Aipo(アイポ)の評判と実態|15個のグループウェアを試したアイミツが徹底比較!

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更新日:2018年12月26日 | 公開日:2018年12月26日

チーム間の情報共有や外出先でのデータ確認、スケジュール管理…。さまざまなビジネスシーンに役立つ、グループウェア。

ただ、実際に導入してみると、仕事の進め方が若干変わる可能性があります。一時的に社員のパフォーマンスが落ちてしまったり、豊富な機能を持て余してしまったりすることも少なくないようです。長年にわたってグループウェアを利用している大企業でも、すべての機能を使い切っているところはほとんどありません。

今回取り上げる「Aipo(アイポ)」(運営会社:TOWN株式会社(東京都中央区))。必要最低限の機能だけを選んで使うことができる、自由度の高いグループウェアです。

Aipoは、オープンソースのプログラムとして開発。トータル1万社以上に、導入されました。2018年3月にオープンソースとしての提供は終了し、あらためてクラウド型のグループウェアとしてリリースされています。

料金が安いこともあり、中小企業や部署ごとの利用が比較的多いようです。ただユーザーのブログやいくつかの口コミ・レビューサイトを見ても、ネガティブな評価はほとんど見当たりません。

<総評> 「Aipo」の特長は、必要な機能だけを選んで使えること

<総評> 「Aipo」の特長は、必要な機能だけを選んで使えること

冒頭でも少し触れた通り、「Aipo」の最大の特長は必要な機能だけを選び、自由に組み合わせて使えること。カレンダーやチャット、タイムカード、ワークフローといった機能ごとに料金を設定。最低3ユーザー・1つの機能から契約できます。

「グループウェアは初めてなので、シンプルなものを選びたい」、「既存の業務用システムも活かしつつ、足りない部分だけをグループウェアで補いたい」…。そういった企業には、まさにうってつけのツールではないでしょうか。

また、シンプルでわかりやすいUIにも定評があります。PCやスマホアプリを日常的に使っている人なら、マニュアルを読まなくても使いこなすことが可能。ある放送局のアナウンス部では「Aipo」を導入したことで、アナウンサーのスケジュール管理が大幅に効率を図ることができます。業務連絡の手間も減り、メンバー同士のコミュニケーションもより活発になりました。

他のグループウェアと比べてどうなのか?

まずは、料金の面から。前述の通り「Aipo」は各機能ごとに料金を設定。初期費用や月額固定費は、かかりません。

たとえば、従業員100名の企業jの場合。カレンダー・チャット・タイムカード・ワークフローのライセンスを全社員に割り当てても、1人あたり月額500円で利用可能です。この金額はコストパフォーマンスの高さに定評がある「G Suite」や「Office 365」の最安プランの料金をさらに下回っています。できるだけ費用を抑えたい企業には、おすすめです。

次に機能・使い勝手の面を見ていきましょう。スケジュールの管理・共有、ビジネスチャット、社内SNSなど、グループウェアに求められる機能をひと通りカバーしています。操作画面のインターフェイスも、非常にシンプル。タイムカードの打刻はワンクリック、スケジュールもマウス操作だけで登録することが可能です。

カスタマイズを前提とする、オープンソースのツールとして開発されたこともあるからでしょう。「G Suite」や「Office 365」に比べ、見劣りする部分があるようです。たとえばオンラインストレージの容量は、1人あたり1GBに限定。カレンダー機能も、曜日ごと定期的な予定を登録するといったことができません。

こうした点を踏まえつつ、「Aipo」の具体的なメリットとデメリットを見ていきましょう。

1.「Aipo」の6つのメリット

1.「Aipo」の6つのメリット

まずはメリットから。料金・機能・使い勝手など6つに分けてご紹介します。

1-1.料金が安い

スケジュールの共有や会議室の予約などに役立つカレンダー機能。ユーザー1名あたり、月額200円です。またチャット、社内SNS、ワークフロー、タイムカードといったその他の機能はすべて1名あたり月額100円で利用できます。

主要機能を組み合わせても、1人あたりの利用金額は月額数百円程度。できるだけコストを抑えたい企業には、おすすめです。サーバーや周辺機器を、用意する必要もありません。

1-2.必要な機能だけを選べる

この点については、前述の通りです。もともとオープンソースのプログラムとして開発された「Aipo」は、それぞれの機能が独立。必要なものだけを選んで組み合わせて使うことが可能です。

