人材紹介の流れとは？料金体系やサービスの仕組みをお教えします【2024年最新版】

人材紹介は、成功報酬型の料金体系をとっているため、初期費用をかけずに利用できます。

また、採用活動における担当者の負担を大きく軽減できるため、人材紹介の利用を検討している方も多いのではないでしょうか。

本記事では、人材紹介を利用する際の流れを解説していきます。ぜひ流れを把握して、採用活動のスケジュール作りの参考にしてください。人材紹介を利用するのメリット・デメリットや、利用にあたっての注意点もお伝えします。

まずは、人材紹介とはどのようなサービスなのか、あらためて確認しましょう。

人材紹介とは人材サービスの一形態です。企業が希望する条件に沿って、人材を紹介するサービスを提供する会社のことを、一般的に「人材紹介会社」や「転職エージェント」と呼びます。

人材紹介の主な特徴は、成功報酬型である点と、専任の担当者が採用にかかわるさまざまな業務を代行する点の2点です。

成功報酬型のため、料金が発生するのは人材の採用が決定してから。初期費用をかけることなく採用活動を行えのが大きなメリットだと言えます。

また、求人票の作成、面接日の日程調整、応募者への合否連絡など、採用活動にかかわるあらゆる業務を専任の担当者に代行してもらえるため、自社では人材の選考に専念できる点もメリットです。

人材紹介と名称が似ているため、混同されがちなものに人材派遣があります。名称こそ似ていますが、両者のシステムや特徴は大きく異なります。

人材派遣は、企業に必要な人材を派遣するサービスです。派遣社員と派遣先企業には雇用関係がありません。派遣社員と雇用契約を結ぶのは人材派遣会社です。派遣を利用する企業は、派遣社員の給与に手数料を上乗せした金額を人材派遣会社に支払います。

一方で人材紹介は、企業に対して雇用を前提に人材を紹介するサービスです。人材紹介会社が介入するのは、人材の紹介から採用活動のアシストまでで、働く人と雇用契約を結ぶのは紹介先の企業です。企業が支払いを行うのは、人材を採用できた際の人材紹介会社に対する手数料となります。

人材紹介会社は、企業に紹介した人材が実際に採用された際に企業から支払われる手数料で成り立っています。成功報酬型のビジネスモデルで、利用料や入会金などの初期費用がかからないのが一般的です。

支払う紹介手数料は会社によって変動しますが、一般的には紹介した人材の理論年収の30～50％程度。紹介手数料の費用相場としては35％ほどですが、スキルが高い人材ほど紹介手数料は高くなります。

なお、理論年収とは基本給＋各種手当の12ヵ月分に賞与を加えたものです。たとえば、理論年収600万円の人材を、紹介手数料が35％の人材紹介会社を通して採用した場合は、210万円の紹介手数料が必要になります。

次に、人材紹介会社を利用する際の一般的な流れをご紹介します。一連の流れを理解したうえで、最適な採用スケジュールを作成しましょう。

まずは、選定した人材紹介会社からのヒアリングです。

ヒアリングでは、社員に求めるスキルや職種、給与などの条件をはじめ、求人募集の背景や企業風土、企業のアピールポイントにいたるまで詳細に確認されます。そしてヒアリング内容をもとに、人材紹介会社が保有する人材データベースから、適切な候補がピックアップされるのです。

企業情報を詳しく知っていれば、担当者も求職者に対してアピールしやすくなります。そのため、ヒアリングはとくに重要です。ヒアリングを軽視すると、必要な人材が集まらないだけでなく、応募さえしてもらえない可能性もあります。入念に準備をしたうえでヒアリングに臨みましょう。

次に、人材紹介会社と自社との間で契約を締結します。人材紹介会社と取り交わす契約書は、人材紹介基本契約書です。

人材紹介基本契約書では、主に人材紹介会社に支払う手数料率や秘密保持義務、トラブル発生時の損害賠償、返金規定の有無などについての取り決めを行います。

なかでもとくに重要なのが、返金規定の有無です。紹介された人材が採用されたあと、すぐに退職してしまった場合に、報酬の一部が返還されるという旨の条項が含まれているかどうかを確認してください。

