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ビジネスフォンの工事で失敗しない!導入時に確認するべきポイントとは【2020年最新版】

ビジネスフォンとパソコン

オフィスに欠かせないものの一つに「ビジネスフォン」があります。一般の電話機とは違い、ビジネスフォンには同時に複数の通話や転送・保留機能など、日々の業務を効率化させるための機能が搭載されています。近年のビジネスフォンには、通話録音機能や不在時の自動転送機能など、便利な機能も搭載されており、ビジネスフォンを導入する企業が増えています。

この記事では、ビジネスフォンの機能や費用、電話回線の種類、ビジネスフォン工事の費用や業者の選び方、導入時に失敗しないためのポイントなどについて解説するとともに、ビジネスフォン工事に強い業者についても紹介していきます。ビジネスフォンの新規導入や増設・移転を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

目次

1.ビジネスフォンについて知ろう

まずは、ビジネスフォンの特徴や便利な機能、本体費用の目安などについて説明します。

1-1.ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、複数の外線と内線を共有して制御できる電話機のことを指し、業務用として便利な機能を備えています。

「主装置」と、複数の「端末機(専用電話機)」から構成され、容量の大きい機器では数百台の子機を制御できます。主装置は複数のビジネスフォン端末を取りまとめ、外線と内線、また内線間を共有・制御する役割を担っています。つまり、ビジネスフォンとは電話機単体のことではなく、このような主装置と専用電話機の組み合わせによる電話装置システムを指しているのです。

主装置と呼ばれる小型の交換機を電話回線に接続することにより、会社の代表電話番号にかかってきた電話を、全ての電話機で通話できるようになります。さらに、同時に複数の着信があっても、オフィス内にあるそれぞれの電話機で受け答えすることが可能です。

1-2.ビジネスフォンの便利な機能

ビジネスフォンには、転送機能や留守番電話による録音機能など、業務効率を上げるため主に次のような機能が備わっています。

転送機能

内線への着信を自動的に別の電話に転送する「不在転送」、一定時間応答しなかった場合に自動的に別の電話に転送する「不応答転送」、着信先の内線が話し中だった場合に自動的に別の電話に転送する「話中転送」などの機能があります。

通話録音機能

通話を録音する機能です。例えばコールセンターで利用することでトラブルの防止や、コンプライアンスの向上に役立ちます。

留守番電話機能

不在時に着信した電話に応答メッセージを流して、伝言を預かることができます。また、登録したグループごとに異なる留守番応答や外線転送が設定できるものもあります。

1-3.ビジネスフォン本体の費用の目安

ビジネスフォンのメーカーや機種にもよりますが、主装置の価格相場は1台20万円~です。同じ機種であっても業者や販売店によって、価格設定や値引き額などに差があるようです。機能や性能によってはさらに高くなるため、機種による価格差が大きくなっています。

ビジネスフォンの導入方法として、新品の他に「中古品」を利用するという選択肢もあります。新品と比較して、中古ビジネスフォンの価格相場は半値以下となっています。あくまで中古品なので、故障するリスクなどは頭に入れる必要があるでしょう。

また、購入ではなく、「リース」という手段もありますので、各企業の状況に合わせて検討してみてください。ビジネスフォンの導入を検討する場合は、少なくとも3社以上の業者から見積もりを取った方が良いでしょう。

2.電話回線について知ろう

固定電話というと、誰もが知っている昔ながらのアナログ回線が思い浮かびますが、現在ではさまざまな回線の種類があります。ここでは、4種類の電話回線の特徴について説明します。

2-1.ISDN回線とは

ISDN回線は、アナログ回線同様に銅線を利用しますが、デジタル化によってノイズが軽減され、良質な通話音質で会話できます。

データ速度も速く、より多くの情報を送受信できるようになったことで、1回線で同時2通話が可能になりました。たとえば、「電話とFAX」を利用するなど、電話以外のチャンネルがもう1つ利用できるようになっています。NTT加入電話(アナログ回線)で、電話とFAXを別々の電話番号で取得して利用したい場合は2回線の契約が必要ですが、ISDN回線なら1回線の契約で利用することが可能です。

ISDN回線は、直接電話機につないでも利用できず、ビジネスフォン(主装置)やターミナルアダプタで一度信号を変換する必要がある回線です。光回線と比べると、ISDN回線の速度は比較にならないほど遅くなりますが、通話で利用するには十分でしょう。

2-2.光回線とは

光回線とは、光ファイバーケーブルを使って通信をする回線のことをいいます。インターネットの普及にともない、現在電話回線の中で最も主流となっている回線です。

「大容量のデータが高速で通信できる」という点から、インターネットでの動画や音楽の視聴、大容量のファイル転送などが可能になり、光回線は急速に普及しました。また、光回線の自由化により、価格も安価で導入できるようになりました。

