内線番号とは？種類からかけ方、番号の決め方まで徹底解説！【2024年最新版】

会社勤めをしている方であれば「内線番号」という言葉をよく耳する方は多いのではないでしょうか。

内線番号は社内の人、部署に割り当てられている電話番号で、その番号に電話をすれば相手と取次無しで話ができる大変便利な番号です。しかし、いざ代表番号と内線番号を両方書いてある名刺を渡されたりすると、一体どちらにかければよいのか迷ってしまうこともあるでしょう。

今回はそんな内線番号について、内線電話の意味、種類、電話のかけ方、そしておすすめの内線電話まで紹介します。

オフィスでよく使われる内線番号ですが、内線番号があるのは会社の中に「内線電話」が設置されているからです。

内線電話とは、一般的な外線電話の回線を使うことなく通話できる電話で、専用交換機や専用線を用いて通信を行います。内線電話は別の言い方では「ビジネスフォン」と呼ばれています。

以前は会社内だけで使用をされていましたが、現在では外線電話とつなぐことも可能で、内線電話であっても外からの電話も受け取ることができます。

ここでは、内線電話と通常の電話の違いについて解説します。

通常の電話は1外線で1通話が大原則です。電話機自体は何台も置くことはできますが、基本的に電話がかかってきたら対応できるのは1台の電話機だけで、その間は他の電話機やFaxは外線からの着信を受けられません。少人数の会社の場合は通常の電話でも対応可能ですが、通話中はもとより電話機から離れたところにいるときも電話を受け取れないので、ビジネスチャンスを逃す恐れもあります。

内線電話の特徴は電話機の台数ごとに電話番号が与えられる点です。普通の電話は内線電話の一種である子機はありますが、基本的に1回線につき電話番号は1つです。また、内線電話なら外から電話がかかってきたときに、他の誰かが話をしていたとしても別の電話機で通話ができます。外観についても内線電話は内線用のボタンが沢山あるので、普通の電話と比べて見た目も随分変わります。

次に、内線電話の仕組みについて解説します。

内線電話は大企業、または中小企業かで導入するシステムが異なります。電話機台数50台以上を利用している大企業ではPBX（Private Branch Exchange）という構内交換機が使われ、内線電話と外線電話同士をつなぎます。使い方によって非常に広域の内線電話網を展開できるので、事業所が多い会社におすすめです。

一方、電話機台数50台以下で収まる中小企業にはビジネスフォンが利用されますが、こちらは電話機の他に主装置と呼ばれる機器を使うことで、複数の外線と内線の共有できます。ビジネスフォンは中小企業向きではありますが、容量の大きい製品なら最大300回線まで利用できるので、比較的大きな会社でも利用することは可能です。

内線電話のかけ方は固定電話、スマホでそれぞれ異なります。ビジネスシーンでは「電話のかけ方は知っていて当然」と思われますが、内線電話の操作を理解していない人もいるでしょう。

ある日突然内線電話をすることになっても困らないよう、ここで操作方法をマスターしておきましょう。

固定電話から内線番号にかけるときは、社内の内線電話にかけるときと、外部の内線電話にかけるときで方法が異なります。

社内の内線番号にかけるときは、必ず内線ボタンを押してから内線番号をプッシュします。基本的に電話はデフォルトで外線にかかる仕様になっているので、内線ボタンを押さないと内線番号の電話機にはつながりません。電話機によっては、受話器をとった瞬間に外線につながる仕組みになっている場合もあるので、機種によっては受話器を取る前に内線番号を押す必要があります。詳細は使用電話機によって異なるので事前に確認をしておきましょう。

社外の内線番号が直通電話になっている場合は、普通の外線電話を使うように相手の内線番号に電話をかけます。ボタンを押すなど、何か特別にするべきことはないので特に迷うこともありません。直通電話になっていない場合は、代表電話番号+内線番号で電話をかけます。代表電話番号と内線番号の間にポーズコマンドが必要になることもありますが、該当するかは機種によっても違うので、こちらも確認が必要です。ただし、基本的には代表電話番号+内線番号でかかるので、それは覚えておいて下さい。

最近は外出先から内線番号に電話をかけることも増えてきました。外からでもスムーズに通話ができるよう、スマートフォンから内線番号に電話をするときの方法も覚えておきましょう。

スマートフォンから内線番号に電話をするときは「代表電話番号+内線番号」にかけるという点では固定電話と要領は同じです。ただし、スマートフォンの場合は、代表電話番号と内線番号の間に「*」を入れる必要があります。「*」を入れない場合は、いくら内線番号を押しても代表電話につながりません。

ただし、これは「*」のマークがポーズのコマンドである場合に限られます。ポーズコマンドはスマホの機種によっても異なるので、お手持ちの機種のポーズコマンドを一度確認することをおすすめします。

iPhoneの場合も、基本的にポーズのコマンドを押す点ではスマホと同じですが、iPhoneの場合は代表電話番号を入力する時点で「*」を長押しする必要があります。 代表電話番号を入力したあとは「一時停止]+ [, 」を押して内線番号を押します。iPhoneの場合は企業の代表電話番号と内線番号の間にこの作業を入れることで、内線番号に直接かけることができます。

