オフィス移転のスケジュールとやるべきチェックポイント｜費用や業者選びのコツは？【2024年最新版】

オフィス移転は通常の引っ越しと比較すると工程が多く、入念な計画にもとづいた進行が求められます。中には「それを理解はしているものの、どうすればいいのかわからない」という方も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、幅広い外注先を比較検討できる「アイミツ」が、オフィス移転のスケジュールやチェックリスト、依頼先選びのポイントなどをわかりやすく解説します。

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オフィス移転は決定後すぐに実行できるものではありません。旧オフィスの解約や引っ越し会社選び、各種手続きなどさまざまな作業が必要となるため、目安としておよそ6ヵ月の期間を要すると考えておきましょう。
ここからはオフィス移転のスケジュールを工程別に紹介するとともに、具体的な内容や取りかかるべきタイミングについても解説していくので、スケジュール作成にお役立てください。

オフィス移転の際にまず行うべきなのが「なぜオフィス移転をするのか」という目的・目標を明確にすることです。
・従業員が増えて手狭になってきた
・賃料を下げたい
・現状のレイアウトが気に入らない
・好立地にオフィスを構えたい
・わかりやすい場所にオフィスを移したい
など、現状の課題や不満、オフィス移転を通じて得たいメリットなどを明確化すれば、新たなオフィスの場所や必要な広さといった条件を整理できます。オフィス移転の期日から逆算して6ヵ月前までに行っておくことをおすすめします。

オフィス移転の目的が決まったら、次は新たなオフィスの物件選定を始めます。物件を選ぶ際には、
・アクセスのしやすさ（従業員・来訪者両方に配慮する）
・コスト（賃料・共益費・更新料）
・レイアウトや面積
・周辺の利便性（銀行・役所・コンビニとの距離など）
・駐車場の有無
・オフィスの使用可能時間（オフィスビルに入居する場合）
といった点を確認するのがおすすめです。物件の選定には想定以上の時間を要する可能性も考えられるため、この作業もオフィス移転の決定から逆算して6ヵ月前までには完了させておきましょう。

オフィス移転の6ヵ月前までに、現オフィスの解約通知を行いましょう。解約通知は「解約の予約」のようなもので、事前に物件のオーナーや管理会社などへの予告となる手続きを指します。オフィスビルの多くは6ヵ月前までに解約通知がない場合は解約が成立しないケースが多いため、早い段階で現オフィスの解約に関する契約内容を確認しておくことが大切です。
また、契約期間中に原状回復を行う必要があるため、解約通知の際には「どの程度まで現状回復すればいいのか」もあわせて確認しておくといいかもしれません。

移転先のオフィスレイアウトは物件が決定してなければ進められないため、オフィス移転の4〜5ヵ月ごろのスケジュールに組み込むのがおすすめです。レイアウトの決定に際しては、以下のポイントを心がけるとよいでしょう。
・部署やチームごとに必要なスペースを整理する
・来客者、従業員、共用スペースの3つに分けてレイアウトを考える
・最後に移転の目的・目標に沿ったレイアウトになっているかを確認する
オフィスのレイアウトは動線や効率的な配置といった面で専門知識が求められる場面も多くあるため、必要に応じてプロのサポートを活用するのも1つの手段です。

移転先オフィスのレイアウトが決まったら、内装工事や電気・通信工事など、オフィスの新設に必要な工事を手配します。遅くても引っ越しの3ヵ月前には済ませておきましょう。レイアウト決定の段階からオフィスデザイン会社や得意分野会社などに依頼しておけば、その流れで工事の手配を進められます。
ただし、電気や空調といった部分の工事は物件のオーナーや管理会社の指定する会社へ依頼しなければならないケースもあるので、事前確認が大切です。特に指定がない場合は、依頼先を自由に探しましょう。

オフィス移転の際には、「これを機に備品やオフィス家具を刷新したい」と考える方も多いのではないでしょうか。しかし、どんな備品・オフィス家具が適しているのかは、物件・レイアウトの決定後でなければ見当もつきません。「気に入って購入したものの、レイアウトには合わなそう」といった事態を避けるためにも、レイアウトの決定する移転4ヵ月前から1ヵ月前までの期間に購入を進めましょう。なお、現オフィスで使用している備品やオフィス家具の中で廃棄するものを整理しておくのも大切な工程です。

引っ越し準備では以下の手続き・作業を行います。
・引っ越し会社への見積もり依頼
・引っ越し会社との打ち合わせ
・引っ越し会社の選定
・備品や設備など廃棄物の処分についての確認
引っ越し会社を選定する時には、料金だけでなく具体的な作業内容やオプション料金など「何ができて・何ができないのか」を細かに把握しておくことで、トラブルのないオフィス移転が実現しやすくなります。引っ越しの2ヵ月前までに完了できるようにスケジュールを設計しましょう。

