Garoon(ガルーン)の評判と実態|15個のグループウェアを試したアイミツが徹底比較!

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更新日:2018年12月26日 | 公開日:2018年12月26日

アイミツではこれまで120を超えるグループウェアをピックアップ。それぞれの料金や機能、使い勝手についてご紹介してきました。そのなかでも中堅~大手企業向けの業務改善ツールとしてとりわけ高い評価を受けているのが、今回ご紹介する「Garoon」です。

「Garoon」はサイボウズ株式会社(東京都中央区)が提供しているグループウェア。「おてがる・ひろがる・つながる」をコンセプトに開発。2002年のサービス開始以来、4,800社・200万人以上のユーザーに利用されてきました。

とりわけ従業員1,000名以上のエンタープライズ領域では、国内トップクラスのシェアを誇ります。日経BPによる自治体向けのITシステム満足度調査でも、グループウェア部門の1位を獲得。

外出の多い営業スタッフとの連携が上手くとれず、コストの増大に課題を抱えていたある酒造メーカーがありました。「Garoon」に導入によって、外出先でも日報の提出やデータの共有が行なえる仕組みを構築。結果的に業務コストを大幅に削減し、生産性が飛躍的にアップしました。

<総評> 「Garoon」は管理機能が充実した中堅~大手企業向けのグループウェア

<総評> 「Garoon」は管理機能が充実した中堅~大手企業向けのグループウェア

「Garoon」の何より大きな特長は、充実した管理機能。スケジューラーやワークフローといったそれぞれの機能に個別の管理者を設定できるうえ、組織体制に合わせて「役員」「秘書」「協力会社」といったロール(役割)を設定可能です。1人ひとりに細かく、アクセス権限を付与することができます。

メッセンジャーや掲示板も、標準搭載。組織体制を整え、それぞれの業務をしっかり管理・統制したい中堅~大手企業向けのツールです。公式サイトの導入事例を見ても、大和証券やKDDIグループといった日本を代表する企業が名を連ねています。

他のグループウェアと比べてどうなのか?

まず料金の面から比較すると、「Garoon」の最安プラン(ユーザー数300名まで)は1人あたり月額845円。

単純な金額だけを見ると「Office 365」(月額540円~)や「G Suite」(月額600円)には見劣りするものの、「Garoon」はもともとエンタープライズ向けに開発されいます。ユーザー1,000名までのプランなら、月額料金は1人あたり45円割引。1,000名を超える場合は、さらなるディスカウントも用意されているようです。会社の規模や使い方によっては、コストメリットを実感できるのではないでしょうか。クラウド型なら、サーバー代などの初期費用もかかりません。

次に、機能の面を見ていきましょう。スケジューラーやメッセンジャー、プロジェクト管理、ワークフローといったグループウェアに求められる機能を標準搭載。2014年にリリースされたVer.4からは、スマートフォンやタブレットにも完全対応しています。詳しくは後述しますが、部署ごとに異なるポータルサイトを作成できる機能も付いており、情報共有に役立ちそうです。

加えて、拡張性が高いのも特長の1つ。運営元が同じkintone」はもちろん、パーソルグループが提供している採用管理システム「HITO Link」など20種類以上の外部ツールと連携します。ひと通り慣れてきたら、業務課題に合わせて機能を拡張していくのもいいかもしれません。

こうした点をふまえつつ、「Garoon」の具体的なメリットとデメリットを見ていきましょう。

1.「Garoon」の6つのメリット

1.「Garoon」の6つのメリット

まずは「Garoon」のメリットについて。機能や操作性など、6つに分けてご紹介します。

1-1.複数のポータルを作成できる

グループウェアの入り口となるポータル画面。「Garoon」では部署や小会社ごとにそれぞれ別のポータルを作成することができます。

たとえば営業部のポータルには、売り上げ目標に対する進捗のグラフを表示。総務や人事ならFAQコンテンツをトップページに表示したり、さまざまな使い方が可能。レイアウトやパーツの組み合わせも自由自在なので、上手く活用すれば問い合わせ対応の工数なども減らせるのではないでしょうか。

