ビジネスフォンの機能一覧から使い方・仕組みまで詳しく紹介【最新版】【2024年最新版】

ビジネスシーンにおいてはビジネスフォンの存在が欠かせません。ビジネス向けの機能が数多く搭載されており、業務を遂行するうえで非常に便利だからです。

しかし、ビジネスフォンの導入には機器や工事などの準備が必要なため、導入コストとビジネスフォンの機能性で揺れ動いている方もいるかもしれません。

この記事では、ビジネスフォンが持つ機能について、一覧形式でご紹介していきます。使い方や仕組みについても解説しますので、ぜひあわせてご参考ください。

はじめに、ビジネスフォンが持つ機能について、基本的な使い方と機能性について解説します。

ビジネスフォンに備わる保留機能とは、電話を受け取ったあとに「保留ボタン」を押すことで受話器を戻しても通話が切れないようにするためのものです。

社内にいる特定の個人に向けた外線電話を取り次ぐ際や、上長に確認が必要な内容など、一旦相手に待ってもらわなければいけないような場面で活用します。社内の話し声が相手に伝わらないためにも必要なマナー機能だと言えるでしょう。

ビジネスフォンの保留機能の使い方は以下のとおりです。

1.外線電話を受ける
2.内容を確認する
3.保留ボタンを押し、受話器を置く
4.この間、相手には保留中のコール音が聞こえる
5.受話器を取り、保留ボタンを再度押すと通話が再開される

一般的な電話にも保留機能は備わっていますが、ビジネスフォンには保留機能だけでなく、ほかの内線へ転送する機能も搭載されています。

ビジネスフォンに備わる転送機能では、受け持った電話を一時的に保留にしたあと、別のビジネスフォンからその電話に出ることができます。受け取った外線電話を、ほかのデスクや別の部署へ引き継ぎたいときに便利な機能です。

ビジネスフォンの転送機能の使い方は以下のとおりです。

1.外線電話を受ける
2.要件を聞いて保留ボタンを押す
3.担当者に伝え、相手の内線番号へ転送して受話器を置く
4.担当者に引き継いで終了

主に外線電話を取り次ぐ際に利用され、ビジネスフォンの基本機能のなかでも業務の効率アップに効果的な機能です。ただし、転送機能を使う前には内線で担当者へ誰からの電話なのかを伝え、今取り次ぐことが可能かどうかを確認しておく必要があります。

ビジネスフォンに備わる鳴り分け機能とは、番号ごとに着信ベルを設定して音の鳴り分けができる機能です。たとえば、ピピピという音は経理向け、ルルルという音は営業向けといった具合にビジネスフォンの鳴り分け機能を使うことで、無関係の社員が電話を取って対応に困ってしまうようなシーンを減らすことができます。

また、ビジネスフォンによっては、担当部署の電話だけ着信音が鳴るように設定することも可能。設定や管理が比較的簡単なほか、「誰が出るべきか」を明確にできるため、顧客対応の効率化にも有効です。使い方は、契約しているビジネスフォン会社や機材によって手順が異なります。

ビジネスフォンに備わる短縮ダイアル機能とは、事前に登録することで本来の電話番号よりも短い番号で電話をかけられる機能です。よく電話をかける取引先の番号を短縮番号で登録しておけば、業務を効率化させられるでしょう。

ビジネスフォンの短縮ダイアル機能の使い方は以下のとおりです。

1.よく電話をかける相手の番号を短縮ダイアルに登録
2.以降は3桁などの短い番号で簡単に発信することが可能

短縮ダイアルは主に「共通短縮」「個別短縮」に分けられます。「共通短縮」はすべての内線電話機で共有して利用できる短縮ダイアルです。軽はずみな登録や登録番号の重複を避けるために、システムに登録できる親機を限定するケースもあります。

「個別短縮」は子機のビジネスフォン1台ごとに独立して使用できる機能で、各々が取引先などを自由に登録することが可能です。また、ちょうど中間にあたる「グループ短縮」機能が搭載されたビジネスフォンもあります。