もし、やり方が良くわからない、という場合はオペレーターに直接電話をする方法もおすすめです。オペレーターに電話をすれば内線番号に転送をしてもらえるのでとても簡単です。

内線番号に電話をかけるときは、外部からかけるとき、社内でかけるときなど、電話をかけるシーンによっても電話のかけ方は異なります。

外部から内線番号に電話をかけるときは「○○社の△△です」とはっきりと自己紹介をします。受付に内線電話機がある場合は「○時に面会の予定を頂いております」など一言添えると良いでしょう。

一方、社内の内線番号にかけるときは、外部から電話をするのに比べればそれほど畏まる必要はありませんが、上司など目上の方が電話を摂る場合もあるので、余りに砕けた調子で電話をかけるのは考え物です。

電話をかけるときは冒頭で「お疲れさまです。○○部の△△と申します。」と伝えその後に要件を伝えると感じが良く、マナーが守れているという印象を与えることができます。ビジネスマンは社内の評価も大事ですので、ぜひ内線電話をかけるときの参考にして下さい。

内線電話には様々なオプション機能があります。メーカーごとに搭載している機能は異なるので、自社のニーズに合う製品を見つけましょう。内線電話に搭載されている主なオプション機能は次の通りです。

モニター機能がついている製品を選ぶと、通話中の様子を第三者がモニターすることができます。コールセンターなど電話対応で新人教育が必要な企業におすすめの機能です。

電話で契約や重要なやりとりを行う場合は、通話内容の録音機能があると重宝します。記録があれば言った、言わないの無用なトラブルが起こることもありません。法律事務所やコールセンターには必ず欲しい機能です。

内線電話には災害時に安否確認できる機能もあります。災害時に一斉に安否確認のメールが届くので、もしものときも社員を守ることができます。

携帯&スマホ連携機能を搭載している場合は、外線を直接自分の携帯、スマホに転送できます。会社にいなくても自在に応答できるので、外回りの社員が多い会社にはマストの機能です。

内線電話は社内に主装置、構内交換機(PBX)を置くことで、外線・内線を自在に共有＆制御できますが、設置には費用がかかるのが難点です。価格がネックで導入に踏み切れない方もいるでしょう。

しかし、近年は内線クラウドという技術も登場し、交換機の機能をインターネット上に設置することも可能となり、ハードウェアがなくても内線電話を利用できるようになりました。内線クラウドなら初期費用を抑えられるので、導入のハードルは低くなります。

また、内線をクラウド化すればスマホやPCでも会社の電話を受けることができるので、不在によるビジネスチャンスの損失を防げます。外回りの機会が多い企業では重宝するでしょう。

それでは最後に、内線電話を導入予定の方に向けて、おすすめのビジネスフォンを3つ紹介。それぞれ異なる機能を搭載しているので、ぜひ自社に合う製品を見つけて下さい。

PLATIA Standardは、サクサグループが提供しているビジネスフォンです。特徴は、同一オフィスはもとより離れた事務所間の内線電話として利用できる点です。通話録音時間が充実しており、録音件数最大1,000件、最大500時間まで録音可能です。また、モニター機能も秀逸でコールセンターで多く利用されています。設置台数毎にプランを選べるので、会社の規模に見合ったサービスを受けることが可能です。

NX II typeは、NTTが提供しているビジネスフォンです。通常の内線電話の機能の他にCTI連携機能があり、顧客からの入電があると、顧客情報や対応履歴を見ながら対応できます。各種問い合わせの受付では大変重宝します。また、営業時間外はECOモードにして給電をストップさせることも可能です。入退室管理システムと連携することで外出していても電話を受け取れます。拡張性にも優れているので様々な業種で導入できるでしょう。

ナカヨ NYC-iFは、ナカヨ電子サービス株式会社が提供しているビジネスフォンです。ビジネスフォンは基本的な機能のほかに、複数着信表示機能があり、一度に複数の入電があると相手先が表示され、どの番号に出るか選べます。また、エコモード機能が搭載されているので、一定時間使用しないとライトを消滅させるなどして節電モードに切り替わります。緊急呼び出しコールシステム機能もあるので、部屋からの緊急コールに使うことも可能です。介護現場や病院など様々な現場で活用できます。

いかがでしたでしょうか。内線電話を導入すれば、同時に複数の電話がかかってきても対応できるので、ビジネスチャンスを逃すことがありません。また、外から内線にダイレクトに電話してもらうことができ、内線電話同士の転送も自在にできるので、導入すれば業務効率化を実現できるでしょう。

内線電話は大手企業ではPBX、中小企業ではビジネスフォンを使うのがベストです。今回紹介したビジネスフォンは人気のあるものばかり。それぞれ特色ある機能を搭載しているので、ぜひ導入の際の参考にして下さい。