採用代行とは｜メリット・デメリットやおすすめの代行企業9社をご紹介！【2024年最新版】

日本の人口減に伴い、人材確保に不安を抱えている企業も多いでしょう。もし社内で採用ノウハウがない、もしくは優秀な人材獲得に問題を抱えている場合には、採用代行の利用がおすすめ。採用代行を活用することで、企業の業務削減と採用の質向上が期待できます。本記事では、採用代行のメリット・デメリットと、おすすめの採用代行企業9社を紹介します。採用に関してお困りの方はぜひ参考にしてください。

採用代行とは、採用に関する業務の一部、もしくは全てを代行してくれるサービスです。RPO（Recruitment Process Outsourcing）と呼ぶこともあります。企業の成功を握るのは「人材」であることは間違いありません。そのため、どのような人材を採用するのかは企業の未来を決める重要な要因。しかしながら、質の高い採用活動を行うためにはノウハウや経験が必要で、採用がうまくいっていない企業も多くあります。また、採用活動に人材を避けない企業も多いようです。採用代行を利用することで、採用にかかる業務を削減できるとともに、質の高い人材獲得が期待できます。採用に力を入れたいと考える企業は検討してみるとよいでしょう。

採用代行の主な業務は、合否判断とは直接の関係がない「ノンコア業務」と、合否にも大きく影響する「コア業務」の2つに分かれます。採用に関する事務手続きや広告運用などを依頼したい場合にはノンコア業務に対応した採用代行を選ぶのがおすすめです。一方で、人材の選定や面談代行なども依頼したい場合にはコア業務に対応した採用代行を選ぶ必要があります。両者の特徴について以下で詳しく説明します。

採用業務の中でも合否に直接関係ない、もしくは影響力が少ない業務を「ノンコア業務」と呼びます。ノンコア業務には以下のような業務があります。

・応募情報の入力
・応募資料の整理や管理
・求人広告の作成や運用
・日程調整
・合否連絡
・説明会（オンライン含む）の企画・実施

応募者と何度もやりとりをしたり、説明会を複数会開催したり、応募資料をとりまとめたりするのは、忙しい企業にとって大きな負担です。ノンコア業務に対応した採用代行であれば、このような手間がかかる業務を一手に引き受けてくれます。

求人広告の掲載先選定を代理で行います。例えば、最近人気の求人プラットフォームやターゲット層に人気のWebサイトを選定し、掲載手続きを実施。昨今では新聞や雑誌などの従来からある媒体では求人を集めづらくなってきていることから、時代に合わせた媒体選定を行うのも採用代行の大切な業務です。

実際に掲載する求人広告の作成や掲載手続きを行います。求人広告の質は応募者数に大きな影響を与えるため、画像編集ソフトなどを用いてインパクトのある広告クリエイティブを作成。また、適切なターゲット層に情報が届くように、広告運用や各種設定、評価・改善なども行います。広告運用に慣れていない企業の大きな力となってくれることでしょう。

SNSや転職サイトなどを活用し、特定のスキルや経験を持つ人材に直接交渉するダイレクト採用やスカウンティングを行います。広告運用などは応募を待つ受け身の採用活動ですが、企業側から積極的に声をかけるダイレクト採用・スカウンティングでは、企業の希望により近い人材の獲得が期待できます。また、採用ターゲットではあるもののまだ転職時期ではない候補者との関係作りも実施します。

応募者の情報整理を行います。具体的には、異なる媒体からエントリーのあった応募者情報をシステムに入力したり、応募や問い合わせに対して返信を行ったりします。採用の規模が大きくなるにつれ、応募者情報の管理は複雑化し、時間もかかります。採用代行に依頼することで複雑な業務を削減し、重要な業務に集中できるようになります。

選考日の決定や連絡、日程変更の調整などを行います。求人数が増えてくると、面接やスキルテストに関する適切な日程調節が必要です。採用代行ではスケジュール調整やカレンダーツールを用いながら選考日時を管理し、面接やスキルテストの時間が重複しないように調整します。

説明会の代行を行います。説明会には資料作成や印刷、会場準備、人員配置など様々な業務が発生しますが、それらの作業を代行してくれます。また、企業から依頼された内容の提示や業務・福利厚生の説明、質疑口頭への対応などを行う場合もあります。昨今では対面での説明会のほか、オンラインによる説明会の各種対応も実施してくれます。

採用業務の中で合否に直接関係する重要な業務を「コア業務」と呼びます。コア業務では責任が大きくなることから、対応していない採用代行も多くあります。コア業務には以下のような業務が含まれます。

・採用計画の立案
・面接代行
・候補者の採点
・候補者の選定

採用代行のコア業務を依頼する場合には、外注先に対して企業の考えや戦略、ほしい人材の経験やスキル、人物像などを細かく共有しておく必要があります。また、依頼しながらも、企業の担当者が定期的に確認を行うなど運営体制にも気を配るとよいでしょう。

採用計画の立案はコア業務の1つです。いつまでにどのような人材を採用するのか、という重要な箇所を決めるためです。面接における質問や採点方法、評価などにも大きな影響を与えます。基本は企業主体で決めることが多い箇所ですが、採用に関して経験がない企業や質の高い採用活動を行いたい企業は、採用代行に依頼するとよいでしょう。

応募者に会い、実際に面接を行う業務は、採用者の採点や評価に影響する重要なコア業務です。若い企業のため面接官のスキルが低い、応募が多すぎて対応できない、出張面接などにも対応したい企業は、採用代行を利用することで業務削減と採用活動の質向上が期待できます。