たとえばメールがGmailだけで事足りているなら、社内SNSやチャットを。コミュニケーションツールとして既にチャットワークなどを導入しているなら、カレンダーやワークフローだけに絞って利用するのがいいかもしれません。

1-3.いち早く導入できる

メールアドレスなど最小限の情報を登録するだけで、30日間の無料トライアルに申し込めます。支払いは、もちろんクレジットカードでOK。いち早くグループウェアを導入したい企業にもおすすめです。トライアル期間の終了後は、プランの変更を申し込まない限り、課金されることはありません。

1-4.操作がシンプル

利用者目線にこだわって開発されたシンプルでわかりやすいインターフェイス。それも「Aipo」の特長の1つです。

たとえばカレンダー機能は、横軸に日付&曜日が並びます。そこに縦軸が1時間ごと区切られており、メンバー1人ひとりのスケジュールがそれぞれ色分けして表示。誰が何をしているかひと目で把握できるうえ、スケジュールを変更や追加も、ドラッグ&ドロップだけ処理できます。チャット機能は、LINEやFacebookのメッセンジャーとまったく同じ感覚で使うことが可能です。

「Aipo」のユーザーのブログや口コミ・レビューサイトを見ても、多くの人がこの点をメリットとして挙げているようです。

1-5.カスタマイズできる

公式ストア「Aipo store」から、アプリをインストール。さまざまな機能を追加することが、可能です。

アプリの数はそれほど多くはないものの、「G Suite」の外部アプリとは異なり、日本語に対応。たとえば「備品管理」というアプリでは、プリンタ用のトナー、書類ファイルといった備品の在庫&発注状況をひと目で確認することができます。

また「Aipo」自体も、GoogleカレンダーやSlack、MFクラウド給与といった外部ツールと連携させることが可能。操作に慣れたら、いろいろと試してみるのもいいかもしれません。連携方法については、「Aipo」の公式サイトで詳しく紹介されているので参考にしてみてください。

「Aipo」連携サービス
https://aipo.com/integrations/

2. 「Aipo」の3つのデメリット

2. 「Aipo」の3つのデメリット

続いては、デメリットについて。「G Suite」や「Office 365」と比較すると、機能やアフターサポートの面でやや物足りない部分があるようです。必要な機能だけを組み合わせて使うことができるうえ、シンプルな操作感にも定評がある「Aipo」。その点については、チェックする必要があるでしょう。

2-1.ストレージの容量が小さい

一番大きなデメリットは、この点かもしれません。

「Aipo」のオンラインストレージはトライアル期間中は会社全体で1GB、本運用後はユーザー1名あたり1GBに限られます。この容量をどう捉えるかは、事業の規模によって変わってくるとは思います。たとえば、解像度1,000pxのデジカメで撮影した画像のサイズは約5MB。PowerPointで作った一般的な営業資料は5MB~10MBほど。「Aipo」のストレージだけでは、保存し切れないケースがあることも否めません。

もちろん、オプションで増設することは可能。その際に10GBあたり、1,000円の追加料金がかかるのも痛いところです。

2-2.定期的な予定登録ができない

もちろん追加アプリによって、今後改善されることもあるかもしれません。ただ現時点の「Aipo」の仕様では、カレンダーに定期的な予定(曜日・時間が決まっている定例MTGなど)を一括で登録することができないようです。その都度入力しなければなりませんから、ストレスを感じる人もいるのではないでしょうか。

2-3.サポートがチャットのみ

もともとオープンソースのツールとして開発された「Aipo」。その影響なのかアフターサポートは、チャットだけに限られます。

操作自体は非常にわかりやすいものの、電話・メールの相談・問い合わせを24時間365日体制で受け付けている「G Suite」や「Office 365」。それらに比べると、やや見劣りするかもしれません。

3.徹底調査でわかった「Aipo」を使うべき人・会社

3.徹底調査でわかった「Aipo」を使うべき人・会社

ここまで、メリットとデメリットをご紹介しました。ところで「Aipo」は、どういった人・会社に向いているのでしょうか。

3-1.できるだけ費用を抑えたい人

カレンダーとチャットだけなら、1人あたり月額300円。それにタイムカードやワークフロー、社内SNSなどを組み合わせても、月額数百円程度で利用できる「Aipo」。サーバー代などもかからないので、できるだけ費用を抑えたい人や、予算の限られる中小企業にはおすすめです。

