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CRMとグループウェアの違いとおすすめサービス6選

SFA/CRMを厳選比較
目次
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IT技術の発展に伴い、様々なシステムが業務の効率化を図るために導入されています。その中に、CRMとグループウェアというシステムもあります。

昨今、様々なタイプのシステムが増えることによって、個々のシステムの特徴や活用術が混乱してしまっている人もいるのではないでしょうか。そこで今回は、CRMとグループウェアに焦点を当て、それぞれの特徴や機能の比較、導入すべき会社などを徹底解説します。

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1.CRMとは

CRMとは

CRM(顧客管理システム)は、会社の顧客管理を効率化し、顧客満足度の向上、関係形成・維持をサポートするためのシステムです。CRMは、「Customer Relationship Management」の頭文字で、日本語に直訳すると「顧客関係管理」という意味になります。

機能性としては、それまで紙ベースや複数のExcelファイルで管理していた顧客情報をデータベースで一元化管理が可能。蓄積した情報をもとに、業務に必要な書類作成に活かすこともできます。

顧客情報を一元化し、さまざまな資料・情報に変換・集約できるため、顧客管理を格段に効率化することが可能。CRMは、顧客と会社のつながりをサポートするシステムだと考えるとわかりやすいかもしれません。

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2.CRMでできること

CRMでできること

それでは、CRMを使ってできることを説明します。

2-1.顧客情報の蓄積・分析

CRMには、クラウド型と、オンプレミス型がありますが、どちらも性能に変わりはありません。

どちらのタイプのCRMでも、詳細な顧客情報を蓄積し、そして分析することが可能です。さらに、SFA(営業支援システム)としての機能も兼ね合わせているタイプであれば、より顧客管理を効率化を実現できます。

また、AI機能を搭載したCRMでは、分析なども自動で行うことができます。予実管理も格段にしやすくなり、営業マネージャーや経営者も業績全体を簡単に確認できるでしょう。

2-2.1対1の顧客対応の強化

CRMを使えば、電話、メール、SNSなど、複数のチャネルを一元化し、顧客からの反応をまとめて通知することが可能です。

AIを搭載したCRMでは、メールの本文から顧客の感情を推測し、優先順位をつけられるものもあります。電話の着信があると、CRMと連動して顧客情報が表示されるものもあり、それまでのやりとりがスムーズに引き継がれるでしょう。

問い合わせや発注、またクレームに対して、迅速な対応ができる体制を整えられるので、1対1の顧客対応の強化にもつながり、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

3.グループウェアとは

グループウェアとは

グループウェアは、社内メンバー同士で情報を共有するためのツールです。現在、インターネットを通じてクラウドで管理するタイプが多く、無料で手軽に導入できるグループウェアもあります。

具体的なグループウェアの機能としては、以下のようなものが挙げられます。

【グループウェアの機能】
・掲示板:全員への情報共有
・回覧板:参加メンバーを決めて情報共有
・スケジュール:自分のスケジュールを入力すると、他のメンバーと共有できる
・伝言:1対1のメッセージのやりとり
・ファイル共有:掲示板や回覧板で、「Word」「Excel」などのファイルを共有する

グループウェアは、対社員に向けて閉じた環境で使用されます。

CRMと比較すると、情報の一元化、分析、顧客対応などの機能がグループウェアにはありません。ただし、CRMの中には、グループウェア機能を搭載しているものもあります。

4.グループウェアでできること

グループウェアでできること

それでは、グループウェアでできることを具体的に説明します。

4-1.メンバーのスケジュールなどの情報を共有

グループウェアでメインとなるのが、情報の共有です。カレンダーに入力した自分の予定を、他のメンバーと共有することが可能です。

たとえば、ミーティングの日程を調整したい時、これまでは各メンバーに直接、あるいは電話やメールで予定を確認してから調整する必要がありました。しかし、グループウェアがあれば、全員のスケジュールを見比べて、空き時間を簡単に見つけることが可能です。

また、メッセージのやり取りにファイルを添付できます。直接書類を見せながら話さなくても、事前に共有したファイルを、データで確認しながらミーティングを進められるでしょう。

4-2.施設予約

グループウェアの機能のなかでも、とても役立つのが施設予約機能です。

たとえば、社内の会議室1~5をグループウェアに登録。すると、予約情報がリアルタイムで更新され、いつ誰がどの会議室を使うのか、全メンバーに通知されます。

もしも同日、同時間帯に会議を予定していたなら、違う会議室を予約したり、会議の時間をずらすこともすぐに対応できます。

5.CRMを導入すべき人・会社

CRMを導入すべき人・会社

これまでお伝えしてきた特徴などを踏まえ、まずはCRMを導入すべき人や会社について説明します。

5-1.顧客数が多いのに、紙ベースや表計算ファイルで管理している会社

紙ベースの顧客管理では、過去の購買履歴もたくさんの書類の中から探す必要があり大変です。顧客からの問い合わせがあっても、どの製品・サービスを購入した顧客なのかがわからなければ、話になりません。

