グループウェア「rakumo(ラクモ)」の評判と実態|37個のグループウェアを使ってわかった本当のおすすめ

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更新日:2019年01月18日 | 公開日:2019年01月18日

チャットや社内SNS、スケジューラー、タスク管理といった機能がパッケージ化され、さまざまな業務改善に効果を発揮するグループウェア。

ただ、事業の規模が大きくなり、社員の数が増えてくると、人数の多さゆえにスケジュール表が見にくくなってしまったり、ワークフローの回覧・承認に時間がかかってしまうというケースも出てくるようです。グループウェアの標準機能だけでカバーできないこと増え、やむなく他の業務用システムやソフトウェアと併用している企業も多いのではないでしょうか。

今回紹介する「rakumo(ラクモ)」(運営会社:rakumo株式会社)は、既存のグループウェアとシームレスに連携するクラウドツールです。現時点で「G Suite」と「Salesforce」に対応しており、それぞれの基本機能を活かしつつ、交通費の精算やタイムカードといった機能を追加することが可能です。これまでトータル1,400社・61万人以上のユーザーに利用されていて、利用継続率は99%をマークしています。

<総評>「rakumo(ラクモ)」の特徴はリーズナブルな料金で必要な機能を「足せる」こと

<総評>「rakumo(ラクモ)」の特徴はリーズナブルな料金で必要な機能を「足せる」こと

冒頭でも少し触れた通り、rakumoの特徴はG SuiteやSalesforceの機能を拡張できることです。カレンダー(一人あたり月額100円)、ワークフロー(一人あたり月額300円)などアプリごとに料金が設定されており、必要なものだけを選んで自由に組み合わせて使えます。

例えば、G Suiteにrakumoの経費精算のアプリを追加すれば、スケジューラーで営業スタッフのその日1日の動きを把握しつつ、交通費の処理までワンストップで行うといったことも可能。できるだけコストを抑えつつ、バックオフィス業務を効率化したい中小企業などにはうってつけのツールだと思います。

プロモーション映像などの制作事業を行っているある企業では、それまで単体で使っていたGoogleカレンダーにrakumoのカレンダー機能を組み合わせることで、メンバーをグループ分けし、同時進行しているプロジェクトの進捗をひと目で確認できるようになりました。

他のグループウェアと比べてどうなのか?

rakumoは、アプリごとに料金が設定されており、カレンダーとタイムレコーダーはいずれも一人あたり月額100円、ワークフローと経費精算は一人あたり月額300円で利用できます。同じく機能別に料金が設定されている「Aipo」と比較しても遜色なく、できるだけコストを抑えたい方にはおすすめです。

ただし、利用にあたってはG SuiteまたはSalesforceの料金も同時に支払う必要があるので、その点だけには注意しましょう。

機能面は、G Suite向けのバージョンではカレンダーや経費精算など7つ、SalesforceではソーシャルスケジューラーとSync(スケジュール共有)の2つのみと、アプリの種類こそ限られるものの、それぞれが利用者目線にこだわり抜いて開発されています。

例えば、ボード(一人あたり月額150円)を使って部署ごとのポータルサイトを一覧化したり、コンタクト(一人あたり月額50円)で社内・社外の連絡先をまとめて管理することが可能です。UIもシンプルなので、日ごろからExcelやwebブラウザを使い慣れている人なら、操作に迷うことはないでしょう。

1.「rakumo(ラクモ)」の5つのメリット

1.「rakumo(ラクモ)」の5つのメリット

ここからは、rakumoの具体的なメリットを説明していきます。

1-1. 料金が安い

連絡先を管理するためのコンタクト機能は一人あたり月額50円、カレンダーは月額100円、最も高いワークフローと経費精算でも月額300円で利用できます。

さらに、情報共有や稟議といった目的別のパッケージも用意されており、最大で40%以上の料金を節約することが可能です。G SuiteやSalesforceとの併用が前提にはなるものの、予算の限られる中小企業も導入しやすいのではないでしょうか。