光回線では、固定電話と同じ電話番号を取得できます。インターネット回線の付加サービスになるため、基本料金もお得です。1回線につき、電話に加えて高速インターネットが利用でき、今後ますます光回線を利用するユーザーが増えていくことが想定されます。

2-3.アナログ回線とは

アナログ回線は、通話のアナログ音声をそのまま銅線にのせて伝える方式の回線です。銅線は安価のため、戦後の電話インフラ整備とともにアナログ回線は急速に普及しました。ただし、遠くの人と通話する場合など、銅線の距離が長くなるほどノイズが入ったり、音声が悪くなったりなどの現象が起きやすくなっています。

アナログ回線は1つの回線につき1通話が基本で、通話数を増やしたい場合は回線増設の工事をする必要があります。また、アナログ回線の種別には、ダイヤル回線とプッシュ回線があります。

モバイル通信の発達の影響もあり、NTTは2025年を目途にアナログの固定電話網を、インターネット技術を利用したIP通信網に置き換える方針を2017年1月に発表しました。アナログ回線の廃止は2020年から随時行われ、2025年には完全に廃止になる予定です。そのため、既存アナログ回線をインターネット回線に移行する作業が行われています。

2-4.IP電話とは

IP電話は、ADSLや光ファイバーなど、インターネットの通信を利用した電話サービスです。IP電話では、音声を届ける仕組みをIPネットワーク上で実現。インターネット網のTCP/IPプロトコル上で、音声をパケットにして送受信するVoIPという技術が使われます。

IP電話サービスはインターネットへの接続を行うプロバイダによって提供され、携帯電話や固定電話でも利用が可能。電話番号が「050」から始まることもIP電話の特徴の一つです。

IP電話には、次のようなメリットがあります。

IP電話のメリット
  • 月額基本料金がアナログ回線に比べると安い
  • 通話料は距離に関係なく一律である
  • 携帯電話や国際電話の料金が安い
  • 同じプロバイダや提携プロバイダへの通話は無料のことが多い

3.ビジネスフォン工事の費用の目安や必要なことを知ろう

ビジネスフォンの導入には、電話機の接続や配線の引き込み、主装置の設定工事などが必須です。工事費用は利用台数や使用環境によって大きく変わるため、業者への見積もりが必要になります。ここでは、ビジネスフォンの各種工事の内容や費用の目安について説明します。

3-1.ビジネスフォン新設工事について

新設工事は、ビジネスフォンやFAXなどを新たに設置する工事のことをいいます。専門の工事担当者が、現場で電話機の接続や配線の引き込み、主装置の設定工事などを行います。事務所のレイアウトや電話機の設置場所などについては事前に打ち合わせを行っておく必要があります。

事前準備としてビジネスフォンの購入や電話回線の準備なども必要です。また、主配電盤に鍵がかかっている建物もあるため、その場合は工事当日に主配電盤を開けられるように解錠を管理会社に依頼します。
※回線自体がない場合、事前にNTTによる交換機工事、屋内配線工事が必要になります。

■新設工事の費用目安:17万8,000円
※3人分の人件費、主装置1台分の設置費、10台分の電話機設置・データ設定費、30m分の屋内配線費を含む。

3-2.ビジネスフォン増設工事について

ビジネスフォンの電話機を接続・増設するためには、専門業者による工事が必要です。電話機のスペックにより、増設ができない電話機や、型番が少し違うだけで使用できない場合もあるため注意が必要です。

電話機の台数を増やす場合、「主装置」のスペックを確認する必要があり、そのスペックと増設台数によって増設工事は次の3つのパターンに分かれます。

ビジネスフォン増設工事のパターン
  • 現状のまま主装置を変更せずに増設ができるパターン
  • 主装置に中のユニットを追加するパターン
  • 主装置のグレードをアップするパターン

■増設工事(主装置を変更しない場合)の費用目安:16万5,000円
※3人分の人件費、10台分の電話機増設・データ設定費、30m分の屋内配線費を含む。

3-3.ビジネスフォン移転・移設工事について

ビジネスフォン移転・移設工事は、会社や事務所、オフィスの移転などで現在使用しているビジネスフォンを、新しい移転先で利用するために移動させる工事です。

移転・移設先でのレイアウトに合わせて、電話線の張り直しや新しい電話回線の収容、移転先での利用方法の確認など、新規工事と変わらない事前打ち合わせが必要になります。

※移転・移設先に回線自体がない場合、事前にNTTによる交換機工事、屋内配線工事が必要です。

■移転・移設工事の費用目安:22万8,000円
※3人分の人件費、移送元の撤収関連費用、主装置1台分の設置費、10台分の電話機設置・データ設定費、回線収容費、30m分の屋内配線費を含む。

