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電話回線を増設する方法とは?申し込みから工事・設定までの流れを徹底ガイド!

電話中の女性

新年度を迎え、新卒者を含めた社内スタッフを増員する会社、新たな事業や部署を立ち上げる会社など、組織内の変更を迫られている会社も多いのではないでしょうか。また、それに伴いオフィスの拡大やレイアウト変更を検討している会社も少なくないと思われますが、まず考えなければならないのは、増員したスタッフに割り当てる電話回線の確保・増設です。

しかし、電話回線の増設とひとくちにいっても、単純に電話機の台数を増やしたいのか、一度に何人もが電話を受けられるようにチャンネル数・着信数を増やしたいのか、新たな電話番号を増やしたいのか、ニーズによって増設の方法は異なります。すでにビジネスフォンを活用している企業であれば、現在の利用状況によっても増設方法は異なるでしょう。

そもそも電話回線とは何を意味するのでしょうか。電話回線の増設とは、具体的に何を増設するのか。電話番号と着信数の関係とは。普段なにげなく利用しているビジネスフォンの仕組みについて、電話回線の増設を検討するだけでも戸惑ってしまう人が多いのは現実です。

そこで今回は、ビジネスフォンに電話回線を増設する方法を、回線契約を追加で申し込む場合、電話機の増設だけを行う場合に分類し、申し込みから工事、電話機の設定までがどのように行われるのか、その流れを解説していきます。必要となる工事にはどのような種類があるのか、どの程度の費用がかかるのかもあわせて紹介しますので、電話回線増設を検討する際の参考にしてみてください。

目次

1.電話回線を増設する前に確認すること

電話回線の増設を検討する場合、まずは電話工事を請け負う業者へコンタクトしようと考えるかもしれません。しかし、それ以前に自社の電話回線やビジネスフォンの現状がどうなっているのか、現状を把握しておく必要があるでしょう。新たに電話回線を増設する場合、実際の電話工事を開始する以前に、回線契約の申し込み・工事を済ませておく必要があります。

仮に、電話回線やビジネスフォンに詳しくなくても、自社の現状を最低限把握しておけば、業者が再調査するなどの二度手間を防げ、工事完了までをスムーズに進行させられるでしょう。では電話回線増設にあたって把握しておくべき最低限の要素とは、具体的にどのようなものか説明します。

1-1.回線事業者と回線の種類

まず、電話回線を契約している回線事業者はどこなのか?契約している電話回線の種類はなにか?を把握しておきましょう。ダイヤル回線・プッシュ回線しか存在しなかった黒電話の時代は、回線事業者といえばNTTを意味していました。しかし、現代ではさまざまな種類の回線が混在し、電話回線を提供する事業者も複数が存在しています。

たとえば、現在はNTT東日本・西日本だけではなく、KDDI、ソフトバンクなども回線事業者として業界に参入しており、回線の種類によっては、USENなどのケーブルテレビ事業者なども参入しています。複数の回線事業者が、複数種類の回線プランを提供しているのも現在の特徴であり、大きく3つの回線種類が存在します。

そのひとつが、従来の黒電話時代から続くダイヤル回線・プッシュ回線を総称した「アナログ回線」です。複数対複数の通話が必須のオフィス向けサービスでは、複数回線を束ねて代表番号を設定し、同じ電話番号で複数の通話を可能にする「代表組」があります。

アナログ回線と同じメタル線を使いながらも、信号をデジタル化して進化させたものが「ISDNデジタル回線」です。代表的なサービスとして、NTTのINSネット64が挙げられるISDN回線の大きな特徴は、1回線のみの契約で2人が同時に通話できる、1回線2チャンネルを可能にしたことです。

また、柔軟性の高さと低料金で現在主流となりつつあるのが、高速な光ファイバー回線を利用した「IP電話」です。代表的なサービスとして、NTTのひかり電話が挙げられますが、その名の通りIP(インターネットプロトコル)を利用したのがIP電話です。

契約している電話回線の種類はなにか、どの回線事業者と契約しているのか、もしくは複数種類の電話回線を契約しているのか、担当者は自社の現状を明確にしておかなければなりません。

1-2.回線の契約本数と使っている電話番号の数

回線プランによってその特徴が異なるため、電話番号の数=契約している電話回線の数であるとは限りません。たとえば、代表番号にまとめていても、アナログ回線であれば電話番号以上の電話回線を契約している場合もあり、IP電話であれば複数電話番号があっても追加番号である可能性が高く、契約数は一つだけかもしれないのです。

