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グループウェア「NI Collabo Smart(NIコラボスマート)」の評判と実態|37個のグループウェアを使ってわかった本当のおすすめ

NI Collabo Smart(NIコラボスマート) トップページ

更新日:2019年01月18日 | 公開日:2019年01月18日

業務用のシステムやツールを導入するにあたって、使い勝手の良さはとても大切なポイントです。

とりわけグループウェアの場合、基本的には全社員が毎日使うものなので、操作がわかりにくかったり、動作が遅かったりすれば、会社全体の生産性に直結します。せっかく予算をかけてグループウェアを導入したものの、使いにくさが原因で社員の間になかなか浸透せず、狙い通りの成果をあげられていない企業は決して少なくありません。

今回取り上げるNI Collabo Smart(運営会社:株式会社NIコンサルティング)は、操作のわかりやすさと利用者目線で開発された機能に定評があるグループウェアです。

サービス開始は2014年とクラウド型としては後発組ながら、業種・規模を問わず多くのクライアントの導入されてきました。料金が手頃なこともあってか、特に中小企業の間では人気が高く、リリース時から一貫して使い続けている企業も多いようです。

<総評>NI Collabo Smartは利用者・環境を選べず使えるグルグループウェア。コスパも◎

<総評>NI Collabo Smartは利用者・環境を選べず使えるグルグループウェア。コスパも◎

NI Collabo Smartの特徴は、利用者・環境を選ばず使えることです。

社内SNS、スケジューラー、ワークフローといったすべてのアプリの画面にレスポンシブデザインが採用されており、スマートフォン・タブレットでもストレスなく利用できます。

また、画面自体も枠線・テキストがベースのシンプルな構成になっていて、装飾的な要素はほとんどありません。オンプレミス型のソフトウェアやOutlookなどを長年使ってきた人も違和感を覚えることはないはずです。

加えて、コストパフォーマンスの高さも魅力の1つです。初期費用こそかかるものの、ユーザー1人あたり月額380円の料金で20以上の機能を制限なく使えます。「グループウェアを導入するのは初めてなので、操作がわかりやすいものを選びたい」「ランニングコストをできるだけ抑えたい」といった企業には有力な選択肢の1つになるのではないでしょうか。

他のグループウェアと比べてどうなのか

まず料金の面から見ていくと、前述の通りNI Collabo Smartの料金は、ユーザー1人あたり月額380円からです。

コストパフォーマンスの高さに定評がある「Office 365」や「G Suite」の最安プランの金額をさらに下回っており、仮に従業員500名の企業なら年額90万円以上のランニングコストを節約することが可能です。ただ、契約の際に5万円の初期費用がかかるのがやや痛いところです。他社のクラウド型グループウェアのほとんどが初期費用無料なので、その点では導入にやや慎重にならざるを得ないかもしれません。

次に機能に目を向けると、社内SNS、ワークフロー、スケジューラー、文書管理といったグループウェアに求められる基本機能を網羅しています。さらに交通費精算や設備・備品予約のアプリも付いており、バックオフィスの業務コスト削減にも一役買ってくれそうです。

加えて、iOS・Android版のスマートウォッチに対応しているのもNI Collabo Smartならではの特徴の1つです。社内SNSのメッセージをスマートウォッチで受け取り、その場で返信を投稿することができます。使い方を工夫すれば、製造や接客の現場の生産性アップにも効果を発揮するのではないでしょうか。

1.「NI Collabo Smart(NIコラボスマート)」の6つのメリット

1.「NI Collabo Smart(NIコラボスマート)」の6つのメリット

それでは、NI Collabo Smartのメリットを料金・使い勝手・機能など5つに分けて紹介します。

1-1. 月額費用が安い

前述の通りユーザー1人あたり月額380円から契約できます。

初期費用(5万円)とストレージ増設時の追加料金(5GBあたり1,000円)こそかかるものの、中長期的に利用していきたい企業、ランニングコストを抑えたい企業にはおすすめできます。

1-2. 利用者目線にこだわり抜いたUI

NI Collabo Smartは、全画面にレスポンシブデザインが採用され、UIも非常にシンプルな設計になっています。例えば、スケジューラーには、日毎・週毎の予定がメンバー別に色分け表示され、誰が何をしているのかひと目で把握することが可能です。

デザイン的な目新しさはないものの、利用者のリテラシーを問わずスムーズに利用できます。

1-3. Execlの稟議書を自動変換

NI Collabo Smartのユーザーの間で、とりわけ評判が高いのがワークフロー機能です。Excelで作成した書類をアップロードするだけで稟議書の形式に自動変換されるので、アプリ上での操作は最小限に抑えられます。

また、アプリ上でトータルの経費を算出し、pdfとしてあらためて出力することも可能です。段階的にペーパーレス化を進めていきたい企業などには非常に適しているのではないでしょうか。

1-4. メッセージにファイルを添付できる

社内SNSで投稿するメッセージにWordやExcel、pdf、jpegといったファイルを添付することができます。グループチャットにももちろん対応しており、営業スタッフ同士の打ち合わせ、制作物の確認など使い方は自由自在です。

