【2019年最新】グループウェア15個を厳選比較|今1番おすすめのグループウェアはこれだ!

グループウェア

更新日:2018年12月26日 | 公開日:2018年12月26日

アイミツではこれまで約120種類のグループウェアをピックアップ。料金や機能、使い勝手など、みなさまにご紹介してきました。

そのそれぞれに長所と短所があり、いずれも決して万人向けのツールとは言えません。そうしたなかでも、ある程度の汎用性を備えている製品があります。それは業種や企業の規模を問わず、一定の評価を獲得しているグループウェアが存在するのは確かです。

以下が、アイミツのおすすめするグループウェア15選です。グループウェア選びで迷ってしまった際は、このなかから選べば、後悔することは少ないと思います。

【アイミツのおすすめグループウェア15選】

1.「G Suite」
2.「Office 365」
3.「kintone」
4.「aipo」
5.「トークノート」
6.「R-GROUP」
7.「GRIDY」
8.「iQube」
9.「desknet's NEO」
10.「Wow Talk」
11.「J-MOTTO グループウェア」
12.「rakumo for G Suite」
13.「サイボウズ Office」
14.「Garoon」
15.「zoho connect」

グループウェアとは?

グループウェアとは?

グループウェアは、チームで取り組む仕事をアシストするためのツールです。

電子メールのほか、多彩な機能がパッケージ化。社内専用のチャットや掲示板を使い、社員同士がリアルタイムにコミュニケーションをとることができます。またライブラリで、営業資料や画像を共有。予算申請や休暇取得のワークフローを回したり、会議室や備品の利用状況を確認したりすることができます。身近なところでいえば、Microsoftが提供している「Office 365」。あの製品もグループウェアの1つです。

グループウェアが普及するきっかけになったのは、1996年にIBMからリリースされた「Lotas Notes 4.0」と言われています。当時は、インターネット黎明期。情報化社会への対応の必要性が叫ばれるなかで、アメリカを中心にIT関連企業や大手メーカーが「Lotas Notes 4.0」を導入しました。その後、グループウェアは世界中に浸透しはじめたのです。

現在では、サーバーを必要としないクラウド型が主流。グループウェア全体のマーケット(約1,050億円)のうち、85%以上のシェアをクラウド型が占めています。半導体や電子機器の受託製造を手掛けているあるメーカーでは、クラウド型のグループウェアを導入。社内のワークフローシステムと、セキュリティ体制を強化しました。しかも業務効率も大幅に改善。大きな成果を得ることができたのです。

あなたにぴったりのグループウェアを選ぶ5つのポイント

あなたにぴったりのグループウェアを選ぶ5つのポイント

グループウェアを導入する際は、どんな点に気をつける必要があるのでしょうか。5つにまとめてみました。

1.操作性

グループウェアは、基本的に社員全員が使うツールです。動作が遅かったり、複雑な機能に迷ってしまったりすることがあれば、会社全体の生産性に影響します。ITやシステムへのリテラシーが低い人にも考慮しながら、使い勝手の良いグループウェアを選びましょう。

成功のヒケツは、トライアル期間を上手く利用すること。「G Suite」をはじめとするクラウド型グループウェアのほとんどが、2週間~1ヵ月のトライアル期間を設けています。基本的にこの間は無料で使えるので、主要機能をひと通り試してみましょう。他社の製品とも比較しながら、候補を絞り込んでいくのがおすすめです。

2.機能

たとえば、メールソフトやスケジューラーが既に導入済みの場合。全社的に問題なく使えているのなら、その仕組みを無理に変える必要はありません。既存のツールは活かしつつ、よりリアルタイムにコミュニケーションがとれる社内専用チャットやワークフロー機能が充実。グループウェアを導入した方が、いいのではないでしょうか。

大切なのは、グループウェアによって何を実現するのかということ。現状の業務体制や部署ごとの課題をきちんと整理したうえで、ソリューションとなりえる機能が付いたグループウェアを選びましょう。

3.料金

グループウェアの利用料金の相場は、ユーザー1人あたり月額600円~800円ほど。ボリュームディスカウント(ユーザー数に応じた割引制度)が用意されているものも多く、一見安価に見えます。ところが従業員500名の企業で年間通じて利用すれば、年額350万円~500万円ほどの出費は避けられません。将来的な採用計画なども視野に入れながら、自社の身の丈に合ったツールを選ぶのも重要なポイントです。

