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業績を上げる営業日報の書き方とおすすめSFA2選

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営業マンにとって、作成に時間がかかりがちで面倒な営業日報。しかし営業マネージャーや経営者にとっては大切なデータを多分に含んでいます。ところが、新卒や異業種転職で営業未経験者にとって、日報の書き方はわかりにくいものです。

そこでこの記事では、営業日報とは何か、上司・部下それぞれにとっての営業日報を書く・書かせる意味についてご紹介します。

営業日報の詳しい書き方についても解説しているので、作成方法がわからずに困っている営業マンは必見です。

1.そもそも営業日報とは?

そもそも営業日報とは?

営業マンなら当たり前のように書いている営業日報ですが、そもそも営業日報とは何なのでしょうか?

営業日報は、一言でいえば、各営業担当者の活動記録です。いつ、どこで、何を、どれくらい販売したのか(契約したのか)、5W1Hのフレームに基づきながら、上司に報告します。この場合、提出先は企業にもよりますが、多くの場合は営業マネージャーなどの管理職になります。

営業業務は、個々人で行われる活動であるため、マネージャーは各営業担当者の動きを掌握しきれません。少人数の会社なら、口頭でもある程度の情報はやりとりできるでしょう。

しかし、社員数の多い企業では、どの営業担当者が、どこまで契約を進めているのかがわかりにくいものです。こういった見えにくい情報を「営業日報」というカタチで上司に提出させることで、現場の営業担当者の動きを把握します。

このように説明すると、あたかも営業日報は会社の管理職以上のためにあるのでは、と感じてしまいますが、実際は営業担当者にとってもメリットがあります。

2.営業日報の目的

営業日報の目的

「毎日営業日報を作成するのは疲れるし、面倒だ」と感じている方も多いと思います。管理職にしても、毎日同じような日報をチェックすることにうんざりしているという方もいるのではないでしょうか。

しかし、営業日報には、作成する営業マン、それを確認する管理職と、それぞれに目的があります。日報は、書いたら、あるいはチェックして終わってしまうのはもったいない重要なデータなとして活用できます。

ここでは、部下から見た営業日報を書く目的と、上司から見た営業日報を書く目的についてご紹介します。

【部下から見た】営業日報を書く目的

現場の営業マンからすれば、日報作成ほど面倒な業務はないかもしれません。営業職を目指そうと思った段階でコミュニケーションは得意意識があるが、書類作成は苦手だという方も多いでしょう。

にも関わらず、1日中営業で疲れた体を引きずって会社に戻り、日報を作成しなければならない。毎日この作業を繰り返すのだから嫌気がさしてしまうのも無理はありません。

しかし、日報を作成することによって、営業マンはその日のうちに自分の営業活動について振り返ることができ、次回の営業活動に活かすことができます。これこそが営業マンが営業日報を書く目的にほかなりません。

営業を効果的に行うために必要なのがPDCAサイクル。PDCAサイクルをうまく回すために、営業日報を役立てられるのです。

自分で立てた営業計画の通りに営業活動を行い、実際の活動を評価するために日報を書きます。日報を作成してみると、営業活動中は見えなかった問題点が見えてくるでしょう。その問題点を次回の営業活動に活かすために、日報を書くのです。

日報を書く目的は、営業活動を改善するためにほかならないのです。

なぜ日報を書く必要があるのか

では、営業マンが日報を作成しなかったらどうなるでしょうか。営業活動自体は、非常に個人的な活動です。

新人の頃は、先輩社員とペアで訪問することも多いかもしれません。しかし、基本的に営業活動は1人で行うものです。営業現場に他者が介入できないからこそ、営業マンからの活動報告が必要なのです。

前述した日報作成の目的でご紹介したように、営業マンのPDCAサイクルを回すためにも、営業日報を書かなければいけません。

書いた日報はこう活用する

次は日報を有効活用するための方法を紹介します。詳しい書き方は後述します。

日報には、その日のうちにどの企業を訪問して、何をどれくらい販売できた(契約できた)かが明記されている場合が多いです。これは考え方を変えると販売できなかった(契約できなかった)ものが可視化できるということに繋がります。

