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【徹底比較】受付電話or受付システムならどっちがおすすめ?

受付

多くの部署と従業員を抱える大手企業では、来客に備えて受付を設置し、専任の担当者が取り次ぎ業務を行うことが多いでしょう。しかし、大手を除くほとんどの企業では、来客の受付や取り次ぎ業務は、人事部、総務部などが兼務しています。業務効率化やコア業務への集中が重視される現代では、来客受付・取り次ぎは、効率化したい業務の筆頭に挙げられるのかもしれません。

こうした状況で注目を集めているのが受付電話・受付システムです。スタイリッシュな内線電話を活用して担当者に取り次ぐ受付電話、iPadやロボットを内線電話やクラウドに接続して担当者に取り次ぐ受付システムという違いはあるものの、どちらもゲスト自らが操作することで、受付・取り次ぎ業務の大幅な効率化が実現できるのです。

それでは、来客受付や取り次ぎ業務の効率化を実現するには、受付電話、受付システムどちらの導入がおすすめなのか。受付・取り次ぎ業務の効率化を検討しつつも、どちらを導入すべきか迷っている担当者が適切に判断できるように、それぞれの導入メリットを説明し、おすすめ製品・サービスを紹介します。

目次

1.受付事情で悩む企業は多数

そもそも来客受付・取り次ぎ業務を効率化したいと考える企業が多数存在するのはなぜでしょう。それは、一部の大企業を除き、ほとんどの企業が来客受付の専用窓口を持たないからであり、受付・取り次ぎ業務を兼任する担当者が共通した悩みを抱えているからです。

たとえば、来客があった際、担当者はゲストの受付と同時に、アポイント先のスタッフへの取り次ぎも行わなければなりません。ゲストを応接室へ案内したり、お茶出しをすることも考えられ、アポイント先のスタッフが席を外していれば、社内を探し回る場合もあります。

来客受付と取り次ぎがスムーズに行われても、これらのプロセスに5分程度の時間は必要です。1日に5人の来客を受付すると仮定すれば1日25分、1週間で約2時間、年間で約100時間もの時間が来客受付・取り次ぎに費やされてしまうのです。

問題なのは、アポイントの当事者でない兼任担当者が、来客のタイミングを予測できないことです。つまり、来客の度に兼任担当者は作業中のコア業務を中断しなければならないのです。誰しも経験のあることですが、一度中断した作業を、気持ちを切替えて再開するのは容易ではありません。

受付・取り次ぎの実務に要する時間に、作業再開に要する時間を加えれば、兼任担当者には相当の負担がかかっていることが理解できるでしょう。受付電話・受付システムを導入して効率化を図れば、担当者の負担が軽減され、コア業務への集中と生産性の向上が実現するのです。

2.受付電話を導入するメリット3つ

受付電話とは、ビジネスフォンに接続した内線専用電話機をエントランスに設置し、ゲスト自らが操作することで来客受付・取り次ぎ業務を効率化するものです。それでは、受付電話を導入することによって、どのようなメリットが得られるのか、具体的にお伝えします。

2-1.受付無人化によりコストダウンできる

受付電話を利用すれば、ゲストが内線通話でアポイント先のスタッフを直接呼び出せるため、人事部や総務部のスタッフが受付・取り次ぎ業務を兼任する必要がありません。これによって、受付・取り次ぎ業務を兼任していた担当者の負担が軽減されるとともに、コア業務に集中できるため、コストダウンと同時に生産性の向上が期待できます。

もちろん、専任スタッフが常駐する受付窓口を設置している大企業であっても、受付電話を採用すれば受付の無人化を実現できます。専任の担当者をおく必要がなくなるため、人件費を含めた大幅なコストダウンが実現できるのは受付電話の大きなメリットでしょう。

