ビジネスフォンの基本的な使い方を解説【外線・内線・転送】【2024年最新版】

1つの電話番号に対して複数の電話機で発着信ができるなど、その利便性の高さから多くの企業で活用されているビジネスフォン。しかし、中には「実は使い方がよくわかっていない」という方や、導入を検討しているものの「自社で使いこなせるか不安」と考えている方もいるのではないでしょうか。

本記事では、ビジネスフォンの基本的な使い方を解説するとともに、ビジネスフォンならではの機能や活用方法も紹介します。ぜひ参考にしてください。

まずは、ビジネスフォンにおける外線の使い方について解説していきます。

外線の発着信時に別の担当者へ繋ぐ場合や、問い合わせ内容を確認するなど通話を一時中断する必要がある際に使用するのが「保留」機能です。一般的に保留ボタンを押すと相手先にはあらかじめ設定されたメロディーが流れるため、保留中の会話内容が聞こえることはありません。

ビジネスフォンにおける保留の操作方法は、以下のとおりです。

1．外線に出て、用件を聞く
2．保留ボタンを押す
3．担当者に電話がかかってきたことを伝える（問い合わせであれば回答を確認する）
4．担当者が保留ボタンを解除する

外線着信が「外線1」にあった場合は、保留ボタンを押すと「外線1」が保留状態になります。一次対応者に代わって対応する人は、自席のビジネスフォンで「外線1」ボタンを押すと保留は解除され、通話を再開できます。

電話をつなぎたい相手が離れた場所にいる場合には、保留状態にしたあとで内線で入電の旨を伝えましょう。

外線着信をほかの人のビジネスフォンへ送る機能が「転送」です。はじめに電話に出た人は転送ボタンと相手が取り次ぎを希望する人の内線番号を押し、入電の旨を伝え、受話器を置くと自動的に電話が転送されます。「外線1」といった情報を伝える必要がなく、ダイレクトに電話がつなげられるため、外線番号の聞き間違いによるミスが防止できるというメリットがあります。

ビジネスフォンにおける転送の操作方法は以下の通りです。

1．外線に出て、用件を確認する
2．転送ボタン→電話を繋ぐ相手の内線番号を押す
3．相手に入電の旨を伝える
4．受話器を置く

転送の場合も電話の相手には保留時と同様にメロディーが流れるようになるのが一般的です。また、転送は別のフロアなど離れた人へ電話をつなぐことが多くなるため、転送先の相手が電話に出たら無言で切るのではなく「転送します」としっかりと伝えるようにしましょう。

内線の使い方は「かける」「取る」という非常にシンプルなもので、着信を転送する前に在席状況や転送の可否の確認に用いられるほか、離れた席の従業員との通話にも便利な機能です。通話には社内の自営設備を用るため、基本的に通話料は発生しません。

ビジネスフォンにおける内線の使い方は、以下のとおりです。

【かける】
相手の内線番号を確認し、たとえば「11」の場合は受話器を取り上げた後でその番号をプッシュすれば、内線が発信できます。

【取る】
内線がかかってくると着信音が鳴るので、外線着信と同様に受話器を取って対応します。なお、ビジネスフォンの中には外線・内線で着信音が変えられる機種や、近隣席の人にかかってきた内線に代理で応答する機能のある機種もあるようです。

このように、内線に関しては一般家庭向けの電話機と使い方に特別な違いはありません。

ビジネスフォンは一般家庭向けの電話機と異なり、受話器を取って電話番号を押すだけでは外線発信ができません。受話器を取った段階では内線モードになっていることが一般的で、外線をかけるためにはモードを切り替える必要があるのです。

外線モードへの切り替え方法はビジネスフォンによって違いがあり、相手先の電話番号を入力する前に「外線」ボタンを押すタイプと「0」ボタンを押すタイプに大きく分かれます。それぞれの手順は以下のとおりです。

【外線ボタンのあるビジネスフォン】
1．ビジネスフォンの「外線」ボタンを押す
2．相手の電話番号を入力する

【「0」ボタンを押すビジネスフォン】
1．ビジネスフォンの「0」を押す
2．相手の電話番号をプッシュする

近年ではスマートフォンを子機として使用できるビジネスフォンも登場しています。スマートフォンの電波が届く場所であればどこでも内線通話ができるため、拠点の異なる社員同士の通話や、外出中の社員との通話が無料となります。頻繁に電話を使用する会社であるほどに、通信コストの大幅な削減につながるでしょう。