この点に注目し、「どうして売れたのか」「どうして売れなかったのか」について分析する材料にするのです。

SFA(営業支援システム)を使えば、このような営業日報を作成すれば、自動的に分析してくれるものもあります。SFA(営業支援システム)を導入していない企業では、マネージャーなどが分析することになるでしょう。

日報を書くときに気を付けるポイント

営業日報の書き方はフォーマットをしっかりと作成して記入することでより有効活用ができます。意識すべきポイントは2つあります。

まずは時間軸を明確にしてスケジュールを起こすこと。どの案件にどれくらいの時間がかかったのかというのも重要な情報になります。

2点目は営業日報を何のために活用するのかを意識するという点。管理職が適切なマネジメントを行いやすいように、できるだけ客観的な記述を心掛けることが重要です。

たとえば、「~だと思う」といった表現は主観が中心で客観性に欠けます。定量化された数値を用いながら、誰が見ても分かる日報を作成するように心がけましょう。

【上司目線】営業日報を書かせる目的

【上司目線】営業日報を書かせる目的

営業日報を最大限に活用し、企業の運営に活かすのが営業マネージャーや経営者の仕事です。部下にわざわざ営業日報を書かせるのは、営業マンの営業活動を把握するためでもあります。

しかし、もっと重要なのは、会社全体の利益・損失を把握するため。そして、営業マンの営業活動に問題があれば、日報からそれを掌握し、指摘できます。

営業マンの営業活動を可視化し、分析するためにSFA(営業支援システム)を導入している企業も少なくありません。

なぜ日報を書かせる必要があるのか

日報を部下に書かせる目的は前述したとおり、会社の利益・損失の把握のためです。しかし、もっと細かく考えることもできます。

たとえば、ある営業マンが営業が終わっても日報を書かなかったらどうなるでしょうか。そういった場合、営業マンが業績を上げていても、そうでなくても、マネジメントすることが困難です。もしも契約数が著しく下がっていても、管理職はすぐにその事実に気が付くことができません。

締日にようやく契約本数が分かっても、既に失注した分は取り返しがつかないことがほとんどです。これでは、会社全体の損失が増えるばかり。経営も難しくなるでしょう。

このような事態を招かないように、日報を書かせる必要があるのです。

書かせた日報はこう活用する!

部下が作成した営業日報は、次回以降の重要な営業の武器になり得ます。実際にモノやサービスが売れた営業マンの営業日報には、利益を伸ばすためのヒントが詰まっています。

どのタイミングで訪問すればよいのか(訪問日時)、キーパーソンは誰か、商談の決め手は…といった情報は非常に重要です。

同じような特色の企業に、成功事例の日報を応用することで、他の営業マンも業績を伸ばせるでしょう。
・A社とB社は企業規模やニーズが似ている。
・A社で成功事例を挙げた営業マンの営業方法で、B社にもアタックしてみよう。


このように、成功事例をもとに次の商談成立を目指すことができるのです。

書かせるときに気を付けるポイント

部下に営業日報を書かせる時に気を付けたいのは、「成功」「失敗」の要因を分析させることです。

なぜうまくいったのか、もしくはうまくいかなかったのか。これらを明らかにするためにも、部下には「課題」を書かせましょう。

うまくいった場合にも、もっと上の契約(販売)を目指せたかもしれないという視点で課題を書かせます。うまくいかなかった場合は、どうしたら改善されるのかを「課題」として書かせましょう。

課題をしっかりと書いていくことを通して、部下は自主的に営業のPDCAサイクルを回せるようになるでしょう。

3.実際に営業日報を書いてみよう

実際に営業日報を書いてみよう

日報を作成したことがない方や、書き方がよく分からないという方のために、詳しい日報の書き方についてお伝えします。

営業日報に書くべき項目

営業日報をエッセイのように、長い文章で作成する方もいますが、それでは作成時間が長くなり、上司も見にくい・読みにくいというデメリットしかありません。

営業日報を効率的に作成するためには、以下のような項目だけを書くという書き方がおすすめです。

当日のタイムスケジュール

まずは、営業活動を行った日の時間軸に沿って、自分の行動を書き起こします。
10:00~12:00→A社訪問 
13:00~14:00→本社打ち合わせ
15:00~17:00→社内コンペ準備

このように、各時間帯に何をしていたかを記入していきます。
この時点では、営業の成否については書く必要はありません。ただし、会社によっては、この時点で成否の記入が必要な場合もあります。

