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あなたのスマホを内線化!導入メリット満載の「オフィスリンク」とは

スマートフォンを操作するサラリーマン

スマートフォンが登場して携帯電話そのものが多機能化しています。しかし、そのなかでもオフィスの固定電話を完全に無くすという企業はまだまだ少ない現状があります。それは、社内のコミュニケーションとしてではなく、社外の人とのコミュニケーション手段として必要不可欠な存在であるためです。

しかし、固定電話があるばかりに、外出や出張中のタイミングで連絡が取りづらくなるという問題も往々にして発生しています。そこでおすすめしたいのが、携帯電話やスマートフォンを会社の内線電話として利用できる「オフィスリンク」というサービスです。

「携帯電話やスマートフォンを内線化」と聞いても、いまいちピンとこない人も多いはず。そこで今回は、オフィスリンクとはどのようなサービスなのか、基本的な仕組みと料金、オプションサービスなども含めて詳しく紹介します。これから会社の内線電話の導入を検討している方はもちろん、今ある内線電話の使い勝手に悩んでいる方も、ぜひ参考にしていただければ幸いです。

目次

1.オフィスリンクとは

オフィスリンクとは、NTTドコモが提供している電話サービスのひとつです。通常、携帯電話やスマートフォンは3GやLTEといった携帯電話用ネットワークでしか電話ができません。当然のことながら、そのままでは内線電話として利用することも不可能です。

しかし、NTTドコモが提供しているオフィスリンクというサービスに申し込むことで、現在使用しているNTTドコモの携帯電話やスマートフォンを内線電話として利用することが可能になります。オフィスリンクを利用するための条件は、NTTドコモの携帯電話ネットワークを利用している携帯電話やスマートフォンであることのみです。そのため、好みの機種を選択でき、オフィスリンクを導入するからといって携帯電話のリプレイスを行う必要もありません。

通常の内線電話を導入することに比べ、はるかに費用を抑えて導入できるため多くの企業から注目を集めています。ちなみに、オフィスリンクを導入する際はオフィスリンクサーバというサーバに接続して通信を行います。オフィスリンクサーバはドコモの携帯電話やスマートフォン以外にも、現在使用している固定電話も同時に接続することができるため、全国の拠点を結ぶための電話回線としてもおすすめです。

1-1.オフィスリンクの利用料金

オフィスリンクを導入する際の初期費用や月額費用、通話料はどのような仕組みになっているのでしょうか。オフィスリンクを導入するうえで必要になるのがPBX(交換機)と呼ばれるものですが、すでにビジネスフォンを導入している企業の場合、自社でPBXを運用しているところが多いはずです。既存のPBXにオフィスリンクを接続する場合は、次の費用がかかります。

初期費用:携帯電話 1,000円/回線 オフィスリンク設備工事費 7万円/拠点 新規事務手数料 2,000円/契約
月額費用:携帯電話 900円/回線 オフィスリンク設備 2,000円/契約 オフィスリンクFOMA/LTE接続料 400円/ch アクセス回線接続料 5,000円〜/アクセス回線

現在固定電話がなかったり、少ない台数で運用していたりする場合はPBXがないケースが多いでしょう。その場合は仮想PBXとして次の費用がかかります。

初期費用:携帯電話 1,000円/回線 オフィスリンク設備工事費 7万円/拠点 新規事務手数料 2,000円/契約
月額費用:携帯電話 900円/回線 内線グループ基本料 2,000円/契約 仮想PBX基本料 3万円/契約 内線番号利用料 400円/内線番号 オフィスリンクFOMA/LTE接続料 400円/ch アクセス回線接続料 5,000円〜/アクセス回線

上記いずれの契約であっても、オフィスリンク内の内線通話は無料となります。

2.オフィスリンクの便利なオプションサービス

オフィスリンクは内線電話として利用できるだけではなく、さまざまなオプションサービスも活用できます。オフィスリンクのオプションサービスとして提供されているサービスをいくつか見ていきましょう。

2-1.外線発信サービス

外線発信サービスは、仮想PBXタイプのみで提供しているオプションサービスです。その名の通りオフィスリンク回線から外線番号へ発信が可能で、携帯電話から発信するよりも通話料金の節約になります。また、オフィスリンク回線から発信することになるため、携帯電話やスマートフォンのデバイスから発信したとしても相手方には050番号や固定電話番号として通知されます。