2-2.デザイナーズフォンを置けばエントランスがおしゃれに

受付電話は、内線に利用できる電話機であれば機種は問われません。ビジネスフォンで利用している電話機を、受付電話としてそのままエントランスに設置するのも問題ないでしょう。しかし近年では、スタイリッシュなデザイナーズフォンを受付電話に採用する企業も増えているようです。

デザイン性に優れたデザイナーズフォンを受付電話としてエントランスに設置することは、会社全体のイメージをスタイリッシュに演出できるのでおすすめです。豊富な選択肢が存在し、視覚的なイメージを演出できるのも受付電話を導入するメリットのひとつだといえます。

2-3.内線番号を押すだけなので操作が簡単

受付電話を導入する多くの企業がデザイナーズフォンを採用しているのは、シンプルな操作性を優先させるという一面もあるかもしれません。たとえば、テンキーや内線専用ボタンなどを備えたビジネスフォン用電話機が受付電話として設置されていた場合、ゲストが操作に迷ってしまう可能性が高いでしょう。

テンキーと最小限のファンクションキーを備えた、シンプルなデザイナーズフォンを受付電話として採用すれば、受話器をあげて内線番号を押すだけで呼び出しができます。受付電話にデザイナーズフォンを採用する企業が増えているのは、ゲストの負担を軽減する、おもてなしの意味合いもあるのかもしれません。

3.受付電話におすすめ!おしゃれなデザイナーズフォン5選

会社のエントランスをスタイリッシュに演出し、ゲストの負担を軽減するデザイナーズフォンは、受付電話に最適な電話機として多くの企業から注目を集めています。そのなかでも特に人気が高く、受付電話として採用するのにおすすめのデザイナーズフォンを厳選して紹介します。

3-1.JACOB JENSEN T-1

JACOB JENSEN T-1は、デンマークのデザイナーJACOB JENSEN(ヤコブ・イェンセン)が、自身の名前を冠した独自ブランドで販売している受付電話に最適なデザイナーズフォンです。

受話器をあげると現れる整然と配置されたボタンなど、シンプルでいながらスタイリッシュなデザインを持ち、壁掛け・据え置き両対応の柔軟性を持つことから、多数のホテルや企業の受付などの受付電話として採用されています。シルバー、シャンパンゴールドなどのカラーが用意されるほか、限定のブラック、ブルー、レッドなども存在するため、会社のイメージに合わせた選択が可能です。

3-2.JACOB JENSEN T-3

JACOB JENSEN T-3は、JACOB JENSEN T-1と同じく、JACOB JENSEN(ヤコブ・イェンセン)ブランドで販売されているデザイナーズフォンです。

ダイヤル部分と受話器部分がフラットになるデザインが採用されており、JACOB JENSENならではのスタイリッシュなデザインを持つのはJACOB JENSEN T-1と同じです。壁掛け・据え置き両対応で電源も必要としないのも同様であり、受付電話として自由度の高い設置が可能です。プッシュ回線専用機ではあるものの、ターミナルアダプタやスプリッターを利用してIP電話にも対応しています。

3-3.Halte TGX-02

Halte TGX-02は、横長の本体ダイヤル部に受話器を縦に置く、シンプルでスタイリッシュなデザインながらも、独特のフォルムを持つHalte(アルテ)のデザイナーズフォンです。

ダイヤルが本体から少し浮いたデザインになっているため、ボタンが押しやすいのも特徴であり、スタートアップやIT企業の受付電話にマッチするかもしれません。壁掛け・据え置きどちらでも設置が可能で、電源も必要としないため、イメージを優先した自由度の高い設置が可能です。

3-4.swissvoice ePure

swissvoice ePureは、まるで電話のアイコンがそのまま電話機になったようなシンプルでスタイリッシュなデザインを持つ、受付電話に最適なコードレスデザイナーズフォンです。

ホワイト、レッド、ブラックと鮮やかなカラーバリエーションが用意されるePureは、デザインだけでなく電話機としての機能も豊富です。受話器に搭載されたディスプレイで時刻やカレンダー表示が可能、ワンタッチダイヤル・リダイヤルはもちろん、ハンズフリーでの通話も可能です。