CRMを使えば、自動で蓄積された顧客情報から簡単に検索することが可能。急な問い合わせにも、過去の購買履歴やクレームを見ながら対処できます。

顧客数が多い会社や、設立から長年がたち膨大なデータを保有している会社には、CRMを導入すべきです。

5-2.見込み客の分析ができずに困っている人

潜在顧客や見込み客を分析することは、業績アップには欠かせないものです。AIを搭載しているCRMは見込み客の分析を自動で行います。

見込み客の分析は、過去の顧客情報をさかのぼり、また市場の動向を予測するという困難なものです。このような分析を自動で行ってくれるのは、非常に助かるという方も多いのではないでしょうか。

他にも、過去の売り上げから今月の売り上げを予測して目標を作成する機能も装備。マーケター自身の作業も効率化するだけでなく、専門的知識・スキルのあるマーケターがいないという会社にもおすすめです。

6.グループウェアを導入すべき人・会社

グループウェアを導入すべき人・会社

それでは、次はグループウェアを導入すべき人や会社について確認していきましょう。

6-1.社員数が多く、互いに顔を合わせる機会が少ない会社

グループウェアのメイン機能は、前述したとおり、「社内情報の共有」です。もともと社員数が少なく、毎日顔を合わせて話ができるような会社では、グループウェアは必要ないかもしれません。

反対に、社員数が多く、また事業所や支社も複数あり、全メンバーが互いに顔を合わせる機会の少ない会社ほど、グループウェアがおすすめです。社員数が多いと、メールの一斉送信という方法が採られることがあります。しかし、この方法では、誰が見たのか、見ていないのかという開封状態まで確認するのが面倒です。

グループウェアの回覧板機能なら、開封したメンバーとそうでないメンバーが一目瞭然。1対多数の連絡から、1対1の連絡まで、幅広く対応しています。

6-2.できるだけ低予算で情報共有したい会社

クラウドを利用したグループウェアなら、ほとんどの製品が無料か、月々1,000円未満~1,000円台で利用可能。無料のものでも、前述した機能のすべてを問題なく利用できます。

「顧客管理機能はいらない」「社内情報共有のためのシステムだけがほしい」という要望に加え、できる限り低予算で収めたいという場合にはグループウェアはおすすめです。

7.おすすめのCRM3選

おすすめのCRM3選

それでは、アイミツが徹底調査をした結果をもとに本当におすすめできるCRMを厳選して3つ紹介します。

7- 1. Salesforce

株式会社セールスフォース・ドットコム
出典:株式会社セールスフォース・ドットコム https://www.salesforce.com/jp/

Salesforceは、日本国内・世界でシェア率No. 1の高機能・多機能型CRM・SFAです。

「Einstein」という高度なAIを搭載しており、導入先の会社のワークフローや、顧客情報をもとに市場の予測を自動で行ってくれます。さらに、学習した内容から、営業担当者や事務職の次の行動を提案。漏れ・抜けのない顧客対応が可能になるでしょう。

関連記事:Salesforce(個別記事)

設立年
2000年
会社所在地
東京都千代田区丸の内2-7-2 JPタワー12F

7- 2. Zoho CRM

ゾーホージャパン株式会社
出典:ゾーホージャパン株式会社 https://www.zoho.com/jp/crm/

Zoho CRMは、低価格でCRMを導入したいという会社におすすめです。月々1,440円から利用できるという圧倒的低コストが魅力です。

月々1,440円(税抜)のスタンダードプランの場合、売り上げ予測、電話との連携、webフォームの作成などの基本的な機能が利用可能。月々2,400円(税抜)のプロフェッショナルプランなら、上記に加えてメール・SNS連携、マルチチャネルの通知などの機能も利用できます。

また、エンタープライズプランには、高度なAI機能を搭載。AIと対話しながら商談記録を保存したり、顧客情報の更新が行えます。

関連記事:Zoho CRM(関連記事)

予算感
月々1,440円(税抜)〜
設立年
2001年
従業員数
30-99人
会社所在地
神奈川県横浜市西区みなとみらい三丁目6番1号 みなとみらいセンタービル13階
電話番号
045-319-4611