1-2.3ヵ国語に切り替えらえる

スケジューラーやワークフロー、掲示板といったすべての機能の操作画面をワンタッチで日本語・英語・中国語に切り替えられます。タイムゾーンも地域ごとに表示されるので、海外拠点向けに別のグループウェアを導入したりする必要はありません。

1-3.操作がわかりやすい

口コミ・レビューサイトを見ると、多くの人がこの点をメリットとして挙げています。「Garoon」の操作画面は非常にシンプル。デザインとしての目新しさはないものの、どこに何があるのが迷ったりすることはありません。グループウェアが初めての企業も、安心して使えるツールに仕上がっています。

1-4.管理機能が充実

前述の通り、充実した管理機能は「Garoon」ならではの特長の1つ。従業員はもちろん、社外パートナーを含めて1人ひとりにロールを付与してアクセス権限を設定。情報漏えいのリスクを、最小限に抑えられます。

さらにログインやダウンロードの履歴を、時系列で把握できます。また、社外に置かれたサーバーのユーザー情報を、「Garoon」から管理。組織改編後の体制をあらかじめ登録し、指定の日時に合わせて反映させることも可能です。

1-5.拡張性が高い

サイボウズが提供している各種ビジネスツールのほか、採用管理システムをはじめとする20以上の外部ツールと紐づきます。また、外部データベースとの連携、カスタムアプリの作成機能などオプションサービスも充実。業種特有の業務課題に悩んでいる企業にとっても、最適なソリューションの1つになるのではないでしょうか。

1-6.万全のサポート体制

「Garoon」には他のグループウェアからの移行を支援するプランを用意。運用計画の立案からポータルのデザイン、データの乗せ換え、ユーザー向けの説明会開催までトータルに任せられます。

また、公式サイトのFAQコンテンツも充実。操作に迷った際も心配いりません。乗り換えを検討している企業やサポート体制を重視する企業にも、おすすめのグループウェアです。

2. 「Garoon」の3つのデメリット

2. 「Garoon」の3つのデメリット

ロールごとのアクセス権限付与など、充実した管理機能と使い勝手の良さに定評がある「Garoon」。しかし細かい点に目を向けると、やや物足りない部分もあるようです。具体的なデメリットを紹介します。

2-1.料金がやや高い

月額500円~600円台で利用できるグループウェアをも多いなか、「Garoon」の料金は月額845円(ユーザー300名までの場合)。たとえば月額540円の「Office 365」と比べると、年間約109万円のコストが上乗せされます。予算の限られる中小企業などにとっては、導入のハードルがやや高いかもしれません。

2-2.ストレージの容量がやや小さい

kintone」と同様に、「Garoon」のオンラインストレージは1名あたり5GBに限られます。10GBあたり1,000円で増設することはできるものの、大量のデータを取り扱う企業の場合、初期状態でも容量の大きい「G Suite」や「Office 365」を選んだ方が合理的なのではないでしょうか。

2-3.アクセス権限の管理などが複雑になりがち

社外メンバーも含めて細かくアクセス権限が設定できる分、人事異動や新規のパートナー契約の際には相応の対応が求められます。慢性的なリソース不足の企業などでは対応しきれないこともありそうです。

3.徹底調査でわかった「Garoon」を使うべき人・会社

3.徹底調査でわかった「Garoon」を使うべき人・会社

ここまでご紹介してきたメリットとデメリットをもとに、「Garoon」はどういった人や企業に向いているのかまとめてみました。

3-1.組織体制を強化したい中堅~大手企業

すべての機能に別々の管理者を設定できるうえ、部署ごとに異なるポータルを設定できます。細かくアクセス権限を設定できる「Garoon」。コンプライアンスを含めて組織体制を強化していきたい企業には、ぴったりのツールではないでしょうか。

