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営業日報を楽に管理!おすすめSFA2選

SFAを厳選比較

多くの企業で「営業日報」を利用していますが、会社の規模によっては営業日報の管理が手間になることもあるでしょう。営業日報は管理する上司にとっても、用意する部下にとってもメリットがありますが、適切に管理できなければ得られるメリットは限定的になるのです。
営業日報のメリットを享受するためには適切な管理方法を実践する必要があり、そのためには「SFA」を利用することをおすすめします。そこで、営業日報のメリットや、管理を適切かつ楽にできるSFAについて解説します。

目次
このページについて

1.そもそも営業日報とは?

そもそも営業日報とは?

営業マンなら当たり前のように書いている営業日報ですが、そもそも営業日報とは何なのでしょうか?

営業日報は、一言でいえば、各営業担当者の活動記録です。いつ、どこで、何を、どれくらい販売したのか(契約したのか)、5W1Hのフレームに基づきながら、上司に報告します。この場合、提出先は企業にもよりますが、多くの場合は営業マネージャーなどの管理職になります。

営業業務は、個々人で行われる活動であるため、マネージャーは各営業担当者の動きを掌握しきれません。少人数の会社なら、口頭でもある程度の情報はやりとりできるでしょう。

しかし、社員数の多い企業では、どの営業担当者が、どこまで契約を進めているのかがわかりにくいものです。こういった見えにくい情報を「営業日報」というカタチで上司に提出させることで、現場の営業担当者の動きを把握します。

このように説明すると、あたかも営業日報は会社の管理職以上のためにあるのでは、と感じてしまいますが、実際は営業担当者にとってもメリットがあります。

2.営業日報の目的

営業日報の目的

営業日報を書く目的は、ずばり「営業担当者が実際に行った仕事内容を記録する」ことにあります。
営業日報などの形で仕事の記録を残さないと、従業員を管理する管理職の人は「部下がどんな仕事をしたのか?」「それがどのような良い点・悪い点があるのか?」を把握できず、翌日以降の仕事にフィードバックできません。営業日報という形で仕事の記録を残すことで、会社にとってさまざまなメリットを享受できるのです。

3.営業日報のメリット

先ほど「営業日報にはメリットがある」と述べましたが、具体的には「上司側のメリット」「部下側のメリット」の2つに大別できます。

3-1.上司にとってのメリット

上司側のメリットは「部下の仕事を正当に評価できる」ことにあります。
営業日報がないと訪問数や契約件数などの数字という結果の部分しかわかりません。部下が実際にどんな仕事をどのように進めたのかを営業日報にまとめてもらうことで内容を把握しやすく、数字ではわからない部下の活躍や問題点を評価できるのです。把握した内容は営業部門全体にフィードバックすることで全体の成績を底上げでき、必要に応じて他部門との連携や上位部署への報告もしやすくなります。

3-2.部下にとってのメリット

部下側のメリットは「自身の行動を残せる」ことにあります。
営業日報という正式で共通化されているフォーマットに自身の1日の仕事内容を記録することで、その日の反省や改善点の把握がしやすくなるのです。また、翌日以降のスケジュール管理や、自身が担当している案件を他の担当者に引き継ぐ際の参考資料にできます。さらに「上司に評価してもらえる証拠をしっかりと残せるという安心感」が、仕事のモチベーションを向上させる効果も期待できます。

4.営業日報のデメリット

営業日報にはさまざまなメリットがありますが、一方で運用方法次第では以下のようなデメリットが生じる可能性もあります。

・日報の作成や報告、内容の把握に時間がかかる
・手間を惜しむことで営業日報の仕組みが形骸化する
・形骸化した営業日報により従業員のモチベーションが低下する
・形骸化した営業日報は良いフィードバックにつながらない


作成や管理に手間がかかることで営業日報が形骸化してしまうと、業務へのフィードバックなどは機能せず、その点が営業担当にとってモチベーション低下につながるのです。

5.営業マンたちの苦悩

営業マンたちの苦悩

営業マンたちを悩ませる日報作成。何をどう書いたらよいのかわからず、書き方に苦戦している方も多いでしょう。ここでは、現場の営業マンを悩ませていること、営業マネージャーの悩ませていること、及びそれぞれの改善策についてご紹介します。