返金額の料率は人材紹介会社によってさまざまです。また、対象となる期間も、3ヵ月に設定している会社があれば、6ヵ月だという会社もあります。契約を締結する際は必ず、返金規定の有無とその内容を精査しましょう。

ヒアリングをもとに、人材紹介会社からマッチング精度の高い人材が選出されます。

マッチング方法は人材紹介会社によって異なりますが、職務経歴や保有するスキルはもちろん、採用適性検査などを利用し、適性や性格まで含めて人材をマッチングすることが一般的です。マッチングが成立したあと、本人の履歴書や職務経歴書が人材紹介会社から提出されるという流れとなります。

しかし、マッチングした人材がすべて応募にいたるとは限りません。スキルが高い人材ほど、多くの会社からの引き合いがあり、自社が選ばれない可能性もあるでしょう。候補者にアピールしやすいよう、担当者にはあらかじめ自社の詳細な情報を伝えておくことをおすすめします。ヒアリングでしっかりと話し合いましょう。

マッチングの成立後、人材紹介会社から履歴書や職務経歴書が提出されます。また、会社によっては、書類だけでなく、専任の担当者から候補者への所感を付け加えてくれるところもあるでしょう。

自社で書類選考を行う際に重要なのは、候補者に求める条件を明確にすることです。必要なスキルや経験を明確にしておかなければ、選考者によって評価が変わってしまいます。方針が乱れると適切に選考できないため、注意しましょう。

とはいえ、書類だけで候補者のすべての能力を測ることはできません。書類上でスキルや経験に関してクリアしていれば書類選考を通過させ、気になる点は面接で確認しましょう。

書類選考を通過した候補者に対して、自社で面接を行います。

自社だけで採用活動を行う場合は、候補者との連絡や面接日の日程調整、選考結果の通知などをすべて自社で行わなければなりません。採用担当者の負担は決して小さいものではないでしょう。

しかし、人材紹介会社を利用すれば、それらの業務はすべて代行が可能です。そのため、採用担当者は人材を選考することだけに注力できます。

また、紹介された人材が採用にいたらなかった場合は、人材紹介会社からは次の候補者が紹介されるため、採用を見送った理由などをフィードバックしましょう。意見を伝えることによって、マッチング精度の向上に期待できます。

面接の結果、採用が確定したら人材紹介会社に採用の通知を行います。

自社で採用活動を行う場合は、採用決定通知も自社で行うことになるでしょう。しかし、人材紹介会社を利用する場合は、人材紹介会社から候補者本人に採用が通知されることになります。自社で行うのは、採用通知書の作成と送付だけです。

さらに、入社日の日程調整や給与などの条件交渉といった採用決定後の一連の流れも、人材紹介会社と自社の間で行います。入社にあたって、内定者からの質問に回答するのも人材紹介会社の役割です。また、人材派遣とは違い直接雇用となるため、雇用契約書や労働条件通知書などの必要書類は自社で用意しましょう。

人材紹介会社を通して社員を採用したあとは、人材紹介基本契約書に記載された料率にしたがって手数料を支払います。なお、採用通知を出したものの入社にいたらなかった場合は、手数料が発生しません。

また、一度だけでなく、継続して人材紹介会社を利用したい方もいるでしょう。そういったケースでは、人材紹介会社に対してフィードバックを行うことをおすすめします。今回紹介された人材のどこが良くて採用にいたったのか、採用しなかったのはなぜなのか、など、採用・不採用に関する理由をぜひ人材紹介会社の担当者に伝えてください。

細やかにフィードバックすることによって、より高精度でスピーディーな人材紹介に期待できるでしょう。

ここからは、人材紹介を利用するメリットを解説します。

人材紹介を利用する最大のメリットは、初期費用をかけずに採用活動を行える点です。

自社で採用活動を行う場合は、求人広告を転職サイトや求人情報誌に掲載する費用をはじめ、さまざまなコストが発生します。加えて、費用をかけて採用活動を行ったとしても、必ずしも求めている人材を獲得できるわけではありません。

