パソコンで気軽に通話可能！ソフトフォンの特徴まとめ【2024年最新版】

さまざまな企業でソフトフォンが導入されていますが、ソフトフォンがどのようなものかご存知ですか。

結論から説明すると、ソフトフォンとは普段利用しているパソコン内に電話機能をインストールして利用するサービスです。ではソフトフォンにはどのようなメリットがあるのか。そしてなぜ、ソフトフォンが注目を集めているのでしょうか。

今回は、パソコンで気軽に通話ができるソフトフォンの実態やメリット、デメリットについて紹介します。無料で利用できるおすすめのソフトフォンも紹介しているので、導入を検討している方は参考にしてみて下さい。

ソフトフォンは、パソコンへインストールして設定を行うことで、パソコンを内線端末化し、パソコン自体をビジネスフォンとして利用できる画期的なサービスのことをいいます。

現状従業員1人に1台パソコンが支給されますが、電話機はデスク上に置かれていること多いです。このようなオフィス環境だと、オフィスの移転時やレイアウトの変更の際に配線問題を考えなければいけないため大変です。

パソコンに電話機能を備えておくことによって、手間が大幅削減できます。また、従業員の増員などによって電話機を追加購入する必要がありません。

ソフトフォンは、インターネットが利用できる環境であれば、どこでも利用できます。自宅や出張先でも、インターネットVPNで社内LANに接続することが出来れば、無料通話を利用できるのです。

また、会社の代表の電話番号を利用して、発着信が可能です。他拠点にいるメンバーに通話を転送もできます。加えて、ソフトフォンはTV会議機能も付いていることが多いため、資料を見ながら通話することも可能です。

ソフトフォンは、これまでの従来の働き方を大きく変えることができると言っても過言ではない、注目されているサービスなのです。

それでは次に、ソフトフォンを導入する3つのメリットについて詳しく紹介していきます。

ソフトフォンを導入することによって、具体的に次の3つの側面からコストダウンが図れます。

1.通話料の削減
インターネット回線が繋がっているパソコンでソフトフォンは利用できます。これまでは外出時や出張時では、携帯電話が利用されることが多かったと思いますが、インターネットVPNで社内LANに接続されていれば通話料が無料になるのです。

2.工事費の削減
事務所のレイアウト変更や事務所移転を行う際に問題になるのが、配線などの問題です。配線のレイアウトは複雑になるため、その都度専門業者に依頼し、工事費が発生してしまいます。
しかし、ソフトフォンを導入すればパソコンを移動させるだけで済むため、専門業者に依頼しなくても、自分たちで気軽にオフィスのレイアウト変更が行えます。

3.電話機の導入費用
従業員が増えれば、電話機を新しく導入することもあるでしょう。ビジネスフォンは家庭用の電話と違い、1台当たりが高額です。ソフトフォンを導入すれば、電話機を導入せずに済むため、ビジネスフォンの導入費用もコストダウンができるのです。

ソフトフォンは、従来の電話機の利用をパソコン上で利用するための画期的なサービスです。オフィスのデスク上に置かれている電話機を利用する場合は、電話の専用回線が必要となるので、電話機の増設やオフィスのレイアウト変更の際は専門業者に回線工事を依頼しなければいけません。

オフィスのレイアウト変更したいと思っても、業者とスケジュールを調整しないといけないため、気軽にレイアウト変更はできないのです。しかし、ソフトフォンを利用すれば、このような電話の専用回線を考えなくて済みます。

インターネットに繋がっている環境があれば、どこでも通話できるので、パソコンの位置を変えても、ソフトフォンの利用に支障をきたすことはありません。このように、従来の電話の専用回線について考えなくて良いこととなるため、オフィスのレイアウト変更が楽になります。

ソフトフォンには、さまざまな機能が用意されています。TV会議通話機能や全通話億音機能は人気の機能です。また、顧客管理システムとの他システムとの連携もできます。

実際にコールセンターの業務に特化してカスタマイズされたソフトフォンは、コールセンターの業務効率化に大いに役立っています。カスタマイズされたユーザーフレンドリーなインターフェースは、各オペレーターのスピーディーな対応に大きく貢献できます。