5-1.営業マンの悩みと改善策

営業マンの悩みは、やはり、営業日報作成に時間がかかることでしょう。
営業活動を終えて会社に戻って、1時間をかけて日報の作成に励む。疲れた体で日報を作成するだけでも辛いのに、質の高いものをなるべく短時間で仕上げなければいけません。

さらに、営業活動が終わった後に考えるべきことがたくさんあります。その日の営業活動を踏まえて、翌日のスケジュール調整、アポとり、稟議書の作成など、やることは山積みです。他部署との連携が取りにくい大企業では、特に一つ一つの仕事に時間がかかりやすいでしょう。

日報作成にかかる時間を短縮するためには、書式を決めて必要事項をデータで共有することです。いまだに紙ベースの営業日報も多いのですが、これでは上司や他の社員とも共有しにくく非効率的でしょう。データで共有し、入力事項を必要最低限に絞り込むことで、作成時間を短縮できます。

営業活動後のさまざまな仕事についても、データで共有できれば、わざわざ電話やメールで他部署に連絡する必要もありません。ナレッジマネジメントを強化すれば、上記のような現場の営業マンの悩みはほぼ解決できるでしょう。

5-2.営業マネージャーの悩みと改善策

営業マネージャーの悩みは、部下の報告が遅かったり、報告漏れがあることが挙げられます。知りたい情報が欠けていたり、報告が遅かったりすれば、部下に催促する必要も出てきます。
部下の人数が限られていれば、それほど負担ではない可能性もあります。しかし、一定の人数をマネジメントしていれば、かなりの負担になるでしょう。

マネージャーのこのような悩みについても、日報をデータとして可視化できれば改善の可能性も広がるでしょう。データでその日のうちに会社全体で共有できるようにすれば、部下に催促する必要もありません。急を要するフォローが必要な案件もすぐに見つけられます。

迅速な対応が業績アップにもつなげられるかもしれません。

6.営業日報にはSFAが便利!

【便利】SFAを利用するメリット

営業マンのすべての仕事を効率化するSFA(営業支援システム)。導入することによって、営業マンからマネージャー層まで大きなメリットを得ることができます。

ここでは、SFA(営業支援システム)を利用することによって得られる営業マン、マネージャーそれぞれのメリットについてご紹介しましょう。

6-1.営業マンが得られる3つのメリット

SFA(営業支援システム)を導入することで営業マンが得られるメリットは大きく分けて3つあります。

1点目は、日報作成が簡単になることです。書き方に悩みがちな日報ですが、SFAでは決まったフォームに入力するだけで作成が完了します。ツールの種類にもよりますが、製品によっては最短3ステップで日報作成が終了するものもあります。既に構築された選択肢の中から、訪問先や商談フェーズなどを選ぶだけで、日報作成が終わります。

2つ目のメリットは、日報の内容を他部署と共有できること。
SFAを活用して報告された内容は上司だけではなく、営業事務や経理事務、同僚・先輩社員にも共有されます。
報告内容に「次回商談成立見込み」とあれば、事務に連絡しなくても必要な書類を作成してもらえるフローが構築できるかもしれません。

3点目のメリットは、他の案件情報を可視化した上での営業活動ができることです。SFAでは、他の営業担当者の案件も確認できます。既に成功事例として契約状態にある他社の契約までの流れを見れば、同じようなニーズが顕在化している会社に応用できるでしょう。営業計画をゼロから立てる手間が省けるという点がメリットといえます。

6-2.営業マネージャーが得られる3つのメリット

SFA(営業支援システム)の導入は営業マネージャーにとっても同じくメリットがあります。

1つ目は、効果的な戦略が設計できることです。

契約をとれた顧客から、どのような業種からニーズが高まっているのかが把握することで、各案件へのアプローチ方法についても戦略を立てやすくなります。

2点目は、部下への指示出しがスピーディになることです。
従来の営業日報であれば、1日の営業が終わってからしかフィードバックができませんでした。
しかし、SFAなら活動報告がリアルタイムで更新されていくため、フォローが必要な案件も迅速に把握できます。適切な指示を迅速に出すことができれば、契約の取りこぼしを未然に防ぐことができるでしょう。