その点、人材紹介は成功報酬型。希望する人材が入社にいたらなかった場合は費用が発生しません。コストをかけずに納得できる人材を獲得するまで採用活動を継続することも可能です。

多くの採用担当者が抱える問題に事務作業の多さがありますが、人材紹介会社を利用することで負担を大幅に軽減できます。

求人情報の作成や応募者との面接日程の調整、条件交渉、不採用時の対応など、採用活動には選考以外の事務作業が数多くあるのも事実。担当者が担う作業量は決して少なくありません。さらに、新卒採用と並行して中途採用を行う会社も多いため、そういったケースでは採用担当者の負担はますます重くなってしまうでしょう。

そこで、人材紹介会社を利用すれば、採用活動にかかわる事務作業のほぼすべてを人材紹介会社に代行してもらえます。採用担当者が行うことといえば、選考と採用通知書の作成・送付、契約書などの準備だけです。

人材紹介会社では非公開求人での募集も可能です。

自社で採用活動を行う場合では、知り合いなどに直接声をかける例を除いて、情報を非公開にする求人は基本的に不可能。会社名や職務内容、条件などは最低限でも明記しなければ採用活動ができません。しかし、新規プロジェクトメンバーの募集や役員などの幹部ポジションを募集する場合は、他社に採用活動を知られたくないケースもあるでしょう。

そこで、人材紹介会社を利用することで、他社に知られることなく採用活動を行えます。また、採用の可能性が低い人材からの応募殺到を防げる点も、非公開求人のメリットです。

求人募集までのリードタイムが短く、スピーディーに人材を確保できる可能性が高い点も人材紹介会社を利用するメリットの一つです。

自社で採用活動を行う場合は、どの転職サイトや就職情報誌に求人情報を掲載するのかを検討し、求人広告を作成する手間や時間が発生します。実際に求人広告が掲載されてから応募されるまでには、さらに多くの時間がかかってしまうでしょう。

一方で、人材紹介会社を利用すれば、その日に人材を紹介してもらえる可能性もあります。求人広告の作成にかかる日数や掲載までのタイムラグを削減できるため、すぐに欠員を補充したい場合にはぴったり。自社で一から行うよりもスピーディーな採用活動が可能です。

一般的な採用活動では、知名度が高い企業に応募が集まりがちです。知名度が低い企業や小規模な企業には、多くの応募が集まらないことも考えられるでしょう。求人はするものの、自社だけではなかなか応募の質や数を確保できないとお悩みの方も少なくないはずです。

人材紹介会社を利用した場合は、専任の担当者が求人票だけではわからない自社の魅力を口頭で説明してくれます。そのため、転職サイトや就職情報誌では集まらなかった層からの応募にも期待できるでしょう。

人材紹介会社を利用すれば、企業の知名度や規模に左右されることなく、効率的に応募者を集めることが可能です。自社の魅力をアピールしやすいように、人材紹介会社の担当者と密なコミュニケーションを取りましょう。

ここでは、人材紹介会社を利用するデメリットを解説します。メリットだけでなく、しっかりとデメリットも把握しておきましょう。

人材紹介会社を利用するデメリットとして、1人あたりにかかる採用費用が高い点が挙げられます。

紹介された人材を採用した場合、本人の理論年収の30～35％ほどを人材紹介会社に支払うことが必要。仮に理論年収が600万円だった場合は、人材紹介会社に支払う手数料が180～210万円ほどになります。採用活動におけるほぼすべての業務をアウトソーシングできるとはいえ、経済的コストは決して小さいものではありません。

一方で、自社で採用活動を行う場合では、新卒・既卒ともに50万円ほどが採用単価の相場です。採用活動にかかわる業務をすべて自社で行う必要がありますが、採用単価は大幅に軽減できます。

