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会社電話を利用していますか?社用携帯のメリットと注意点!【2020年最新版】

スマホで電話するビジネスマン

あなたは会社携帯を利用していますか。会社携帯とはその名の通り、会社・法人名義で契約をした携帯電話やスマートフォンのことをいいます。

企業における品質の向上や業務の効率化、生産性向上、コンプライアンスやセキュリティ・リスクマネジメントの強化につながるからこそ、会社携帯の普及率は増加傾向にあります。

この記事では、会社携帯を導入するメリットや注意点、導入時のポイントなどについて解説するとともに、会社携帯に活用できるおすすめアプリについても紹介します。

目次

1.会社携帯の導入について検討しよう!

会社携帯とは、個人がプライベートで利用する携帯電話とは違い、職場で提供され業務で利用する携帯電話です。特に得意先などへの外出機会が多い営業担当者に、利便性やセキュリティ、業務の効率化の観点から会社携帯を持たせる企業が多くなっています。

また、各通信会社では法人契約向けのプランが用意されています。それぞれの会社での利用スタイルに応じてお得なプランの検討ができ、セキュリティ対策がセットされていることが多いのが特徴です。

会社携帯の導入を迷っている方は、この記事を参考にした上で、ぜひ導入を検討しましょう。

2.会社携帯を導入するメリット!個人用にはない利点

会社携帯を導入するメリットはどのようなことがあるのでしょうか。プライベート用携帯電話にはないメリットとして、ここで3つに分けて説明します。

2-1.業務上のデータをバックアップ!

出張や外出時の隙間時間に、業務上必要な知識の収集や、企業訪問の際のマップサービス利用、写真や書類などの送受信、辞書・翻訳機能の利用など、仕事を効率良く行うためのデバイスとして、携帯電話は必要不可欠なツールとなっています。

プライベートの携帯には個人情報が含まれているため、会社用のデータとして単にバックアップするわけにはいきません。その点、会社携帯の場合は、会社が所有する情報として顧客情報や写真データなどを容易にバックアップできます。

携帯を法人契約することにより、バックアップしたデータは各端末間で情報の共有化ができるようになります。これは、会社携帯の情報をクラウド上で共有し、契約端末であれば誰でも閲覧できるためです。

たとえば、顧客の電話番号やスケジュール表、メールの内容やメモなど、幅広い情報を社内で共有することで、より多くのビジネスチャンスをつかむ機会が増えることにつながります。

2-2.顧客とのやり取りを効率化!

仕事にプライベート携帯を利用している場合、顧客に対して電話番号を開示したくない営業担当もいるでしょう。その点、会社携帯の場合はそのような心配をする必要がありません。そのため、顧客へのレスポンスも迅速に対応することができ、カスタマーサクセスとしても有効です。また、顧客からの質問に対して、その場で必要な情報を検索して答えられるため、顧客満足度の向上にもつながります。

出張などによる不在で会社の電話が取れない状況であっても、会社に戻ることなく自分のタイミングで会社携帯を利用して、メールやグループウェアで社内情報を確認し、機会損失を回避することも可能です。

会社携帯を支給されていない場合、プライベートの携帯電話に取引先の情報や顧客情報が入力され、メールの送受信履歴には取引先や社内の秘密情報がデータとして残ります。その携帯電話を紛失したり、データが流出したりした場合、取引先とのビジネスチャンスを逃すだけでなく、企業としての信頼をなくしてしまう大問題にも発展しかねません。

2-3.セキュリティ対策として情報を統括!