また、その場合は外線着信をスマートフォンへ転送できるというのも大きな魅力。外出の多い営業担当者にも手軽に外線着信が転送できれば、機会損失の防止にもなると考えられます。

子機へ着信を転送する際の手順は、以下のとおりです。基本的には、通常の転送と手順は変わりません。

1．外線に出て、用件を聞く
2．転送ボタンを押す
3．転送したい相手の子機の内線番号を入力する
4．担当者が出たら電話を転送する旨を伝える
5．受話器を置く

ビジネスフォンでは、「フックボタン」による電話の取り次ぎも可能です。基本的には転送機能を使用した取り次ぎと同じですが、フック機能を使うと取り次ぎ先の相手が離席中や通話中であった場合に通話を戻すことができます。

フックボタンを用いた電話の取り次ぎ方法は、以下のとおりです。

【通常の取り次ぎ】
1．外線に出て、用件を聞く
2．フックボタンを押す
3．担当者の内線番号を入力する
4．担当者が出たら電話を転送する旨を伝える
5．受話器を置く

【取り次ぎができなかった場合】
1．通話中・離席中で担当者と内線がつながらない
2．フックボタンを押す
3．外線との通話に戻る

また、電話を切る際に「ガチャッ」という音を相手に聞かせないために、フックボタンを押してから受話器を置くことを推奨している会社もあります。

続いては、一般家庭向けの電話機にはないビジネスフォンならではの機能と、その活用方法を紹介します。

ビジネスフォンは着信対象となる電話番号を設定できる機能を備えており、部署ごとに異なる番号の割り振りが可能です。各部署に設置するビジネスフォンに直通番号を設定すれば、都度代表電話から転送する必要がなくなるのはもちろん、相手をたらい回しにしてしまうこともありません。

また、短縮ダイヤルを設定すれば、本来の番号よりも短い番号をプッシュするだけで外線が発信できます。特定の取引先に頻繁に外線をかけるという場合は、短縮ダイヤルを活用することで業務効率化にも期待ができるでしょう。

台数が容易に拡張できるというのは、ビジネスフォンの代表的な特徴の1つです。一般家庭向けの電話機であっても回線の拡張はできますが、その場合は電話回線の契約を増やす必要があります。しかし、ビジネスフォンは主装置に内蔵されたユニットに空きがあれば台数の拡張が可能です。

しかし、主装置のスロット（ユニットが内蔵される場所）の数には上限があり、それに達した場合は増設が必要となります。増設するには外部へ工事を依頼する必要があり、時間もコストも発生するため、主装置の選定時には将来的な事業拡大なども視野に入れることをおすすめします。

「内線代理応答機能」とは、ほかの社員宛てにかかってきた内線電話に自席のビジネスフォンで応答する機能です。部署内で在席しているのが自分1人の時に少し離れた席に内線着信があったとしても、わざわざ席を立つことなく対応できます。

「内線代理応答」ボタンを押すだけという簡単な操作もうれしいポイント。上長や同僚が離席しがちな部署ではとくに重宝される機能でしょう。

「不在転送機能」とは、オフィスを不在にしている時にかかってきた電話を、あらかじめ設定したスマートフォンや携帯電話に自動的に転送する機能です。多くのビジネスフォンに基本機能として実装されており、電話に出られなかったことによる機会損失の防止に役立てられています。

また、ビジネスフォンの機種によっては「不在メッセージ機能」を備えていることもあり、発信側・着信側がともに対応機種を使用していれば「不在理由」や「帰社予定時刻」がビジネスフォンの液晶画面に表示されます。
「メールを送ってください」といったメッセージを設定すれば、電話対応が難しい場合でもスムーズに連絡がとれるでしょう。

本記事では、ビジネスフォンの基本的な使い方やビジネスフォンならではの機能、その活用方法について解説してきました。

ビジネスフォンは一般家庭向けの電話と異なる部分もありますが、基本を理解すれば誰もが扱えるものです。導入直後は難しく感じるかもしれませんが、日常的に業務で使用すればおのずと操作方法が身につくでしょう。

なお、「アイミツ」ではビジネスフォンの導入に関するご相談を無料で受け付けています。「ビジネスフォンを導入したいがどうすればいいのかわからない」「自社に合った依頼先が知りたい」という方は、お気軽にご相談ください。