3-5.HERMOSA MOTEL PHONE

HERMOSA MOTEL PHONEは、湘南のデザインブランドHERMOSA(ハモサ)が販売する、アメリカの古き良き70年代モーテルをイメージしたレトロ調のデザイナーズフォンです。

LA近郊のビーチリゾートの地名が由来となるHERMOSAは、電話機のほかにも照明やヒーターなどのデザイナーズ家電を販売しています。その代表ともいえるMOTEL PHONEは、シンプルなダイヤルボタンのまわりを木目のパネルを装飾。どんな場所にも溶け込む、ヴィンテージでいながらモダンさも感じさせるデザインで、企業のエントランスを彩ります。

4.受付システムを導入するメリット3つ

受付システムとは、エントランスに設置されたiPadやロボットを活用してゲストの受付を行い、アポイント先のスタッフに取り次ぐためのシステムです。Wi-Fiやクラウドに受付システムを接続し、チャットやメールなどで担当者に取り次ぐほかに、ビジネスフォンに接続して内線で取り次げる受付システムもあります。

受付・取り次ぎ業務を効率化するのは受付電話と同様ですが、あえて受付システムを導入することでどのようなメリットが得られるのか、具体的に説明します。

4-1.コスパよし!月額0円で使えることも

汎用コンピューターともいえるiPadや、ロボットなどの専用システムを活用する受付システムは、受付電話よりもさらに来客受付・取り次ぎ業務を効率化する多彩な機能を持っているといえます。

たとえば、あらかじめアポイントメントをシステムに登録しておけば、事前に受付コードが発行できます。ゲストは、メールなどで受け取った受付コードをシステムに入力するだけで受付・取り次ぎを完了できるのです。担当者名を入力すれば簡単にアポイント先を検索できるため、部署名を忘れてしまっても問題ありません。

多彩な機能を持ち、業務効率化を実現しながらも、受付システムはコストパフォーマンスに優れたサービスだといえるでしょう。おおむね、5,000円〜1万円程度の月額料金が相場になっており、少人数の会社で多くの機能を必要としない場合は月額料金無料で利用できるサービスもあります。

4-2.対応までがスムーズで来訪者を待たせない

ゲストが受付を済ませると、受付システムは即座にチャットツールなどを経由し、来客があることをアポイント先スタッフへ直接通知します。内線が基本になる受付電話では、担当者が席を外している可能性もありますが、受付システムであれば来客の通知先を複数設定できるため、来客を見逃すことがありません。

内線での来客通知を併用できる受付システムも存在するため、ゲストを待たせることのない、スムーズな対応が実現できるのが受付システムの大きなメリットです。

オプションで入館証の発行などが可能なのも、受付システムの魅力だといえます。エントランスの受付システムで、ゲストの確認と入館証の発行が完了すれば、スタッフがわざわざ入館証を渡しにエントランスまで出向く必要もなくなります。ゲストの入館とあわせて退館も管理でき、データはクラウド環境で保管されるため、セキュリティ面で安心できるのも受付システムのメリットです。

4-3.iPadやロボットで企業の先進性をアピール可能

iPadのタッチパネルで簡単に受付でき、担当者への取り次ぎがスムーズであれば、訪問先に対してゲストが先進的で前向きなイメージを持つのは当然のことでしょう。受付システム導入よる先進性の演出は魅力的であり、大きなメリットだといえます。

近年では、ロボットが来客の初動応対を担う受付システムも登場しており、音声を使った応対はもちろん、AIによる機会学習で、来客の顔と氏名をアポイント先スタッフと結びつけられるシステムも登場しています。

2度目の来訪の際、受付システムのロボットが自身の顔と名前を覚えていて、アポイント先スタッフの変更がないかどうか尋ねてきたらどうでしょう。誰もがその先進性に驚き、来訪先企業のイメージをポジティブなものにせざるを得ないでしょう。