Salesforceは顧客管理システムのCRMとして有名ですが、Slaesforceにもソフトフォンが用意されており、連携させるためのプログラミングなどの情報が多く掲載されています。自分でカスタマイズすることもできるし、専門業者にカスタマイズを依頼することも可能です。

それでは反対に、フトフォンを導入するデメリットを見ていきましょう。強いてあげると、次の2つのデメリットが考えられます。

ソフトフォンで通話をするためには、インターネット環境が必要となります。インターネットの回線速度は利用する機器に応じて速度が変わります。たくさんの機器をネットに接続してしまうと、通信速度が遅くなってこともあります。

通信速度が遅い環境でソフトフォンを利用すると、音声が不安定になってしまいます。また、インターネットの回線は障害が発生することもあります。障害は一時的な障害のものもあれば、大規模な障害でなかなか改善されないものもあるでしょう。電話専用の回線を利用すれば、このような障害が起きても通話できます。しかし、ソフトフォンの場合は通話できません。

ソフトフォンは、パソコンを使用中以外は通話できません。携帯電話の場合は、利用していなくても相手から着信があった場合は、着信通知で教えてもらえます。しかし、ソフトフォンの場合はパソコンを起動していなければ、電話の着信があっても通知されることはないのです。

実際、営業の方が外出時の連絡を携帯電話ではなく、ソフトフォンで代用したいと考えたとしても難しいでしょう。ソフトフォンは在宅勤務をしている従業員や出張が多い従業員が場所を選ばずに、会社の代表の電話番号を利用して発信、着信する目的で利用されることが多いサービスです。パソコンを使用中以外は通話することができないサービスであることは、理解しておきましょう。

ソフトフォンにはさまざまなサービスが用意されていますが、無料で利用できるソフトフォンも数多く登場しているのです。ここでは、気軽に導入できる無料のソフトフォンの中でも、特におすすめな2つのサービスを紹介します。

MOT/PBXは、ビジネスフォンの機能を備えたソフトフォンです。業界No.1の品質と評判の高さを持っており、業種、規模、人数に応じて自由に利用できます。

専用アプリがあるため、普段利用しているパソコンだけではなくて、スマートフォンにもアプリをインストールできます。アプリを利用すれば、外出先からでも会社の代表の電話番号を利用して、電話をかけることができます。

また、着信、内線や取次の機能も備えられています。MOT/PBXは、在宅勤務など働き方が多様化しているため、注目を集めているソフトフォンです。

3CX VOIPフォン400は、Windows用無料ソフトフォンです。このソフトフォンもパソコンだけではなくて、スマートフォンなどでも利用できます。

他のソフトフォンと比較すると、誰でも簡単に取り扱うことができる操作性に大きな魅力があります。ユーザーインターフェースが考え抜かれた画面を用意しており、操作が簡単でインストールを行う際も楽にできます。

導入したいけれど、操作性が難しそうで不安という方に、3CX VOIPフォン400はおすすめのソフトフォンです。

ソフトフォンは、普段利用しているパソコン内に電話機能をインストールして電話を利用するサービスです。従業員の増員に伴って、電話機の導入を検討している企業もたくさんあるでしょう。

ビジネスフォンは家庭用の電話機と異なり、導入費用が非常に高いです。また、従業員数は増えることも減ることもあるでしょう。そのような環境の変化に毎回応じるのはとても大変です。ソフトフォンを導入すれば、悩みを解決できる企業もたくさんあるでしょう。

ソフトフォンのサービスは、さまざまなタイプのサービスが登場していますが、無料で利用できるソフトフォンも登場しています。自宅勤務で仕事をする従業員や、出張が多い従業員にもソフトフォンはおすすめです。

今回紹介したメリットやデメリットを踏まえ、自社の業務効率の改善のために、ソフトフォンを導入してみてはいかがでしょうか。弊社アイミツでは専門業者を無料で紹介することも可能なので、お悩みの方はお気軽にお問い合わせください。