さらに運営元が提供しているSFA(営業支援システム)と連携させれば、顧客情報と紐づけてチャットの履歴を保存しておくことも可能です。

1-5. スマートウォッチに対応

社内SNSから投稿されたメッセージをスマートウォッチで受信し、その場で返信できます。外出の多いスタッフとのコミュニケーション改善に役立つはずです。

1-6. リモートワークに対応

リモートワークに対応しているのもNI Collabo Smartならではの特徴の1つです。

スケジューラー上に「在宅」「出社」といったスタッフ1人ひとりのステータス、グループウェアへのアクセス状況、定期応答の履歴、さらに位置情報が表示され、社内にいるのと同じ感覚でやりとりすることが可能です。勤務実績は自動入力されるので、確認・集計の手間もかかりません。

2. 徹底調査でわかった「NI Collabo Smart」を使うべき人・会社

2. 徹底調査でわかった「NI Collabo Smart」を使うべき人・会社

それでは、紹介してきたメリットを踏まえ、NI Collabo Smartはどういった人や企業に向いているのかお伝えしていきます。

2-1. 初めてグループウェアを導入する企業

NI Collabo Smartの大きな特徴は、利用者目線にこだわり抜いて開発されたシンプルなUIです。

グループウェアを導入するのが初めてで、社員のリテラシーに不安を抱いている企業も比較的導入しやすいのではないでしょうか。

2-2. ランニングコストを抑えたい人

メリットで紹介した通り、ユーザー1人あたり月額380円から利用でき、「Office 365」などと比較すると年間90万円以上の費用を節約できます。

ストレージの増設を除けば基本的に追加料金もかからないので、ランニングコストを抑えたい人にはおすすめです。

2-3. 多店舗展開している企業

飲食店やサービス店舗には従業員1人ひとりに専用のデスク・端末がなく、せっかくグループウェアを導入しても使い切れないケースが少なくないようです。

その点NI Collabo Smartは、すべてのアプリにレスポンシブデザインが採用されているうえ、スマートウォッチでメッセージのやりとりが可能。忙しい店舗スタッフとのコミュニケーション改善にも役立つのではないでしょうか。

3.「NI Collabo Smart(NIコラボスマート)」の成功事例

3.「NI Collabo Smart(NIコラボスマート)」の成功事例

続けて、実際にNI Collabo Smartを利用している企業の導入事例を2つ紹介します。

【A社の場合】

約30名の営業スタッフが在籍しているA社。「営業MTGでは全員が顔を合わせるべき」という営業部長の意向と、「顧客対応を優先」というトップの意向が異なっていたこともあり、MTGの出席人数を確保するためのスケジュール調整に時間がかかっていました。

そこで、NI Collabo Smartを導入したところ、調整の手間が大幅に軽減。メンバー1人ひとりの空き時間を1つの画面で確認したうえで、それぞれのスマートフォン向けに参加を打診するコメントを送れるようになり、速やかに開催日時を決められるようになりました。

【B社の場合】

非効率な稟議・社内決裁に課題を抱えていたB社。決裁者のデスクの上に承認待ちの書類が積み重なってしまったり、紛失してしまったりするケース多く、稟議のフローがどこでなぜ止まっているのかも把握できていない状況にありました。

その後、NI Collabo Smartを導入し、ワークフローを利用し始めたところ、書類でのやりとりはほぼゼロに。さらにExcelの自動変換機能を活用することで、書類作成自体の工数も大幅に減りました。

4. まずは無料体験を

4. まずは無料体験を

最後に、NI Collabo Smartの登録方法を説明します。30日間の無料トライアルが用意されているので、まずはそれに申し込み、機能や使い勝手を確かめましょう。

1.公式サイトにアクセスして無料トライアルボタンをクリック

NI Collabo Smartの公式サービスサイト(http://www.ni-ware.com/)にアクセスし、画面上部のメニュー右端の「無料お試し」をクリックします。

2.登録フォームに必要事項を入力

登録フォームが開くので、上から順に会社名、氏名、メールアドレス、電話番号を入力します。フリーメールアドレスは登録できないので注意しましょう。入力が終わったら利用規約とプライバシーポリシーを確認し、「同意」にチェックをつけたうえで、画面下部の「確認画面へ」をクリック。

3.メールに記載されたID・パスワードでログイン

登録したメールアドレス宛てに仮登録を知らせるメールが届きます。メールに記載されたログインページのURLをクリックし、同じくメール内のID・パスワードでログインしましょう。これで登録は完了。管理画面が使えるようになります。

5. まとめ

5. まとめ

マニュアルいらずの簡単操作とリーズナブルな料金が人気を呼び、多くのクライアントに導入されてきたNI Collabo Smart。細かい機能に目を向けるとやや物足りない部分こそあるものの、初めてグループウェアを導入する企業や、できるだけランニングコストを抑えたい企業にはおすすめです。

スマートウォッチとの連携機能を利用すれば、外出の多い営業メンバーや店舗の接客スタッフとのコミュニケーション改善にも役立つのではないでしょうか。

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