5.今すぐ導入したい!おすすめの受付システム5選

受付システムには、汎用のiPadを活用するもの、専用機を設置するもの、ロボットを活用するものなどいくつかの種類があり、クラウド環境の利用だけでなくビジネスフォンと接続できるサービスも存在します。

それぞれ独自の特徴を持つ受付システムですが、なかでも特におすすめできる受付システム・サービスを厳選して紹介していきます。

5-1.RECEPTIONIST

RECEPTIONISTのトップページ
出典RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは、ゲストがiPadを操作することによって、ビジネスチャットやSMSで担当者を直接呼び出せる、クラウド型受付システムです。担当者の名前を検索して受付するのも、タッチパネルに表示させたボタンをタッチして受付するのも可能、受付完了と同時にSlackやChatwork、Office365などの主要チャットツールやSMSを経由し、来客を直ちに担当者へ通知します。

担当者が通知に気付かない場合に備え、秘書やアシスタントを指名して同時通知できる「秘書・アシスタント通知」や、プロジェクト・部署ごとに通知先を分散できる「通知先指定」などで、ゲストの取り次ぎを効率化できます。

webブラウザを利用して来客予定を登録できるため、あらかじめゲストに受付コードを送っておくのも可能。来社したゲストはコードを入力するだけで受付できます。プリンタと連動するオプションを追加すれば、入館証シールの発行や入館規約の同意画面表示も実現、セキュリティ面でも万全です。

50人までの月額利用料金が5,000円のスタンダードプランが基本ですが、10人以下の企業であれば無料で使用可能なのも魅力です。オプションにも対応する月額1万円のエンタープライズプラン、同居する子会社・関連会社の分もまとめて受付可能なプレミアムプランも用意されるほか、複数フロアで受付業務したい場合は月額1万円でiPadを増設できるなど、高い柔軟性を誇る受付システムです。

5-2.Smart at reception

Smart at receptionは、iPadを活用した多彩なゲストの受付と、直接担当者を呼び出す多彩な方法に対応する、クラウド型受付システムです。アポイントメントのあるゲストに向けたQRコード受付、担当者の名前を検索しての受付、タッチパネルに表示されたボタンをタッチする受付はもちろん、ビジネスフォンとの接続による内線呼び出しや、新たに搭載されたAI機能を活用した音声による受付・呼び出しにも対応しています。

特にキーボードによる入力を必要としない、AI機能の音声受付は特筆すべきです。学習機能も搭載するため、過去の音声情報をもとにした予測変換の精度を高めることも可能です。

来客を知らせる通知機能も多彩。SlackやLINEWORKSなどのビジネスチャットによる呼び出しはもちろん、内線でのリアルタイムな呼び出しも直接担当者へ接続、受付・取り次ぎ業務を高度に自動化します。

ミニマムな機能に限定した月額5,000円のLightプラン、オプションも活用可能で、人数に応じて月額2万円からのStandardプランが用意され、コストパフォーマンスも抜群です。従来の来客ルールを守りつつ、そのまま業務効率化できる受付システムだといえるでしょう。

5-3.moreReception

moreReceptionは、卓上型のコンパクトタイプ、受付カウンターにも設置可能なカウンタータイプ、自立式でフロアにそのまま設置できるフロアタイプという3つの専用ハードウェアをラインナップし、多彩な手法で直接担当者を呼び出せるクラウド型受付システムです。部署名や担当者名をタッチパネルで検索して受付、事前に受け取ったQRコードをかざして受付という2つの受付方法が用意されています。

それ以外にも、担当者への来客通知はメール、スマートフォンアプリによるプッシュ通知にも対応。スマートフォンさえあれば、担当者がどこにいても来客通知を受け取れます。入館ゲートのある会社の場合は、オプションのカードディスペンサー連携を利用することでゲストカードの発行・回収も可能。ゲートまで来訪者を迎えにいく必要もなく、入退館者の情報管理もクラウド環境で実現できます。