顧客宛ての電話などにおいては自分の携帯電話番号を通知させたくないケースも多いはず。代表番号から発信したい場合にも有効な手段といえるでしょう。外線発信サービスの月額費用は次の通りです。

050番号利用料 100円/050番号 外線同時接続ch利用料 800円/ch 外線発信利用料 500円/回線(携帯電話料金として請求) 外線発信オプション 1,500円/回線(携帯電話料金として請求)

2-2.外線発信(携帯電話番号発信)規制サービス

オフィスリンクを経由した外線発信が可能なのはコスト的にもメリットがありますが、気をつけなければならないのが誤って携帯電話番号から発信してしまうことです。せっかくオフィスリンクを契約しているにもかかわらず、携帯電話番号からの発信を許してしまうと通話料金の節約につながりません。また、あやまって顧客に自分の携帯電話番号を通知してしまい、さまざまな問い合わせの窓口になってしまうこともあります。

そのような不安を解消するために、携帯電話番号からの外線発信を規制するサービスが「外線発信(携帯電話番号発信)規制サービス」です。初期費用のみ1,000円かかりますが、月額費用は無料で利用できます。ちなみに、通常の外線発信は不可能ですが110番や119番などの緊急通報は携帯電話から可能です。

2-3.アクセス回線冗長化サービス

アクセス回線冗長化サービスとは、あらかじめ2本の回線を準備しておき障害や故障が発生した際にもう1本のアクセス回線へ自動的に切り替えを行うサービスです。こちらのオプションサービスは既存PBX、仮想PBXタイプどちらであっても利用が可能。料金は月額5,000〜/アクセス回線となります。

初期費用についてはオフィスリンクの新規導入と同時にアクセス回線冗長化サービスに加入すれば無料ですが、単独でアクセス回線冗長化サービスに申し込む場合は3万円の工事費がかかります。コールセンターなどで導入する場合は、障害による通信断が大きなクレームに発展することもあるため、オフィスリンク申し込みと同時にぜひ準備しておきたいオプションサービスです。

2-4.国際ローミング着信サービス

海外出張の多い方におすすめなのが国際ローミング着信サービスです。海外へ渡航中、内線電話として着信を可能にするサービスで、月額費用は無料で利用できます。あくまでも対象となるのは内線の着信のみであり、発信はできません。

また、国際ローミング着信サービスと外線発信(携帯電話番号発信)規制サービスは同時に契約はできません。そのため、海外へ出張が決まったら外線発信(携帯電話番号発信)規制サービスを解除し、新たに国際ローミング着信サービスに申し込んでおく必要があります。国際ローミング着信サービスは既設PBXタイプ、仮想PBXタイプのいずれであっても申し込みが可能です。

2-5.留守番電話サービス

オフィスリンク契約先の番号に電話があって出られなかった場合、留守番電話の伝言メッセージをセンターで受け取り、その内容をメールで通知してくれるサービスです。これはあくまでも固定電話のみが対象となり、携帯電話は携帯電話用の留守番電話サービスを利用することになります。

また、仮想PBXタイプのみで提供しているオプションサービスで、既設のPBXには付帯できません。料金は月額300円/番号。初期費用は2,000円/拠点ですが、オフィスリンクの新規開設と同時に申し込めば初期費用は無料となります。

2-6.メッセージ応答サービス

メッセージ応答サービスとは、営業時間ではないときに着信があった場合、営業終了のメッセージを流すオプションサービスです。オフィスリンクのサーバが自動的にメッセージを流すため、営業時間が終了した後は固定電話や携帯電話が鳴ることはありません。もちろん営業日や営業時間なども個別に設定が可能です。

あらかじめテンプレートが用意された基本メッセージであれば、無料で利用できますが、個別にオリジナルの内容をメッセージに盛り込む場合は月額2,000円の費用がかかります。こちらもオフィスリンク新規開設と同時に申し込む場合は初期費用はかかりませんが、メッセージ応答サービスを新たに追加する場合は2,000円/拠点の費用がかかります。メッセージ応答サービスは、特に顧客対応が多い企業におすすめのオプションサービスといえるでしょう。

3.オフィスリンクを導入するメリット

オフィスリンクの基本的なサービス内容やオプションサービスを紹介してきましたが、実際に導入することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。今回はオフィスリンクを導入するメリットとして3つのポイントをお伝えします。

3-1.コストダウンできる

オフィスリンクの最大のメリットとして考えられるのは、通信に関するコストを抑えられるというポイントです。特に営業担当者など外出する機会が多い従業員にとっては、内線電話として利用することで通話料の大幅な削減が可能です。これまで携帯電話への発信で都度高額な通話料を支払っていたものが、内線として利用することで通話料が無料で利用できます。