オフィス移転の最後の工程が「原状回復工事」です。移転後すぐに工事を開始し、およそ1ヵ月で終了・引き渡しを行うのが一般的とされています。
この時に注意したいのは、原状回復工事の内容は物件ごとに異なるという点です。「何を・どこまで回復する必要があるのか」は契約書に記載されているケースが多いため、早い段階で契約書の内容を確認しておくと安心でしょう。

オフィス移転にはさまざまな事前準備・手続きが必要となるため、対応漏れが起きる可能性が十分に考えられます。ここからは、オフィス移転ですべきことをチェックリスト形式で紹介します。

・契約書に記載の解約予告期間を確認
・新オフィスにはいつから入居可能かを確認
・旧オフィスの預託金（保証金）返還時期の確認
・旧オフィスの原状回復工事の範囲、工事会社の指定有無を確認
・新オフィスの敷金・仲介料・前払い賃料、契約更新時期の確認

・新オフィスのレイアウト案をもとに、新たに購入する備品類をリストアップ
・既存のリース用品を継続するか、切り替えるかなどを検討
・新たに購入する備品やオフィス家具の見積もりを取り、必要なものを発注
・廃棄する備品やオフィス家具を洗い出し、処分に必要な費用の見積もりを依頼

・旧オフィスのオーナーや管理会社による工事会社の有無を確認
・レイアウトをもとに目的に合った工事が行われるか作業内容を確認
・内装工事や空調工事、電気工事など複数の工事日程が重複しないようスケジュールを調整
・図面をもとに「消防法に抵触していないか」を工事会社と現場で確認

・オフィス移転に関する連絡が必要な関係先をリストアップする
・リストの内容に沿って取引先や金融機関などにオフィス移転のお知らせを送付
・オフィス移転にともない提出の必要な書類を提出する
（異動事項に関する届出、健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更届、雇用保険事業主事業所各種変更届など。期限を確認した上で準備を整えておく）

「自社にあった会社が見つからない」「会社選びに時間が割けない」とお悩みの方は、お気軽に「アイミツ」にお問い合わせください。数あるオフィスデザイン会社からあなたの要望にあった会社をピックアップして無料でご紹介いたします。

オフィス移転の費用は物件の面積や従業員数などによって異なりますが、ここからは「50坪以下の小規模オフィス」と「50坪以上の大規模オフィス」を例に、主な費用の相場を紹介します。
【小規模オフィス】
原状回復工事費：3万～5万円／坪
廃棄物処理費用：7万～12万円
新オフィスの敷金：賃料4～6ヵ月分
新オフィスの礼金：賃料1～2ヵ月分
前払い賃料：2ヵ月分
新オフィスの工事費：30万～55万円／坪
【大規模オフィス】
原状回復工事費：5万～10万円／坪
廃棄物処理費用：12万～18万円
新オフィスの敷金：賃料4～12ヵ月分
新オフィスの礼金：賃料1～2ヵ月分
前払い賃料：2ヵ月分
新オフィスの工事費：30万～55万円／坪

オフィス移転は一般的に6ヵ月を超える時間を要する大がかりなものであり、プロの力が必要な場面も多くあります。それぞれの依頼先を選ぶ際には、以下のポイントを意識するのがおすすめです。
・オフィス移転の経験が豊富な会社を選ぶ
・新オフィスのレイアウトプラン提案から施工まで一括対応の会社を選ぶ
・担当者との相性も判断材料にする
・見積もりがわかりやすい会社を選ぶ
・サポートやアフターフォローが充実した会社を選ぶ
・実績や経験の豊富な会社を選ぶ
・ニーズに対して柔軟に対応してくれる会社を選ぶ
大切なのは各社の特徴やサービス内容、料金などを把握した上で相性のいい会社を選ぶこと。複数の会社を比較しながら依頼先選びを進めましょう。

オフィス移転には物件探しやレイアウト決定、工事手配、備品購入など多くの工程をこなす必要があるため、事前にしっかりとスケジュールを設計して進めていくことが大切です。しかし、信頼できる会社に巡り合えればスムーズな進行が期待できますが、会社選びが簡単ではないのも事実。「本業が多忙で会社選定まで手が回らない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。
「アイミツ」ではご要望を伺った上で、条件に合うオフィスデザイン会社を無料で複数社ご紹介可能です。会社選びでお困りの方は、お気軽にご相談ください。

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