会社携帯であっても情報漏洩のリスクはありますが、プライベートの携帯を使用するよりは、セキュリティ対策が強化しやすくなります。また、行動のチェックも可能なため、コンプライアンス統制がしやすいというメリットもあります。

情報漏洩が発生してしまうと、顧客に多大な迷惑をかけるだけでなく、企業の社会的な信用失墜にもつながります。会社携帯を配布する従業員に対しては、セキュリティに関する研修や周知、セキュリティ対策ソフトのインストールおよび最適化、指紋認証、データの暗号化、パスワードの義務化を徹底するとともに、社内のセキュリティ担当者や、緊急時の連絡体制を決めておくことが必要です。

携帯電話の法人契約では、セキュリティに対するオプションサービスを提供しています。従業員が会社携帯を紛失した際に、管理者が遠隔操作により会社携帯のロックやデータの削除でき、GPS機能を利用して紛失した携帯電話のおおよその位置の探索も可能です。

3.会社携帯を導入する際の注意点

会社携帯を導入する際には、どのようなことに注意すればよいのでしょうか。ここでは2つの注意点について説明します。

3-1.支給する際のコストに注意

会社携帯の端末代金や、基本利用料、通話料などは、企業にとって大きなコスト負担になります。支給する会社携帯の端末台数が多くなるほど、それだけ企業にかかる負担が大きくなり、同時に管理に要する手間もかかってしまいます。

そのため、会社携帯の予算はしっかりと把握・管理する必要があります。具体的には、どれだけの台数の携帯を契約して、いくらの費用が発生するのか、きちんとシミュレーションする必要があります。必ずしも従業員全員に支給する必要はなく、支給対象者の絞り込みを行うことも重要です。

このように会社携帯の予算を組むことは、会社を運営していく中で必要となることです。携帯を法人契約にすることでコストに注意する必要がありますが、それ以上に効率的に業務を進めることができ、ビジネスの成果にもつながるでしょう。

3-2.プライベート利用のリスク

セキュリティ対策が強化された会社携帯であっても、従業員がプライベートで利用し、通話やメール、ネット閲覧、アプリの使用、音楽や動画の視聴などを行うことで、情報漏洩のリスクは高まります。

社内で利用ルールや規則を定めても、実際に守られなければリスクは大きくなるばかりです。情報漏洩に留まらず、問題が業務上横領にまで発展する可能性もあるかもしれません。

仕事でやむを得ず、アプリを利用することもあると思いますが、無駄なSNSサービスや通信をともなうアプリなどは、誤って重要な企業情報を漏洩させるリスクがあるため、極力使用しないようにしましょう。また、アプリのインストールなどによるウイルス感染の可能性もあります。会社にはセキュリティ・ポリシーがあると思いますので、そのポリシーに従って会社携帯を使用するようにしましょう。

4.会社携帯はスマホ?ガラケー?

数年前まで、会社携帯に求められる機能といえば、まず「通話」がメインでガラケーが利用されることがほとんどでした。近年では、スマホの高機能化やさまざまなアプリのリリースにともない、会社携帯としてスマホが利用されるケースが増えています。また、ビジネスフォンの内線用端末としてスマホが利用されることも、一般的になってきています。

会社携帯としてスマホを利用するにあたっては、ガラケーに比べて基本料金やパケット使用料など通信費が高くなるというデメリットがあります。また、普段スマホを利用していない従業員への研修も必要になるでしょう。

スマホの一番の特長は、アプリをインストールできる拡張性です。スマホなら外出先からでも、社内情報が共有化されたクラウドサービスにアクセスでき、社内チャットの利用や災害時の安否確認、緊急時の連絡確保などにおいて、ガラケーよりも格段に快適です。また、ペーパーレス化による費用削減も図れます。

会社携帯にスマホを導入することで、費用面や稼働までにかかる時間、セキュティ上の課題などはあるものの、仕事の効率化や合理化に役立つという観点からは、スマホを導入する時代といえるでしょう。

5.会社携帯に活用できるおすすめアプリ5選

会社携帯としてスマホを導入することで、業務に役立つさまざまなアプリが利用できるようになります。ここでは、実際に会社携帯に活用できるおすすめの5つのアプリについて紹介します。

5-1.Chatwork(チャットワーク)

Chatworkのトップページ
出典Chatwork

Chatworkは、2011年にリリースされた社内コミュニケーションアプリです。現在では21万4,000社(2019年3月末日時点)にまで導入企業が増え、国産のビジネスチャットツールとしてはNo.1へと成長しています。