4.セキュリティ

グループウェアを選ぶ際は、セキュリティ対策に目を向けるのも大切です。企業の情報流出の約80%は内部の犯行・過失が原因で起こると言われています。そういった点でアクセス制限機能や監査ログ機能(アプリケーションごとにユーザーの行動を監視できる機能)は必須。そのうえで、できればISO27001(情報セキュリティマネジメント)の認証を取得している会社のグループウェアを選んだ方がいいでしょう。

また、クラウド型のグループウェアの多くが外部のデータセンターにサーバーを置いています。万が一に備え、データセンターの免震対策なども確認しておきたいところです。

5.カスタマイズ性

グループウェアは、大手ITサービス企業の開発競争によって多機能化が進んでいます。業態や会社の規模によって、業務課題は実にさまざま。そのすべてを1つのグループウェアで解決するのは、簡単ではありません。

「どこまでカスタマイズできるのか」「その際に技術的なサポートは受けられるのか」といった点もしっかり確認しておきましょう。自社にサーバーエンジニアやネットワークエンジニアがいる企業なら、より拡張性の高いオンプレミス型も選択肢の1つになるのではないでしょうか。ただクラウド型と比べて高額になるのも、否めません。

特におすすめのグループウェア5選

特におすすめのグループウェア5選

ここからは、上記の15選をそれぞれの特性に沿ってご紹介していきます。まずは、アイミツがとりわけおすすめするグループウェア5選から。

「G Suite」

「G Suite」

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

検索エンジン最大手のGoogleが運営する、クラウド型のグループウェアです。「Gmail」「Googleカレンダー」など、それ自体が単体で提供されているアプリがパッケージ化。法人向けに、監査ログ機能がついています。2006年のサービス開始以来、全世界500万社以上に導入されてきました。

何より大きな特長は、コストパフォーマンスの高さ。たとえば「Basicプラン」の場合、社員1人あたり月額600円。メールやビデオ会議、共有カレンダー、オンラインストレージ…。こうした機能が、ひと通り使えます。初期費用がかかることもありません。できるだけコストを抑え、グループウェアを導入したい企業にとっては、最適な選択肢の1つになるのではないでしょうか。

専用のサポートデスクには、アプリやネットワークに精通したエンジニアが常駐。メール・電話での問い合わせを、24時間体制で受け付けています。アプリでやりとりしたデータは、冗長化されたデータセンターに保存。情報漏えい・消失の心配もいりません。

G Suiteの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

「Office 365」

「Office 365」

https://www.office.com/

Microsoftが提供しているクラウド型のグループウェアです。世界トップクラスの導入実績数を誇っています。シンクタンクやリサーチ会社によるグループウェアのシェア調査でも、毎年必ず上位にランクイン。口コミ・レビューサイトを見ても、星3つ以下の投稿はほとんどありません。ユーザーからの評価も極めて高いと言えるでしょう。
特長は、「G Suite」に引けをとらないハイコストパフォーマンス。ユーザー1人あたり月額540円から利用可能です。また、中位以上のプランではExcelやPowerPointといったMicrosoftアプリのライセンスも付与。さらに、最大1TBの大容量ストレージが用意。大量のデータ保存が可能です。できるだけコストを抑え、業務効率化を図りたい企業におすすめのグループウェアの1つです。

機能面でも料金面でも、これといったデメリットはありません。ただMacの一部の機種では、WordやExcelなどのOfficeアプリの動作が遅くなることがあるようです。その点だけは、注意しましょう。

Office 365の情報を更に詳しく知りたい方はこちら

「kintone」

「kintone」

https://kintone.cybozu.co.jp/

ソフトウェア開発大手のサイボウズが、提供しているグループウェアです。豊富な機能の使い勝手の良さが人気を呼び、2011年のサービス開始以来、1万社以上の企業に利用されてきました。

特筆すべきは、業務課題に合わせて自社オリジナルのアプリを作成できること。顧客管理・名刺管理・ワークフローなど、100種類を超える基本アプリを用意。ドラッグ&ドロップ操作だけで、自由自在にカスタマイズできます。Excelのデータベースを、ワンタッチでアプリ化することも可能です。

