OA機器の発注前に必要なものは？準備すべき情報と依頼内容の整理ポイントを解説

OA機器を発注する際は、導入したい機器の種類や台数、希望する導入方法（購入・リース・レンタル）、予算などを整理しておくことが重要です。情報が曖昧なまま発注すると、対応範囲や費用、納期にズレが生じる可能性があります。

たとえば、コピー機・複合機、パソコン、電話機、シュレッダーなど、導入したい機器によって確認すべき条件は変わります。また、新規導入なのか既存機器の入れ替えなのかによっても、発注前に準備すべき情報は異なります。

本記事では、OA機器を発注する前に必要なもの、発注時に共有するとスムーズな情報、依頼内容を整理する際のポイントを解説します。

まずは、発注前に整理しておきたい情報をまとめて確認しておきましょう。発注前に準備しておくべき主な情報は以下のとおりです。

これらを整理しないまま発注すると、OA機器会社ごとに提案内容や見積もり条件が大きく異なり、比較検討が難しくなります。

ここでは、依頼内容や導入方法を事前に整理しておく理由を解説します。導入方法や設置環境の確認が曖昧なままだと、見積もり金額や導入スケジュールの認識にズレが生じる原因になります。

OA機器は購入・リース・レンタルによって初期費用や月額費用、保守条件が大きく異なります。依頼内容が曖昧なまま複数のOA機器会社に相談すると、各社が異なる前提で見積もりを作成するため、金額や条件を比較しにくくなります。事前に希望する契約条件や機器の種類を整理しておくと、見積もり条件をそろえやすくなります。

設置場所の電源容量やスペースの確認が後回しになると、契約後に「思っていた機器が設置できない」といった認識のズレが起きやすくなります。特に複合機やサーバー関連の機器は、納品直前に電源やスペースの不足が発覚すると導入が遅れることもあります。導入を急ぐ場合や、移転・新規開設に合わせて複数の機器を導入する場合は、希望納期から逆算して早めに情報を整理しておきましょう。

ここでは、発注時に必ず伝えておきたい情報を解説します。導入したい機器の種類や導入方法など、発注前に整理しておきたい基本情報を中心に紹介します。

OA機器はコピー機・複合機、パソコン、電話機、シュレッダーなど幅広いため、依頼したい機器を具体的に特定しておく必要があります。機器ごとに確認しておきたいポイントは以下のとおりです。

何のために、どの機器を何台導入したいのかを整理しておきましょう。

機器を購入するのか、リースやレンタルを利用するのかを整理しておきましょう。導入方法ごとの特徴は以下のとおりです。

※期間は目安で、機種・在庫状況・業者によって変動します。

導入希望の時期がある場合は、日付に加えて、機器選定や社内での検討がどこまで進んでいるかも共有しておきましょう。たとえば「複合機を3社に見積もり中で、今月中に1社に絞りたい」「パソコンを20台導入したいが機種は未定」といった具体的な状況を伝えると、その時点に合った提案を受けやすくなります。すでにいくつかの機種を絞り込んでいる場合は、その進捗も伝えておくと、二度手間を防げます。

依頼内容によって必要書類は異なりますが、特にリースを利用する場合は審査のための書類が求められます。

購入の場合はこうした財務書類は不要ですが、リースは信販会社の審査を伴うため、決算書などの提出が難しい場合は、創業間もない旨を先に伝えておくと相談しやすくなります。

見積もり作成に必要な基礎情報を整理しておきましょう。特に台数や機種の提案は、利用する人数や部署の状況によって変わるため、事前に共有しておくと提案の精度が上がります。

たとえば、同じ複合機を導入する場合でも、10人程度の部署であれば低速機で十分なことが多く、50人規模のオフィスや来客対応が多い部署では、印刷速度や同時利用への対応力が高い機種が向いています。利用人数や部署の状況を伝えないまま見積もりを依頼すると、実際の使用感に合わない機種が提案されることもあるため、規模感が分かる情報はできるだけ具体的に共有しておきましょう。

複合機やサーバー関連の機器は、設置場所の電源容量やLAN配線の状況、設置スペースの広さによって導入できる機種の選択肢が狭まります。たとえば、複合機は最大で15〜20A程度の電力を使う機種もあり、パソコンなど他の機器と同じ回路につないでいるとブレーカーが落ちることがあるため、専用の電源回路を用意しておくと安心です。また、本体の設置スペースだけでなく、用紙補充や紙詰まり時のメンテナンスのために前後左右にゆとりを持たせる必要があり、狭いスペースでは設置自体が難しくなります。

オフィス移転や新規開設のタイミングで発注する場合は、内装工事の進行状況もあわせて伝えておくと、設置可否の確認をスムーズに進められます。レイアウトが固まっていない段階でも、候補となる設置場所を伝えておくと、電源やスペースの現地確認を早めに依頼できる場合があります。

概算でも予算感を共有しておくことで、導入可能な機種や導入方法を検討しやすくなります。OA機器の費用は、導入方法や機種によって大きく変わるほか、設置工事費や保守費用、消耗品費が見積もりに含まれず別途発生するケースも見られます。見積もりを比較する際は、初期費用と月々の費用の内訳に加えて、どこまでが標準の対応範囲に含まれているかを確認しておきましょう。

※上記はいずれも一般的な相場の目安で、機種・スペック・契約期間・業者によって変動します。ビジネスフォンには別途工事費（1台あたり1万円〜2万円程度）がかかる場合があります。