案件ごとの進捗状況

次に、担当した案件ごとに、商談がどれくらい進んだのかという進捗状況を記入します。商談成立を「A」、失注を「D」のように、段階別に記号的に評価する場合もあります。

先ほどの例でいえば、「A社:商談成立」「A社:次回見積書を持参し、再度商談」というように報告します。

この時、SFA(営業支援システム)ならば、既に設定されている評価から選択するだけで済みます。SFAの詳しいメリットについては後述します。

キーパーソン

営業日報を作成する場合、もしも取引先ののキーパーソンが判明しているなら、それも報告しましょう。
同じような商談を持っていっても、相手が間違っていると門前払いを食らうだけのこともあります。最悪、商談成立間近で失注してしまう恐れもあるでしょう。

今後の課題

営業マンがPDCAサイクルを回すために必要な要素が「今後の課題」です。多くの営業マンは、課題の作成に頭を悩ませることでしょう。

時間をかけて行ってきた営業が突然ダメになった。少ない回数しか訪問していないのにも関わらず、大量受注を実現できた。それぞれの場合に課題があるでしょう。

前者の場合は、突然ダメになった原因を探り、他社で繰り返さないための課題を書きます。後者の場合は、大量受注できた原因を探り、他社でも大量受注するために課題を書くのです。

日報作成の所要時間・分量の目安

営業日報を作成するに当たり、必要な時間は担当している案件数によって変わります。平均して、1日あたり1時間程度かかる方が多いでしょう。書き方を工夫しても、30分は絶対にかかるものです。分量としては、A4用紙に1枚くらいが多いのではないでしょうか。

しかし、1日に1時間も日報作成に時間をとられるのは営業マンにとってかなりの痛手。そんな時間があったら他の案件も処理できるし、早く帰りたいのが正直なところでしょう。

上記でご紹介した日報作成に要する時間と量は、あくまでも紙ベースの例です。SFA(営業支援システム)を使えば、その半分もしくはそれ以下で済むでしょう。

上司は営業日報のここを見ている!

現場の営業マン目線では、自分の営業活動のために日報を書いている人も多いかもしれません。しかし、上司である営業マネージャーは、以下のような視点から、あなたが作成した日報を評価しています。

訪問の目的を把握できているか

上司である管理職は、営業マンが何のためにその企業を訪問しているのか理解しているのかどうかを見ています。もちろん、訪問の目的はモノ・サービスを売るためです。

しかし、上司としては進捗状況ごとに、営業マンが目的意識を持って営業活動を行っているかを評価しています。

もう少しで契約がとれそうな案件、ひとまず顔を売っておきたい案件など、営業のフェーズは様々です。
様々な段階を意識しながら営業ができているかどうかをチェックしています。

営業マンの問題意識がどこにあるか

どれくらい商談を進められたのかが分かれば、管理職は全体を把握し、予実管理がしやすくなります。マネージャーは部下に書かせた日報を参考に、営業マンを含めて会社全体が目標に達する可能性を分析しているのです。

商談フェーズの掌握のためにも、管理職は営業マンがどこに着目して営業活動を行っているかについても注目しています。受注と失注、それぞれのケースについて、営業マンがどのような問題意識をもっているかが重要です。認識にズレがあると、PDCAをうまく回せず、同じような失敗を繰り返す可能性があります。

このようなことがないように、管理職は営業マンの問題意識がどこにあるのかを確認しているのです。

さらに良い営業日報を書くために

ご紹介してきた日報の書き方は、あくまでも基本的なものに過ぎません。言い換えれば、これだけ書けば上司に「営業日報」として提出できるとも考えられます。しかし、もっと良い営業日報を作成するためには、書き方以外にも工夫すべき点があります。

それは、「案件が終わるたびに、できるだけ早く報告すること」です。
案件が終わるごとにスマホやタブレット、メモ帳などにポイントを書き起こしている方もいると思いますが、会社に帰って一度書いたものをさらに決まった書式に書き起こすのは非効率的です。

このような理由から、リアルタイムで営業活動を報告できるSFA(営業支援システム)の導入が進んでいることも多いです。大切な情報を報告し忘れないようにするためにも、「報告までの速さ」も重視しましょう。