人材紹介会社を利用すれば、採用活動にかかわるほぼすべての業務を代行してもらうことが可能。これは大きなメリットではあるものの、裏を返せば自社に採用活動のノウハウを蓄積できないことを意味します。メリットである一方、デメリットでもあるのです。

採用活動に関するノウハウがなければ、いつまで経っても人材紹介会社任せになってしまいます。人材紹介会社に支払う手数料は、ほかの採用方法と比べると高額です。優秀な人材を確保し続けるには、継続的に高額な手数料を支払いつづけなければなりません。

すべての工程を人材紹介会社任せにしてしまうと、人材紹介会社なしでは採用活動が一切行えなくなることも考えられるため、注意が必要です。

人材紹介会社から紹介される候補者は、その人材紹介会社が保有するデータベースのなかにいる人材です。つまり、人材紹介会社のデータベースに含まれていない人材は紹介してもらえないということ。

人材紹介会社への登録者数は、産業が集中している首都圏や近畿圏、中京圏など、人口が多い地域に偏っています。このようなエリアでのマッチングが比較的簡単な一方、登録者数が少ないエリアではなかなかマッチングにいたらないケースも見受けられるのが事実です。また、職種や条件によっては、紹介してもらえない可能性もあるでしょう。

さらに、現場職やサービス職など、登録できない職種もあります。そのような人材を希望する場合も、人材紹介会社からは紹介を受けられません。

最後に、人材紹介サービスを利用する際のポイントをお伝えします。

スキルや能力の高い人材から応募してもらうためには、まず応募したいと思ってもらう必要があります。人材紹介会社を利用した場合、自社の魅力を候補者にアピールするのは専任の担当者です。そのため、あらかじめ自社の魅力を担当者にしっかりと伝える必要があります。

人材紹介会社では、はじめにオリエンテーションが行われることが一般的です。まずは、オリエンテーションの機会に自社の情報を担当者にしっかりと伝えましょう。

担当者は情報が多ければ多いほどアピールしやすくなるため、オリエンテーション以外にも、採用情報や会社情報を担当者と頻繁に共有することをおすすめします。

大手の人材紹介会社の場合、求人数が数千件を超えるところも珍しくありません。職種やエリアをある程度限定しても、数百件の求人がヒットすることもあるでしょう。

前述したように、人材を紹介してもらうにはまず応募したい会社だと思ってもらう必要があります。凡庸で魅力に乏しい求人情報では、競合の求人情報に埋もれてしまうでしょう。そもそも目に止めてもらえなければ、応募もありえません。

多くの人材に応募してもらうには、自社ならではのメリットを提供する必要があります。競合の求人情報を参考に、他社と差別化できるポイントを洗い出してください。客観的な視点も重要なため、担当者と相談しながらアピールポイントを明確にしていきましょう。

継続的に人材紹介会社を利用し続けていく場合、書類選考や面接のフィードバックを行うことが非常に重要となります。

選考に通った理由はもちろん、選考に通らなかった理由、その人材のどこに魅力を感じて、どこが足りないと感じたのかなど、選考のたびに人材紹介会社にしっかりとフィードバックを行いましょう。フィードバックによって担当者はより自社のニーズを把握しやすくなり、次回以降のマッチングに生かせます。

逆にフィードバックを行わないままだと、選考に通った理由や通らなった理由が明確にならず、ミスマッチを繰り返す可能性もあるでしょう。より効率的に採用活動を行うためにも、フィードバックが非常に重要です。

人材紹介会社を利用する流れや、人材紹介会社を利用するメリット・デメリットをお伝えしました。

ぜひ記事の内容を参考に、流れを把握したうえで採用スケジュールを立ててみましょう。なお、人材紹介会社は各社得意な領域やエリアが異なります。自社のニーズを洗い出したうえで、そのニーズを満たせる人材紹介会社を利用することが重要です。

とはいえ、「どの人材紹介会社も同じように見える」という方や「会社を選んでいる時間がない」という方もいるのではないでしょうか。そういった方は、ぜひアイミツまでご相談ください。10万件以上の利用実績を持つアイミツが、条件に沿って最適な人材紹介会社をご紹介いたします。