コスト削減に役立つのは通話料だけではなく、これから内線の構築を予定していた企業にとってもメリットは大きいでしょう。従来のように固定電話を多数導入してネットワークの工事をしなくても、現在従業員が持っている携帯電話が内線になるため、導入コストの削減も期待できます。

3-2.業務効率化

働き方改革によって、残業時間の抑制や従業員のワークライフバランスの充実は企業にとって大きな課題となっています。そのなかの一環としてテレワークやサテライトオフィスなど、人事施策を実行する企業も増えてきていますが、オフィス以外の場所で働く機会が増えてくるとオフィスリンクを導入するメリットも大きいといえます。

携帯電話が内線電話になることによって、自宅にいるにもかかわらず、オフィス内と同等の環境で仕事をこなすことが可能になります。これまでオフィスでなければ難しいとされてきたコールセンターのような業務も、携帯電話をつかって代表番号の発信が可能になり、これまでと変わらない顧客対応が実現できます。働く場所にとらわれず、業務を最大限に効率化するためにオフィスリンクは重要なツールになるのではないでしょうか。

3-3.顧客満足度アップ

特に営業職など顧客と直接やり取りを行う職種の場合、連絡のレスポンスの速さは顧客満足度に直結するものです。顧客から会社の代表番号にかかってきた場合、外出先にいるとその分対応も遅れてしまうもの。オフィスリンクを導入することによって、どこにいてもすぐに連絡がつきやすくなり、顧客満足度の向上に貢献します。

また、迅速な意思決定が求められる管理職においても、担当者からのエスカレーションに即座に対応でき、結果としてエンドユーザーの高い満足度を得られることでしょう。

4.オフィスリンクを導入する際のデメリット

オフィスリンクを導入することによって得られるメリットはさまざまですが、反対にデメリットとなることはないのでしょうか。ここからオフィスリンクを導入する際に考えられる2つのデメリットをまとめてみました。

4-1.利用できるアクセス回線種別が限られる

デメリットのひとつ目は、アクセス回線の種別についてです。そもそもオフィスリンクとはNTTドコモが提供しているサービスであるため、アクセス回線として対応しているのは、NTT系の光サービスと専用線のみです。NTT系の光サービスとして対応しているのは次の通りです。

ドコモ光、光ネクスト(マンション)、光ネクスト(マンションハイスピード)、光ネクスト(ファミリー)、光ネクスト(ファミリーハイスピード)、光ネクスト(ギガ)、光ネクスト(ビジネス)

専用線は広域イーサ、IP-VPNのみが接続対象となります。現在他社の光回線サービスを利用している場合、オフィスリンクを利用するためには上記いずれかのサービスに乗り換える必要があります。

4-2.申込みから導入までの時間がかかる

オフィスリンクを申し込んでから実際に利用可能になるまでの期間は、アクセス回線の種別によっても異なります。フレッツ光の場合、最短で約6週間程度、専用線の場合は3〜6ヵ月程度かかります。開通までの期間は設備収容の状態やドコモ網の工事状況によっても変動するため、上記の期間よりもさらに長くなる可能性もあります。

開通までの期間は既存PBXタイプ、仮想PBXタイプどちらも共通です。いずれにしてもビル内の設備状況や、その他の工事状況を調べたうえで開通作業がスタートするため、事前にNTTドコモへ相談して確認してみましょう。

5.【まとめ】オフィスリンクを活用してビジネスを加速させよう

手持ちの携帯電話が、内線として利用できるサービスがあること自体初めて知ったという方も多いのではないでしょうか。オフィスリンクは携帯電話やスマートフォンの機種を問わず、NTTドコモの機種であればもれなく利用できるサービスです。外出先でも内線電話が利用できるオフィスリンクは、使い方次第でさまざまなビジネスへの活用を見出すことができます。

スマートフォンの登場によって通信環境は便利になったとはいえ、まだまだ取引先や顧客とのやり取りは固定電話を利用しているという企業も多いです。これまでのビジネスフォンの常識を覆すオフィスリンクが多くの企業に広まってくると、近年盛んに叫ばれている働き方改革も実現可能になるのではないでしょうか。売り上げや生産性の向上とともに顧客満足度のアップにもつながるオフィスリンクを、ぜひ一度検討してみてください。

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著者

imitsu編集部

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