3-4.ビジネスフォン撤去工事について

事業所の統合などにより、事務所を閉鎖する際にはビジネスフォンの撤去工事が必要です。

また、ビジネスフォンを構築してから経過年数が経っている場合など、現在のアナログ回線から光回線やIP電話に移行したいというケースもあります。そうした場合にも、現在利用しているシステムを撤去する必要があり、その配線や電話機を撤去する工事を撤去工事といいます。

■撤去工事の費用目安:5万円
※3人分の人件費、主装置1台分の撤去費、10台分の電話機撤去・ターミナルアダプター撤去費を含む。

4.ビジネスフォン導入で失敗しないための4つのポイント

ビジネスフォン導入で失敗しないためのポイントには、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは、導入前のチェックポイントとして4つに分けて説明します。

4-1.予定導入台数はどれくらいか

ビジネスフォンの導入に際しては、次のように導入台数および同時通話数を決める必要があります。

必要な電話機台数を決める

従業員数が10人の場合、最大10人分の電話機が必要です。ただし、派遣社員や常駐しないパートなどの台数も考慮して決める必要があります。

必要な同時通話数を決める

コールセンターなどを除けば、全員が同時に通話をしている可能性は少ないでしょう。通話数を決める基準は同時に最大何人が通話する確率が高いかで判断します。電話回線サービスの種類やビジネスフォンの機種によって、チャンネル数(同時通話数)が異なるため、注意が必要です。

※将来的な事業拡大や社員増員など、会社規模が大きくなることもある程度視野に入れて、台数を決めるのも大切なポイントです。

4-2.予算はいくらか

ビジネスフォンの費用には、主装置・電話機代だけではなく工事費や設定費、備品費なども含まれます。電話機代だけを見て判断せず、トータルでの費用を確認した上で決めましょう。

ビジネスフォンは非常に高価なものです。配線工事や内外線・発着信のプログラム設定など専門業者でないと設置もできません。ビジネスフォンの導入には「リース」という選択手段もあります。リースにすることで、初期費用の軽減、オフバランス化、費用の平準化、動産保険、商品の陳腐化防止などのメリットがあります。

利用する電話回線にもそれぞれメリットやデメリットがありますが、月額利用料が安く、企業での利用目的に適した機能やサービスが充実した電話回線を選ぶべきです。基本料金や通話料金を比較し、最もコストパフォーマンスの高い電話回線を利用しましょう。

4-3.絶対に必要な機能を整理しよう

ビジネスフォンは利用目的に応じた使い方ができます。メーカーや機種によって、その機能や拡張性は異なりますが、ナンバーディスプレイや留守番電話・転送電話などの基本機能は、どのビジネスフォンも標準搭載しています。将来的にどのような使い方をしたいのか、機能や拡張性も考慮してビジネスフォンを選びましょう。

ビジネスフォンを利用する目的の多くは、内線通話をすることや代表番号での発着信を同時にできるようにすることにあります。また、スマホの普及によりスマホを内線電話にできるビジネスフォンもあり、ビジネスフォンのモバイル化も進んでいます。営業スタッフが多い会社などは、このモバイル化により業務の効率化にもつながるのではないでしょうか。

4-4.導入後に増設や移転の可能性はあるか

導入後に増設や移転・移設の可能性があるのかどうかも、事前に考慮しておきましょう。

ビジネスフォンの主装置内には基盤があり、必要な台数分を主装置に入れていくのですが、その数には限りがあります。どのメーカーの電話機を利用できるのかなどを決めているのも主装置です。いざ増設するとなった際に、利用できる電話機を調達できるのかどうか、その際の費用はいくらかかるのかを含めて事前に確認しておく必要があるでしょう。

また、移転の際は今のシステムをそのまま使えるのかなどの検討も必要です。移転の有無で選ぶべきシステムが変わるのかどうかも業者に確認してみましょう。

5.ビジネスフォン工事を依頼する業者の選び方のポイント

ここでは、ビジネスフォン工事を依頼する際の業者の選び方についてポイントを説明します。

5-1.資格を有しているかどうか

電話工事に関しては「工事担当者」の資格を有している作業員しか工事ができません。なかには、無資格・無免許で工事を行っている業者も存在する可能性があります。

工事業者の看板を掲げている以上、もちろん免許は持っているはずですが、念のため依頼しようとする業者の免許や資格の有無を確認しておくと、安心して工事を任せることができます。