これまでに使用していた電話やメール、会議などに代わるビジネスコミュニケーション機能を持つツールとして、業務の効率化が実現できる機能を持っています。

具体的な機能としては、「グループチャット機能」「タスク管理機能」「ファイル共有機能」「ビデオ通話/音声通話機能」をはじめとしたさまざまな便利でシンプルな機能があり、誰でも簡単に使いこなせます。スマホからもアクセスできるため、会社携帯を利用して出張先からでも仕事に参加できます。

5-2.FENCE(フェンス)

FENCEのページ
出典FENCE

FENCEは、富士通ビー・エス・シーが提供する、情報セキュリティアプリです。45年の歴史を持つインテグレータの汎用パッケージソフトで、累計270万ライセンス突破の豊富な実績を誇ります。

豊富な実績とノウハウをベースに、卓越した暗号化・無害化技術により、PCからスマホまであらゆるデバイスのセキュリティをカバーし、企業の大切な情報を堅固に守ります。

電子政府推奨の暗号化アルゴリズム「AES」をはじめ、さまざまな暗号化方式に対応し、標的型攻撃対策/内部情報漏えい対策/テレワークセキュリティ対策/メールセキュリティ対策などを搭載。数多くの企業の情報セキュリティに貢献しているツールです。

5-3.Dr.経費精算

Dr.経費精算は、BearTailが提供する、経費精算を効率化するアプリです。経理精算の作業時間を90%削減し、入力代行件数においてトップクラスのシェアを誇るツールです。

最大の特徴は、迅速で間違いのない「レシート自動入力機能」が搭載されており、その精度は99.9%を誇っていることです。OCR入力ではなく、オペレーター代行入力が採用されているため、高い精度を実現。あらゆる会計ソフトにも対応しており、独自のシステムにもCSVインポートで対応できます。

もちろん、iPhoneやAndroid向けのアプリを用意しているので、スマートフォンからでも経費の申請や承認を容易に行うことが可能です。

5-4.kintone(キントーン)

kintoneのトップページ
出典kintone

kintoneは、サイボウズが提供している営業情報などの業務情報を蓄積できるアプリです。2011年のサービス提供以来、すでに1万社以上で導入されています。機能が豊富で、利用用途も多岐にわたりますが、ビジネスアプリケーションを簡単に作成できることがメインの機能となります。

案件管理や進捗管理、日報管理などのアプリが、ドラッグ&ドロップの操作だけで作成できます。登録した情報は複数人で共有可能です。アプリを改善する必要があればすぐに修正でき、より自社の業務に即したアプリの運用を行うことができます。

取引先など、社外のメンバーとも安全なやりとりができ、拡張機能によって外部サービスとの連携も可能です。

5-5.eセールスマネージャー

eセールスマネージャーは、ソフトブレーンが提供する顧客情報の管理ができる営業支援ツールです。営業シーンでの使いやすさを追求し、専任コンサルタントにより、各企業の営業課題に合わせて導入から定着までのサポートを行い、定着率は96%を誇ります。

導入企業は国産ベンタートップクラスの5,000社を超え、業種・業態を問わず、大手から中小に至るまでさまざまな企業の営業改革を支援しています。

多忙な営業担当者を支援するために、案件管理・スケジュール管理・日報管理・予実管理・顧客情報管理などの各種機能を搭載。営業現場の担当者に、いかに便利に使ってもらえるかを考慮して開発されたツールです。

6.【まとめ】会社携帯を導入することで業務を効率化

この記事では、会社携帯を導入するメリットや注意点、導入時のポイントなどについて解説するとともに、会社携帯に活用できるおすすめアプリについても紹介してきました。

会社携帯の導入によって費用は発生しますが、顧客とのやり取りの効率化やセキュリティの観点からのメリットが得られます。業務の効率化により、ビジネスチャンスや成果の拡大にもつながるため、これを機に会社携帯の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

会社携帯の導入を実際に検討している方の中で、業者選びにお困りの場合はアイミツまでお問い合わせください。経験豊富なコンシェルジュがあなたの要望をうかがい、最適な業者を紹介させていただきます。

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著者

imitsu編集部

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