社員旅行のよくある質問
社員旅行についてのよくある質問を集めてみました。業者を決定するまでには、自社の業態や依頼内容に応じたさまざまな疑問点が浮かぶものです。発注後のお客様へのヒアリングを行っているぜひアイミツでは、細かな疑問点もしっかり把握しています。
- 社員旅行・研修旅行の手配は旅行代理店に依頼したほうがいいでしょうか？
- A 幹事が独自で手配するより高品質な旅行プラン！
- 旅行代理店のみが適用できる団体料金が利用できたり、現地の行動にあわせたエリアのホテルを選定できるなど、専門業者ならではの配慮がされるので、幹事が独自で手配するよりも高品質な旅行プランに仕上がるでしょう。なお、所定の手数料がかかる場合がありますので、見積もり請求時にご確認ください。
- 団体旅行とは何名以上の旅行を指しますか？
- A 国内旅行の場合は15名からが団体旅行、海外は10名から。
- 旅行代理店や宿泊施設により団体の定義は異なりますが、一般的には国内旅行は15名〜、海外旅行は10名〜での旅行を団体旅行と呼ぶようです。ただし、団体旅行は必ずしもパッケージツアーとはなりません。パッケージツアー用の格安航空券やホテルを利用したい場合は、旅行代理店にご相談のうえ、約款・規約を充分にご確認ください。
- 社員旅行・研修旅行の見積もり、プラン作成は無料ですか？
- A 見積もり・プラン作成は基本的に無料で行っています！
- 基本的に、見積もり・プラン作成は無料でおこなってくれます。交通機関や宿泊施設を手配する際に手配手数料が発生します。なお、旅行代金の目安の確認は、初回〜2回目の問い合せ時までに済ませ、旅程を詳細にプランニングしてもらった後に別の旅行代理店で手配するようなことは避けましょう。
- 少ない予算でも社員旅行・研修旅行をプランニングしてもらえますか？
- A 低予算の場合は旅行ピーク時期を避けることが必須！
- 費用を抑えた社員旅行・研修旅行をおこないたい場合は、まず、6月・10月〜12月のピーク時期を避けることを検討しましょう。ピーク時期を外せば費用が格段に変わりますので、そのうえで旅行代理店にプランニングを依頼すると、予算内でも充実した旅行を提案してもらえるでしょう。
- 社員旅行・研修旅行は幹事が旅行にかかるお金の管理をするのでしょうか？
- A 現地払いの支払いは幹事が行うケースがほとんど。
- 旅行中に発生する現地払い用の現金の管理は、幹事がおこなうケースが多いでしょう。交通機関や宿泊施設の金額の大きいものは事前払いにし、立ちより施設なども極力当日支払を避けられるように旅行代理店に相談しましょう。現金を持ち歩く場合は身体から離れないようなバッグを利用したり、ホテルではフロントに預けるなど、トラブルに発展しないようにご注意ください。
- 社員旅行・研修旅行で海外に行く場合、注意する点を教えてください。
- A 海外旅行はパスポート忘れや期限切れに注意、期限切れは事前にチェック！
- 海外での社員旅行・研修旅行で最も気をつける点は、参加者のパスポート忘れ・期限切れです。事前に期限のチェックをおこなうことをおすすめします。また、渡航先によっては事前に電子渡航認証の申請をおこなう必要がありますので、あわせてご注意ください。また、航空券の手配に利用するパスポート記載氏名の綴りが間違っていると渡航できませんので、旅行代理店まかせにせず、本人・幹事でも充分にご確認ください。
- プランニングをすべて旅行代理店におまかせできますか？
- A 出発日・予算・人数情報があれば、代理店にお任せできます。
- 最低でも出発日と大体の目的地・予算・人数の情報があれば、プランの提案と見積もりを旅行代理店に依頼することができます。参加者の年齢層や男女比を伝えると、より精度の高いプランを提案してもらえるでしょう。プランニングをまかせたい場合は、プランの決定までの時間を考慮にいれ、通常よりも早めに旅行代理店に相談することをおすすめします。
- 旅行手配後の旅程や人数の変更は可能ですか？
- A 旅行日程手配後でも、人数や旅行日程の変更可能、但し注意が必要。
- 基本的に可能です。ただし、人数が半分や倍になったり、数週間の日程の前倒しなどは、交通機関や宿泊施設・料金に大幅な条件の変更が発生する場合があります。また、キャンセル料が請求される場合もありますので、事前にキャンセル規定をご確認のうえ、変更などがあった場合はできるだけ早く旅行代理店や宿泊施設にご連絡ください。
- 日帰りの社員旅行・研修旅行でも旅行代理店に手配を依頼できますか？
- A 日帰り旅行も代理店に手配可能、見積もり時に予算・人数を伝える！
- 一般的に日帰りの旅行の場合も、旅行代理店に手配やプランニングを依頼することができます。出発日と大体の目的地・予算・人数を見積もり請求時にご連絡ください。また、バスを利用した日帰り旅行の場合は、旅行業登録がされている貸切バス運行会社に手配を依頼してもいいでしょう。
- 社員旅行・研修旅行の旅程を仮予約することはできますか？
- A 旅程の仮予約は難しい、旅程を取り消すと同じ日程で手配できない可能性も。
- 一般的なツアー全体の旅程について、仮予約をすることは難しいでしょう。参加できる人数や日程がなかなか決まらない場合は、旅程の中で最も早くキャンセル料が発生するタイミングにあわせて検討しなおすなどしましょう。なお、一旦旅程を取り消してしまうと、次の希望の日程で手配できない可能性もありますので、旅行代理店や関係施設との連絡をしっかりと取りあうことをおすすめします。