5-2.見積・工事内容の詳しい説明があるか

工事内容とその見積もりが項目別に明瞭になっているか、依頼内容と合致しているかを確認しましょう。

「工事一式」などで記載されている場合などは、その中身を確認した方がよいでしょう。

5-3.アフターフォローの対応があるか

工事業者によって工事後のアフターフォローの対応方法や能力が異なります。

障害が発生した際にはどのように対処してくれるのか、また修理費用が発生する場合はどの程度の費用がかかるのかなど、事前に確認しておくことも大切です。

5-4.複数業者への見積もりをとる

当然のことですが、工事業者を選ぶときには複数の業者から見積もりを出してもらうことが大切です。

6.ビジネスフォン工事に強い業者3選

それでは最後に、ビジネスフォン工事に強い3つの業者を3つ紹介します。それぞれの特徴をまとめましたので、業者選びの参考にしてください。

6-1.株式会社ビジョン(ビジフォン.com)

ビジフォン.com(ビジフォンドットコム)は、ビジョンが提供する「格安ビジネスフォンサイト」で、取引社数は13万社以上の実績があります。

充実の品揃えで、お客さまからの問い合わせひとつでビジネスフォンの選定や、見積もり提示、設置工事まで手配できます。新品ビジネスフォンも中古ビジネスフォンも低価格で提供。さらに電話回線や電話番号の取得まで同時に手配することも可能です。

ビジフォン.comの特徴
  • 大量仕入れすることで大幅な値引きを実現し、激安価格で提案
  • 全国エリアにスタッフが出張訪問可能
  • 24時間365日体制で、問い合わせ・申し込みが可能
  • 電話回線代行サービスも同時に可能

【料金プラン(例)※電話機:10台、電話回線:5回線の新設工事の場合】
主装置設定費:7,000円/電話機接続費:7,000円x10台/モール代金:2,000円/電話回線収容費:0円/ケーブル代金:0円
■合計:7万9,000円

6-2.株式会社バルテックフィールドサービス(配線レスキュー)

配線レスキューは、バルテックフィールドサービスが提供する「電気情報通信工事サービス」です。

全国に加盟店が148店舗あり、2018年度の施工・保守実績は1万700件を誇ります。他社が設置した電話機に対応していることも大きな特徴です。

配線レスキューの特徴
  • 近くの工事業者が下見訪問し、工事費用の見積もりを提出。見積もりまでは無料で対応
  • 工事実績は27年以上で、実績も豊富
  • 地域に密着した修理店、工事店と連携している工事業者の加盟店ネットワークによるスピード対応
  • 施工後の工事内容を一目で把握できる、安心の工事報告書
  • より安心して利用できる「保守契約」も用意

【料金プラン(例)※作業工程:1工程、電話機:10台、電話回線:5回線の新設工事の場合】
作業工程費:5,000円/主装置設定費:5,000円/電話機接続費:5,000円x10台/光電話回線収容費:5,000円x5回線/基本出張料金:8,000円
■合計:9万3,000円

6-3.株式会社ベルテクノス(OFFICE110)

OFFICE110は、ベルテクノスが提供する「オフィス機器販売・工事サービス」です。

全メーカーのオフィス機器を取り扱い、全国で12万社以上の実績を誇ります。高い品質と品揃え、低価格、購入後のアフターサービスで厚い信頼を得ています。

OFFICE110の特徴
  • 外注ではなく自社工事(有資格者多数)により高品質と低価格を実現
  • 企業規模や工事内容によって柔軟にベストな提案と工事を実行
  • 電話工事や電話回線手配、ビジネスフォン購入などの面倒な手続きを全て代行
  • 総合的なオフィス支援サービスとして幅広くお客さまの事業を支える提案やサービスが充実

【料金プラン(例)※電話機:10台、派遣人数:2名の新設工事の場合】
主装置設定費:7,000円/電話機接続費:7,000円x10台/データ設定費:5,000円x1件/派遣費:7,000円x2名/屋内配線費:0円
■合計:9万6,000円

7.【まとめ】失敗しないビジネスフォン工事とは!ポイントをおさえてトラブル回避!

この記事では、ビジネスフォンの機能や費用、電話回線の種類、ビジネスフォン工事の費用や業者の選び方、ビジネスフォン導入で失敗しないためのポイントなどについて解説するとともに、ビジネスフォン工事に強い業者についても紹介してきました。

ビジネスフォン導入時には機器選定はもちろん、工事をするにあたり回線の種類や設置位置、電話の運用方法など、決めておくべきことがたくさんあります。導入に失敗してしまうと、数年にわたって失敗した機器、失敗した施工業者と付き合わなくてはいけなくなります。

よくあるトラブルケースとして「希望している工事内容が正確に伝わっていない」「機器の手配で、機種や台数が違っていた」などがあります。このような事態を防ぐためにも、事前の準備や確認を徹底することが大切になります。

まずは信頼できる業者選びから始めましょう。ビジネスフォン工事の業者紹介が必要という方は、アイミツまでお気軽にお問い合わせください

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著者

imitsu編集部

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