電話回線の契約本数を、追加の電話番号を含まない純粋な契約数、電話番号の本数を、FAXなどの追加番号を含めて電話番号を全部でいくつ使っているかと分けて考え、それぞれの数を明確に把握しておく必要があります。

2.電話回線増設の流れ

契約している電話回線プランの種類は何か、どこの回線事業者と契約しているのか、現状で契約している回線本数や電話番号数はいくつなのかなどを把握すれば、ニーズに応じて電話回線増設する場合でも最適な方法を選択できます。

一方、すでにビジネスフォンを利用している企業では、単純に電話回線を増設するだけでは、増設した分の電話回線を有効に活用できません。電話回線を増設するには回線工事だけでなく、電話機まわりの工事や設定も必要なのです。ここからは、電話回線の増設申し込みから工事、電話機の設定などにいたる流れを具体的に説明します。

2-1.電話回線の追加申し込み

スタッフの増員にともなって同時に通話できるチャンネル数を増やしたい、新たな事業や部署のために電話番号を追加したいなどのニーズがある場合、まずは回線事業者に電話回線追加の申し込みをしなければなりません。電話機の追加購入、設置・工事、設定など、すべての手順の大前提として、適切な電話回線が確保されている必要があるからです。

もちろん、現在契約している回線業者によって、追加申し込みするための窓口が異なる点にも注意が必要です。安易に電話回線を契約してしまえば、契約事業者が複数存在することになりかねません。事前の手順として、通信事業社を特定しておく必要があるのはこのためであり、特殊な事情がない限り契約中の回線事業者とコンタクトする必要があるでしょう。

電話機の追加購入、設置・工事、設定などが必要であれば、電話回線の追加申し込み完了後に、別途、電話工事を請け負う業者にコンタクトします。

2-2.増設分の電話番号を決める

電話回線の増設には、契約上限を超える同時チャンネル数を確保したいケースで、電話回線を1本新たに契約する方法と、チャンネル数は足りているものの新たな電話番号を増やしたいケースで、ダイヤルインで追加の電話番号を増やす方法があります。自社のニーズにあわせて、どちらかを選択しなければなりません。

たとえば、アナログ回線を利用している場合、ISDNデジタル回線を上限まで利用している場合などは、スタッフ増員に対応できるよう同時通話数であるチャンネル数を追加しなければなりません。この場合は、アナログ・ISDNデジタル回線などを新たに1回線以上追加し、チャンネル数を増設する必要があります。

一方、アナログ・ISDNデジタル回線を利用していても、チャンネル数が余っているというケースも考えられるでしょう。この場合は、余っているチャンネルにダイヤルインで追加の電話番号を割り当て、スタッフの増員に対応できる場合もあります。

またIP電話であれば、より柔軟に電話番号・チャンネル数の増加が可能です。ひかり電話オフィスであれば1契約で最大8チャンネル・32電話番号まで、ひかり電話オフィスAであれば1契約で最大300チャンネル・7,000電話番号まで追加できます。それぞれの基本は1チャンネル1電話番号ですが、1契約のなかで最大数まで追加料金を支払うだけで増設できるのが最大の特徴です。

2-3.NTTによる電話線引き込み工事

電話回線を新たに増設する、電話番号を追加する、いずれかの方針が決まり、回線事業者への申し込みが完了したら、NTTによる電話線引き込み工事を完了させなければなりません。申し込みしてからすぐに工事を実施する、というわけにはいかないため、電話回線を利用したい時期から逆算し、できれば1ヵ月程度前、遅くとも2〜3週間前には申し込みと工事日程の予約をしておくべきです。

NTTによる電話線引き込み工事とは、NTTの局内から電話回線を増設するオフィスの壁まで、契約内容に応じた電話線を敷設するための工事です。新たに電話回線を増設するのか、電話番号を追加するのか、オフィスの壁にモジュラージャックが設置されているのかなど、条件によって工事内容は異なるものの、ほぼすべてのケースでなんらかの工事が必要になります。

NTTの工事にかかる費用

それでは、NTTの電話線引き込み工事にかかる費用は、どの程度を見積もっておけば良いのか。「交換機工事」「屋内配線工事」「基本工事」の3つに分けて説明します。

交換機工事は、NTT局内の交換機の設定を変更する工事です。現場に立ち会う必要はありませんが、電話回線の増設や電話番号の追加をはじめ、ほとんどの場合で必要な工事であり、費用は1回線新設につき1,000円(税別)が基本です。オプションの追加などで費用が変動する場合もあります。

