内容証明は行政書士に依頼すべき？料金はいくら？メリットも解説【2024年最新版】

内容証明は、さまざまな請求や通知の届出を証明できる便利な郵便サービスですが、仕組みや利用シーンなどを詳しく知らない方も少なくないでしょう。そこで今回は、内容証明の基礎知識に加え、書き方・出し方、内相証明作成を専門家に依頼メリットや注意点、具体的な利用シーン、気になる料金相場などの情報を分かりやすく解説します。

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内容証明こと「内容証明郵便」は日本郵便株式会社が提供するサービスの1つで、「いつ、誰が、どのような文書を、誰に宛てて差し出したか」を証明できる郵便です。送付物は、送付用・差出人保管用・郵便局保管用の3つがワンセットとなっており、受取人だけでなく差出人および日本郵便も文書の内容を確認できるのが大きな特徴でしょう。
なお、内容証明はあくまで「送付した事実、年月日、内容」などを証明できるものであり、記載された内容に従わせる用な強制力は持ち合わせていません。ただし、契約の解除通知や損害賠償といった重大な事案の通知として用いられるケースが多いのも特徴的です。

内容証明の送り方を「書き方」「出し方」の2つに分けて解説します。内容証明は一般的な手紙などと異なり、使用できる文字に制限があるなど独自のルールが設けられているため、一通りチェックしておきましょう。

まず、内容証明では字数および行数に以下のような制限が設けられています。

【縦書き】
・1行20字以内、1枚26行以内

【横書き】
・1行20字以内、1枚26行以内
・1行13字以内、1枚40行以内
・1行26字以内、1枚20行以内

その他、書き方に関する注意点を以下にまとめました。

・使用できる文字は「ひらがな・カタカナ・漢字・数字のみ」（固有名詞を除き、英字はNG）
・送付用、郵便局保管用、差出人保管用の3部を用意する必要がある
・訂正、削除時などには「二重線で削除の上、欄外に◯字削除、◯字挿入」と記載して押印しなければならない
・用紙の種類や枚数には制限がない（保存に適していない感熱紙などの例外は除く）
・内容文書以外のものは同封できない

内容証明の出し方には「郵便局の窓口」「電子内容証明郵便（e内容証明）」の2パターンがあります。電子内容証明郵便（e内容証明）とは、ネット上で24時間いつでも内容証明を発送できるサービスのこと。窓口から送る場合、内容証明はすべての郵便局が取り扱っているわけではないので、事前に公式サイトなどで取り扱いの有無を確認しておきましょう。また、内容証明では通常の郵便料金に加えて以下の一般書留および内容証明の加算料金がプラスされます。
【加算料金の内訳】
・一般書留の場合…435円（損害要償額が10万円までのもの）
・配達証明を付けた場合…320円
・内容証明…1枚：440円、2枚：700円、3枚：960円、4枚：1,220円、5枚：1,480円
※上記に郵便物のサイズ・重量ごとに設定された郵便料金が加算されます

公的文書や各種申請書類など、専門的な知識が求められる文書の作成・手続きに関するプロである行政書士に内容証明作成を依頼した場合の費用相場は、「平均2万1,201円（日本行政書士会連合会のデータより）」です。ただし、行政書士の中には1万円以下で引き受けているところもあれば、20万円以上の報酬を設定しているところも。もちろん内容次第で難易度や工数は変わりますが、行政書士によって費用には開きがあることは覚えておいたほうが良いでしょう。

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内容証明は作成や提出に特別な資格などは必要ないため、誰でも出すこと自体は可能です。そこでここからは、内容証明をあえて行政書士などの専門家に依頼することでどんなメリットに期待できるのかを解説します。

行政書士や弁護士は、法の専門家として認められた者だけが名乗ることを許されている国家資格です。内容証明は「郵便」の一種ではあるものの、性質上、債権回収や訴訟関連、契約解除など法的な手続きの過程で用いられることが多い特徴を備えています。そのため、内容証明を作成する際にも法律や公的文書作成の専門家に依頼することで、法に則った形での手続きを安心して進めやすくなります。また、弁護士に依頼すると、内容証明送付後の手続きややりとりまで一任できるため、依頼者本人の負担を大幅に軽減できる点も大きなメリットだといえるでしょう。