ビジネスフォンに備わる電話帳機能は、スマートフォンや一般家庭でも多く活用されている電話帳機能とほとんど同じです。一般的な電話帳とビジネスフォンの電話帳機能が異なる点と言えば、「共通の電話帳」と「個別の電話帳」を2つ作成できる点でしょう。

短縮ダイアルと同じく、ビジネスフォンの親機が登録した電話帳をその子機すべてで共有できます。勝手に電話帳の内容を変更されないため、大切な電話に誤って対応してしまうことを防ぐことが可能です。

また、それぞれの端末別に電話帳を登録することもできます。ビジネスフォンの子機で端末別に電話帳を登録することで、各社員の営業効率の向上や名前忘れのトラブルなどを避けられるでしょう。

ビジネスフォンに備わる自動音声案内（IVR）機能とは、電話がかかってきた際に機械案内で連絡内容を見極め、適切な窓口へ着信を振り分ける機能です。「◯◯のお問い合わせは1を、△△のお問い合わせは2を」といった具合に、音声ガイダンスに従って顧客が自主的に取り次ぎ先を指定できるため、社員による取り次ぎ業務をカットできます。

電話の取り次ぎ対応時間を大きく削減できるため、これまでに使っていた時間や人件費を別のことに充てることが可能です。また、1つの電話番号で対応できるため、ホームページなどに複数の問い合わせ先を記載する必要もありません。

ビジネスフォンの自動音声案内（IVR）機能は事前にシステム設定が必要なものの、一度登録さえしてしまえば、問い合わせに適した担当部署へ自動的に電話を転送できる点が大きなメリット。ビジネスフォンの使い方を学ぶ必要なく、業務の効率化を図ることも可能です。

一部の電話サービスではカバーできない機能も、ビジネスフォンなら対応できるケースがあります。業務向けビジネスフォンならではの機能をご紹介していきましょう。

先述した自動音声案内機能（IVR）は、ビジネスフォンに備わる機能のなかでも高いパフォーマンスを発揮します。自動音声ガイダンスを経由することで、対応に必要な時間的コストを減らしつつも、顧客サポートを行える点がメリットです。

たとえば新サービスをローンチした際に、「新規の契約について」「使い方について」「故障などトラブル・クレームについて」などといった内容に分けることで、各担当者にスムーズに取り次ぐことが可能。正しい知識を持った担当者へ素早く取り次ぐことで、顧客満足度を満たしながら業務の効率化も図ることができます。

代表番号発信機能とは、設定したビジネスフォンから電話をかけた際に、どの子機を使用しても相手側には代表番号が表示される機能です。また、代表番号に電話がかかってくると、設定したビジネスフォンのうち空いている回線に着信がかかります。

つまり、代表番号にかかってきた電話は、設定した回線や子機が空いている限り、すべてのビジネスフォンにつながるという仕組みです。そのため、電話の取り漏らし防止に効果的だと言えます。

また、部署や会社ごとの番号を代表番号発信に設定することで、相手先に「◯◯社」から電話がかかってきたと認識してもらいやすいのも利点。ビジネスフォンの機能を活用して代表番号をまとめることで、スムーズな営業や連絡が可能になります。

ダイヤルインサービスとは、複数の電話番号を簡単に保有・管理できるサービスです。1つの電話回線をもとに、複数の電話番号を保有できます。少ない契約回線のまま複数の番号を持てるため、部署や担当者に応じて電話番号を割り振ることが可能です。

「営業一課に電話をかけよう」など、取引先が自社の特定部署へ電話をかける際にも役立つため、総務による電話の取り次ぎといった手間も減らせます。

ダイヤルインサービスを使えば、従業員ごとに直接電話をつなげることが可能なため、業務の効率化やコストの削減など、総合的な維持費を抑えられるでしょう。

CTIとは、電話、FAX、パソコンやシステムなどを連携させるための専用システムのことを指します。現在では、既存の設備を据え置きでビジネスフォンの機能をアップグレードできるクラウド型CTIも人気です。