屋内配線工事は、文字通りオフィス屋内まで電話回線を敷設するための工事です。新たなに電話回線を敷設しなければならない場合、1回線あたり4,800円(税別)の費用が必要です。しかし、すでに屋内にモジュラージャックが設置されていて、契約した電話回線がそのまま使える場合は、配線が必要ないため工事費が無料になります。

3つ目の基本工事では、屋内配線工事などで派遣しなければならないスタッフの人件費が必要です。つまり、オフィス屋内にモジュラージャックを設置するような工事が必要な場合、屋内配線工事のほかに人件費としての基本工事費が必要になり、1工事あたりの費用は4,500円(税別)です。一部の例外を除き、屋内配線工事が必要なく、スタッフを派遣する必要がなければ基本工事費は無料です。

たとえば、新たに電話回線を増設するにあたり、追加でオフィス屋内まで電話線を引き込む必要があれば、交換機工事費(1,000円)+ 屋内配線工事費(4,800円) + 基本工事費(4,500円) = 1万300円(税別)が必要です。

一方、電話番号を追加する工事の場合、既存の電話回線にオプションでダイヤルイン番号を追加する形になります。この場合、1契約回線番号もしくは1契約番号ごとに、交換機工事費(700円) + 基本工事費(1,000円) = 1,700円(税別)が必要です。IP電話を利用している場合の電話番号追加を含め、工事費総額の詳細は問い合わせが必要です。

2-4.専門業者による電話工事

NTTによるオフィス屋内までの回線工事が完了したら、モジュラージャックからビジネスフォンの主装置、増設した電話機などへの接続を済ませ、想定したように電話機が使えるような工事を実施しなければなりません。一般的には、専門業者に工事を依頼することになるでしょう。

具体的な工事内容としては、大きく「交換機工事」「電話配線工事」「電話機設定工事」に分類できます。ここでいう交換機工事とは、NTT局内の工事とは異なり、オフィス内にある電話交換機の工事を意味します。増設した電話回線を受け入れるため、交換機に拡張カードを追加したり、場合によっては交換機自体を新しいものに交換したりします。

電話配線工事は、オフィス内の電話交換機から端末となる各電話機を、専用線で接続する工事のことです。電話機が増えれば、それだけ接続する専用線が必要になるだけでなく、レイアウト変更によって長さが足りない専用線を追加ししなければなりません。

また、ビジネスフォンは単純に専用線で接続するだけでは動作しません。増設した電話番号をどの電話機で受けるのか、内線をどのように受けるのか、さまざまな設定が必要です。主装置を含め、電話機の動作を設定するのが電話機設定工事というわけです。

電話工事の費用

まず大前提として、電話工事の費用は、電話機の数やオフィスの広さなど工事の規模によって大きく変動します。たとえば、交換機である主装置を新たに設置する、拡張カードを追加するなどが必要な場合、主装置設置費が1台あたり約1万3,000円ほどかかるのが相場です。

電話配線工事にあたって必要になる費用が、回線収容費、屋内配線費です。主装置と各電話機を専用線で接続し、ケーブルをカーペットなどにはわせることで、つまづくなどの事故を防いで見栄えを良くします。相場としては回線収容費が1回線あたり約3,000円、屋内配線費が30メートルあたり約1万5,000円程度です。

追加の電話機設置にも費用がかかります。1台あたり約9,000円程度が相場であり、電話機が使えるように主装置を設定するデータ設定費も必要です。この相場が1件あたり約3,000円となっています。

もちろん、エンジニアが派遣されて作業にあたるわけですから、人件費としての派遣費も必要です。これの相場は1人あたり1万円であり、電話工事の規模が大きくなればそれだけ作業員の数も必要になり、費用もかさんでいきます。

費用はあくまでも相場の概算であり、専門業者によって大きく価格が異なるのが現実です。相場はあくまでも参考程度にとどめ、複数の業者から見積もりを取り、予算に応じた業者を選ぶのが重要でしょう。

3.電話機のみ増設したい場合は?