費用感について詳しくは、「OA機器の料金・費用相場」をまとめた以下の記事も参考にしてください。

どの機器が必要か分からない、複合機とプリンターどちらが適切か判断できないなど、依頼内容がまだ固まっていない場合は、現在の状況や確認したいことをそのまま伝えましょう。たとえば「オフィスを移転する予定だが、何を準備すればよいか分からない」「今の複合機の調子が悪く買い替えたいが、新品と中古のどちらがよいか迷っている」「テレワーク用にパソコンを何台か用意したいが、必要なスペックが分からない」といった内容でも構いません。困っている内容を伝えないまま依頼すると、必要な機器や対応範囲を判断しにくくなります。

ここでは、共有しておくと見積もりや導入の進め方をすり合わせやすくなる情報を紹介します。既存機器の状況や社内確認の流れが分かると、必要な確認事項を絞り込めます。

既存機器の入れ替えの場合は、現在使用している機器の契約状況（購入済みか、リース中か）に応じて、次のような点を確認・共有しておきましょう。

リースの途中解約は違約金が発生する場合があるため、契約状況を事前に確認しておくと安心です。

過去にOA機器を導入した際に困った点や、トラブルが発生した場合はその内容を伝えましょう。たとえば「以前導入した複合機が印刷枚数に対して非力で、すぐに増設が必要になった」「故障時の保守対応が遅く、業務が長時間止まった」といった経験があれば、次回の機種選定や依頼先選びの基準として活用できます。過去の経緯が分かっていると、同じ問題への対応を事前に検討しやすくなり、確認の手間を減らせます。

決裁者や社内確認にかかる日数、希望する連絡手段を伝えておきましょう。契約書の押印や社内稟議が必要な場合、部署をまたぐ確認や決裁者の出社日によっては、確認に1〜2週間程度かかることもあります。事前に確認フローを共有しておくと、その期間を含めてスケジュールを調整できます。また、日中は電話に出られない、書面でやり取りを残したいといった希望がある場合も、あわせて伝えておくと連絡がスムーズです。

費用、対応スピード、保守・サポート体制など、複数のOA機器会社を比較する際に重視したい条件を共有します。たとえば、初期費用を抑えたいのか、月々の費用を抑えたいのか、故障時の対応スピードを優先したいのか、既存の機器と同じメーカーで揃えたいのかなど、優先順位を決めておくと、各社の提案を同じ軸で比較しやすくなります。比較軸が定まっていないまま相談すると、各社の提案内容がばらつき、かえって比較しづらくなりかねません。

ここでは、整理した情報をもとに、発注内容をどう決めるかを解説します。すべての情報を並べるだけでなく、優先順位をつけて判断することが重要です。

発注内容に迷ったときは、まず「何のためにこの機器が必要なのか」を整理することが大切です。目的によって重視すべき点は以下のように変わります。

目的が複数ある場合は、「開業日に間に合わせないといけない機器」と「後回しにできる機器」を分けて優先順位をつけておきましょう。

導入方法を決める際は、使用期間の見通しが立つかどうかがポイントです。長期間同じ機器を使う予定があれば購入、期間ごとに機種を更新したい場合はリース、使用期間が短い場合や急な増員・移転にはレンタルが向いています。途中で解約や機種変更をする可能性がある場合は、契約期間に縛られにくい方法を優先すると判断しやすくなります。一方で、リース契約は使用期間の見通しが甘いまま契約すると、想定より早く解約する際に違約金の負担が生じやすいため、使用期間が読みにくい場合ほど慎重に検討しましょう。

機器の手配や設置工事にかかる期間は機種によって異なるため、導入希望時期から逆算し、機種選定や見積もり比較に必要な期間を確保したうえで、依頼のタイミングを判断しましょう。自社で機器の在庫を持つOA機器会社に依頼すると、メーカーから取り寄せる業者よりも納品が早くなる場合があるため、急ぎの導入では在庫状況もあわせて確認しておくと安心です。特に移転や新規開設に合わせた導入は、余裕を持って早めに相談することが重要です。

OA機器会社にも、複合機に強い、通信機器に強いなど得意分野が分かれています。依頼したい機器の取扱実績が少ない業者に依頼すると、対応できる機種の選択肢が狭く、本来の予算より高いプランを勧められたり、設置後のサポートに時間がかかったりしかねません。取扱製品や導入実績の記載だけでなく、依頼したい機器に近い導入実績があるかを問い合わせ時に確認しておくと、相談しやすい依頼先を選びやすくなります。複数の機器をまとめて発注したい場合は、機器ごとに得意分野が異なる業者に個別発注するより、幅広い機器を扱う業者に一括で相談した方が、比較や導入後の管理の手間を減らせます。

複数のOA機器会社を比較する際は、見積もりの金額だけでなく、含まれる対応範囲が同じ条件かを確認しましょう。特に、以下の作業が見積もりに含まれているかを確認しておくと、契約後の追加費用や手配の手間を避けやすくなります。

これらの確認項目に大きな差がない場合は金額の安さを優先し、対応範囲に差がある場合は、設置後のサポートや消耗品の手配など、自社が個別対応したくない作業を含むOA機器会社を選ぶと安心です。

OA機器の発注を成功させるためには、発注前に導入したい機器の種類や導入方法、設置環境などの情報を整理しておくことが重要です。必要な情報を把握したうえで、自社に合った発注先を選びましょう。

しかし、OA機器会社は数多く、費用や対応範囲を比較して自社に合った1社を絞り込むのは簡単ではありません。PRONIアイミツでは、豊富な情報をもとに、企業のニーズに合った最適なパートナーを無料でご提案します。OA機器の発注先選びに悩んだら、まずはPRONIアイミツにご相談ください。