4.営業マンたちの苦悩

営業マンたちの苦悩

営業マンたちを悩ませる日報作成。何をどう書いたらよいのかわからず、書き方に苦戦している方も多いでしょう。ここでは、現場の営業マンを悩ませていること、営業マネージャーの悩ませていること、及びそれぞれの改善策についてご紹介します。

営業マンの悩みと改善策

営業マンの悩みは、やはり、営業日報作成に時間がかかることでしょう。
営業活動を終えて会社に戻って、1時間をかけて日報の作成に励む。疲れた体で日報を作成するだけでも辛いのに、質の高いものをなるべく短時間で仕上げなければいけません。

さらに、営業活動が終わった後に考えるべきことがたくさんあります。その日の営業活動を踏まえて、翌日のスケジュール調整、アポとり、稟議書の作成など、やることは山積みです。他部署との連携が取りにくい大企業では、特に一つ一つの仕事に時間がかかりやすいでしょう。

日報作成にかかる時間を短縮するためには、書式を決めて必要事項をデータで共有することです。いまだに紙ベースの営業日報も多いのですが、これでは上司や他の社員とも共有しにくく非効率的でしょう。データで共有し、入力事項を必要最低限に絞り込むことで、作成時間を短縮できます。

営業活動後のさまざまな仕事についても、データで共有できれば、わざわざ電話やメールで他部署に連絡する必要もありません。ナレッジマネジメントを強化すれば、上記のような現場の営業マンの悩みはほぼ解決できるでしょう。

営業マネージャーの悩みと改善策

営業マネージャーの悩みは、部下の報告が遅かったり、報告漏れがあることが挙げられます。知りたい情報が欠けていたり、報告が遅かったりすれば、部下に催促する必要も出てきます。
部下の人数が限られていれば、それほど負担ではない可能性もあります。しかし、一定の人数をマネジメントしていれば、かなりの負担になるでしょう。

マネージャーのこのような悩みについても、日報をデータとして可視化できれば改善の可能性も広がるでしょう。データでその日のうちに会社全体で共有できるようにすれば、部下に催促する必要もありません。急を要するフォローが必要な案件もすぐに見つけられます。

迅速な対応が業績アップにもつなげられるかもしれません。

5.【便利】SFAを利用するメリット

【便利】SFAを利用するメリット

営業マンのすべての仕事を効率化するSFA(営業支援システム)。導入することによって、営業マンからマネージャー層まで大きなメリットを得ることができます。

ここでは、SFA(営業支援システム)を利用することによって得られる営業マン、マネージャーそれぞれのメリットについてご紹介しましょう。

営業マンが得られる3つのメリット

SFA(営業支援システム)を導入することで営業マンが得られるメリットは大きく分けて3つあります。

1点目は、日報作成が簡単になることです。書き方に悩みがちな日報ですが、SFAでは決まったフォームに入力するだけで作成が完了します。ツールの種類にもよりますが、製品によっては最短3ステップで日報作成が終了するものもあります。既に構築された選択肢の中から、訪問先や商談フェーズなどを選ぶだけで、日報作成が終わります。

2つ目のメリットは、日報の内容を他部署と共有できること。
SFAを活用して報告された内容は上司だけではなく、営業事務や経理事務、同僚・先輩社員にも共有されます。
報告内容に「次回商談成立見込み」とあれば、事務に連絡しなくても必要な書類を作成してもらえるフローが構築できるかもしれません。

3点目のメリットは、他の案件情報を可視化した上での営業活動ができることです。SFAでは、他の営業担当者の案件も確認できます。既に成功事例として契約状態にある他社の契約までの流れを見れば、同じようなニーズが顕在化している会社に応用できるでしょう。営業計画をゼロから立てる手間が省けるという点がメリットといえます。

営業マネージャーが得られる3つのメリット

SFA(営業支援システム)の導入は営業マネージャーにとっても同じくメリットがあります。

1つ目は、効果的な戦略が設計できることです。

契約をとれた顧客から、どのような業種からニーズが高まっているのかが把握することで、各案件へのアプローチ方法についても戦略を立てやすくなります。

2点目は、部下への指示出しがスピーディになることです。
従来の営業日報であれば、1日の営業が終わってからしかフィードバックができませんでした。
しかし、SFAなら活動報告がリアルタイムで更新されていくため、フォローが必要な案件も迅速に把握できます。適切な指示を迅速に出すことができれば、契約の取りこぼしを未然に防ぐことができるでしょう。