1-2. 必要な機能だけを選んで使える

カレンダーやボード、タイムレコーダーなど必要なものだけを選んで使うことで必要以上のコストを抑えられます。

例えば、Googleカレンダーやハングアウトなどを日常的に使っていて特に問題がないのなら、タイムレコーダーと経費精算アプリのみを導入してバックオフィスの業務改善を図るのもいいかもしれません。

1-3. 経理を効率化できる

一見当たり前のようでいて、実は搭載しているグループウェアが少ないのが経費精算の機能です。rakumoの経費精算アプリは、NAVITIMEとも連携しており、訪問先の住所を入力するだけでアクセス方法と交通費を自動で算出。

経理処理までワンストップで行えるので、月末に領収書をつき合わせて確認したりする必要はありません。

1-4. 稟議や決済をスムーズに行える

高機能なワークフローもrakumoならではの特徴の1つです。フローチャートによって、決裁がどこまで進んでいるかひと目でわかるうえ、コメント機能によって上長からのアドバイスも受けられます。

申請が却下された理由がわからず、不信感を抱いてしまうようなことも少なくなるのではないでしょうか。

1-5. 操作がわかりやすい

各アプリの操作画面は薄いブルーとグレーを基調としたシンプルなインターフェイスで、装飾的な要素はほとんどありません。

デザイン的な目新しさはないものの、その分だけ操作に迷うことは少なく、初めてでも直感的に利用することが可能です。

2.「rakumo(ラクモ)」の2つのデメリット

2.「rakumo(ラクモ)」の2つのデメリット

メリットがたくさんあるrakumoですが、強いて挙げると次の2つのデメリットがあります。

2-1. 単体では利用できない

機能拡張のためのツールとして開発されている以上、仕方のない点ではありますが、rakumo単体で申し込みことはできず、G SuiteまたはSalesforceのアカウントが必須です。

この2つ以外のグループウェアを導入済みの企業の場合、すぐに利用スタートとはいかないかもしれません。

2-2. ストレージが付いていない

例えば、Aipo」では容量が小さいながらもオンラインストレージが用意されているのに対し、rakumoには付いていません。

G Suiteのストレージが一杯になってしまった場合などは、rakumoとはまた別に外部サービスの導入を検討する必要があります。

3.徹底調査でわかった「rakumo(ラクモ)」を使うべき人・会社

3.徹底調査でわかった「rakumo(ラクモ)」を使うべき人・会社

ここまで紹介してきたメリットとデメリットを踏まえ、rakumoはどういった人や企業に向いているのかまとめてみました。

3-1. G SuiteもしくはSalesforceをカスタマイズしたい人

rakumoは、カレンダー機能1つとっても、Googleカレンダーで起きがちなスケジュールの重複を回避するアラート通知機能が付いているほか、Salesforceでは不可能な繰り返し登録にも対応しています。訪問先の住所を入力することで、前後のスケジュールを移動時間としてブロックすることも可能です。

