G suite(ジースイート)の評判と実態|15個のグループウェアを試したアイミツが徹底比較!

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更新日:2018年12月26日 | 公開日:2018年12月26日

アイミツではこれまで、120を超えるグループウェアをピックアップ。それぞれの料金や機能、導入事例などについてご紹介しました。なかでもとりわけ多くの引き合いがあり、問い合わせが寄せられているのが、「G Suite(ジー・スイート)」です。

「G Suite」は検索エンジン最大手のGoogleが提供しているクラウド型のグループウェアです。2006年(当時の名称は「Google Apps」)のサービス開始以来、全世界で500万社以上に導入されました。シンクタンクやリサーチ会社によるグループウェアのマーケット調査でも、常にシェア10位以内にランクイン。Googleによれば、フォーチュン500(総収入の全米上位500社)のうちの約60%が「G Suite」を利用しているそうです。

機能を構成しているのは、「Gmail」や「Google スプレッドシート」といったそれ自体が単体で提供されているアプリ。それらを1つにパッケージ化し、法人向けの管理機能や独自ドメインをプラスしたのが「G Suite」です。

<総評> 「G Suite」の魅力はコスパ&自由度の高さ

<総評> 「G Suite」の魅力はコスパ&自由度の高さ

「G Suite」の何より大きな魅力は、コストパフォーマンスと自由度の高さです。「Basicプラン」の場合、料金は1ユーザーあたり月額600円または年額6,000円。メールやビデオ会議、共有カレンダー、オンラインストレージといった機能がひと通り使えます。クラウド型のため、サーバーや周辺機器を用意する必要もありません。

さらにグループウェアとしては珍しく、webサイトを作成できる「Googleサイト」という機能が付いています。専用のストア「G Suite Marketplace」で外部のベンダーが開発したアプリを購入し、基本機能と組み合わせて使うことも可能です。グループウェアのコストをできるだけ抑えたい中小企業はもちろん、業種特有の業務課題に悩んでいる企業にとっても心強いツールになるのではないでしょうか。

他のグループウェアと比べてどうなのか?

まず料金の面から。コストパフォーマンスの高さに定評がある「kintone」の最安プランがユーザー1人あたり月額780円。「G Suite」の最安プラン(「Basicプラン」)は、ユーザー1人あたり月額600円です。仮に従業員1,000名の企業であれば、年間216万円もの差が生じます。できるだけ費用を抑えたい場合、「G Suite」は最適な選択肢の1つになるのではないでしょうか。

続いて、機能を見ていきましょう。前述の「Basicプラン」でも、メールや共有カレンダー、ビデオ通話といった機能が制限なく使えます。1人あたり30GBの大容量ストレージも用意されており、画像や動画、資料などの保存にも困ることはありません。

一方、「G Suite」には、一般的なグループウェアに見られるような共通のポータル画面がありません。多機能ゆえ、使いこなせるようになるまでに時間がかかってしまうケースも少なくないようです。上手く活用すればコスパが高い反面、やや使う人を選ぶツールとも言えるのではないでしょうか。

こうした点を踏まえつつ、「G Suite」の具体的なメリットとデメリットを見ていきましょう。

1.「G Suite」の6つのメリット

1.「G Suite」の6つのメリット

まずは、「G Suite」のメリットから。料金・機能・セキュリティ対策など、6つに分けてご紹介します。

1-1.料金が安い

「G Suite」には3種類の料金プランが用意されています。最安の「Basicプラン」は、1人あたり月額600円。ストレージの容量が無制限かつアプリ開発機能が付いた「Businessプラン」は、1人あたり月額1,200円。最上位の「Enterpriseプラン」は、1人あたり月額3,000円で利用できます。

いずれのプランも、一般的なグループウェアの料金相場を下回っています。また、初期費用はかかりません。低コストでグループウェアを導入したい企業や、ランニングコストをできるだけ抑えたい企業にはぴったりのツールではないでしょうか。

1-2.導入がスムーズ

氏名やメールアドレスなどのユーザー情報を入力。あとはドメインを設定するだけで、「G Suite」をスタートできます。クラウド型のため、サーバーを用意する必要もありません。

1-3.独自ドメインが使える

独自ドメインで利用できるのも、「G Suite」のメリットの1つ。社員のメールアドレスを一括を管理できるうえ、ブランディングにも効果を発揮するはずです。

1-4.ストレージの容量が大きい

最安の「Basicプラン」では、1人あたり最大30GB。「Businessプラン」以上なら、容量無制限のオンラインストレージを利用できます。そのため、営業資料を部署間で共有したり、webコンテンツ用の素材を保存するなど、さまざまな使い方が可能です。

