オフィス移転の際に絶対に忘れてはいけない7つの手続き!

書類に記入する人

更新日:2017年03月30日 | 公開日:2015年07月29日

オフィス移転をしようと思うと様々な手間が発生しますよね。
移転自体も頻繁にする会社も少ないので、ノウハウや経験が蓄積されやすいものでもありません。
今回の記事では、移転作業の中でも特に骨の折れる「手続き」についてポイントを7つにまとめてご紹介します。

オフィス移転に伴う手続きといえば、住所変更、電話番号変更は想像に難くありませんが、実は必要な手続きはそれだけではありません。
オフィス移転に伴う手続きには税金・社保に関わる届出・申請もあります。

さらに、提出書類も類似したものが多く混同しがちなので要注意です。

1.本店・支店移転登記申請書

提出先:法務局
提出期限:移転日から2〜3週間

本社や支社・支店を移転する際には、本店・支店移転登記の申請が必須となります。
会社設立の日付や移転の概要といった基本情報を申請書に記入する必要があります。
本社の場合は移転日から2週間、支社の場合は3週間が提出期限となっています。

2.異動届出書

提出先:税務署
提出期限:移転後速やかに
関連事項:法人税

異動届出書とは、基本的事項の変更があった場合に提出する必要がある書類です。
代表者が変更した、商号または名称が変更になった、事業目的が変更したといった場合でも、提出する必要があります。

3.適用事業所所在地・名称変更届

提出先:社会保険事務所
提出期限:移転から5日以内
関連事項:年金

この書類の提出を怠ると、所属している社員の年金手続きが正常に行われない場合があります。
重要な上に提出期間が限られているので、速やかに書類を作成し提出しましょう。

4.労働保険所在地等変更届

提出先:労働基準監督署、公共職業案内所
提出期限:移転日から10日以内
関連事項:労働保険

事業主の氏名や住所などが変更になった場合に提出する必要がある書類です。
法人の場合は提出は不要です。

5.事業主事業所各種変更届

提出先:公共職業安定所
提出期限:移転日から10日以内
関連事項:雇用保険

事業主の住所、名称、事業内容が変更された時に提出義務がある書類です。
法人の場合は提出は不要です。

6.自動車保管場所証明申請書

提出先:警察署
提出期限:特になし

車庫証明をとらなければ、陸運支局で自動車登録をすることができないので、必ず取得しましょう。
会社所有の自動車の登録番号が変更になる場合は、別途、陸運局へ「安全運転管理者変更届」を提出する必要があります。

7.転居届

提出先:郵便局
提出期限:転居後すぐ
関連事項:郵便物

新オフィスの住所に郵便物を郵送するために必要な書類です。
移転前のオフィスの地域の郵便局へ届け出ます。

【まとめ】移転手続きの時間は外注で減らせる?

乱雑な机

オフィス移転に伴う手続きは、住所・電話番号の変更だけでなく、税金・社保に関わる届出・申請も発生します。
これらの手続きを行う総務等の担当部署がない企業では、誰かが本来の業務の合間に手続きすることになります。

それならば、申請代行業者に全てお願いした方が本来の業務に専念でき、ミスやトラブルもなく手続きを済ますことができます。
オフィス移転に伴う手続きをする場合は、外注も視野に入れてみてはいかがでしょうか。

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