オフィス清掃の発注に必要なものは？準備すべき情報と確認ポイントを解説

オフィス清掃を発注する際は、清掃範囲や作業内容、希望頻度、作業時間帯などを事前に整理しておくことが重要です。必要な情報が曖昧なまま依頼すると、会社ごとに見積もりの前提がそろわず、費用や対応範囲の認識にズレが生じやすくなります。

たとえば、同じ「週3回の清掃」でも、執務室のみを対象にするのか、トイレや給湯室も含めるのかで費用は大きく変わります。また、日常清掃だけを依頼するのか、床洗浄やワックスがけといった定期清掃まで含めるのかによって、準備すべき情報も異なります。

本記事では、オフィス清掃の発注前に必要な情報、見積もり依頼時に共有しておきたい補足情報、発注内容を決めるときのポイントを解説します。

オフィス清掃を発注する前に、清掃会社へ伝えるべき情報をあらかじめ整理しておくと、見積もり依頼から契約までがスムーズに進みます。発注前に準備しておくべき主な情報は以下のとおりです。

これらの情報を事前にそろえておくと、清掃会社へ依頼内容を正確に伝えやすくなります。

ここでは、清掃範囲や作業条件を事前に決めておく理由を解説します。清掃場所や頻度、作業時間帯、オフィスの広さなどが曖昧なままだと、見積もり金額や対応範囲にズレが生じる原因になります。

清掃範囲や頻度が曖昧なまま複数の清掃会社へ見積もりを依頼すると、会社ごとに前提が異なり、金額を正確に比較しにくくなります。たとえば「日常清掃」とだけ伝えた場合、ゴミ回収や床拭きまでを含む会社もあれば、最低限の整頓のみを想定する会社もあり、見積もり内容に差が出る一因となります。

また、オフィスの広さや床材が分からない状態では、作業時間や必要な清掃方法を判断しにくく、見積もり金額に差が出やすくなります。発注前に条件をそろえておくことで、各社の費用や対応範囲を同じ基準で比べられます。

事前に清掃範囲や作業内容を確認せずに契約すると、認識のズレによるトラブルにつながりかねません。よくあるのが「トイレの清掃は含まれていると思っていたが、別料金だった」「ゴミ回収は基本料金に含まれておらず、毎月追加費用が発生した」といったケースです。こうしたトラブルは、見積もり依頼時に「この金額に含まれる作業範囲」を書面やメールで明示してもらい、口頭の説明だけで済ませないことで防ぎやすくなります。

また、清掃漏れが続くと社内の衛生環境が低下し、清掃会社への再依頼や社内確認の手間が増える場合もあります。契約前に作業範囲と報告方法を決めておくと、清掃品質に関する認識のズレを減らせます。

ここでは、見積もり依頼時に必ず伝えておきたい基本情報を整理します。清掃場所や頻度、作業時間帯、オフィスの広さ、入退室方法などの前提がそろっていると、清掃会社が費用や作業内容、必要な対応を判断しやすくなります。

まず、どのエリアを対象に、どのような作業を依頼するかを明確にします。執務室・会議室・トイレ・給湯室・エントランス・廊下など、清掃を依頼したい場所を具体的にリストアップしましょう。

あわせて、各エリアで依頼する作業内容も決めておく必要があります。床の掃き掃除・拭き掃除のみを希望するのか、ゴミ回収や洗面台・トイレの清掃まで含めるのかで、必要な作業時間と費用が変わります。

清掃の頻度（毎日・週3回・週1回など）と、作業を希望する時間帯（始業前・終業後・昼休みなど）を、見積もり依頼前に決めておきましょう。頻度はエリアごとに分けても構いません。たとえばトイレは毎日、会議室は週1回といったように、場所に応じて変えることもできます。

清掃費用の算出には、オフィスの広さ（坪数または㎡数）と日常的な在籍人数が必要です。広さは清掃会社が作業時間を見積もる基準になり、利用人数は汚れの発生量に影響します。

テナントビルに入居している場合は、共用部（エレベーターホール・廊下・トイレなど）の清掃が建物管理費に含まれているかも確認しておく必要があります。自社で発注する範囲と、ビル管理側が対応する範囲を明確にしておくと、発注内容の重複や漏れを防げます。

フローリング・カーペット・塩ビタイルなど、床材の種類によって使用できる洗剤や清掃機材が異なります。たとえば、カーペットへの水拭きや特定の洗剤は使用できない場合があるため、清掃会社が適切な方法を選ぶために事前の共有が必要です。

また、OA機器や精密機器が多い執務室では、清掃時の取り扱いに制約が生じることがあります。「デスク上は清掃しない」「サーバー周辺は触れない」など、清掃会社側が把握しておくべき設備の情報を伝えておきましょう。

セキュリティ管理の観点から、清掃員が単独で立ち入れるエリアと、社員の立ち会いが必要なエリアを事前に分けておく必要があります。入退室に使用する鍵やセキュリティカードをどのように管理するか、清掃終了後の施錠確認をどうするかも決めておくとスムーズです。入退室ルールが不明確なまま契約すると、作業日程の調整が難しくなるだけでなく、セキュリティ上のリスクにつながりかねません。