3-2.既存の業務用システムとグループウェアを併用したい人

ここまでご紹介してきた通り、好きな機能だけを選ぶことができるのは「Aipo」の最大のメリットの1つ。社内メールは既存のソフトでカバーしつつチャットを導入したり、社内SNSの効果だけを試してみたいといった企業にも非常に適しています。上手く活用すればコスト削減にもつながるのではないでしょうか。

4.徹底調査でわかった「Aipo」を使うべきでない人

4.徹底調査でわかった「Aipo」を使うべきでない人

一方、以下のような人には、「Aipo」はあまり向いていないかもしれません。他のグループウェアを中心に、検討した方がいいと思います。

4-1.大容量のデータを取り扱う企業

2. 「Aipo」の3つのデメリットで触れた通り、「Aipo」のオンラインストレージは初期状態でユーザー1人あたり1GBバイト。増設するには、10GBあたり1,000円の追加費用がかかります。

大容量のデータを取り扱う企業、たとえば大量の商品画像を必要とするネットショップ運営会社。あるいは、複数のBtoBサービスを提供しているITベンダーにとっては、ストレージ容量が大きい「Office 365」などの方が適しているのではないでしょうか。

4-2.アフターサポートを重視する人

この点もデメリットの項で、ご紹介した通りです。操作自体は非常にシンプルで、使い勝手に定評があります。ただ電話・メールによる相談・問い合わせは、受け付けていません。チャットが苦手な人や、「どうしても電話でサポートしてほしい」という人は、やはり他のグループウェアと合わせ、検討したほうがいいと思います。

5. 「Aipo」の成功事例

5. 「Aipo」の成功事例

続けて「Aipo」を導入した、企業の成功事例についてご紹介します。

【A社の場合】

出版物や広告の制作を手がけているA社。業種柄、スケジュールの変更が重なることがあるうえに、リモートワークや変則出勤の社員も多い現状にありました。メンバーそれぞれの予定を共有したり、業務課題をシェアしたりする方法について模索していたのです。

そこで複数のグループウェアを比較検討したうえで「Aipo」を導入。管理コストが大幅に軽減。自宅勤務のSNSやチャットのステータスによって、社員の状況も手にとるようにわかるようになりました。連絡がとりやすくなり、事務手続きも劇的に効率化。1人ひとりが、本業に集中できるようになりました。

【B社の場合】

ケーブルテレビ関連商材の販売、人材派遣、飲食店の運営など幅広い事業を手がけているB社。以前からグループウェアを使っていたものの、多すぎる機能に操作に迷ってしまうことがありました。エラーによりデータが閲覧できなかったりすることがあり、必要な時に必要な指示が出せません。それで本社・支社間の情報共有も、滞っていました。

そこで「Aipo」に切り替えたところ、業務効率が劇的にアップ。掲示板には定期レポートを書き、フォルダには共有用の資料を掲載するようになりました。それぞれの機能を上手く使い分けることで、情報共有やコミュニケーションも活発になりました。

6. まずは「Aipo」の無料体験を

6. まずは「Aipo」の無料体験を

最後に「Aipo」の登録方法について、ご紹介します。前述の通り、30日間の無料トライアル期間が用意されています。まずはそれに申し込み、機能や使い勝手を試してみましょう。

1.公式サイトの無料申し込みボタンをクリック

まずは「Aipo」の公式サイト(https://aipo.com/)にアクセス。画面上部の入力窓にメールアドレスを入力して、「無料で試す」をクリックします。

2.メールに記載されたURLで、プロフィールを登録

入力したメールアドレスに、「登録手続きのご案内」というメールが届きます。メール内に記載されたURLをクリック。上から順に、パスワード・氏名・法人名を入力しましょう。入力し終わったら、利用規約とプライバシーポリシーを確認。「次へ」をクリック。

3.招待するメンバーのメールアドレスを決めて登録完了

続けて表示される画面で、ともに「Aipo」を利用するメンバー(同僚・上司など)のメールアドレスを入力。入力が済んだら「次へ」を選択し、さらに「トライアルを開始する」をクリックしましょう。これで登録は、完了。カレンダーやチャットなど、一連の機能を使えるようになります。

7. まとめ

7. まとめ

料金が安いうえ、必要な機能だけを選んで使うことができる「Aipo」。できるだけ費用を抑えたい人はもちろん、既存の業務用システムやソフトウェアと併用していきたい人にとっても、最適な選択肢の1つになるのではないでしょうか。操作に慣れてきたら、前述の公式ストアでアプリを追加。徐々にできることを増やしていくのも、いいかもしれません。グループウェアを導入する際は、今回ご紹介した内容をぜひお役立てください。

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