Kintone(キントーン)の評判と実態|15個のグループウェアを試したアイミツが徹底比較!

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更新日:2018年12月26日 | 公開日:2018年12月26日

アイミツでは、これまで120を超えるグループウェアをピックアップ。それぞれの料金や機能、使い勝手についてご紹介しました。なかでもとりわけ多くの問い合わせが寄せられているのが、今回ご紹介する「kintone」です。

「kintone」はソフトウェア開発大手のサイボウズ株式会社(東証一部上場)が提供しているクラウド型のグループウェア。豊富な機能と使い勝手の良さに定評があり、2011年のサービス開始以来、1万社以上のクライアントに利用されてきました。資生堂や朝日新聞社など、各分野のリーディングカンパニーの利用実績も少なくありません。

特長的なのは、グループウェア上に自社オリジナルのアプリを作れること。詳しくは後述しますが、100種類を超えるサンプルが用意されいて、プログラミングの知識はまったく必要ありません。創業100年の歴史を持つある染物メーカーでは、この機能を活用して工程管理をアプリ化したことによって部署間の情報共有を改善。売り上げを大幅に伸ばしました。

また、システム開発のプラットフォームとして利用しているITサービス企業も増えています。クライアントの目の前で行う面前開発など、「kintone」によってシステムインテグレーションのあり方も変わりつつあるようです。

<総評> 「kintone」の特長は、自社オリジナルのアプリを作れること

<総評> 「kintone」の特長は、自社オリジナルのアプリを作れること

前述の通り、「kintone」の大きな特長は、自社の業務課題に応じてオリジナルのアプリを作れること。

顧客管理・名刺管理・社内ワークフローなど100を超える基本アプリを用意。それらをドラッグ&ドロップするだけで自由自在にカスタマイズできます。Excelのシートを、ワンタッチでアプリ化することも可能です。

業務用システムの開発を外注すると、どうしても細かい機能や操作性の点でブレが生じることが多いものです。「せっかく多額の投資をしたのに、リターンが見込めない…」というのはよく聞く話。しかし「kintone」を使えば、そういったことはありません。UIも含めて現場のニーズを、100%アプリに反映させられます。

業種特有の業務課題に悩みを抱えている企業や、Excelでのデータ管理に限界を感じている企業にとっては、最適なツールの1つになるのではないでしょうか。

他のグループウェアと比べてどうなのか?

ここからは、他のグループウェアと比較しながら「kintone」の特長を見ていきましょう。まずは料金の面から、紹介します。

「kintone」には2種類の料金プランが用意されていて、スペース(アプリを分類する場所)が100までの「ライトコース」は1人あたり月額780円。スペースが500まで利用できる「スタンダードコース」は、1人あたり月額1,500円です。

この金額をどう捉えるかは、人それぞれだとは思います。月額540円から利用できる「Office 365」や、機能ごとに100円~200円の料金が設定されている「Aipo」と比較すると、やや割高なのは否めません。さらに、セキュアアクセスやストレージの増設にも追加料金がかります。単純にコストだけを重視するなら、他のグループウェアもあわせて慎重に検討した方がいいのではないでしょうか。

次に機能の面を見ていくと、前述のアプリ作成機能に加え、タスク管理や社内SNSといったグループウェアに求められる機能を標準搭載。作成したすべてのアプリにはコメント欄を付けられるので、関係部署とリアルタイムにやりとりをしながら効率的に仕事を進められます。

加えて、セキュリティ対策に非常に力が入れられているのも「kintone」の特長の1つ。データセンターに集められた情報は4重体制でバックアップをとり、セキュリティ専門のチームが常に監視。万が一の際も情報漏えい・消失の心配はいりません。

1.「kintone」の5つのメリット

1.「kintone」の5つのメリット

続いて、「kintone」の具体的なメリットとデメリットをご紹介します。まずはメリットから。料金・機能・使い勝手など、5つにまとめてみました。

1-1.自社専用のアプリを制作できる

最も大きなメリットは、やはりこの点です。顧客管理や在庫商品の管理、領収書の精算など、さまざまな業務課題に合わせて自社オリジナルのアプリを作成できます。

操作は、すべてドラッグ&ドロップ形式。組織体制や業務フローが変わった際もエンジニアの手を煩わせることなくスムーズに改修することが可能です。

ただ1注意したいのは、アプリを作る意味や目的を事前にしっかり整理すること。便利だからといって手当たり次第に作成してしまうと、同じような機能を持つアプリが社内に乱発することになります。かえって、
混乱を招きかねません。

