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例文付きで解説!DM(ダイレクトメール)案内文・挨拶文の書き方【2024年最新版】

更新日:2024.01.24

小売、飲食、不動産など、幅広い業種で活用されているDM(ダイレクトメール)。ソーシャルメディアや動画コンテンツが普及した今もなお、DMによって大きな売り上げ・利益をあげている企業は少なくありません。

しかし、中には「DM施策を続けているものの、思うような成果が出ない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか?

そこで本記事では、DMの「顔」とも言える案内文・挨拶文を作成する際に意識すべきポイントや例文を紹介します。

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DMの案内文・挨拶文とは?

DMにおける案内文・挨拶文とは、セール・キャンペーンの案内や特典のプレゼントなど、DMを送付した目的や趣旨を記した文章のこと。

はがきDMの場合は宛名の下もしくは裏面のスペースに、封筒DMなら挨拶状などとしてDM本文に添えられるのが一般的な形です。案内文・挨拶文はDMを受け取る側にとっては最初に目にする文章であり、案内文・挨拶文の書き方・内容によって送り手の印象が決まるといっても過言ではありません。
受け取り手に寄り添い、気遣いや心配りの姿勢を見せることで、よりスムーズにDM本文へと誘導できます。

一方で受け取る側のメリットが大きい無料クーポンや試供品付きのDMでも、案内文・挨拶文の内容が不適切であったり、礼儀を欠いていたりすれば、読まれないまま捨てられてしまう可能性も十分に考えられるでしょう。

実際、DMの制作にあたって案内文・挨拶文を重視する事業者は少なくありません。たとえばある酒販売店では、コロナ渦の時勢を考慮してDMの案内文をそれまでのクイズ形式から手書きの挨拶に変えたことにより、DMの反応率(集客率)を6倍に伸ばしました。

案内文・挨拶文の5つのポイント

前述のとおり、案内文・挨拶文はDMを受け取った人が最初に目にする部分です。安心感・親近感を与えた上で、DM本文への興味・関心をいかに高められるかが大切になってきます。

そのためには具体的にどのような点に気を配るべきなのでしょうか?

1.主体はあくまで受け取る側

DMは業種を問わず多くの企業に販促・集客の施策として活用されており、市場規模は2019年時点で年間3,500億円以上に達しています。ほぼ毎日のようにDMを受け取っている人も少なくありません。

そうしたなかでDMの案内文・挨拶文に「弊社は~」、「当社の製品は~」といった言い回しが続いては、受け取り手は「また売り込みか……」と感じてしまい、「読んでみよう」という気持ちが失われてしまうでしょう。

そうした事態を避けるためには、「DMはあくまでも手紙」「1対1のコミュニケーションツールであること」を念頭に置き、「お客様におかれましては~」、「〇〇様は~」といった形での書き出しを意識することが大切です。

2.かしこまった表現は避ける

取引先への案内状やビジネスレターでは、「前略~草々」「拝啓~敬具」といった定型文が頻繁に用いられますが、DMの案内文・挨拶文ではこれらはむしろ逆効果だといえます。

さまざまなDMがあふれる状況のなかで、消費者の多くは受け取った瞬間にそれが広告・宣伝だと気づきます。いくらかしこまった文体・形式をとっても、DM特有の「営業色」を払拭することは困難です。それどころか「白々しい」「まどろっこしい」といった印象を与え、DMそのものへの興味・関心を削いでしまう可能性すら考えられます。

案内文・挨拶文では上記のような定型文は使わず、「いかがお過ごしでしょうか?」「日ごろのご愛顧ありがとうございます」といったオーソドックスな言い回しにとどめるのがおすすめです。

3.悩みや課題に寄り添う

案内文・挨拶状に「〇〇に悩んでいませんか?」、「△△にお困りではないでしょうか?」といった文章を盛り込むと、受け取り手に「もしかすると自分だけではないのかも」という気持ちが生まれ、解決策として商品・サービスやそれを紹介するDM本文に目を向けやすくなります。