法的な手続きにおいて重要な役割を担うことも多い内容証明では、文書内容を法律に則った形で作成するのが難しいという特徴を備えています。そもそも内容証明自体に独自のルールや利用条件が設定されているので、専門知識が少ない状態で適切に対応するのは簡単ではないでしょう。
その点、法の専門家である「弁護士」、法的・公的な書類作成の専門家である「行政書士」なら、法律も踏まえた上で適切な内容証明を作成してもらえます。無理に自力で内容証明を作成したとしても、内容に不備があれば後々証拠としての効力が弱まるなどのリスクがあるため、やはり専門家に任せるのが安心です。

内容証明を弁護士や行政書士などに依頼した場合、差出人を依頼者の名前ではなく、弁護士・行政書士の名前で送ることが可能です。受取人の立場になってみると、名義に「弁護士・行政書士」と入っているだけで感じる印象は大きく左右されるでしょう。相手が心理的なプレッシャーを感じた場合、「それなりの対応をしなければ」と判断する可能性は高いですし、なるべく穏便に収めるために紛争やトラブルを避けようと動く可能性も高くなるため、結果的に依頼者自身の負担も軽減されやすくなります。

内容証明は「いつ、誰が、どのような文書を、誰に宛てて差し出したか」を証明できるものですが、「どんな時に使えば良いの？」と感じるかもしれません。そこでここからは、参考となりやすいように具体的な利用シーンを3つご紹介します。

事故による損害賠償請求、慰謝料請求の過程で内容証明はよく用いられます。特に慰謝料請求の場合、個人間でのセクハラや不倫などに際して、通常の手紙を送るだけでは軽く見られて無視されるケースが多々あります。しかし、内容証明を送ることで通常の手紙とは異なるプレッシャーや心理的な影響を与えられるだけでなく、サインをもらって手渡しする仕組み上「受け取っていない」という反論にも対応できるメリットがあります。

賃料の滞納、商品代金の未払いなど、未払い金の督促を行う場合に内容証明は有効です。こうしたお金に関するトラブルは、請求の事実や金額などを明らかにすることが大切であるため、内容証明を利用すれば「いつ、何について、いくら請求したか」を明確な形として残せるメリットがあります。そもそも未払い関連のトラブルは曖昧な対応を続けていると長引いてしまいがちであることから、内容証明を利用して強い姿勢を見せることも重要です。

クーリング・オフとは「一度申し込みや契約を締結した場合でも、一定期間内であれば無条件で申し込みの撤回や契約を解除できる制度」です。この制度を利用するためには相手方に「申し込みや契約を撤回または解除したい」旨を明示しなければなりません。内容証明を利用すれば「クーリング・オフを利用する意思を伝えた」と法的に解釈されるため、相手が「聞いていない」「届いていない」と言い逃れようとしても、内容証明が証拠となりクーリング・オフが認められます。

内容証明を「街の法律家」とも呼ばれ、文書作成のプロである行政書士に依頼したいと考える方は多いでしょう。しかし「紛争性のある事案」については、弁護士法において「弁護士または弁護士法人以外の者が報酬を得る目的で取り扱ってはならない」と定められており、過去には行政書士による内容証明作成業務が弁護士法に違反している旨の判決も出ています。
そのため、すでに紛争性のある事案、もしくは紛争に発展する可能性がある事案の場合は行政書士ではなく、まずは弁護士に相談してみることをおすすめします。

内容証明の作成を弁護士や行政書士に依頼する際、やはり気になるのは「費用」でしょう。そこで、具体的な費用の相場感が分かる「料金シミュレーター」を用意しましたので、ぜひ参考にしてみてください。

内容証明は、「いつ、誰が、どのような文書を、誰に宛てて差し出したか」を証明できるため、金銭関係や契約関係のトラブルなどさまざまな手続きで効果的に活用できます。とはいえ、内容証明には独自のルールや利用条件が定められており、法的な手続きで用いられるケースも多いことから、作成・送付には専門的な知識が求められるでしょう。
もしも行政書士への依頼を検討しており、行政書士事務所選びでお悩みの場合には、ぜひアイミツにお問い合わせください。

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