1-5.万全のセキュリティ

2段階方式のアクセス制限など管理機能が充実しています。また、すべての情報をネットワークが冗長化されたデータセンターで保管するため、データ消失などの心配もなく、磐石な体制です。また、ISO27001(情報セキュリティマネジメント)をはじめとする各種認証も取得済みです。

1-6.アフターサポートが充実

専用のサポートデスクに、アプリやネットワークに精通したカスタマーエンジニアが常駐。メール・電話での問い合わせに、24時間365日体制で対応します。グループウェアが初めての企業も安心して利用できるのではないでしょうか。

2. 「G Suite」の3つのデメリット

2. 「G Suite」の3つのデメリット

コストパフォーマンスの高さに定評があり、セキュリティ対策やアフターサポートも充実している「G Suite」。ところが細かい点に目を向けると、いくつかのデメリットもあるようです。

2-1.ワークフロー機能が標準搭載されていない

休暇や予算の申請・承認に欠かせないワークフロー機能。残念ながら「G Suite」には、標準搭載されていません。ただ公式ストアで外部のベンダーが開発したアプリを、追加購入することは可能です。初期状態からワークフローが使える「kintone」などと比較すると、正直なところ見劣りする部分だと思います。

2-2.ポータル画面がない

一般的なグループウェアの場合、ポータル画面のフレームを切り替えることで各機能のページを表示しますが、「G Suite」にはポータル画面そのものがありません。

サイト作成機能(「Google サイト」)を使って自分で作成することはできますが、Gmailやスプレッドシートといった個別のアプリ側に、ポータルサイトへ戻るリンクがありません。そのため、切り替えのためにはあらかじめブラウザのタブでポータル画面を開いておき、頻回そこに戻って操作する必要があります。慣れないうちは業務効率がダウンすることもあるかもしれません。

2-3.追加できる機能の大半が日本語に未対応

「G Suite」の公式ストアでは、外部のベンダーが開発したアプリを追加購入することができます。たとえば専用のテキストエディターが必要な人は、追加するといいでしょう。ただ、そのほとんどは日本語に未対応なので、語学に自信がない方にはカスタマイズのハードルは高そうです。

2-3.人によっては使いにくさを感じる機能も…

たとえば「G Suite」の主要機能の1つであるスプレッドシート。変更した内容が自動保存され、複数人で同時に編集できるのは大きなメリットです。大容量のデータを処理したり、あるいは複数のアカウントからアクセスが集中したりすると動作が中断することがあります。グラフの装飾やオートシェイプの充実度でも、正直なところ本家のExcelにはまだまだ及びません。集計やデータ加工といった作業は、できればExcelで行いましょう。その上で、共有する時にだけスプレッドシートに貼り付ける、といった使い方をおすすめします。

3.徹底調査でわかった「G Suite」を使うべき人・会社

3.徹底調査でわかった「G Suite」を使うべき人・会社

ここまで、メリットとデメリットをご紹介しました。トータルに考えると「G Suite」は、どんな企業や人に向いているのでしょうか。

3-1.できるだけ費用を抑えたい人

「1.「G Suite」の6つのメリット」でご紹介したとおり、1人あたり月額600円からの料金でひと通りの機能が使えます。初期費用もかかりません。できるだけ費用を抑えてグループウェアを導入したい人には、非常に適していると思います。

3-2.セキュリティ対策を重視する人

アクセス制限をはじめとする管理機能が充実しており、すべての情報がデータセンターに保存される「G Suite」。セキュリティ対策では、クラウド型グループウェアのなかでもトップクラスにあります。そのため、情報漏えいなどの心配をせずに使うことができます。

3-3.ITサービス企業やwebマーケティング会社

メールでの連絡からビデオ会議やスケジュールの共有まで、すべての操作をブラウザ上で完結できます。ネットに接続した状態で業務を進めることの多い企業なら、利便性の良さを感じられるでしょう。たとえばITサービス企業やwebマーケティング会社なら、そのメリットを最大限享受できるはずです。生産性も大幅にアップするのではないでしょうか。