メニューを構成するボタンや背景を企業イメージに沿って変更するのも可能。操作していないときは動画を流すなどでサイネージの役割も果たせるため、大企業での利用にも最適な受付システムだといえるでしょう。

5-4.Welbo

Welboのトップページ
出典Welbo

Welboは、音声認識技術「vGate ASR」音声合成エンジン「microAITalk」を活用したゲストの音声受付と、ビジネスフォンとの接続による担当者への直接取り次ぎを実現する、クラウド型の受付システムロボットです。距離センサーと顔認証システムを連動させ、ゲストを検知した瞬間から、音声認識もしくはタッチパネル操作による受付案内が開始されます。

ゲストを確認した後は、内線でアポイント先のスタッフを直接呼び出し、Welboを介しての直接会話によって取り次ぎを完了できます。オプションを追加すれば、飛び込み営業にも対応できるよう、カメラを使いゲストの顔をスタッフのPCに表示させるのも可能。セキュリティ面でも安心できる受付システムだといえるでしょう。

本体の価格は税別9万7,000円とそれほど高額ではなく、管理・設定・アップデーてを行うクラウド環境の月額利用料金も約3,500円とリーズナブルです。音声案内という先進的な受付システムを導入することで、会社のイメージアップにも役立つでしょう。

5-5.企業受付 for Sota

企業受付 for Sotaは、受付システムロボットSota(ソータ)が受付の初動応対をし、iPadを併用した取り次ぎ業務を行うクラウド型受付システムです。顔認識・認証機能を持つSotaは、ゲストを見つけると自ら挨拶を行い、タブレットへの入力で用件の入力や字決を済ますことを促します。

特筆すべきは、Sotaがゲストの顔を覚えていれば、用件とともに誰がゲストとして来社しているのかを、直接担当者に伝えられることです。企業受付 for Sotaでの取り次ぎ業務は、PCやスマートフォンにインストールされたアプリによるプッシュ通知で行われ、直接担当者につなぐのはもちろん、不在時にはほかのスタッフへ転送するのも可能。ビジネスフォンと接続し、内線で取り次ぎするのも可能です。

アプリからiPadのメニューカスタマイズが行えるほか、入退館履歴はセキュアなクラウド環境で管理。個人情報流出リスクも最小化できます。初期費用49万8,000円のほかは、月額利用料金が9,800円のみというリーズナブルさも実現。ゲストに得難い体験を与えられる、注目の受付システムです。

6.受付電話or受付システムの導入前に、どんな機能が必要か整理しよう

受付電話、受付システムともに、アポイント先のスタッフへの直接取り次ぎを行うことによってゲストの手間を省き、業務効率化を図るものであり、それぞれに大きなメリットがあるのは本文で説明したとおりです。

しかし、来客時のルールは企業ごとに異なるのが当たり前であり、受付電話、受付システムのどちらかが優れているというわけではありません。重要なことは、おすすめ製品・サービスでも紹介したような機能がどこまで自社に必要なのかを見極めることです。たとえば、ビルのワンフロアにオフィスが集中している会社であれば、シンプルでスタイリッシュなデザイナーズフォンをエントランスに設置するのがいいかもしれません。逆に、ビルの入口に入館ゲートがあるような会社であれば、入館証の発行やゲストの入退館管理ができる受付システムがベターでしょう。

また、メリットが多いからといって使わない機能が搭載されている受付システムを導入しても意味はありません。新たな受付システムを導入するには費用もかかり、従来手法を守りたい抵抗勢力などの存在で、浸透に時間がかかるデメリットもあるのです。

もちろん、自社のニーズを見極めるのと同時に、費用対効果が見合っているのかも重要です。気になる受付システムなどがあれば、いくつかピックアップして見積もりを依頼することをおすすめします。アイミツでもあなたの要望をうかがい、複数社からの見積もりを用意することができるので、お気軽にお問い合わせください

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著者

imitsu編集部

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