あらかじめ複数のアナログ回線やISDNデジタル回線を契約しており、同時通話できるチャンネル数を数多く確保しておいたものの、予想に反して電話回線が余っていたというケースも考えられます。こうしたケースで電話機を増設したい、もしくは単純に電話機の数のみ増やしたいといった場合は、新たな電話機を主装置に接続するだけで使えるようになることもあります。

このように電話機のみ増設したいという場合、何を確認する必要があるのか。実際に電話機を使えるようにするため、どのような手順が必要なのか。具体的に説明します。

3-1.ビジネスフォンの主装置の状態を確認

一般的なビジネスフォンは、主装置と呼ばれる独立した交換機を持っており、外線となる電話回線を接続する仕組みになっています。主装置は電話機と接続するためのモジュラージャックなどを持っており、端末となる電話機と接続されます。主装置の役割は、外線からかかってきた電話を設定された電話機に接続すること、電話機から外線をかける場合に設定された電話回線に接続することです。

つまり、主装置に電話機を接続するためのモジュラージャックなどが余っていて、接続台数の上限を超えていなければ、電話機を増設できる可能性があります。仮にモジュラージャックが埋まってしまっている場合でも、追加の主装置を接続できる場合があり、拡張カードを追加して対応できる場合もあります。

逆にいうと、電話機がすべて接続されていて、主装置の追加や拡張カードの追加ができなければ、電話機を増設するために主装置を容量の大きいものに交換しなければなりません。電話機の増設を考える場合は、まず現在使っているビジネスフォンに電話機を追加する余裕があるのか?主装置の追加や拡張カードの追加が可能なのか?を確かめる必要があり、不可能であれば主装置の交換を視野に入れなければなりません。

主装置とは?

一般的な家庭用電話機では、電話回線と電話機が1対1の関係になっています。しかし、これでは通話中の受信も発信もできません。さまざまな外線の受信があり、発信もしなければならないオフィスでは、通話中で電話がつながらないという事態は避けなければなりません。このため、複数の電話回線を複数の電話機に割り振り、効率よく電話応対できるビジネスフォンが登場したのです。

ビジネスフォンでは、内線と外線間や内線間を自由につないで通話できますが、その際に各電話機と外線・内線間を接続する役割を担う、小型の交換機が主装置です。主装置に対応する専用の電話機でなければ、電話機と外線・内線間の接続が実現できないため、主装置と電話機のセットでビジネスフォンと呼びます。

より多くの電話機を接続できる拡張性を備えた、PBX(Private Branch eXchange)と呼ばれる中〜大規模オフィス向け主装置や、IP電話対応で、LANケーブルで電話機を接続できるIP-PBXという主装置もあるほか、近年ではPBXの機能をクラウド環境で実現する、クラウド型PBXも登場しています。

3-2.業者に主装置と交換機の設定を依頼

主装置に電話を接続できる余裕があり、対応する電話機を用意できたとしても、単純に電話機と主装置を専用線で接続しただけでは、ビジネスフォンとしては機能しません。電話回線の増設でも解説したように、接続した電話機を使えるようにするため、主装置を設定しなければなりません。主装置の設定には専門知識が必要なため、ここでも専門業者に設定を依頼することになるでしょう。

それでは、設定を依頼する専門業者は、やはり予算に応じてリーズナブルな見積もりを提出した業者を選んだ方が良いのでしょうか?主装置の設定のみに関しては、もともと自社のビジネスフォンを設置した業者を基本に、選定するのが無難だといえます。

なぜなら、このケースでは、すでに大部分の設定が済んでいる主装置に追加で設定を施すからであり、過去の設定記録が残っている業者であれば、作業がスムーズに進むと考えられるからです。実際に設定されている内容を調査し、あらためて追加設定するのでは時間がかかる可能性もあり、トラブルを引き起こさないとも限りません。

もちろん、追加の電話機の手配や業者への設定依頼は、利用開始したい日程を想定したうえで、余裕を持って依頼したいところです。

4.【まとめ】電話回線のスムーズな増設で業務を効率化!

ビジネスフォンは、会社の業務に欠かせない存在です。しかしスタッフの増員、事業拡張など、業務の状況に応じた電話回線の増設やビジネスフォンの設定変更は必須であり、オフィスの拡張やレイアウト変更に対応するための工事も発生します。もちろん、工事中に通話のできないダウンタイムを最小限にしなければ、ビジネスチャンスを逃す可能性もあります。

電話回線をスムーズに増設する方法や手順、ビジネスフォンの基本を知ったうえで行動すれば、ダウンタイムもリスクも最小限にし、滞りなく業務を再開できます。一方、場当たり的に業者に丸投げしてしまったらどうでしょう?現状調査に時間がかかるだけでなく、電話回線増設に関する意向の確認や説明、意思決定に多くの時間が費やされ、結果的にスケジュールが延び延びになってしまうかもしれません。

電話回線の増設で重要なことは現状確認と増設方法の決定、そして回線事業者への申し込みを優先することであり、ダウンタイムを最小限にするための工事日程の調整も必要です。工事業者に現状確認を依頼する場合も、担当者が積極的にかかわっていく姿勢が望まれます。

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著者

imitsu編集部

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