ゴミの回収を清掃会社に依頼する場合は、自治体のルールに基づく分別方法、ゴミ置き場の場所、回収日を伝えておきましょう。フロアによって分別ルールやゴミ置き場が異なる場合は、フロアごとの違いも整理しておくと、清掃会社が回収ルートを判断しやすくなります。また、シュレッダーごみや段ボールなど、通常の可燃・不燃ゴミとは扱いが異なる廃棄物がある場合は、あわせて伝えておくとスムーズです。

予算の上限、契約の希望期間（スポット依頼・月次契約・年間契約など）、清掃開始希望日は、清掃会社が対応可否を判断するために必要な情報です。特に開始希望日が直近の場合、清掃会社のスケジュールによっては対応が難しいことがあるため、開始希望日には余裕を持たせるか、早めに相談しておくと安心です。

ここでは、共有しておくと見積もりの精度や提案の具体性が上がる任意情報を紹介します。レイアウト情報や重点清掃エリア、現状の困りごとなどがあると、自社の実態に合った提案につながります。

間仕切りの多さ・島型デスクの配置・個室や会議室の数などによって、清掃に必要な時間や手順が変わります。フロア図面や写真を共有できると、清掃会社が作業量をより正確に見積もれるため、提案内容の精度が上がります。

給湯室の油汚れ・エントランスの泥汚れ・頻繁に使用するトイレなど、特に気になる場所や重点的に清掃したい箇所を伝えておくと、清掃会社が作業の優先順位を判断しやすくなります。「どこをどの程度きれいにしたいか」という希望をあわせて共有することで、提案内容が具体的になります。

機密書類の保管場所、サーバー周辺、金庫周辺、デスク上の書類など、清掃時に触れてほしくないものがあれば共有しておくと安心です。「移動してほしくないもの」「注意して扱う設備」もあわせて伝えておくと、作業時のトラブルを防げます。

来客が多い午前中や全社会議がある曜日など、清掃を避けたい時間帯や曜日を共有しておくと、清掃会社が作業タイミングを調整し、業務に支障が出にくい形で進められます。たとえば、来客前はエントランス清掃を先に済ませたい、電話対応が多い時間帯は掃除機の使用を避けたいなど、業務や来客対応に影響しやすい時間を伝えておくと、作業時間帯を決めやすくなります。

「自社清掃では手が回らない場所がある」「以前の清掃会社で清掃漏れが続いた」「特定の場所の汚れが落ちにくい」など、現状の課題や不満点を伝えることで、清掃会社が改善点を意識した提案をしやすくなります。過去に清掃会社を利用したことがある場合は、その際の実績や問題点も参考情報として共有できます。

ここでは、整理した情報をもとに、発注内容をどう決めるかを解説します。すべての希望を満たそうとすると予算が膨らみやすいため、優先順位をつけることが納得感のある発注につながります。

オフィス清掃には、日常清掃と定期清掃の2種類があります。日常清掃は、ゴミ回収・掃除機がけ・床拭きなど毎日または定期的に行う基本的な作業です。定期清掃は、床の洗浄・ワックスがけ・ガラス清掃など、数週間〜数か月に一度行う専門的な作業を指します。

発注内容を決める最初のステップは、「日常的な衛生管理が目的か、それとも定期的な集中清掃が必要か」を明確にすることです。判断の目安として、社員数が多い、来客対応が頻繁にあるなど、日々の利用が多いオフィスでは、まず日常清掃を整えることが優先になります。一方、床にツヤがなくなってきた、入居から数年が経過しているといった場合は、見た目の劣化を防ぐために定期清掃の必要性が高まります。

参考までに、50坪程度のオフィスを社員が手分けして清掃する場合、ゴミ回収や拭き掃除だけでも週2〜3時間程度かかることがあります。発注で浮く時間と月額費用を見比べると、判断しやすくなります。

清掃頻度は、衛生リスクと利用頻度を基準に場所ごとに設定すると、予算内で依頼内容を調整できます。コストを削減したい場合は「優先度・中」の頻度を落とすことから検討し、試用期間中に衛生状態を確認しながら調整するのが現実的な手順です。

作業時間帯は、社員の勤務時間や来客が多い時間を避けましょう。就業時間内に清掃が入る場合は、騒音・ニオイ・通行の妨げが業務に影響しないかを確認し、業務に支障が出にくい時間帯に設定することが大切です。

見積もりを受け取ったら、基本料金に含まれる作業と追加費用になりやすい作業を、以下の表で項目ごとに確認しましょう。

なお、費用感の目安として、50坪前後のオフィスで執務室のみの日常清掃を依頼する場合は月額3〜6万円程度、トイレや給湯室などの水回りを含める場合は月額5〜10万円以上になるケースがあります。ただし、清掃頻度や作業時間帯、ゴミ回収の有無によって費用は変わるため、表の「追加費用」欄に該当する作業が多い場合は、契約前に総額で比較しましょう。特に、ゴミ回収は清掃会社によって基本料金に含まれる範囲が異なり、月額数千円〜1万円程度の追加費用が発生するケースもあるため、確認が必要です。

料金について詳しくは、「オフィス清掃の料金相場」をまとめた以下の記事も参考にしてください。

清掃会社との長期的な関係を考えるうえで、日常的な報告体制と問題発生時の連絡フローを確認しておきましょう。この確認を怠ると、清掃品質が落ちてきても気づきにくく、改善を申し入れるタイミングを逃してしまうことがあります。

オフィス清掃の発注を成功させるには、清掃範囲や頻度、作業時間帯などの必須情報を事前に整理したうえで、自社の実態に合った清掃会社を選ぶことが重要です。

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