3-2.他のグループウェアからの乗り換えを検討している企業

1.「Garoon」の6つのメリットで触れた通り、運用計画の立案から移行テスト、従業員向けのレクチャーまでトータルに任せることが可能です。実際、大手企業を中心に「kintone」や他社のグループウェアから乗り換えるケースも多く、顧客満足度は97%をマークしています。

4.徹底調査でわかった「Garoon」を使うべきでない人

4.徹底調査でわかった「Garoon」を使うべきでない人

一方で、以下のような人や企業には「Garoon」はあまり向いていないかもしれません。

4-1.予算やリソースが限られる中小企業

Office 365」などと比べると基本料金がやや高いうえ、アクセス権限を細かく設定して管理するためにはそれなりのリソースが必要です。「Garoon」の特長の1つである複数のポータル作成機能にしても、組織自体が小さい会社ではそのメリットを充分に活かしきれないのではないでしょうか。

4-2.チャットや社内SNSがメインの目的の人

ここまで繰り返しご紹介してきた通り、「Garoon」の最大のメリットは管理機能が充実していること。チャットや社内SNSを導入して社員同士のコミュニケーションを活発化させたい場合は、たとえば「Talknote」などの方に分があると思います。

5. 「Garoon」の成功事例

5. 「Garoon」の成功事例

次に「Garoon」を導入した、企業の成功事例についてご紹介します。

【A社の場合】

大手食品メーカーの現地法人として中国での販売戦略を一手に担うA社。販売エリアの拡大にともない、遠隔地に赴任している社員との情報共有がおろそかになりました。それまで積み上げてきたノウハウや成功事例を充分活かしきれないことに悩みを抱えていたのです。

そこで「Garoon」を導入したところ、社員同士のコミュニケーションが大幅に改善。ファイル管理機能を使って販売先の情報を自発的に共有するようになり、さらにスマホ対応のチャットでお互いにコメントを送り合うようになりました。1人ひとりのモチベーションも高まったようです。

【B社の場合】

設立から約70年にわたって路線バスや観光バスの運営、飲食店の経営といった幅広い事業を手がけている当社。以前から「サイボウズ Office」を利用していたものの、事業拡大にともなって従業員が増えたことにより、システムのキャパシティを圧迫。「Garoon」に切り替えることにしました。

導入後は書き込みエラーやレスポンスの遅れといった問題がひと通り解消されました。またそれまで約10年にわたって蓄積されたデータをそのまま利用できたため、引継ぎ面での問題もありません。さらに社内掲示板による情報共有が進んだ結果、部署間のチームワークも高まり、大幅な業務効率化につながりました。

6. まずは「Garoon」の無料体験を

6. まずは「Garoon」の無料体験を

最後に「Garoon」の登録方法についてご紹介します。他社のグループウェアと同様に30日間の無料トライアルを用意。まずはそれに申し込み、機能や使い勝手を確かめましょう。

1.公式サイトにアクセスして、無料トライアルボタンをクリック。

まずは「Garoon」の公式サイト(https://garoon.cybozu.co.jp/)にアクセス。画面上部右側の「無料で試す」をクリックします。

2.メールアドレスを登録

続けて表示される登録フォームに、メールアドレスを入力。送信ボタンをクリックします。

3.登録用URLに必要事項を入力して登録完了

仮登録を知らせるメールが届きます。メール内に記載されたURLをクリックし、会社名、希望ドメイン、パスワードなど必要事項を入力しましょう。入力が済んだら、「お試し開始」をクリック。登録は完了。管理画面が使えるようになります。

7. まとめ

7. まとめ

いかがだったでしょうか。豊富な機能と使い勝手の良さが人気を呼び、大手企業を含む4,800社以上に導入されている「Garoon」。とりわけ管理面の機能は充実しており、グループウェアを通じて組織体制を強化したい企業には最適な選択の1つになるはずです。

その反面、基本料金はやや高く、権限の設定や管理には相応の手間もかかります。予算やリソースに余裕のない場合は、他とあわせて検討したほうがいいかもしれません。グループウェアを導入する際は、今回ご紹介した内容をぜひお役立てください。

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