プログラミングの知識は、まったく求められません。業務フローや組織体制が変わった際も、エンジニアの手を煩わせることはありません。業種特有の課題に悩みを抱えている企業にとっては、最適なソリューションの1つになるはずです。

加えて、非常にスピーディーに導入できるのも人気の理由の1つ。公式サイトの登録フォームにメールアドレスなどの必要事項を入力するだけで、その日のうちから無料トライアルをスタートできます。

kintoneの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

「aipo」

「aipo」

https://aipo.com/

TOWN株式会社(東京都中央区)が提供するグループウェアです。もともとはオープンソースのプログラムとして開発され、2018年にパッケージ版としてリリース。中小企業を中心に、トータル1万社以上のクライアントに利用されています。

何より大きな魅力は、業務課題に合わせて必要な機能だけを選べること。カレンダー機能(1人あたり月額200円)。社内SNS(1人あたり月額100円)、ワークフロー(1人あたり月額100円)など機能ごとに料金を設定。必要に応じて、自由に組み合わせて利用できます。

業務用のメールについてはGmailで事足りているなら、チャットと社内SNSだけを導入。あるいは既にチャットワークなどを導入済みなら、ワークフローのみ契約するといった使い方も可能です。無駄なコストをできるだけ抑えたい中小企業には、うってつけのツールではないでしょうか。

UIやレイアウトも、利用者の目線に立って開発。チャットは、LINEやFacebookメッセンジャーと同じ感覚でやりとりできます。グループウェアが初めての人も、心配いりません。

aipoの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

「トークノート」

「トークノート」

https://talknote.com/

トークノート株式会社(東京都港区)が提供。社員同士のコミュニケーション向上に特化して開発された、グループウェアです。2011年のサービス開始以来、1万社以上のクライアントに利用されてきました。

特長はAI(人口知能)を活用した、独自の解析機能。システムへのアクセス時間や、社内SNSへの投稿数を自動集計。それらをもとに、社員1人ひとりのモチベーションをグラフ化して表示します。モチベーションが著しく下がっている場合は、人事やマネージャーにアラート通知が届きます。休職や離職を未然に防ぐことが可能です。さらにアクセスした時間帯から、社員の睡眠時間を検知。オーバーワークの解消や、ヘルスケアにも役立ちます。

ただ、ワークフローや顧客管理といった一般的なグループウェアに見られる機能がついていません。その点は非常に残念です。フラットな職場環境づくりを進めたい企業、あるいは社員と組織のエンゲージメント(愛着、つながりの強さ)を高めたい企業にとっては、ぴったりのツールだと思います。

トークノートの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

無料で利用できるグループウェア3選

無料で利用できるグループウェア3選

「R-GROUP」

「GRIDY」

「GRIDY」

「iQube」

「iQube」

セキュリティがしっかりしているグループウェア3選

セキュリティがしっかりしているグループウェア3選

「desknet's NEO」

「desknet's NEO」

「Wow Talk」

「Wow Talk」

「J-MOTTO グループウェア」

「J-MOTTO グループウェア」

カスタマイズ性が高いグループウェア4選

カスタマイズ性が高いグループウェア4選

「rakumo for G Suite」

「rakumo for G Suite」

「サイボウズ Office」

「サイボウズ Office」

「Garoon」

「Garoon」

https://garoon.cybozu.co.jp/

「kintone」や「サイボウズ Office」でおなじみのサイボウズ株式会社が提供しているグループウェアです。2002年のサービス開始以来、トータル4,800社・200万人以上のユーザーに利用されてきました。とりわけ従業員1,000名以上のエンタープライズ領域では国内トップクラスのシェアを誇ります。日経BPによる自治体向けのグループウェア満足度調査でも、1位にランクイン。

特筆すべきは、そのカスタマイズ性の高さです。「kintone」をはじめとするサイボウズのクラウドサービスに加え、APIによって20種類以上のツールとつなぎ込むことが可能。外部データベースとの連携、カスタムアプリの作成など、オプションサービスも豊富です。

また、管理機能が非常に充実。組織体制や役職に合わせ、従業員や社外パートナーのロール(役割)を設定できます。しかも各人に対し、アクセス権限を持たせることが可能。1つひとつの業務をしっかり管理・統制し、組織体制を強くしていきたい企業向けのツールです。

Garoonの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

「zoho connect」

「zoho connect」

まとめ

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