「kintone」でアプリを作る際は、他部署に似たようなアプリがないでしょうか。本当に必要なのかしっかり検討したうえで、着手するようにしましょう。

1-2.多彩な機能を標準搭載

オリジナルアプリの作成機能以外にも、プロジェクト管理や社内SNSなど豊富な機能が用意されています。たとえばプロジェクト管理機能では、メンバー1人ひとりのタスク進捗度などさまざまな数値をワンタッチでグラフ化できるうえ、社外のプロジェクトメンバーをゲストスペースに招待して直接やりとりすることも可能です。

1-3.導入がスピーディー

スピーディーに導入できるのも「kintone」のメリットの1つ。公式サイトの入力フォームにメールアドレスなどの必要事項を記入するだけでアカウントを作成でき、その日のうちから無料トライアルを始められます。サーバーや周辺機器を、用意する必要もありません。

1-4.セキュリティに強い

前述の通り、「kintone」でやりとりした情報はすべてサイボウズが管理するデータセンターに保存。その情報は、4重のバックアップ体制がとられています。データ消失などの心配は、いりません。「kintone」自体にも複数のアクセス制限機能が付いているほか、ISO27001(情報セキュリティマネジメント)の認証も取得済みです。

1-5.カスタマイズ性が高い

約680万件の法人データベースから条件に合わせて営業先リストを作成できる「アタックNo.1」など、100種類以上の外部ツールと連携します(「スタンダードプラン」のみ)。設定画面から操作できるのでプログラミングの知識は必要ありません。オリジナルアプリと組み合わせて上手く活用すれば、大幅な業務効率アップにつながるはずです。

2. 「kintone」の3つのデメリット

2. 「kintone」の3つのデメリット

続いて、デメリットについて。3つに分けてご紹介します。

2-1.料金がやや高い

「kintone」の「ライトコース」は1人あたり月額780円。「スタンダードコース」は、1人あたり月額1,500円に設定されています。さらにセキュアアクセスを導入する場合は、1人あたり月額250円。ストレージを増設すると、10GBあたり月額1,000円の追加料金が必要です。

仮に従業員1,000名の企業で「ライトコース」のライセンスを全員に付与するとなると、最安で月額540円から利用可能。「Office 365」と比較して、280万円以上割高になります。

2-2.ストレージの容量がやや小さい

Office 365」や「G Suite」と比較すると、ストレージの容量がやや小さいのも「kintone」のデメリットの1つ。初期状態では料金プランを問わず、1人あたり5GBに限られます。{/bold大量の商品画像やカタログ、営業資料などを保存する場合などには、あまり適していないかもしれません。

2-3.計算ツールに使いにくさを感じる人も…

「kintone」には計算ツールが付いており、売り上げの計算や見込みコストの算出などExcel代わりに利用することができます。ただ人によっては、使いにくさを感じることがあるようです。

たとえば無数の関数を組み合わせられるExcelと比べると、「kintone」の計算ツールで用意されているのは、「SUM」「YEN」といった基本的な関数のみ。さらに数値フィールドに全角の数字を入れると、計算エラーになります。フィールドがブランクの場合も、「0」として集計するExcelとは違って、やはりエラーに。注意が必要です。

3.徹底調査でわかった「kintone」を使うべき人・会社

3.徹底調査でわかった「kintone」を使うべき人・会社

ここまでご紹介してきた、メリットとデメリット。これらを踏まえ「kintone」は、どういった人や企業に向いているのでしょうか。

3-1.業種特有の課題を抱えている企業

たとえば、家電製品や工業製品の部品製造を請け負う中小メーカーの場合。親会社の生産計画や製品の組み立て予定、検品のスケジュールなど、さまざまな要素を加味したうえで工程を組む必要があります。汎用的な工程管理システムにはそうした細かな設定項目がなく、悩みを抱えてしまうケースは少なくなようです。

それに対して「kintone」なら自分で必要な項目を立て、オリジナルの工程管理アプリを作ることが可能。業種特有の課題を抱えている企業には、うってつけのツールだと思います。