思ったように求人が集まらない企業や採用業務の経験が乏しい企業、他の業務が手一杯で採用に時間が割けない企業などは、採用代行を利用することでスムーズかつ質の高い採用活動が期待できます。ノンコア業務のみを採用代行に依頼し、コア業務は自社で対応することも可能です。
採用代行を利用した場合、以下のようなメリットが享受できます。

・採用業務の質を高められる
・コア業務にのみ集中できる
・余計なコストをかけずに済む

それぞれのメリットについて詳しく説明します。

採用代行を利用することで、採用の質を高められます。採用業務のトレンドは日々変化。数年前にうまくいった手法を取り入れたが応募者が集まらない、という事態は往々にして起こります。採用代行は最新の採用手法に精通しているため、時代にマッチした方法を取り入れつつ、ターゲット層の気持ちを惹きつける広告や募集要項を作成。結果として採用の質が向上し、より多くの応募者を集められます。採用になれていない企業やしばらくの間採用をしていなかった企業は大きな恩恵を受けられるでしょう。

採用代行に一部の業務を依頼することで、コア業務にのみ集中できるようになります。採用活動がひっ迫した状態になると面接や審査などのコア業務がおろそかになり、結果として最適な人材を採用できない、適切に審査できないという事態に陥ります。スケジュール管理や書類整理、広告作成・運用などを代行してもらうことで業務を削減できれば、採用に直接関係する重要な業務に力を注げます。

採用代行をうまく利用すれば採用に関するコスト減が期待できます。採用になれていない担当者が採用を業務を行った場合、1つの業務を行うだけでも多くの時間がかかり、かつ質も期待できません。一方で採用代行は各業務に精通しているため、高品質な仕事を短時間でこなしてくれます。採用代行を依頼するにはもちろん費用が発生しますが、社内の人材を他の業務に充てられるため、総合的にみてコストダウンが可能です。

一方で採用代行には以下のようなデメリットもあります。

・任せすぎると見当違いな人材を採用してしまう可能性がある
・コストがかかる
・採用代行に依存しやすくなる

採用活動を苦手としている企業にとっては、高い専門性が期待でき複雑な業務を代行してくれる採用代行は非常に便利です。しかしながら、企業の核とも言える採用業務を代行会社にすべて依存してしまうと、自社にノウハウや経験が蓄積されず、採用代行なしでは運営できなくなる可能性も。そのため、採用代行は計画的に利用するのがおすすめです。

採用代行と自社の間で認識のズレがあると、企業が希望する人材とは異なる人物を採用してしまう恐れがあります。また、両者の話し合いが不足していた場合、思った様にフローが進まず、返って工数がかかってしまうことも。採用は企業にとって重要な業務であるため、便利だからといって業務をすべて任せるのではなく、重要な業務は自社で担当したり、定期的に話し合いの機会を持ったりすることで認識のズレを減らしていきましょう。

他社のサービスを利用するため、自社だけで採用活動を行う場合と比べるとコストが高くなります。昨今では依頼する業務を細かく選択できることが多いため、本当に必要な業務に絞って依頼することでコストを削減可。また、メリットでも挙げたように、採用代行は採用業務に精通しているため、業務をスムーズにこなすことで総合的な人件費を節約できる可能性もあります。発生する費用と採用代行のメリットを比較しつつ利用を検討するとよいでしょう。

採用代行は便利ですが、自社で採用業務を実施しないため、採用に関する知識や経験が蓄積されません。そのため、採用代行なしでは採用活動ができなくなり、長期にわたって依存せざるを得なくなる場合もあります。もし将来は自社で採用業務を行いたい場合には、全部ではなく一部の業務を依頼し、社内担当者と代行会社の担当者を共に活動させるなど、学びの機会を積極的に設けるとよいでしょう。

採用代行の料金体系には「従量課金」と「月額定額」の2つがあります。業務内容とも大きく影響してくる部分のため、しっかりと理解した上で依頼するようにしてください。

従量課金は、実施した業務の分だけ支払いが発生する料金体系です。例えば「スカウトした人材が1名応募したら〇〇円」「応募者のデータ打ち込みを10名分したら〇〇円」などが従量課金にあたります。業務の一部のみを採用代行に依頼したい場合や業務完了の明確な基準がある場合などに採用されます。

月額定額は、月額の支払金額が事前に決まっている料金体系です。一定の費用を支払うことで、契約内容に応じた業務を実施してくれます。例えば「月に〇〇時間まで採用に関する業務を代行する」などの契約が月額定額にあたります。毎月の支払い費用が定額のため、企業内の予算を管理しやすいのが強み。個々の業務ではなく、幅広い採用業務をまとめて依頼したい場合などに採用されます。

採用代行を選ぶ際には、以下のポイントを重視するとよいでしょう。

対応業務の範囲
自社が依頼したい業務に対応しているかどうかを確認してください。ノンコア業務には対応しているものの、コア業務には対応していない場合があります。

実績
経験の少ない採用代行では成果に直結しない場合があります。採用代行の実施年数や代行企業数などを確認してください。

得意な職種
採用代行は得意とする職種と苦手とする業種を持っています。得意とする職種であれば、企業の希望により近い人材を探し出せます。

料金体系
従量課金か定額月額を確認してください。また、見積もりを取り、予算内かどうかも確認します。より安く依頼したい場合には複数の外注先に見積もり依頼を行うとよいでしょう。

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本記事では、採用代行のメリット・デメリットやおすすめの採用代行10選を紹介しました。採用代行を利用することで、採用に関する業務を削減できるのに加え、質の高い採用活動が可能となります。
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