最後のメリットは、ワークフローの共有で新人教育がしやすくなることです。
営業職はその性質から人の出入りも激しい会社が多いです。コストをかけて教育したのに、すぐに辞めてしまう営業マンも多いものです。しかし、SFAなら営業のワークフローを構築し、次に何をすればよいのかが一目瞭然。抜けた穴をふさぐことに苦労しなくてもよくなるでしょう。

7.【厳選】おすすめSFAツール2選

【厳選】おすすめSFAツール2選

SFA(営業支援システム)を導入することで、営業マンもマネージャーも多くのメリットを実感できるでしょう。最後に、おすすめのSFAを3つご紹介します。

7- 1. eセールスマネージャーRemix Cloud

ソフトブレーン株式会社
出典:ソフトブレーン株式会社 https://www.e-sales.jp/

eセールスマネージャー」は、純国産のSFAです。
特筆すべき点は営業日報の作成手順が短いことでしょう。これまで1時間近くかけて書いていた営業日報は、15~30分以内で作成可能。しかも、案件終了後に選択肢から選ぶだけで、日報が作成できてしまいます。

たとえば、訪問先→販売したもの→進捗状況という順に入力していくだけ。営業マンの手を煩わせていた日報は、スマホやタブレットから簡単に作成できるようになります。

使い方がわかりやすい「eセールスマネージャー」ですが、サポートも万全の体制です。SFAに馴染みのない営業マンでも使いこなせるよう、講習会を開いたり、オンラインでのサポートも実施。定着率96%という数字が、どれだけ使いやすいか、使いやすくするサポートがあるかを表しています。

設立年
1992年
従業員数
100-499人
会社所在地
東京都中央区日本橋1-13-1 日鉄日本橋ビル9階
電話番号
03-6880-9500

7- 2. ワンズ営業日報

株式会社ワンズファクトリー
出典:株式会社ワンズファクトリー http://www.wands.co.jp/

「ワンズ営業日報」は、SFAに求められる機能を網羅している、ハイスペック・多機能を強みとしているSFAです。
シンプルなツールとして運用できますがカスタマイズ性に優れており、自社の業務スタイルにマッチしたフォーマットを用意できます。モバイル端末対応であり、場所を選ばず営業日報の作成・管理が可能です。
報告書には「画像」を添付できますので、クオリティと費用対効果の高い営業日報を作成できます。
今までエクセルやメールなどのシンプルなツールで業務報告を行っていた会社の場合、営業日報の質や効率を大幅に改善できるでしょう。月額3,600円から(1ユーザーあたり)利用できます。

設立年
1999年
会社所在地
東京都千代田区神田小川町3-6-1 栄信ビル5階
電話番号
03-6273-7879

8.まとめ

営業日報は、ただ書いて確認するという形式的な継続ではなく、適切な運用方法を実践することでそのメリットを最大化することが重要です。
SFAの機能は利便性に優れており有用です。自社の規模や必要な機能・利便性などを考慮して最適なツールを導入することをおすすめします。
しかし自社に適したツールを導入するためには、各ツールの特徴を把握・比較することが欠かせません。
代表的なSFAの比較を行いたい方は、こちらもご参照ください。

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著者

imitsu編集部

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営業日報 書き方でSFAサービスをお探しの方向け | ワンポイントアドバイス

SFAとはSalesForceAutomation(セールフォースオートメーション)の略で、営業支援システムのことです。顧客情報や商談情報、日報などの営業活動に必要な情報を一元管理して後方支援を行います。新規導入の際はまずクラウド型(ASP型)を導入してみて、期待する効果を得られた場合のみ自社構築を行うパッケージ型(オンプレミス)型に移行すると無駄がありません。その他、自社の求めるSFA効果を明確にし、必要な機能を絞り込むことで使い勝手を良くする、導入時だけでなく導入後も中長期的に適切なサポートをしてくれる業者を選択するなどして利用率を高めることが大切です。デモ版や試用サービスを利用し、業者へ細かくヒアリングを行うなどして自社に適したツール・サービスを選択するようにしましょう。

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