7- 3. CRMate/お客様接点力 SaaS

富士通株式会社
出典:富士通株式会社 http://jp.fujitsu.com/solutions/crm/fastsfa/needs/

CRMateは、富士通が運営している多機能型CRMです。クラウド型とオンプレミス型があり好きな方を選べます。

大きな魅力は、富士通が導入サポートから運用後のメンテナンスまで行ってくれることです。企業内部にシステム管理者がいない場合や、プログラミングに関する専門的知識・スキルがないという方でも安心して導入できるでしょう。

関連記事:CRMate(個別記事)

設立年
1935年
従業員数
1000人以上
会社所在地
神奈川県川崎市中原区上小田中4-1-1
電話番号
044-777-1111

8.おすすめのグループウェア3選

おすすめのグループウェア3選

次は、おすすめのグループウェアを同じく3つ紹介します。

8- 1. kintone

サイボウズ株式会社
出典:サイボウズ株式会社 https://kintone.cybozu.com/jp/

Kintoneは、純粋なグループウェアを機能だけではなく、CRM・SFAも兼ね備えているクラウドサービスです。顧客情報の蓄積、顧客からの問い合わせ管理など、プログラミング知識不要で簡単に作成できます。

「コミュニケーション」という機能には、充実したグループウェア機能を搭載。プロジェクトや課題を実行するために必要な社員間のコミュニケーションを、グループウェア上で取ることが可能です。

関連記事:Kintone(個別記事)

設立年
1997年
従業員数
500-999人
会社所在地
東京都中央区日本橋2-7-1 東京日本橋タワー 27階
電話番号
03-4306-0808

8- 2. Zoho Connect

Zoho Corporation
出典:Zoho Corporation https://www.zoho.com/jp/connect/

Zoho Connectは、紹介した「Zoho CRM」を提供しているZOHOのグループウェアです。低価格ながらも高機能なグループウェアが特長的で、部署や本社・支社の垣根を越えた円滑なコミュニケーションが実現できます。

誰かが発言したことについて、メンバーがコメントし、タイムラインのように閲覧可能で、関連する発言も見やすく、参加メンバーも特定できるので、チームでの仕事に最適です。

さらに、Googleドライブ、Googleカレンダーなど、豊富な外部連携も行えます。

関連記事:Zoho Connect(個別記事)

会社所在地
神奈川県横浜市西区みなとみらい三丁目6番1号 みなとみらいセンタービル13F

8- 3. desknet's NEO

株式会社ネオジャパン
出典:株式会社ネオジャパン https://www.desknets.com/

desknet's Neoは、ユーザー数380万人以上の国産グループウェアです。グループウェア機能のみに特化したサービスを希望する方には、特におすすめです。

このグループウェアで特徴的なのは、なんといってもweb会議が簡単に開催できることです。音声・映像も含め、スムーズな会議ができるので、会議室への行き来や、場合によっては支社間を移動する交通費などの削減にもつながります。

関連記事:desknet's Neo(個別記事)

会社所在地
神奈川県横浜市西区みなとみらい二丁目2-1 横浜ランドマークタワー10階

9.まとめ

まとめ

CRMは、膨大な顧客情報を一元化し、請求書や見積もり書にアレンジなど、様々な業務効率化が可能です。高機能CRMなら、見込み客を自動的に分析するなど、マーケティングも自動化することが可能です。

グループウェアとの違いは、一言で言えば、顧客管理ができるかどうかでしょう。グループウェア機能のみでは、社内の情報共有はできても、顧客管理はできません。

グループウェアは、CRMと比較すると、機能が限定されています。社内の情報共有に長けていて、web会議ができたり、掲示板や回覧板で特定の人物とのコミュニケーションを取ることが可能です。

現在、多くの会社で導入されている多機能型のCRMのなかには、機能の中にグループウェアも取り込んでいるものもあります。もし、どちらを導入すべきか迷っている方は、ぜひアイミツまでお問い合わせください。あなたの要望をおうかがいした上で、経験豊富なコンシェルジュが最適な提案をさせていただきます。

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著者

imitsu編集部

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SFAとはSalesForceAutomation(セールフォースオートメーション)の略で、営業支援システムのことです。顧客情報や商談情報、日報などの営業活動に必要な情報を一元管理して後方支援を行います。新規導入の際はまずクラウド型(ASP型)を導入してみて、期待する効果を得られた場合のみ自社構築を行うパッケージ型(オンプレミス)型に移行すると無駄がありません。その他、自社の求めるSFA効果を明確にし、必要な機能を絞り込むことで使い勝手を良くする、導入時だけでなく導入後も中長期的に適切なサポートをしてくれる業者を選択するなどして利用率を高めることが大切です。デモ版や試用サービスを利用し、業者へ細かくヒアリングを行うなどして自社に適したツール・サービスを選択するようにしましょう。

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