CTIがあれば、着信相手の顧客情報をパソコン上に表示させて対応履歴や担当者をチェックすることが可能。また、通話録音機能で顧客との会話内容を確認することで「言った・言わない」のクレーム防止や品質改善にも役立ちます。主にコールセンターやカスタマーサポートで活用されるシステムです。

さらに、アウトバウンド向けのCTIであれば、通話終了と共に次の顧客へ自動発信する機能が備わっているものも。ビジネスフォンとCTI機能をあわせて活用すれば、業務効率や営業効率を向上させることが可能です。

時間外アナウンス設定とは、事前に設定した時間を過ぎたあとにかかってきた電話に対し、自動的に「本日の営業は終了しました」といった音声ガイダンスが流せるスケジュール機能です。

営業の終了時間や決まった曜日など、特定の休みに合わせてスケジュールを設定するだけで、対応外のコールをカットアウトできます。設定した時間になれば、音声ガイダンスのみに取り次がれるため、呼び出し音を延々と顧客に聞かせるような事態を避けられる点がメリットです。

また、「本日の営業は終了しました。営業再開時刻は○時です」などといった告知によって不要なトラブルを避けることもできます。

ソフトフォンとは、パソコンに専用ソフトウェアをインストールするだけで通話ができる機能です。インターネット回線を経由して、パソコンがビジネスフォンの機能を併せ持つイメージが近いでしょう。「LINE」「Skype」「Discord」といったツールもソフトフォンの1つです。

ソフトフォンはパソコン、ソフトウェア、ヘッドセット、インターネット回線さえあればPCで電話できるため、電話機などの専用機材を用意する必要はありません。ビジネスフォンの機能を内包しつつ、導入コストを下げられる点がメリットです。

しかし一方で、ソフトフォンを使用するためにはパソコンを常時起動しておく必要があります。また、音声品質がインターネット回線に左右されるため、回線速度によっては満足の行く通話品質を保てない可能性もあるでしょう。

スマートフォンの内線化とは、文字どおりスマートフォンを固定電話の内線として加えられる機能です。スマートフォンを内線化することで、外出先や自宅、テレワーク環境でも取引先とスムーズに連絡を取ることができます。

従来では、担当者が社内に居ないと電話を取り次ぐことは困難でした。しかし、スマートフォンを内線化しておけば、外出中の担当者にも簡単に取り次げるようになります。

ビジネスフォンの機能を他事務所などへ拡張するにはPBXの配置といったさまざまな工事が必要ですが、スマートフォンの内線化であれば工事費や機材の購入費は必要ありません。オフィスレイアウトにも配慮する必要がないため、フリーアドレスデスクの導入にもつなげやすいでしょう。

ただし、ビジネスフォンとしての機能を利用するには、クラウドPBXなどと契約する必要があります。

ビジネスフォンのなかには、通話中の音声を録音できる機能があります。録音データは即座に再生可能なため、保留中に聞き取りづらかった点の再確認などが可能です。

通話録音機能がとくに役立つのは「言った・言わない」などのトラブル対策でしょう。また、「この通話は品質向上のため録音されています」という音声ガイダンスを付け加えることで、悪質なクレーマーを防止する効果もあります。

さらに、蓄積される録音データを分析することで、コールセンターの品質向上に役立てることも可能。通話録音機能のあるビジネスフォンを活用することで、不正の防止や社内コンプライアンスの強化にもつながると言えるでしょう。

ビジネスフォンが持つ各機能を有効活用することで、業務の効率化を図ることが可能です。

とはいえ、電話営業をかけるアウトバウンドや、カスタマーサポートをメインとするインバウンドなど、分野によってビジネスフォンに求められる機能が異なるのも事実でしょう。そのため、まずはビジネスフォンを理解して自社に必要な機能を見極めることが大切です。

「新しく事務所を構えたい」「最新のビジネスフォン機器を取り入れたい」という場合は、ぜひアイミツまでご相談ください。専門のコンシェルジュが貴社の求めている環境にマッチしたビジネスフォンの構築をサポートいたします。