その際に大切になってくるのは、「できるだけシンプルな言葉」で「多くの人に当てはまりそうな呼びかけ・問いかけ」にすること。

やや極端な例ではありますが、たとえば健康食品やサプリメントなら「アミノ酸、ペプチドは足りていますか?」とするより、「めまいや立ちくらみを覚えることはありませんか?」とするのがおすすめ。それが商品自体の強み・特徴であっても、案内文・挨拶状の冒頭でいきなり専門用語で問いかければ混乱を与えるだけです。

あくまで受け手の目線を大切に、平易な表現で身近な悩み・課題に寄り添うことで初めて受け手に共感の気持ちが生まれます。

こうした呼びかけ・問いかけは販促や集客における定石の1つ。DMのみならず、ネット広告やそのリンク先のランディングページ、テレビCM、通販番組などでも広く用いられている手法です。

4.季節感やイベントを意識する

DMの案内文・挨拶文の作成にあたっては、季節やシーズンイベントに合わせた挨拶を入れるのも効果的です。

「暖かい日が続き、ようやく春らしくなってきました」「クリスマスのイルミネーションがきれいな時期になりましたね」といった時候の挨拶を入れることで、案内文は手紙としての体を成し、違和感なく読み進められるようになります。

また、シニア層や富裕層向けのDM案内文では、あえて漢文調(早春の候、師走の候など)にすることでフォーマルな印象を与えることも可能です。ただし、こうした季節感やイベントを短絡的なイメージ(例:暖かくなってきた=外出したくなる、クリスマス=大切な人と2人で過ごす日、など)に結びつけるのは避けましょう。

DMを送付するにあたって、相手の年齢や性別といった大まかな属性は把握ができますが、その1人ひとりがどのように日々を過ごしているかや健康状態、近況などを知る術はありません。DMを受け取る人の中には深刻なケガや病気を抱えている人や失恋で落ち込んでいる人が含まれる可能性があり、そうした人への配慮を欠いて上記のような安易なイメージを押し付けてしまうと、送り手への不信感・嫌悪感につながります。

5.見た目・読みやすさを整える

当たり前のことですが、DMの案内文・挨拶文において誤字脱字や文章のねじれは厳禁。

受け取り手に寄り添って丁寧に書かれたものであっても、正確さに欠ける文章は印象を損ね、商品・サービスへのマイナスイメージにつながることも考えられます。DMの案内文・紹介文を作成する際には複数人で確認するのはもちろん、校正ツールも活用するなど、入念かつ慎重に作業を進めましょう。

また、読みやすさという点では文章の見た目を整えるのもポイントの1つ。一般的に日本語の文章における漢字とひらがなの割合は3:7が適正とされており、この比率を意識して漢字とひらがなをバランス良く振り分けることで、内容が同じでもより短時間でスムーズに伝わるようになります。「有り難う」や「下さい」など、ひらがなに書き換えられる語句はできるだけひらがなで表記しましょう。

目的別!DM案内文・挨拶文の例文

ここからは上記の内容をふまえつつ、目的別のDM案内文・挨拶文の作り方を例文を交えて解説していきます。

01.新規顧客の開拓

DMの案内文・挨拶文はあくまで相手を主体とし、寄り添う姿勢を見せることで受け取る側が安心感・親近感をもって内容に目を通せるようになります。

ただし、新規顧客の獲得を目的とする場合は、これまで接点のなかった受け取り手に対して「〇〇様は~」「いかがお過ごしでしょうか?」といった語り口をとると、「なれなれしい」「怪しい」とった印象を与えることも。

そういった点でまずは無難な自己紹介からスタートし、DMを送った理由を明確に示するのがおすすめです。あわせて連絡先を手に入れた方法(名刺交換、第三者からの紹介など)を明示すれば、マイナスな印象を払拭しやすいのではないでしょうか。

【例文】(飲食店の新規顧客開拓)

はじめまして。株式会社〇〇の〇〇(氏名)と申します。

今回、弊社が手がけるイタリアンレストラン「〇〇〇」の開店にあたって、タウンページをもとに〇〇区内にお住まいの方にお手紙を送らせていただきました。突然のご連絡となり申し訳ございません。