G SuiteやSalesforceを活かしつつ、さらなる業務効率化に取り組んでいきたい企業にはうってつけのツールだと思います。

3-2. 経理を効率化したい企業

前述の通り、訪問先を入力するだけで経路と交通費を自動表示し、経理処理までワンストップで行えるrakumoの経費精算機能は魅力です。

経理スタッフのリソース不足に悩んでいる企業などにとっては、最適なソリューションの1つになると思います。

3-3. 稟議・決済のフローを改善したい企業

rakumoのワークフロー機能を使えば、稟議の進捗がリアルタイムに把握できるうえ、決裁者とのコミュニケーション不足も防げます。

一人あたり月額300円のリーズナブルな料金で利用できるうえ、経費精算アプリで作成した清算書をそのまま承認フローに乗せることも可能です。

4.徹底調査でわかった「rakumo(ラクモ)」を使うべきでない人・会社

4.徹底調査でわかった「rakumo(ラクモ)」を使うべきでない人・会社

一方、次のような人にはrakumoはあまり向いていないかもしれません。他のグループウェアもあわせて慎重に検討しましょう。

4-1. 単体で稼働するグループウェアを探している人

デメリットで紹介した通り、rakumoはあくまで機能拡張ツールとして提供されており、G SuiteまたはSalesforceとの併用が前提になります。

アプリの数を増やしたくない人、両方のツールに料金を支払うことに抵抗を感じる人は他社のグループウェアを選びましょう。

4-2. ストレージの容量を重視する人

rakumoにはオンラインストレージが用意されておらず、導入しても取り扱えるデータの量は増えません。

あくまで使い方にはよりますが、大量の商品画像を取り扱うネットショップの担当者など、ストレージの容量を重視する人には向いていないと思います。

5.「rakumo(ラクモ)」の成功事例

4.徹底調査でわかった「rakumo(ラクモ)」を使うべきでない人・会社

次に、実際rakumoを導入している企業の事例について2つ紹介します。rakumoはトータル1,400社以上の企業に導入されており、業務効率を大幅に成功させたクライアントも少なくありません。

【A社の場合】

地域情報ポータルサイトを運営しているA社。営業スタッフのスケジュール管理ツールとして以前からグループウェアを利用してはいたものの、スマートフォンでの使い勝手が悪く、Googleカレンダーに切り替えることに。その一方で、部署やグループ単位でのスケジュール表示など、グループウェアの良い部分を残したいというニーズもあり、検討を重ねた結果rakumoを導入しました。

結果、グループのカスタマイズや予定の入力に要したいた時間が以前にも増して短くなり、スケジュール管理のコストは大幅にダウン。コンテンツの企画や顧客先への訪問といったより本質的な業務に時間を割けるようになりました。

【B社の場合】

プロモーション映像や商品紹介動画を制作しているB社。創業した当初は数名の組織だったため無料版のGoogleカレンダーでスケジュールを管理していましたが、社員のが増えるにつれて、予定の表示が見づらくなっていました。

そこでG Suiteへ切り替えるのと同じタイミングでrakumoを導入。制作プロジェクトごとのチーム編成に沿ってスケジュールを表示できるようになり、管理業務が大幅に効率化しました。あわえてボード機能も利用することで、社員同士の情報共有も活発になりました。

6.まずは「rakumo(ラクモ)」の無料体験を

4.徹底調査でわかった「rakumo(ラクモ)」を使うべきでない人・会社

最後に、rakumoの登録方法を説明しておきます。G Suite向け・Salesforce向けのバージョンともに無料トライアルが用意されているので、まずはそれに申し込み、機能や使い勝手を確認しましょう。

1.公式サイトにアクセスして無料トライアルボタンをクリック

rakumoの公式サイト(https://rakumo.com/)にアクセスし、画面上部の「無料トライアル」をクリックします。

2.登録フォームに必要事項を入力して登録完了

登録フォームが表示されるので、G SuiteまたはSalesforceの稼働状況を選び、ページの項目に沿って氏名・会社・メールアドレス・電話番号など必要事項を入力しましょう。

入力が済んだらプライバシーポリシーと利用規約を確認し、「この内容で送信する」をクリックすれば登録は完了。3営業以内に設定が完了した旨を知らせるメールが届き、アプリが使えるようになります。

7.まとめ

7.まとめ

リーズナブルな料金で、G SuiteやSalesforceの機能を拡張できるrakumo。シンプルなUIにも特徴があり、これまで1,400社以上のクライアントに利用されてきました。

Googleカレンダーを自社向けにカスタマイズしたい場合や、より緻密なスケジュール管理をしたい場合は最適な選択肢になるのではないでしょうか。グループウェアを導入する際は、今回紹介した内容をぜひお役立てください。

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