4.徹底調査でわかった「G Suite」を使うべきでない人・会社

4.徹底調査でわかった「G Suite」を使うべきでない人・会社

一方、以下のような人には「G Suite」は、あまり向いていないかもしれません。

4-1.Googleのサービスを利用するのが初めての人

たとえばGmail1つとっても受信メールの1件1件が、すべてのスレッドと紐づけて表示。メインメニューのボタンや、アイコンも独特です。長年Microsort製のソフトウェアを使い続けてきた人や、Googleのwebサービスを利用するのが初めての人は戸惑うケースもあるのではないでしょうか。

4-2.クラウドツールに慣れていない人

「G Suite」ではすべての操作が、web上で処理されます。初期状態では共通のポータル画面がなく、機能それぞれが独立したいわゆるマトリックス型のインターフェースです。

もちろん使いこなせれば、ルーティンワークを飛躍的に効率化できます。たとえば、データをローカルに保存してから作業を進める癖が付いている人や、1つの管理画面にすべてのメニューが紐づいている業務用ソフトウェアを使ってきた人などは慣れるまでに時間がかかることもありそうです。

クラウドへの移行に不安がある場合、ほかのソフトウェアも検討してみましょう。たとえば、既存のソフトウェアと同じような感覚で使える国産のグループウェア。あるいは、オンプレミス型もあわせて検討するのがいいかもしれません。

5. 「G Suite」の成功事例

5. 「G Suite」の成功事例

続けて、「G Suite」の成功事例についてご紹介します。全世界で500万社以上のクライアントに導入されている「G Suite」。大幅なコスト削減や生産性アップなど、成功事例も少なくありません。

【A社の場合】

約1,200名のスタッフを擁し、国内最大級のインターネットプロバイダーサービスを運営しているA社。これまで利用していたオンプレミス型のメールシステムがライセンス終了を迎えました。それにともない2017年に「G Suite」へ変更。

とりわけ効果が高かったのは、利用頻度の多いEメール。「G Suite」の迷惑メールフィルターによって、仕分けの手間が劇的に軽減されました。クラウドストレージを活用することで、セキュリティ対策も大幅に効率化されたのです。

さらにGoogleカレンダーに社員1人ひとりのスケジュールを登録したことで、業務連絡や会議の調整もこれまで以上にスムーズに行えるようになりました。

【B社の場合】

日本と東南アジアを中心に、150店舗のアパレルショップを展開しているB社。これまではオンプレミス型のグループウェアとメールソフトを利用していました。ところが別アカウントでのログインがスタッフの負担になっていたうえ、安定性にも課題があったのです。そこで、「G Suite」の導入に踏み切りました。

結果として、本部と各店舗とのやりとりの手間が大幅に改善。本部からの質問に対して、各店舗が一斉に回答する仕組みを採用。スプレッドシートを使い、売上の動向や利益率などあらゆる情報を一元管理。さらにスプレッドシートへの書き込みヒントに、バイヤーが着想を得ることにも寄与。新商品の開発にもつながったのです。

6. まずは「G Suite」の無料体験を

6. まずは「G Suite」の無料体験を

最後に「G Suite」トライアル版の申し込み方法について、ご紹介します。「G Suite」には14日間のトライアル期間を用意。この間無料で、各種機能や使い勝手を試すことができます。

1.無料トライアルの申し込みボタンをクリック

まずは「G Suite」の日本版公式サイトにアクセス。画面右上の「無料試用を開始」をクリックします。

2.登録フォームに必要事項を入力

続けて表示される入力フォームに、氏名とメールアドレスを入力。「次」へをクリックします。

3.アカウント設定

アカウント設定画面が表示されるので、希望するドメインを入力。既に独自ドメインを取得している場合は、そのまま利用できます。

4.詳細情報を入力して登録完了

アカウントに重複がなければ、住所など詳細情報の入力ページへ遷移。項目に沿って入力していきましょう。入力が済んだら登録は完了。Gmailなど個別の機能の設定が行なえるようになります。

7. まとめ

7. まとめ

いかがでしょうか。

コストパフォーマンスと自由度の高さに定評があり、これまで500万社以上に導入されてきた「G Suite」。1人あたり月額600円のプランでもメールやスケジュール共有といったひと通りの機能が揃っています。さらに上位のプランなら、クラウドストレージも容量無制限で利用することが可能です。できるだけコストを抑えつつ、グループウェアによって業務効率化を図りたい企業にとっては、最適な選択肢の1つではないでしょうか。

グループウェアを導入する際は、今回ご紹介した内容をぜひお役立てください。

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