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意外と知らない!オフィス移転の際に注意すべき7つのポイント【2020年最新版】

ダンボールを運ぶ男性
目次

オフィスの引越しはやることが多く、担当者のやる気と元気をそぎ落としていきます。
また、なんども回数をこなすものでもないため、経験者が少なく何をしたら良いのかわからないという方も多いのではないでしょうか?
今回の記事は、そんな悩みを抱えるオフィス移転担当者の負担を少しでも減らすために、チェックリストつきでポイントをまとめてみました。
少しでも参考になれば幸いです。

1.現オフィスの契約条件の確認

オフィス移転が決まったら、何よりも先にやらなければいけないこと。
それは、現在入居しているオフィスの解約条件・方法を知ることです。
解約に関する事項を確認せず移転先のオフィスを先に契約してしまうと、「解約期間が長くて空家賃が発生してしまった」「原状回復費用が予想より高くかかった」などのトラブルの原因になりかねません。
以下の項目は移転を決めたらまずはじめにチェックしましょう。

□賃貸契約書の内容確認
  □解約予告期間
  □敷金・委託金返却時期
  □原状回復条件(どの程度まで原状回復するか)
□原状回復
  □大家側の指定業者はあるか?
  □ない場合は、目星をつけてあるか?
  □費用の目安

2.オフィス選定

オフィスの選定には大きく分けて3つの確認事項があります。
それは、立地・ビル・賃貸条件の3点です。
せっかくの移転ですから、便利なビルに引っ越したいですよね。
社員の通勤が楽になったり、役所や公証役場などが近くにあると便利ですよね。
また管理会社によって対応も様々ですから、評判のいい会社が入っているとトラブルがあった時などにも安心です。
安心、快適なオフィスに引っ越すためのチェック項目は中身を細かく書けば限がありません。
そのため今回は簡易版のチェック項目を用意しました。

□立地
  □社員の通勤時間や取引先との位置関係
  □周辺環境(駅へのアクセスや公共機関からの距離など)
□ビル
  □管理会社
  □共用スペース(ビル受付やエレベーターのスムーズさなど)
  □設備(空調や駐車場など)
  □日曜・祝祭日の使用条件
□賃貸条件

3.新オフィス賃貸借契約

住宅と違いオフィスの賃貸借契約はややこしい内容もおおいため、細心の注意が必要です。
疑問に思ったことは不動産業者に積極的に確かめたり、重要事項説明を受けてもすぐにはサインせず、内容を理解した上での契約をしなければなりません。
特に注意すべき事項は以下のとおりです。

□申込み審査
ビルの貸主によって審査基準は様々ですので、貸主審査が厳しい場合は不動産業者と相談して対策を考えましょう。
もちろん、審査が厳しくない場合は申し込み書類だけで通る場合もあります。
□契約
  □賃料の支払期日
  □更新について
  □原状回復条件
  □解約予告期間
  □敷金等返却時期

4.新オフィスプランニング

いよいよ新しいオフィスが決まったらオフィスデザインやレイアウトを決めていきます。
レイアウトによって持っていく家具や新しく買わなくてはいけない什器などを決めていきます。
また、配線関係もある程度ここで決めていくことで、工事の見積もりが出やすくなります。

□一人あたりのデスクサイズ
□必要設備や備品のチェック
□購入する備品の選定
□内装工事見積もり

5.オフィス移転手続き

住居の引っ越しの時には住所変更などの手続きを行ないますが、オフィスの場合もそれは同じです。
しかもオフィスの場合は手続きの数もおおくなりますので、なれない担当者は頭を悩ませるはずです。
以下の施設は抜けなく手続きを済ませましょう。

□官公庁
  □消防署
  □郵便局
  □警察署
  □法務局
  □税務署
  □都道府県税事務所
  □社会保険事務所
  □労働基準監督署
  □公共職業安定所
  □NTT
□取引先
  □金融機関
  □定期的に利用しているサービスや購入している商品がある会社
  □リース会社

また、官公庁などでの手続きの他に、お得意様への移転案内状を出すこともお忘れなく。

6.各種業者選定

移転の際には様々な専門業者と契約をしなくてはいけません。
忘れてしまうと移転後の業務に大きな影響でることもありますので、抜けのないようにしましょう。

□引越し業者
□電話・ネット回線業者
□OA移設専門業者
□内装業者
□原状回復業者

7.オフィス移転時

ここまできてようやく引っ越しです。
オフィス移転は本当にやることが多いですね。
しかし、ここでも気を抜いてはいられません。

□スケジュール最終確認
□荷物用エレベーターの確認
□作業可能時間の確認
□移転マニュアルの作成
□移転説明会の実施
□社内の作業割り当て
□ビル管理者との打ち合わせ
□残留物・廃棄物リスト作成
□荷物用エレベーターの確認

オフィス移転の準備が面倒なら移転専門業者がおすすめ

いかがでしたか?
オフィス移転はやることがたくさんあって、思わず頭を抱えてしまいたくなりますよね。
そんな時は、オフィス移転の専門業者がおすすめです。
専門業者に依頼すれば、細かい発注などは全てお任せすることができます。
色々な業者と連絡を取り合うのは意外と大変なので、窓口を専門業者一つにまとめることができるのは嬉しいですよね。
少ない作業量で最大限の成果を上げるためには専門業者にお任せすることをおすすめします。

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著者

imitsu編集部

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