最後のメリットは、ワークフローの共有で新人教育がしやすくなることです。
営業職はその性質から人の出入りも激しい会社が多いです。コストをかけて教育したのに、すぐに辞めてしまう営業マンも多いものです。しかし、SFAなら営業のワークフローを構築し、次に何をすればよいのかが一目瞭然。抜けた穴をふさぐことに苦労しなくてもよくなるでしょう。

6.【厳選】おすすめSFAツール2選

【厳選】おすすめSFAツール2選

SFA(営業支援システム)を導入することで、営業マンもマネージャーも多くのメリットを実感できるでしょう。最後に、おすすめのSFAを3つご紹介します。

6- 1. eセールスマネージャーRemix Cloud(SFA)(クラウド)

ソフトブレーン株式会社
出典:ソフトブレーン株式会社 https://www.softbrain.co.jp

eセールスマネージャー」は、純国産のSFAです。
特筆すべき点は営業日報の作成手順が短いことでしょう。これまで1時間近くかけて書いていた営業日報は、15~30分以内で作成可能。しかも、案件終了後に選択肢から選ぶだけで、日報が作成できてしまいます。

たとえば、訪問先→販売したもの→進捗状況という順に入力していくだけ。営業マンの手を煩わせていた日報は、スマホやタブレットから簡単に作成できるようになります。

使い方がわかりやすい「eセールスマネージャー」ですが、サポートも万全の体制です。SFAに馴染みのない営業マンでも使いこなせるよう、講習会を開いたり、オンラインでのサポートも実施。定着率96%という数字が、どれだけ使いやすいか、使いやすくするサポートがあるかを表しています。

設立年
1992年
従業員数
100-499人
会社所在地
東京都中央区日本橋1-13-1 日鉄日本橋ビル9階
電話番号
03-6880-9500

6- 2. ワンズ営業日報

株式会社ワンズファクトリー
出典:株式会社ワンズファクトリー http://www.wands.co.jp/

営業日報の書き方に悩みたくない、かといってSFAを導入しても使いこなせる自信がない…。
そのような方におすすめなのが「ワンズ営業日報」です。

営業マンが普段から使用していることの多い「Excel」をそのまま日報作成に反映できます。
「Excel」に任意で作成したひな形に入力するだけで、進捗状況や顧客情報をインジケータなどで表示。

SFAを使いこなす自信がない方でも、簡単に営業日報を作成できるようになるでしょう。

設立年
1999年
会社所在地
東京都千代田区神田小川町3-6-1 栄信ビル5階
電話番号
03-6273-7879

7.まとめ

営業日報は、現場の営業マンにとって毎日の課題でありながら、悩みのタネでもあります。書き方がわからない、作成に時間がかかる、上司に報告を催促される……。しかし、SFA(営業支援システム)を導入することで、このような悩みはほぼすべて解決できるでしょう。

書き方は所定のフォームに従って入力(選択)するだけ。作成時間も大幅に短縮されます。
しかも案件ごとにスマホやタブレットから簡単に報告でき、業務時間が短縮されるでしょう。

マネージャーとしても戦略を立てやすくなり、部下に報告を催促する必要もなくなり、分析されたデータから業績を簡単に掌握可能になります。

現場の営業マンにとっても、マネージャーにとってもメリットの大きなSFA。
日報でお悩みの方は導入を検討してみることをおすすめします。

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著者

imitsu編集部

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SFAとはSalesForceAutomation(セールフォースオートメーション)の略で、営業支援システムのことです。顧客情報や商談情報、日報などの営業活動に必要な情報を一元管理して後方支援を行います。新規導入の際はまずクラウド型(ASP型)を導入してみて、期待する効果を得られた場合のみ自社構築を行うパッケージ型(オンプレミス)型に移行すると無駄がありません。その他、自社の求めるSFA効果を明確にし、必要な機能を絞り込むことで使い勝手を良くする、導入時だけでなく導入後も中長期的に適切なサポートをしてくれる業者を選択するなどして利用率を高めることが大切です。デモ版や試用サービスを利用し、業者へ細かくヒアリングを行うなどして自社に適したツール・サービスを選択するようにしましょう。

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