3-2.Excelでのデータ管理に限界を感じている人

社員それぞれのタスクやスケジュールを、Excelで管理している企業は多いと思います。社員が増えてくればその分データは煩雑になり、都度修正するのも手間がかかるものです。「kintone」でExcelのシートをアプリ化すれば、フィールドによる区分けでそれぞれの予定が一目瞭然になります。また複数のメンバーが、同時にアクセスして編集することも可能です。

4.徹底調査でわかった「kintone」を使うべきでない人

4.徹底調査でわかった「kintone」を使うべきでない人

一方、以下のような人には「kintone」は、あまり向いていません。他のグループウェアを優先的に、検討したほうがいいと思います。

4-1.コスト重視の人

「kintone」の3つのデメリットでご紹介した通り、「kintone」の月額料金は他社のグループウェアとやや割高。その上、セキュアアクセスやストレージの増設にも追加コストがかかります。できるだけ費用を抑えたい場合は、「Office 365」や「G Suite」のほうに、分があるのではないでしょうか。

4-2.チャットや社内SNSだけを利用したい人

「kintone」の最大の特長は、自社オリジナルのアプリが作れること。業種ならではの業務課題を解決したい企業にとっては最適なソリューションの1つになります。その一方で、ただ単にチャットや社内SNSだけを利用するなら、コストの面でも「Office 365」や「G Suite」の方が手軽です。

5. 「kintone」の成功事例

5. 「kintone」の成功事例

次に「kintone」を導入した、企業の成功事例についてご紹介します。「kintone」のクライアントユーザーは1万社以上にのぼり、なかには業務効率を大幅にアップさせた成功事例も少なくありません。

【A社の場合】

産業機械メーカーとして70年以上の歴史を持つA社。売り上げ増にともない2つの事業部を統合した結果、それぞれの事業ごとに固まっていた仕事の進め方や、データ管理の方法が混在。顧客サポートが質が低下してしまう状況に…。そこで情報の一元化を測るため「kintone」を導入しました。

導入後は見積もり依頼やトラブルシューティング、顧客管理などあらゆる業務フェーズをアプリ化。すべての部署で同じ情報を見られるようになり、部署間のチームワークが飛躍的にアップしました。結果的に、顧客満足度と売り上げの向上にもつながっています。

【B社の場合】

半纏・浴衣といった染物衣料の製造・販売を手がけるB社。各製造工程の進捗状況が他の部署から見えにくく、結果的に顧客からの注文に対して長めの納期を設定。これまで受注できていた仕事を、断らざるを得ないといった状況に陥っていました。

そこで「kintone」を導入。顧客台帳や受注管理のアプリを作成したところ、情報共有のプロセスが飛躍的に改善しました。社員が携帯するタブレットから注文データや製造の進捗状況がひと目でわかるようになったことで協力体制が生まれたのです。残業がほぼなくなったうえ、売り上げも過去最高を記録しました。

6. まずは「kintone」の無料体験を

6. まずは「kintone」の無料体験を

最後に「kintone」の登録方法について、ご紹介します。「kintone」も他のグループウェアと同様、30日間のトライアル期間を用意。まずはそれに申し込み、機能や使い勝手を確かめてみましょう。

1.公式サイトトップページの無料申し込み、ボタンをクリック

まず「kintone」の公式サイト(https://kintone.cybozu.co.jp/jp/)にアクセス。画面上部右側の「試してみる」から、「無料お試し」をクリックしましょう。

2.メールアドレスを登録

続けて表示される登録フォームに、メールアドレスを入力。「無料でアカウントを作成」をクリックします。

3.登録用のURLをクリックし、アカウント情報を入力

入力したメールアドレスに、仮登録を知らせるメールが届きます。メール内に記載されたURLを、クリックしましょう。続けて表示される登録フォームに会社名、電話番号など必要事項を入力。「お試し開始」を選択すれば、登録は完了です。

7. まとめ

7. まとめ

いかがだったでしょうか。

自社オリジナルの業務用アプリを作成できる機能が人気を呼び、トータル1万社以上に利用されている「kintone」。料金は、やや高い傾向にあります。アプリを作るにあたっては関係部署のニーズを踏まえ、きちんとプランニングする必要があるでしょう。業種特有の悩みを抱えている企業にとっては、最適なソリューションの1つになるのではないでしょうか。

グループウェアを導入する際は、今回ご紹介した内容をお役立てください。

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