用業務が忙しいあまりに本業に支障をきたしてしまう可能性も考えられます。

その点、人材紹介会社を利用すれば、採用に関するほぼすべての業務代行が可能。採用担当者は、採用だけに集中できるようになります。

新規プロジェクトメンバーを採用する際や、幹部ポジションの採用など、他社に採用活動自体を知られたくないケースもあるでしょう。

人材紹介会社を利用すれば、詳細な条件を明かさないまま採用活動を進められる「非公開求人」も可能です。自社で採用活動を行う場合は、情報を非公開にしながら求人を出すことはできません。最低限でも会社名や業務内容、条件は明記しなければ不可能です。

その点、人材紹介会社を利用すれば、これらの情報を隠したうえで転職市場で採用活動を行えます。また、条件に合致しない応募者が殺到することを避けられるというメリットも見逃せません。

求人募集までがスピーディーな点も、人材紹介サービスならではのメリットの1つです。

通常の採用活動の場合、求人広告を掲載する媒体を検討したうえ、求人広告も作成しなければなりません。実際に求人広告が掲載されて応募を得るまでに時間がかかります。そのうえ、求人を出したところで希望する人材が来るとは限りません。

一方で人材採用サービスを利用すれば、契約を締結したその日に人材を紹介してもらうことも可能です。求人広告を出すまでの手間や時間をまるまる削減できるため、すぐに欠員を補充したい場合は人材紹介サービスの検討をおすすめします。

転職市場ではどうしても大規模な会社や、知名度のある会社が安定しているように見られるため、人気が集まりやすいです。あまり知名度がない小規模な会社の場合は、せっかく求人広告を出しても応募してもらえない可能性もあるでしょう。

また、自社の魅力をアピールすることも難しく、転職希望者へのアプローチ方法に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

人材紹介サービスを利用した場合は、専任の担当者が自社の魅力をアピールしてくれます。求人情報では伝えきれない部分を担当者にバトンタッチすることで、これまで応募してもらえなかった層にもリーチすることが可能です。また、専任担当者は採用活動に関するあわゆる業務を代行してくれるため、より効率的に採用活動を行えます。

最後に、人材紹介会社の選び方をお伝えします。依頼する会社を選定する際の参考にしてください。

まずは、人材紹介会社の登録者数を確認しましょう。

人材紹介会社は、自らが保有する人材データベースのなかから紹介する人材を選定します。そのため、登録者数が多ければ多いほど、自社が求める人材に出会えるチャンスが多くなると言えるでしょう。できるだけ登録者数が多い人材紹介会社を選ぶことをおすすめします。

とはいえ、登録者の数だけで選ぶのは危険です。登録者数だけではなく、自社が求める層がどれだけ登録されているのかも確認する必要があります。人材紹介会社によって得意不得意な分野があるため、自社が必要と人材がどれだけいるのかが重要です。

次に、自社の業界に対する理解も確認しておきましょう。とくに、担当者の知識が重要です。

人材紹介会社の担当者は、元エンジニアや元営業など、多様なバックグラウンドを持っています。自社の業界を理解している担当者であれば、業界の特性に合った人材を紹介してもらえる可能性があるでしょう。参考までに契約を締結する前に、担当者のこれまでのキャリアを尋ねてみることをおすすめします。

また、人材紹介会社のなかには業界に特化した専門性の高い会社も少なくありません。業界に特化した会社であれば、その業界に精通した人材を多く抱えています。自社が専門性の高い業界であれば、業界に特化した人材紹介会社に依頼するのがベストです。

人材紹介サービスを利用する際の見積書を取るポイントをお伝えしました。

見積書を取る際に重要なのは、求める人材の条件を明確にすることです。条件が明確でなければ、正確な見積書は作成できません。また、人材紹介会社によって手数料率はまちまちであるため、複数社から見積書を取ることをおすすめします。

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