弊社は、居酒屋・カフェなど全国〇〇店舗を展開しています。今回オープンする「〇〇〇」は、弊社にとって新業態となるカジュアルイタリアンの第1号店で、本場ナポリで人気の窯焼きピッツァを中心に、手打ちパスタや魚介などテイクアウトを含めて〇〇種類のメニューを取り揃えました。南欧リゾートをイメージした開放感のあるインテリアもスタッフの自慢の1つです。

ささやかではありますが、ランチタイムにご利用いただけるクーポンをご用意しましたので、友人とのご会食、ご自宅へのお持ち帰りの際など、お気軽にご利用ください。

スタッフ一同、ご来店を心よりお待ちしております。

02.既存顧客の集客

一歩引いたトーン&マナーが求められる新規顧客向けのDM案内文に対し、既存顧客向けの案内文ではいち早くメリットを伝えることが大切です。相手に寄り添いながらも時候の挨拶などは必要最小限にとどめ、文章の前半で具体的なセール情報やキャンペーンを案内しましょう。

以下の例文のようにタイトルにも工夫を施し、「特別」「限定」といったプレミアム感を演出すればDMの集客効果はぐっと高まると考えられます。あわせて日ごろから利用してくれている顧客に向けて感謝の言葉を伝えるのも大切なポイントです。

【例文】(雑貨・日用品を販売するネットショップの集客)

~収納用品が最大50%OFF。特別なお客さまへSALEのご案内~

日ごろから〇〇〇(ショップ名)をご利用いただき誠にありがとうございます。
販売担当の〇〇(氏名)です。

日中は汗ばむ陽気となり、夏を間近に感じさせるこの季節。〇〇様はお変わりなくお過ごしでしょうか?

初夏と言えば衣替えの時期。当ショップでは、日ごろからご愛顧いだいている特別なお客様へ向けて、〇月〇日~〇月〇日まで収納用品の限定SALEを開催中です。

ハンガー、衣装ケースからシェラフ、シューズボックスなど、ラインナップは〇〇種類以上。日替わりで最大50%OFFの目玉商品も取り揃えております。

〇〇様のためだけのID・パスワードをご用意いたしましたので、この機会にぜひお求めいただければ幸いです。

今後とも〇〇〇(ショップ名)をよろしくお願いいたします。

03.休眠顧客の掘り起こし

休眠顧客とは継続的な購入が途切れたり、一度サービスを利用してから時間が空いている顧客のこと。そうした顧客との接点となり、リピート購入や再利用を促すのもDMの重要な役割です。

休眠顧客の掘り起こしを目的とする場合、商品・サービスの存在自体が忘れられてしまっているケースも考えられるので、案内文・挨拶文では差出人を明確を示す必要があります。その上で顧客に寄り添い、丁寧なトーン&マナーで特典・キャンペーンの訴求へとつなげていきましょう。

【例文】(エステサロンの休眠顧客掘り起こし)

こんにちは。〇〇〇(店舗名)の〇〇(氏名)です。以前は当店をご利用いただき誠にありがとうございました。

〇〇様(顧客名)のご来店から今月でちょうど〇年となります。感謝の気持ちを込めて施術の際にご利用いただけるクーポンを送らせていただきました。

前回の施術からお肌の調子はいかがでしょうか?

当店では日ごろのスキンケアから生活リズムの改善まで、スタッフ一丸となってお客さまをサポートさせていただいております。気になったこと、お困りの点などございましたらメールや電話でお気軽にご相談ください。

今後とも〇〇〇(店舗名)をよろしくお願いいたします。

まとめ:効果的なDM案内文で売上アップを目指そう

本記事ではDMの案内文・挨拶文を作成する際のポイントとあわせて、例文を紹介してきました。

目的やターゲットに合わせて作成した案内文・挨拶文をDMに盛り込めば、さらなる効果が見込めます。しかし、DM発送がはじめてという場合には「頭ではわかっているけど、どうすればいいのかわからない」ということもあるのではないでしょうか。

そんなときは、DMの作成や発送作業をまとめてアウトソーシングできるDM発送代行会社への依頼も1つの手段です。

なお、「アイミツ」ではみなさまからのご相談を無料で受け付けています。人気のDM発送代行会社の一括見積もりにも対応していますので、お気軽にお問い合わせください。

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